Die Bloggerin Verena von mamawahnsinn.com hat vier Kinder und leidet wie alle berufstätigen Mütter darunter, dass der Tag nur eine begrenzte Anzahl an Stunden hat, um alle Aufgaben zu erledigen. Daher agiert sie nach dem „Eat that frog“-Prinzip: „Ich nehme mir für gewöhnlich morgens 90 Minuten, in denen ich bewusst Sachen erledige, die ich nicht zu meinen Liebkindern zähle. Unter anderem gehören die Buchhaltung, Rechnungen und Reportings dazu. Ich schalte das Handy aus und lasse mich nicht irritieren. Nach diesem Tun fühle ich mich weitaus freier.“
Selbstdisziplin aufbauen braucht Zeit und ein bisschen Durchhaltevermögen. Zum Glück gibt es verschiedene Hacks und Tools, die den Weg ebnen, um langfristig Erfolg und Zufriedenheit zu erreichen. Manchmal sieht es zwar so aus, als ob uns diese Tools mehr Zeit und Arbeit abverlangen, als dass sie uns nützen. Doch probieren Sie es selbst aus: Letzten Endes machen sie uns effizienter – und das spart uns viel Zeit und Nerven.
Strategie #1: „Eat that Frog“-Methode
Mark Twain soll einst gesagt haben: „If it's your job to eat a frog, it's best to do it first thing in the morning. And if it's your job to eat two frogs, it's best to eat the biggest one first.“ Die Idee dahinter ist, dass wir unangenehme Aufgaben nicht aufschieben, sondern so schnell wie möglich erledigen. Brian Tracy macht in seinem Buch „Eat that frog“ klar, dass es durchaus seine Vorteile hat, mit einem Frosch, also der wichtigsten oder unangenehmsten Aufgabe des Tages, zu beginnen. Haben Sie die größte Hürde direkt am Morgen gemeistert, wird der restliche Tag produktiver und entspannter.
Brian Tracy beschreibt in seinem Buch 21 Techniken, die helfen, Prioritäten zu setzen, produktiver zu werden und weniger Zeit zu verschwenden. Dazu zählen das „Pareto-Prinzip“ (80/20-Regel), SMART-Ziele und die Wichtigkeit der Selbstdisziplin. Überlegungen des Ökonomie-Professors Vilfredo Pareto zufolge reicht es nämlich, sich auf rund 20 Prozent der Aufgaben zu konzentrieren, um 80 Prozent der Ergebnisse zu erzielen. Indem Sie sich auf diese wichtigen 20 Prozent konzentrieren, erhöhen Sie Ihre Effizienz und sparen dabei auch noch jede Menge Zeit. Das setzt aber natürlich voraus, dass Sie erkennen, welche 20 Prozent der Aufgaben relevant sind.
Außerdem sollten Sie vage oder unerreichbare Ziele vermeiden. Ziele sollten immer spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein (SMART). „Ich möchte täglich mehr E-Mails abarbeiten“ ist ein unklares Ziel. Stattdessen könnten Sie festlegen: „Ich schreibe jeden Tag 35 Minuten lang E-Mails, bevor ich in den Tag starte.“
Strategie #2: Mit klarem Fokus in die Woche starten
Wie beginnen Sie Ihre Woche? Viele Assistenzen legen erst einmal Wert auf einen groben Überblick und planen die Woche im Voraus. Sie überlegen, wo sie Hilfe brauchen und was sie alleine stemmen können. Eine feste Routine zur Wochenplanung hilft, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
Ein guter Start am Montagmorgen könnte daher so aussehen: PC starten, Termine und Deadlines checken, 30 Minuten Zeit nehmen, um die Wochenziele festzulegen, Aufgaben planen. Und ein paar Extraminuten können Sie sich gönnen, um die vergangene Woche Revue passieren zu lassen und zu analysieren: Was lief gut? Wann habe ich meine Routinen nicht eingehalten? Was war der Störfaktor und wie kann ich diesen abstellen?
Strategie #3: „Nein“ sagen – gewusst wie
Ein typischer Störfaktor ist falsches Pflichtgefühl. Auch im Arbeitsleben dürfen wir zu zusätzlichen Projekten „Nein“ sagen. Ängste, Schuldgefühle oder ein schlechtes Gewissen halten uns aber nur allzu oft vor einem klaren „Das ist zu viel“ ab. Laut einer TNS Infratest-Umfrage sagen 81 Prozent der Deutschen, dass sie nicht gut „Nein“ sagen können und zu oft „Ja“ sagen – Frauen öfter als Männer. Daher sollten wir hinterfragen, ob wir mit einem „Nein“ tatsächlich egoistisch erscheinen oder unseren Job riskieren oder ob es uns langfristig entlastet. „Nein“ sagen können Sie am besten in Verbindung mit der Eisenhower-Matrix (siehe unten) üben.
Strategie #4: Die Eisenhower-Matrix
Eisenhower soll einmal gesagt haben: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“ Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Tool, mit dem Sie die langfristigen Auswirkungen Ihrer täglichen Aufgaben berücksichtigen und sich darauf konzentrieren können, was Sie am effektivsten und nicht nur am produktivsten macht.
Sie hilft Ihnen dabei, alle Ihre Aufgaben in einer Matrix aus Dringlichkeit und Wichtigkeit zu visualisieren. Dringende Angelegenheiten sind solche, die sofortiges Handeln erfordern. Das sind die sichtbaren Probleme, die auftauchen und sofort Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Dringende Angelegenheiten haben oft klare Konsequenzen, wenn Sie diese Aufgaben nicht erledigen. Dringende Aufgaben sind unvermeidlich, aber zu viel Zeit damit zu verbringen, Probleme zu lösen, kann viel Stress verursachen und zu einem Burnout führen.
Wichtige Angelegenheiten hingegen sind solche, die zu langfristigen Zielen und Lebenswerten beitragen. Diese Dinge erfordern Planung und überlegtes Handeln. Wenn Sie sich auf wichtige Angelegenheiten konzentrieren, verwalten Sie Ihre Zeit, Energie und Aufmerksamkeit, anstatt diese Ressourcen gedankenlos zu verschwenden. Was wichtig ist, ist subjektiv und hängt von Ihren eigenen Werten und persönlichen Zielen ab. Niemand sonst kann definieren, was für Sie wichtig ist.
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