Urlaubsantrag: Alles was Sie über ihn wissen müssen

Urlaubsantrag als Formular - so arbeiten Unternehmen auf der sicheren Seite

Andere Arbeitgeber verlangen von ihren Beschäftigten einen Urlaubsantrag mit Formular zu stellen, das eigens dafür entwickelt wurde. Teilweise noch mit selbstdurchschreibendem Papier, damit der Arbeitnehmer auch ein Exemplar zur Verfügung hat. Wenn ein solcher Vordruck für Urlaubsanträge existiert, muss er natürlich von der Belegschaft auch verwendet werden. Klassische Formulare dieser Art sind beispielsweise die Peha-Urlaubsanträge. Diese Vordrucke beinhalten alle wichtigen Daten die ein Arbeitgeber braucht, um eine Entscheidung über den Urlaubsantrag eines Arbeitnehmers treffen zu können.

Auf einen schriftlichen Urlaubsantrag mit Vorlage können Sie allerdings dann zum Beispiel verzichten, wenn der mündlich gestellte Urlaubsantrag in Ihrem Unternehmen ganz normal ist.

Lassen Sie sich einen genehmigten Urlaub immer schriftlich bestätigen.

Das Problem bei der mündlichen Variante ist die fehlende Nachweisbarkeit. Wenn der Chef im Zweifelsfall behauptet, dass über diesen Urlaub nie gesprochen worden wäre, wird es schwer, das Gegenteil zu beweisen. Aus diesem Grund sollten Sie auch im Fall eines mündlichen Urlaubsantrags eine E-Mail an Ihren Chef schicken, und sich die gewährten Urlaubstage kurz schriftlich bestätigen lassen.

Ob ein Urlaubsantrag also mündlich, in Listenform, auf einer Vorlage oder eingescannt per PDF gestellt werden muss, entscheidet letztlich der Arbeitgeber. Wenn in Ihrem Betrieb der Urlaubsantrag schriftlich gestellt werden muss, sollten Sie sichergehen, dass Ihre Personalnummer auf dem Urlaubsantrag vermerkt ist, damit dieser fehlerfrei zugeordnet werden kann. Außerdem muss natürlich der Zeitraum für den Sie Ihre Urlaubsansprüche geltend machen möchten, eingetragen werden.

Gibt es auf dem in Ihrem Betrieb vorgegebenen Formular oder Vordruck für den Urlaubsantrag die Möglichkeit, Gründe für die Inanspruchnahme des Urlaubs für genau diesen Zeitraum aufzuführen, sollten Sie diese nutzen. So können Sie Ihrem Arbeitgeber die Entscheidung erleichtern, wenn Sie und ein Kollege oder mehrere Kollegen im gleichen Zeitraum Urlaub beantragen, Sie aber vom Standpunkt der sozialen Auswahl her den Vorrang haben. Außerdem sollten auf Ihrem Urlaubsantrag natürlich Ihr Nachname, Datum, Anschrift und Unterschrift nicht fehlen.

Was, wenn der Arbeitgeber auf den Urlaubsantrag nicht reagiert?

Sie haben Ihre Urlaubswünsche kundgetan, Ihr Arbeitgeber reagiert aber nicht? Auch nach mehreren Monaten haben Sie nichts zu Ihrem Urlaubsantrag gehört? Nun steht der geplante Urlaub kurz bevor und Sie sind sich unsicher, ob Sie den Urlaub antreten dürfen oder nicht.

Diese Unsicherheit besteht aus gutem Grund. Denn jeder Urlaubsantritt, ohne dass Ihr Arbeitgeber Ihnen den Urlaub genehmigt hat, ist erst einmal ein unentschuldigtes Fehlen. Das wiederum kann zur Abmahnung und im schlimmsten Fall zur Kündigung führen. Aber rechtfertigt ein Schweigen des Arbeitgebers auf einen Urlaubsantrag den Antritt des Urlaubs nicht? Gibt es nicht so etwas wie eine Genehmigungsfrist, die der Arbeitgeber einzuhalten hat, wenn er über einen Antrag auf Gewährung von Urlaubstagen entscheidet?

Tatsächlich gibt es Experten, die auf dem Standpunkt stehen, dass ein Urlaubsantrag auf den nicht reagiert wurde, als abgelehnt zu werten ist. So einfach kann man es sich als Arbeitgeber dabei allerdings nicht machen, denn ein Urlaubsantrag darf nur aus bestimmten Gründen abgelehnt werden. Diese müssen im Fall einer Ablehnung auch dargelegt werden. Das ist bei einer stillschweigenden Ablehnung allerdings nicht möglich. Allein deshalb kann das Schweigen des Arbeitgebers nicht als Ablehnung gewertet werden.

Im Gegenzug dazu gibt es ein Einzelfallurteil, das besagt, dass in dem dort strittigen Fall der Urlaubsantrag einen Monat nach Abgabe als genehmigt zu werten war, da der Arbeitgeber nicht reagiert hat. 

Der Arbeitgeber hat bei der Entscheidung über die Urlaubsvergabe grundsätzlich die Urlaubswünsche seiner Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Einschlägig ist hier § 7 BUrlG. Absatz 1 gibt allerdings zwei Möglichkeiten vor, aus denen ein Antrag auf Gewährung von Urlaubstagen abgelehnt werden kann. Dazu müssten

• dringende betriebliche Belange oder
• Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, denen unter sozialen Gesichtspunkten ein Vorrang eingeräumt werden muss

vorliegen. Entsprechende soziale Gesichtspunkte gibt es in den meisten Betrieben zu beachten. So sind beispielsweise schulpflichtige Kinder eines Arbeitnehmers ein solcher sozialer Gesichtspunkt. Auch der Job des Ehepartners kann ein solcher sozialer Gesichtspunkt sein. Ist beispielsweise der Ehepartner Lehrer oder Schulbusfahrer, wäre auch dieser an die Ferien gebunden. Der Wunsch des Arbeitnehmers, den Urlaub als Familie verbringen zu können ist dabei ein sehr hoch einzuordnender sozialer Gesichtspunkt.

Aber auch religiöse Termine und Verpflichtungen können hier ebenso eine Rolle spielen wie entsprechende Vereinsveranstaltungen. Um Reibereien und Probleme mit der Urlaubsplanung zu vermeiden ist es daher sinnvoll, die eigenen Pläne vor der Abgabe eines Urlaubsantrages mit den anderen Kolleginnen und Kollegen in der Abteilung zu besprechen. Kommt es bei dem Versuch, den Urlaub vorher im Betrieb zu koordinieren zu keinem Ergebnis, muss letztlich der Arbeitgeber entscheiden, wem er den beantragten Urlaub genehmigt.

Übrigens: Auf den Passus in § 7 Abs. 1 BUrlG, dass Urlaubsanträge aufgrund wichtiger betrieblicher Belange abgelehnt werden können, begründen sich auch Urlaubssperren. Im Fall einer Urlaubssperre teilt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern bereits frühzeitig mit, dass in diesem Zeitraum betriebliche Belange vorliegen, die eine Urlaubsgewährung unmöglich machen. Wenn Sie also einen Antrag auf Urlaubstage in einer Urlaubssperre stellen, kann Ihr Arbeitgeber diesen ohne Probleme ablehnen.

Der Urlaubsantrag wurde genehmigt – kann da noch etwas passieren?

Ist ein Urlaubsantrag einmal genehmigt, kann diese Genehmigung nur unter ganz besonderen Voraussetzungen wieder zurückgenommen werden. Dazu müssten besondere betriebliche Belange Ihre Abwesenheit für den Arbeitgeber unzumutbar machen. Das kann zum Beispiel passieren, durch einen extrem hohen Krankenstand oder durch vom Arbeitgeber nicht zu verantwortende Verzögerungen in einem sehr wichtigen Auftrag. Wenn aus einem solchen Grund Ihre Anwesenheit notwendig ist, kann Ihr Arbeitgeber Sie im schlimmsten Fall sogar aus dem Urlaub zurückrufen. Wobei Sie nicht verpflichtet sind, im Urlaub erreichbar zu sein.

Das der Chef kurzfristig einen Auftrag übernommen hat, für den er Sie dringend braucht, kann hingegen kein Grund für die Rücknahme eines einmal gewährten Urlaubs sein. Denn wenn der Urlaub genehmigt ist, muss auch der Arbeitgeber so planen, dass der Urlaub wirklich stattfinden kann.

In Fällen, in denen es tatsächlich hinreichende Gründe dafür gibt, die Entscheidung über den Urlaubsantrag zu ändern, ist es aber mit der bloßen Rücknahme der Gewährung des Urlaubs nicht getan. Denn in einem solchen Fall haben Sie einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf die Erstattung von Kosten, die Ihnen entstanden sind, weil Sie sich auf den bewilligten Urlaub verlassen haben. Wenn Sie also die Familienreise stornieren müssen, aber Ihre Anzahlung nicht mehr zurückbekommen oder einen großen Teil des aufgerufenen Reisepreises trotzdem zahlen müssen, ist Ihr Arbeitgeber verpflichtet, diese Kosten zu übernehmen.

Grundsätzlich gilt in Deutschland das Bundesurlaubsgesetz. Dieses beinhaltet allerdings nur Mindeststandards. Der hier festgelegte Urlaubsanspruch darf nicht unterschritten – sehr wohl aber überboten werden. Der gesetzliche Anspruch auf Erholungsurlaub beträgt 24 Tage bei einer sechs Tage Woche. Insgesamt also vier Wochen Urlaub im Jahr als gesetzliches Minimum.

Neben dem Bundesurlaubsgesetz gelten auch die verschiedenen Tarifverträge für die unterschiedlichen Branchen in Deutschland. Diese beinhalten zumeist noch einmal eigene Regeln, wenn es um den Anspruch auf Erholungsurlaub geht. In vielen Branchen gelten inzwischen tariflich vereinbarte 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr. Für Menschen mit einer Schwerbehinderung ist der Urlaubsanspruch in aller Regel noch einmal erhöht.

Wer sich einen neuen Job sucht und Bewerbungen schreibt sollte sich mit den Urlaubsregeln bei Kündigungen auskennen. Soll eine Berechnung des Urlaubsanspruchs für einen Zeitraum der kein volles Kalenderjahr umfasst vorgenommen werden, gelten zwei einfache Regeln. Jeder geleistete Arbeitsmonat bringt dem Arbeitnehmer 1/12 seines Urlaubsanspruchs. Kommt die Personalabteilung bei der Berechnung des anteiligen Urlaubsanspruchs nach Kündigung auf ein Ergebnis mit Stellen hinter dem Komma, sind Teilurlaubstage von einem halben Tag oder mehr als ein ganzer Urlaubstag zu berücksichtigen.

Hätten Sie in einem Jahr bei Kündigung also einen Urlaubsanspruch von 12,5 Tagen, wären Ihnen 13 Tage Urlaub in diesem Kalenderjahr vor der Kündigung zu gewähren. Beginnen Sie nach der Kündigung eine Tätigkeit bei einem neuen Arbeitgeber, rechnet dieser den Ihnen vom alten Arbeitgeber gewährten Urlaub natürlich mit an. So soll eine Doppelgewährung von Urlaubstagen aufgrund eines Arbeitgeberwechsels vermieden werden.

Wer seinen eigenen Urlaubsanspruch berechnen möchte, braucht dafür keinen umständlichen Proberechner auszufüllen. In der Regel reichen für die Berechnung vom Urlaubsanspruch ein Taschenrechner, ein Kalender und Ihr Arbeitsvertrag.

Urlaubsanspruch bei Teilzeitmitarbeitern

Bei der Berechnung der Urlaubsansprüche von Teilzeitmitarbeitern ist die Zahl der Arbeitstage wichtig. Das Bundesurlaubsgesetz, ebenso wie die verschiedenen Tarifverträge, gibt eine bestimmte Menge von Tagen vor, an denen man Urlaub bekommen kann. Im Fall des Bundesurlaubsgesetztes sind es 24 Tage. Diese errechnen sich aus einer 6-Tage-Woche. Das bedeutet, dass der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch 4 Wochen im Jahr beträgt.

Arbeiten Sie nun in einer Branche, in denen Ihnen im Jahr 30 Urlaubstage zustehen, bei einer klassischen 5-Tage-Woche, dann haben Sie einen Anspruch von 6 Wochen Urlaub im Jahr. Arbeiten Sie nun als Sekretärin in Teilzeit beispielsweise an 3 Tagen in der Woche, würde in der genannten Branche Ihr Urlaubsanspruch 18 Arbeitstage und damit wiederum volle 6 Wochen betragen.

Wie wirken sich Mutterschutz und Elternzeit auf den Urlaubsanspruch aus?

Anders funktioniert es, wenn der Urlaubsanspruch in einem Jahr berechnet werden soll, in dem Sie ein Kind bekommen. Die Mutterschutzfrist ist dabei absolut unschädlich. Doch wenn Sie nach der Geburt des Kindes und nach Ablauf des Mutterschutzes in Elternzeit gehen möchten, verlieren Sie für die Monate der Elternzeit Ihren Urlaubsanspruch.

Hier gilt allerdings: Der Urlaubsanspruch entfällt nur für jeden vollen Kalendermonat. Beginnt die Elternzeit also mitten in einem Monat, entfällt für diesen Monat der Urlaubsanspruch nicht – auch nicht für den Monat, in dem die Elternzeit mitten im Monat endet. Diese Information ist vor allem für Väter, die zwei Monate Elternzeit nehmen möchten, sehr interessant.

Wenn beispielsweise Ihr Kind am 14. eines Monats geboren wurde, dann kann eine Elternzeit für die Elterngeld gewährt wird nur innerhalb der ersten 14 Lebensmonate genommen werden und dann auch nur für ganze Lebensmonate. Ein klassischer Elternzeit Zeitraum für Väter wäre dann zum Beispiel die Zeit vom 14. Juli bis 13. September. Die Monate Juli und September sind zum Teil noch Arbeitsmonate. Für diese behalten Sie den vollen Urlaubsanspruch.

Nur der Monat August liegt vom 01. bis zum 31. des Monats in der Elternzeit. Für diesen Monat wird dann 1/12 des Urlaubsanspruchs von Ihrem Jahresanspruch abgezogen. Das Ergebnis wird bei Bedarf wieder aufgerundet. Wer also einen Anspruch auf 30 Urlaubstage hätte, verliert durch den einen vollen Monat Elternzeit 2,5 Urlaubstage. Übrig bleiben 27,5.

Da aber halbe Urlaubstage als Ganze zu werten sind, hat der Vater in diesem Beispiel insgesamt 28 Urlaubstage übrig.

Urlaub und Sonderurlaub – passt das zusammen?

Wer unbezahlten Sonderurlaub oder ein sogenanntes Sabbatical einlegt, dessen Arbeitsverhältnis ruht. In dieser Zeit erwirbt er keinen weiteren Anspruch auf Erholungsurlaub. Das sahen Arbeitsgerichte in der Vergangenheit anders, nach einem entsprechenden Urteil des Bundesarbeitsgericht vom 19. März 2019 (Az. 9 AZR 315/17) müssen die Experten in diesem Punkt allerdings umdenken.

Wenn Sie also für einen Zeitraum von einem Monat oder länger unbezahlten Sonderurlaub in Anspruch nehmen, entfällt Ihr Urlaubsanspruch für diesen Zeitraum ebenfalls.

Diesen Urlaubsanspruch haben Sie in einem Minijob

Manche Arbeitnehmer lassen sich einreden, dass in einem Minijob kein Anspruch auf Urlaub bestehen würde. Das stimmt natürlich nicht. Der Minijob ist ein Arbeitsverhältnis wie jedes andere auch, nur eben mit einem deutlich geringeren Stundenumfang und einer anderen Besteuerung. Für Minijobber gelten die gleichen Urlaubsbedingungen, wie für jeden anderen Mitarbeiter im Betrieb auch.

Das bedeutet, dass bei einem Urlaubsanspruch von 6 Wochen auch der Minijobber für volle 6 Wochen Urlaub nehmen kann. Wie viele Urlaubstage das im Endeffekt genau sind, ist abhängig von der Zahl der Tage, die Sie in Ihrem Minijob arbeiten.

Das gilt es bei der Urlaubsvorbereitung zu beachten

Sie haben Ihren Urlaubsantrag rechtzeitig gestellt, de Urlaub wurde genehmigt und nun steht Ihr Urlaubsantritt unmittelbar bevor. Dann sollten Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit vorsorgen. Denn der Betrieb muss in den Wochen Ihres Urlaubs auch ohne Sie weiterlaufen. Deshalb gilt es die Urlaubsvertretung zu organisieren.

Je nach Arbeitgeber kann es bei der Urlaubsvertretung auch arbeitsrechtliche Aspekte zu berücksichtigen geben – diese liegen dann allerdings in der Verantwortung Ihres Arbeitgebers. Wichtig ist, dass Sie mit Ihrer Vertretung eine Übergabe des Arbeitsplatzes und der Aufgaben machen. Dazu kann es, vor allem wenn die Person die Sie vertritt nicht jeden Tag dieselben Aufgaben wahrnimmt wie Sie, sinnvoll sein, eine Checkliste mit den entsprechenden Aufgaben anzufertigen.

Auf dieser Checkliste sollte wirklich jede Aufgabe und jeder Arbeitsschritt aufgeführt sein, damit sich die betreffende Person auch darauf verlassen kann, die Aufgaben bei Einhaltung der Checkliste umfänglich zu erfüllen.

Ihr Chef will Ihnen den Urlaub nicht genehmigen, hat aber keinen triftigen Grund dafür? Sie sollen einen genehmigten Urlaub nicht antreten, weil aufgrund eines Fehlers des Arbeitgebers Not am Mann ist? Wenn Sie mit der Entscheidung Ihres Arbeitgebers unzufrieden sind, ist genau das die Situation, in der Sie einen Fachanwalt zur Prüfung Ihrer Möglichkeiten einschalten sollten. Einen Urlaub auch ohne Genehmigung oder entgegen einer ausdrücklichen Anweisung trotzdem anzutreten, ist hingegen keine Lösung.

Fazit: So klappt es auch in 2020 mit dem geplanten Urlaub

Nach der entsprechenden Absprache Ihrer Urlaubswünsche in Ihrer Abteilung, reichen Sie Ihren Urlaubsantrag bei Ihrem Chef ein. Ob Sie hierfür ein bestimmtes Muster beachten müssen, eine Excel Tabelle verwendet wird, eine formlose E-Mail oder sogar eine mündliche Anfrage ausreicht, entscheidet Ihr Arbeitgeber. In den meisten Fällen werden Sie schon innerhalb von rund 10 Tagen eine Antwort erhalten. Eine konkrete Genehmigungsfrist gibt es hierbei leider nicht. Allerdings gibt es ein Gerichtsurteil, wonach ein Urlaubsantrag ohne Rückmeldung auch als genehmigter Urlaub gewertet werden kann. Im konkreten Einzelfall betrug der Zeitraum ohne Rückmeldung rund vier Wochen.

Sollten Sie tatsächlich so lange nichts von Ihrem Urlaubsantrag hören, ist es allerdings vor allem sinnvoll, Rücksprache mit dem Chef oder der Personalabteilung zu halten und nachzufragen. Wenn das Unternehmen bzw. Ihr Chef wirklich nicht auf Ihre Urlaubswünsche eingehen kann, muss er Ihnen die Gründe dafür genau erläutern. Es kommt zwar selten vor, aber sollte es tatsächlich keine Einigungsmöglichkeit geben, bleibt Ihnen der Weg über einen Fachanwalt und die Klage am Arbeitsgericht offen. Dies sollte jedoch nur die letzte Option sein.