Gerade für Sekretärinnen und Assistenzkräfte ist es interessant, sich mit disziplinarischer Führung, aber auch mit flachen Hierarchien und modernen Stilen der Mitarbeiterführung auseinanderzusetzen. In der Regel sind sie nämlich die rechte Hand der Führungsetage. Organisationsmethodik und die Kommunikation mit dem Team soll sich somit an den Führungsstil des Vorgesetzten anpassen.
Disziplinarische Führung: Die Bedeutung in der Praxis
In der Praxis ist es empfehlenswert, disziplinarische und fachliche Führung, abgesehen von einem gegenseitigen Informationsaustausch, voneinander zu trennen. Das bedeutet, dass die disziplinarische Führungskraft sich gar nicht oder kaum mit den Inhalten der Arbeit auseinandersetzt, sondern hauptsächlich für die Entwicklung der Mitarbeiter und deren Zufriedenheit zuständig ist. Außerdem sorgt diese Person dafür, dass alle nötigen Fähigkeiten für die Umsetzung der Arbeitsstrategie vorhanden sind.
Bei diesem Modell sollte es sich zudem um eine tiefe Führung handeln. Eine flache Hierarchie bedeutet, dass die Qualität der Mitarbeiterentwicklung schnell leidet. Daher sollte die disziplinarische Führungskraft nicht zu viele, ihr unterstellte, Mitarbeiter haben.
Disziplinarische Führung Merkmale: Die folgenden Führungsaufgaben gehören zur Tätigkeit des disziplinarischen Vorgesetzten
- Die einzelnen Punkte des Arbeitsvertrags umsetzen
- Umfang der Arbeitszeit im Blick behalten
- Qualität der Arbeit des Teams und einzelner Mitarbeiter überprüfen
- Disziplinarische Aufgaben (wie etwa Supervision) umsetzen
- Umgang mit herausfordernden Situationen wie unangemessenem Verhalten
Wichtig ist aber auch, zu wissen, dass die disziplinarische Führung heutzutage zunehmend an Bedeutung verliert. Viele Unternehmen möchten nämlich ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anleiten, ohne sie zu „führen". Neue Arbeitsweisen wie etwa das Agile Arbeitskonzept legen daher Wert darauf, dass sich die Mitarbeiter ihre Karrieren selbst erschließen und selbst organisieren und voneinander lernen, ohne dabei von einem Disziplinar überwacht zu werden.
Immer häufiger stellt sich die Frage, ob und bis zu welchem Grad Führung überhaupt nötig ist. Start-Ups und Digitale Nomaden zeigen, dass sich Arbeitnehmer sehr gut selbst organisieren können. In manchen Kreisen wird ein Begriff wie „disziplinarische Führung"“ sogar mit dem Militär gleichgesetzt und als negativ bewertet. Für potenzielle Bewerber kann die disziplinarische Führung deswegen auch abschreckend wirken.
Die Bedeutung der disziplinarischer Führung für Sekretärinnen
Sekretärinnen haben normalerweise einen Vorgesetzten mit disziplinarischer Weisungsbefugnis. Mit dieser Führungskraft haben sie auch ihre Mitarbeitergespräche. Daher ist es sinnvoll, darauf vorbereitet zu sein, die erbrachten Leistungen dieser Person zu demonstrieren.
Tipp
Bei einem guten Verhältnis können sich Sekretärinnen bei der Führungskraft auch über Missstände beschweren oder Verbesserungsvorschläge einbringen.
Darüber hinaus hat disziplinarische Führung für Sekretärinnen noch eine weitere Bedeutung. Zu dem Aufgabenbereich der Chefentlastung gehört es auch, bei der disziplinarischen „Verwaltung" der Mitarbeiter zu helfen. Das heißt, der Vorgesetzte kann seine Sekretärin bitten, bestimmte Mitarbeiter im Blick zu haben, diese an ihre Aufgaben zu erinnern oder auch zu berichten, welchen Eindruck sie von anderen Teammitgliedern hat.
Auch praktische Aufträge gehören dazu, beispielsweise:
- Erhebung von Mitarbeiter-Feedback
- Prüfung der allgemeinen Zufriedenheit
- Motivation der Mitarbeiter
Dabei kann es sich um eine delikate Balance zwischen verschiedenen Loyalitäten handeln. Während Sekretärinnen der Weisungsbefugnis folgen müssen, fühlen sie sich eventuell nicht so wohl mit der Anweisung, über ihre Kollegen zu berichten. In diesem Fall ist es sinnvoll, sich mit den Kollegen auszutauschen und sie zu warnen, dass der jemand mit einer Führungsposition ein besonderes Auge auf sie wirft.
Die Balance zwischen disziplinarischer Führung und Freundschaft finden
Von der Sekretärin wird im Bereich der disziplinarischen Führung viel Fingerspitzengefühl verlangt. Sie soll die Führungskraft unterstützen, aber zugleich ein gutes Verhältnis zum Personal bewahren. Persönliche Freundschaften können hier eine Hürde darstellen.
Es ist darüber hinaus interessant, sich in einer Fortbildung mit dem Thema disziplinarische Führung zu beschäftigen. Damit erhöhen sie auch die Chancen, in Zukunft bei einer anderen disziplinarischen Führungskraft zu arbeiten.
Die folgenden Führungsinstrumente kommen bei der disziplinarischen Führung häufig zum Einsatz:
- Checklisten
- Visualisierungen
- Leadership Map
- Aufgabeninventur
- Feedbackgespräche
- Zwischen- und Jahresgespräche
- Protokolle
Als Sekretärin oder Assistenzkraft ist man vermutlich häufig anwesend, wenn die disziplinarische Führungskraft rückmeldende Gespräche plant oder durchführt. Dabei können Sekretärinnen viel über das Gespräch erfahren, das auf sie zukommt.
Der Unterschied zwischen disziplinarischer und fachlicher Führung
Bei der disziplinarischen Führung geht es darum, Führungsaufgaben wahrzunehmen und die Mitarbeiter zu ihrer besten Leitung zu motivieren. Sie arbeitet dabei eng mit der Personalabteilung zusammen.
Zu den Aufgaben einer disziplinarischen Führungskraft gehören beispielsweise:
- Mitarbeiterbeurteilungen
- Mitarbeitergespräche
- Weitergeben von relevanten Informationen
- Empfehlungen zu Fortbildungen
- Empfehlungen zu Entlassungen
- Anordnung von disziplinarischen Maßnahmen
- Urlaubsplanung
Hinweis
Eine disziplinarische Führungskraft hat Weisungsbefugnis und ist daher auch ein Stück weit Autoritätsperson. Viele Unternehmen setzen zusätzlich zu der disziplinarischen Führungskraft auch eine fachliche Führungskraft ein.
Die fachliche Führungskraft: Keine Weisungsbefugnis
Eine fachliche Führungskraft hat normalerweise keine oder nur eine eingeschränkte Weisungsbefugnis. Sie kümmert sich um den Inhalt der zu leistenden Aufgaben. Daher stehen ihre fachliche Kompetenz und fachliche Fragen im Mittelpunkt.
Zudem ist die fachliche Führungskraft dafür zuständig, innerhalb eines Teams jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin zur bestmöglichen Leistung zu motivieren. Daher sollte die Führungskraft ein gutes Einfühlungsvermögen und hervorragende kommunikative Fähigkeiten besitzen.
Dies gilt auch für disziplinarische Führungskräfte. Diese kooperieren mit der fachlichen Führungskraft, wenn es darum geht, für ein neues Projekt die Mitarbeiter auszuwählen oder in einem bestehenden Projekt die Mitarbeiterverteilung zu optimieren.
Die Vorteile der disziplinarischen Führung
Eine disziplinarische Führung bietet (in Kombination mit weiteren Führungsstilen) diverse Vorteile. Dazu gehört zunächst einmal die Möglichkeit, die Entwicklung jedes einzelnen Mitarbeiters zu unterstützen. Es handelt sich um eine persönliche Art der Zusammenarbeit, die aber zugleich die Balance zwischen fachlicher Korrektheit und professioneller Distanz halten muss.
Hinweis
Bei der disziplinarischen Führung ist es wichtig, dass die jeweilige Führungskraft die ihr beauftragten Mitarbeiter langfristig begleitet. Nur so ist es möglich, eine Vertrauensbasis herzustellen. Das entstandene Vertrauen ist für beide Seiten ein großer Vorteil.
Vorteile einer Vertrauensbasis zwischen Mitarbeiter und disziplinarischer Führung:
- Die Führungskraft kann den Mitarbeiter kompetent beraten und erhält zugleich einen Eindruck in die herrschende Arbeitsatmosphäre
- Der Mitarbeiter kann an seinen Schwächen und Stärken arbeiten und Wünsche äußern
Idealerweise führt die disziplinarische Führung innerhalb eines Unternehmens dazu, dass alle Mitarbeiter das Gefühl haben, eventuell vorhandene Probleme ansprechen zu können. Somit lässt sich für alle Angestellten und auch für die Führungskräfte angenehmes Arbeitsklima schaffen.
Außerdem tragen disziplinarische Führungskräfte wesentlich dazu bei, dass jeder Mitarbeiter so eingesetzt wird, wie seine Stärken und Schwächen es verlangen. Dafür ist die enge Zusammenarbeit mit der fachlichen Führungskraft nötig.
In einigen Unternehmen gibt es zusätzlich Beauftragte Personen für die soziale und die strategische Führung. Auch hier gilt, dass die Kooperation mit der disziplinarischen Führungskraft für gute Arbeitsergebnisse nötig ist.
Disziplinarische Führung in modernen Unternehmen
In modernen Firmen gibt es häufig gar keine Person mehr, die eine disziplinarische Weisungsbefugnis hat. Damit ist die Position der disziplinarischen Führung nicht vorhanden. Die Hierarchie ist deutlich flacher als in konservativen Unternehmen.
Dennoch ist es wichtig, Regelungen für den Fall einzuführen, dass Anweisungen oder schnelle Entscheidungen nötig sind. Daher sollte es einen Entscheider geben, den das Team im Notfall ansprechen kann. Für personelle Belange ist normalerweise die HR-Abteilung zuständig.
Die Personalabteilung übernimmt die folgenden Aufgaben:
- Mitarbeitergewinnung
- Mitarbeiterverwaltung
- Mitarbeiterfortbildung
- Mitarbeitergespräche
- Mitarbeiterentlassungen
In der Vergangenheit lagen fachliche und disziplinarische Führung oft in einer Hand, heute gehen Unternehmen mehr und mehr hin zu einer Matrix-Organisation, das heißt ein Mitarbeiter hat zwei Vorgesetzte – der eine kümmert sich um die fachlichen Themen, der andere um die disziplinarischen. Oftmals haben beide unterschiedliche Zielsetzungen: So steht häufig möglichst aktuelles Wissen und einer damit verbundenen Weiterbildung einer möglichst hohen Auslastung und Verfügbarkeit gegenüber.
Die Nachteile an der disziplinarischen Führung
Die Nachteile bei der disziplinarischen Führung werden vor allem in jungen Unternehmen thematisiert. Viele Mitarbeiter möchten sich nicht mehr einer Weisungsbefugnis unterwerfen, sondern selbst ihre Entscheidungen treffen.
- Die disziplinarische Führung wird häufig als strikt und kontrollierend wahrgenommen.
Daher lässt sich argumentieren, dass sie der kreativen Entfaltung der Mitarbeiter im Wege steht. Außerdem ist es gerade für erfahrene Teammitglieder unangenehm, sich regelmäßig für ihre Entscheidungen verantworten zu müssen oder gar disziplinarische Maßnahmen auferlegt zu bekommen.
- Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass die disziplinarische Führungskraft eine schwierige Position innehat.
Wer hier nicht mit viel Einfühlungsvermögen und Fingerspitzengefühl vorgeht, wird von den Kollegen schnell ausgeschlossen oder gar gefürchtet.
Hinweis
Statt sich auf die disziplinarische top-down-Führung zu verlassen, nutzen viele Unternehmen inzwischen einen lateralen Führungsstil.
Fazit: Disziplinarische Führung
Die folgende Tabelle stellt den Unterschied zwischen der disziplinarischen und fachlichen Führung abschließend und übersichtlich dar.
Tabelle: Disziplinarische Führungs vs. fachliche Führung
Disziplinarische Führung | Fachliche Führung |
Weisungsbefugnis | Keine Weisungsbefugnis |
Enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung | Kein Kontakt zur Personalabteilung |
Beschäftigt sich mit den Mitarbeitern | Beschäftigt sich mit den Inhalten der Arbeit |
Ordnet Mitarbeiter den idealen Positionen zu | Ordnet Mitarbeiter den idealen Positionen zu |
Obwohl sich die Aufgabenbereiche stark voneinander unterscheiden, ist es doch empfehlenswert, disziplinarische und fachliche Führungskräfte regelmäßig in den Austausch zu bringen. Denn so können sie gemeinsam entscheiden, welche Mitarbeiter in welcher Position am besten arbeiten können.
Dabei kümmert sich die fachliche Führungskraft um die inhaltlichen Aspekte, während die disziplinarische Führungskraft die persönlichen Stärken der Mitarbeiter kennt.
In vielen jungen und modernen Unternehmen werden inzwischen vor allem die Nachteile an der disziplinarischen Führung gesehen. Die Personalabteilung übernimmt die Aufgabe der Mitarbeiterentwicklung. Zudem helfen die flachen Hierarchien und neuen Führungsstile (etwa lateral oder sozial) dabei, dass die Mitarbeiter sich entfalten können.
FAQ: Disziplinarische vs. fachliche Führung
Was bedeutet disziplinarische Führung?
Eine disziplinarische Führungskraft kennzeichnet sich dadurch, dass er oder sie sich um die Entwicklung des einzelnen Mitarbeiters kümmert und für arbeitsrechtlichen Belange zuständig ist. Hierzu zählen Aufgaben wie beispielsweise das Mitarbeitergespräch, Beurteilungen, Gehaltsfragen, Genehmigung von Urlaubsanträgen oder auch die Einstellung, Kündigung, Abmahnung, arbeitsrechtliche Maßnahmen und sonstige vertragliche Vereinbarungen.
Was bedeutet fachliche Führung?
Eine Führungskraft, die fachlich für andere Mitarbeiter verantwortlich ist, koordiniert inhaltliche Fragestellungen zur operativen Erledigung der Aufgaben. Hierzu zählt beispielsweise, dass durch die fachliche Führungskraft die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Handlungsanweisungen getroffen werden. Fragen zu arbeitsrechtlichen Belangen verbleiben stets bei der disziplinarischen Führungskraft. Ein Mitarbeiter kann von mehreren fachlichen Führungskräften gesteuert werden.
Was ist der Unterschied zwischen disziplinarischer und fachlicher Unterstellung?
Fachliche Unterstellung bedeutet, dass Sie jemandem unterstellt sind, der sich fachlich auf Ihrem Arbeitsbereich mindestens so gut auskennt wie Sie. Disziplinarische Unterstellung bedeutet, dass Sie jemandem unterstellt sind, der sich um Ihre persönliche Entwicklung und arbeitsrechtliche Belange wie z.B. Urlaubsplanung kümmert, d.h. von Ihrem fachlichen Arbeitsbereich nichts wissen muss aber kann.
Wie wird disziplinarische und fachliche Führung auf englisch übersetzt?
Disziplinarische Führung heißt auf englisch „disciplinary guidance.“ Fachliche Führung wird auf englisch durch „job-specific leadership“ übersetzt.
Wie verhält sich eine erfolgreiche Führungskraft in der Praxis?
Eine erfolgreiche Führungskraft ist in der Lage, sich selbst zu reflektieren. Er oder Sie ist authentisch, hat Ausstrahlung und Charisma aber auch kommunikative Fähigkeiten und Empathie. Diese Persönlichkeitseigenschaften schaffen eine vertrauensvolle, positive Atmosphäre. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist von großer Wichtigkeit.
