So machen Sie sich als Assistentin unentbehrlich

Wenn es Unternehmen wirtschaftlich schlecht geht, ist das oft mit Personalabbau verbunden. Das Gleiche gilt bei größeren Umstrukturierungen: Mitarbeitende, die den geänderten Anforderungen
nicht gerecht werden, laufen unter Umständen Gefahr, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Das kann auch in Ihrem Unternehmen der Fall sein.

Wenn in Ihrem Unternehmen etwas von Personalabbau gemunkelt wird, ist das aber noch lange kein Grund zur Panik. Gerüchte können wahr sein, müssen es aber nicht. Lassen Sie sich deshalb nicht verunsichern. Unnötige Sorgen machen auf Dauer nur krank und können sich auf Ihre Arbeitsqualität auswirken: Sie können sich kaum konzentrieren. Sie sind gereizt. Sie machen Fehler ... Und welcher Chef, welche Chefin wünscht sich schon ein Nervenbündel als Assistentin?
 

Stecken Sie Ihre Energie besser in das Vorhaben, Ihrem Chef oder Ihrer Chefin zu beweisen, dass Sie für unverzichtbar sind. Davon profitieren Sie in jedem Fall, nicht nur in wirtschaftlich turbulenten
Zeiten. Wichtig ist, dass Ihr Chef oder Ihre Chefin hinter Ihnen steht. Wie ist das Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten bzw. Ihrer Vorgesetzten?
Verstehen Sie sich gut? Ist er oder sie zufrieden mit Ihnen? Vertrauen Sie einander? Solange Ihr Chef oder Ihre Chefin hinter Ihnen steht, müssen Sie sich wenig Sorgen machen, denn er oder sie weiß, was  er oder sie an Ihnen hat und wird Ihre Unterstützung sicher nicht missen wollen.

Bei betriebsbedingten Kündigungen muss der Arbeitgeber eine Sozialauswahl treffen. Dabei muss er die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Alter, Unterhaltspflichten und gegebenenfalls
eine Schwerbehinderung berücksichtigen. Von Mitarbeitenden mit vergleichbaren Aufgaben müssen zuerst diejenigen gehen, die es nach einer sorgfältigen Interessenabwägung am wenigsten trifft:

• neue Mitarbeitende vor langjährig Beschäftigten
• junge Mitarbeitende vor alten
• gesunde Mitarbeitende vor Schwerbehinderten
• alleinstehende Mitarbeitende ohne Verpflichtungen
   vor Alleinerziehenden

Aber: Mitarbeitende, deren Weiterbeschäftigung aufgrund ihrer besonderen Kenntnisse, Fähigkeiten und Leistungen für das Unternehmen von besonderem Interesse sind, dürfen von der Sozialauswahl ausgenommen werden. Das bedeutet für Sie: Wenn Ihr Chef oder Ihre Chefin nicht auf Sie verzichten kann, brauchen Sie sich um die Sicherheit Ihres Arbeitsplatzes auch dann keine Gedanken zu machen, wenn Sie noch nicht lange im Unternehmen, jung, kerngesund und ohne private Verpflichtungen sind. Und dazu, dass Sie unentbehrlich sind, können Sie durch eigene Anstrengung einiges beitragen.
 

Am sichersten ist Ihr Job, wenn Ihr Chef oder Ihre Chefin sich seinen Arbeitsalltag ohne Sie gar nicht mehr vorstellen kann. Dazu kommt es natürlich auf Ihre fachliche Qualifikation an, ebenso auf eventuelle Spezialkenntnisse, die Sie haben, wie zum Beispiel jahrelange Erfahrung
in der VIP-Kunden-Betreuung, und auf wichtige Faktoren wie Ihre guten Beziehungen zu Geschäftspartnern. Aber auch Ihre persönlichen Eigenschaften spielen eine enorm große Rolle.

Als Assistentin sind Sie die rechte Hand Ihres Chefs oder Ihrer Chefin. Er oder sie muss sich hundertprozentig auf Sie verlassen können, vor allem in Sachen Diskretion und Loyalität. Das heißt: Sie müssen immer wissen, wer welche Informationen wann erfahren darf. Im Zweifelsfall fragen Sie nach, bevor Sie vertrauliche Informationen weitergeben. Das betrifft nicht nur Informationen zu Aufträgen, zum Stand des Unternehmens oder zu neuen Produkten.
Auch die Höhe der Gehälter sowie geplante Umstrukturierungen und Beförderungen dürfen nicht oder nicht zu früh an die Belegschaft gehen.
Wenn Interna ausgeplaudert werden, kann das nicht nur dem Ansehen des Unternehmens schaden, sondern auch zu großen internen Spannungen führen.

Bewahren Sie deshalb auch gegenüber Mitarbeitenden, mit denen Sie privat befreundet sind, absolutes Stillschweigen. Selbst Andeutungen können bereits die Stimmung beeinflussen und
zu Spekulationen führen.
 

Neben Diskretion erwartet Ihr Chef oder Ihre Chefin auch Loyalität, nicht nur dem Unternehmen gegenüber, sondern erst recht gegenüber seiner bzw. ihrer Person. Äußern Sie sich nicht abfällig über das Unternehmen und stehen Sie hinter den Entscheidungen Ihres Chefs oder Ihrer Chefin sowie seiner bzw. ihrer Vorgesetzten. Ob es darum geht, eine Firmenfeier abzusagen, eine neue Software einzuführen oder Ihren Chef bzw. Ihre Chefin gegen Unmutsäußerungen anderer Personen abzuschirmen: Seien Sie auf seiner bzw. ihrer Seite. Beziehen Sie eindeutig Position. Kommentare wie „Ich bin ja auf Ihrer Seite, aber was soll ich machen?“ sind ebenfalls unangebracht.

Allerdings beinhaltet Loyalität auch, Ihren Chef oder Ihre Chefin über Missstimmungen in Kenntnis zu setzen, idealerweise ohne dabei Ihr Team in Schwierigkeiten zu bringen. Bleiben Sie diplomatisch. Weisen Sie auf Unmut hin, aber versuchen Sie nicht, Ihren Chef oder Ihre Chefin umzustimmen.

Engagierte und zuverlässige Mitarbeitende sind für jedes Unternehmen von unschätzbarem Wert. Machen Sie deshalb mehr als nur Dienst nach Vorschrift. Zeigen Sie, dass Sie Ihre Arbeit gern erledigen und sich persönlich einbringen. Strahlen Sie Engagement und echtes Interesse aus. Bewahren Sie in schwierigen und stressigen Situationen einen klaren Kopf und liefern Sie Ihre Arbeitsergebnisse pünktlich ab. Springen Sie ein, wenn Sie gebraucht werden, ohne dass Ihr
Chef bzw. Ihre Chefin Sie erst lange darum bitten muss.

Betrachten Sie Schwierigkeiten und Probleme als Herausforderung. Jammern Sie nicht und halten Sie sich nicht unnötig lange bei der Ursachenforschung auf, sondern gehen Sie so schnell wie möglich zur Lösungsfindung über. Die Ursache eines Problems interessiert nur, solange sie der Lösungsfindung und der künftigen Vermeidung einer Wiederholung dient. Lange Diskussionen, wer für ein Problem verantwortlich ist, bringen niemanden weiter. Suchen Sie deshalb nach Auswegen statt nach

Falls andere jammern: Lassen Sie sich davon nicht anstecken. Das ist nicht nur für Sie selbst von Vorteil, sondern auch für die anderen. Denn so macht es nicht nur Spaß, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, sondern Ihr Optimismus wirkt auch ansteckend. Jeder Chef und jede Chefin weiß das zu schätzen − ganz besonders in Krisenzeiten.

Als Assistentin repräsentieren Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin und Ihr Unternehmen. Sie schreiben Briefe und E-Mails. Sie führen Telefonate mit wichtigen Gesprächspartnern und zu wichtigen Inhalten. Sie empfangen Besucher. Sie nehmen an Meetings teil. Sie begleiten Ihren Chef oder Ihre Chefin zu Terminen, zu Geschäftsessen und auf Dienstreisen, Sie haben Kontakt zu wichtigen Kunden und Geschäftspartnern.

Um diese Aufgaben mit Bravour zu bewältigen, muss auch Ihr Außenauftritt überzeugen – schon deshalb, weil Ihre geschäftlichen Kontakte aus Ihrem Verhalten Rückschlüsse auf die Geschäftsgepflogenheiten Ihres Unternehmens ziehen. Gute Umgangsformen machen Sie sympathisch und vermitteln Ihren Gesprächspartnern Kompetenz und Seriosität.

Zu einem perfekten Außenauftritt gehört unbedingt auch ein gepflegtes Äußeres. Damit zeigen Sie, dass Sie Ihre Arbeit und Ihr Gegenüber – im internen wie im externen Umfeld – ernst nehmen. Achten Sie auf Ihre Frisur, ein dezentes Make-up, gepflegte Hände sowie auf qualitativ hochwertige Kleidung und Accessoires.