Welche Weiterbildung ist im Sekretariat karrierefördernd?

Möchten Sie unersetzbar für Ihre Führungskraft bleiben? Dann sollten Sie sich den folgenden Artikel auf keinen Fall entgehen lassen. Denn hier erfahren Sie, welche Weiterbildung Sie wirklich in Ihrer Karriere voranbringt und welche Voraussetzungen Sie dafür brauchen.

Es gibt verschiedene Gründe, warum die Anforderungen in einem Sekretariat ständig wachsen. Dazu gehört zum einen die fortschreitende Digitalisierung mit neuen Programmen und Geräten, aber zum Beispiel auch das Wachstum des Unternehmens. Auch Ausnahmesituationen oder eine Veränderung der wirtschaftlichen Gegebenheiten erfordern Flexibilität und neue Lösungen – an deren Umsetzung im Büroalltag Sekretäre und Assistentinnen maßgeblich beteiligt sind.

Aber nicht nur die moderne Bürokommunikation und der EDV-Bereich inklusive neuer Cloud-Anwendungen zur Büroorganisation wächst ständig. Auch die Fachbereiche Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht entwickeln sich schnell weiter. Gleichzeitig erwarten immer mehr Geschäftsführer, dass das Sekretariat mehrsprachig kommunizieren und im Bereich der Chefentlastung neue Akzente setzen kann.

Um den steigenden Anforderungen im Sekretariat gewachsen zu sein, ist eine Weiterbildung für Office Professionals sinnvoll. In Lehrgängen, Seminaren oder Fachcoachings lernen Sekretärinnen und Sekretäre, sich den Herausforderungen eines globalisierten Marktes zu stellen und das eigene Berufsbild zu profilieren. Politiker und Wirtschaftswissenschaftler propagieren nicht umsonst seit Jahren, dass lebenslanges Lernen einen der wichtigsten Grundsätze für langfristigen Erfolg darstellt. Dies trifft ebenso auf Sekretärinnen und Assistenten zu.

Der Wahrheitsgehalt dieses Zitats ist für die heutige moderne Arbeitswelt ungebrochen. Der Ausspruch wirft wichtige Fragen auf:

• In welchen Fachbereichen im Sekretariat haben Sie die Möglichkeit, sich sinnvoll und professionell weiterzubilden?
• Wie finden Sekretärinnen eine sinnvolle Fortbildung unter der Vielzahl von Angeboten?
• Welche Kurse sind für den Büroalltag im Sekretariat zielführend und konstruktiv?
• Wie können Kongresse oder Messen eine Sekretärin beruflich voranbringen?

Der Weiterbildungsmarkt für Sekretärinnen und Assistenten ist vielfältig und bietet ein breites Spektrum an interessanten und karrierefördernden Seminaren und Veranstaltungen. Die breit gefächerten Weiterbildungsmöglichkeiten der verschiedenen Anbieter machen es für die Assistenz kompliziert, ein passendes Angebot zu finden. Dieses muss sowohl den persönlichen Wünschen und Zielen entsprechen, als auch helfen, die eigene Tätigkeit im Unternehmen zu professionalisieren.

Wägen Sie Vorteile und Nachteile gegeneinander ab

Sekretärinnen und Hilfskräfte handeln produktiv, wenn Sie sich tiefgehende Gedanken zur Weiterbildung machen. Sie sollten eingehend Vor- und Nachteile abwägen, bevor Sie sich für eine Weiterbildung entscheiden – das kann ein Zertifikatslehrgang, eine externe Fortbildung oder auch ein Kompaktkurs sein. Im Mittelpunkt der persönlichen Überlegung sollte immer stehen, ob der anvisierte Kurs einen echten Benefit bringt und die eigene Qualifikation nachhaltig stärkt.

Das Return-on-invest-Prinzip

Eine Weiterbildung ist in den meisten Fällen mit finanziellem und hohem zeitlichen Aufwand verbunden. Assistentinnen sollten deshalb zu jedem Zeitpunkt nach dem Prinzip „Return on invest“ handeln. Dies bedeutet in der Praxis, dass die gewonnenen Erkenntnisse aus der Weiterbildung die Assistenz in die Lage versetzen müssen, effizienter und erfolgreicher als Sekretärin in ihrer Geschäftsstelle tätig zu sein. Ein Kurs bei einer Akademie oder bei der IHK sollte die eigenen Ziele stützen und die Arbeit im Büro fortlaufend verbessern.

Wie wichtig ist das Zertifikat einer Weiterbildung?

Das Zertifikat als Urkunde und Bestätigung der Qualifikation ist nicht nur innerbetrieblich relevant. Auch bei einer Bewerbung über eine Jobbörse sollten Sie Ihre Qualifikationen „schwarz auf weiß“ nachweisen können: In vielen Fällen entscheidet es über die Vergabe einer Vakanz. Noch wichtiger als der Nachweis durch ein Zertifikat sind aber die Inhalte. Sekretärinnen sollten aus diesem Grund vor einer Entscheidung für einen Kurs, ein Fernstudium oder ein Seminar alle Details kennen und für sich persönlich gekonnt abwägen.

Um positive und sinnvolle Entscheidungen treffen zu können, sollten Sekretariats- und Assistenzkräfte sich selbst hinterfragen und ihre Arbeitsleistung sowie die eigenen Stärken und Entwicklungsfelder objektiv betrachten.

Hierbei helfen die folgenden Fragen:

1. In welchen Arbeitsbereichen sehe ich meine Tätigkeit als gewinnbringend an?
2. Wie beurteilt mich mein Vorgesetzter und wo werden persönliche Entwicklungspotenziale offenkundig?
3. Welche Fachbereiche im Sekretariat interessieren mich hauptsächlich und an welchen Tätigkeiten im Office habe ich weniger Interesse?
4. Welches Fernstudium oder welcher Zertifikatslehrgang könnte meine Karrierechancen im Betrieb oder bei einer Neubewerbung befördern?

Konstruktive Antworten auf diese Fragen unterstützen Sie als Office Professional, die richtige Entscheidung in Bezug auf die berufliche Weiterbildung zu treffen. Sie zeigen auf, welche Themenbereiche für eine Vertiefung Ihrer Kenntnisse generell interessant sind und geben gleichzeitig eine Richtung im Hinblick auf die externen oder innerbetrieblichen Karrierechancen.

Auf nicht beherrschte Fachbereiche konzentrieren

Können Sie zum Beispiel nachweislich hervorragende Kompetenzen und Kenntnisse in der allgemeinen Bürokommunikation und im Bereich Konfliktmanagement vorweisen, ist es wenig sinnvoll, weitere Fortbildungen oder ein Fernstudium in diesem Bereich zu absolvieren. Zielführender ist die Konzentration auf andere Fachbereiche. Diese sollten Sie als Sekretärin natürlich ebenfalls interessieren und eine sinnvolle Herausforderung darstellen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass die folgenden Fachbereiche Sekretärinnen und Assistenten im Office schnell die Kompetenzen verschaffen, innerbetrieblich neue Aufgaben zu übernehmen:

• Umfangreiche Fremdsprachenkenntnisse
• Weiterbildungen in den Bereichen Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht
• weitere fachspezifische Weiterbildungen (z. B. Zoll, Marketing, Logistik)

Ziel aller Bemühungen und Weiterbildungen kann zum Beispiel der Karriereschritt zur Chefassistenz sein. Verlassen Sie sich jedoch nicht darauf, nach dem Besuch eines Lehrgangs mehr Gehalt zu beziehen. Gehaltsverhandlungen sollten immer im Rahmen eines Gesprächs mit der Geschäftsführung stattfinden. Als Basis dienen dabei die persönliche Motivation und Arbeitsleistung – die übrigens auch den Anstoß zu Weiterbildungen geben sollte, und nicht die Aussicht auf ein höheres Gehalt.

Der Markt für Weiterbildungen bietet ein enormes Potenzial zum Ausbau der eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten. Die angebotenen Seminare und Kurse werden sowohl zur Qualifikation von Erwerbslosen wie zur beruflichen Weiterbildung von Angestellten intensiv genutzt. Das Statistische Bundesamt berichtete, dass im Jahr 2017 über 7,2 Millionen Erwerbstätige in Deutschland eine Form der Weiterbildung absolvierten. Neben der klassischen, innerbetrieblichen Qualifikation kann es sich ebenso um

• einen Zertifikatslehrgang an einer Akademie,
• eine Fortbildung bei einem Bildungsträger oder
• um eine Weiterbildung im Rahmen eines Fernstudiums handeln.

Dabei sind auch Online-Formate denkbar. Der Vorteil: Diese finden oft übers Internet, zum Beispiel per Zoom, statt und lassen sich von zu Hause aus besuchen. Das spart wertvolle Zeit und Anfahrtskosten.

Informationen über das breite Angebot an Lehr- und Studiengängen, Schulungen und (Online-)Kursen geben zum Beispiel Weiterbildungskongresse. Aber auch Online-Plattformen wie Semigator halten eine große Auswahl gesammelter Informationen und Angaben zu Weiterbildungen bereit. Das Portal aus dem Hause Haufe bietet eine große Auswahl an Themen, auch für den Sekretariatsbereich: Von MS Word über Mitarbeiterführung und Zeitmanagement bis hin zu Kommunikationstraining.

Da die potenziellen Themen für eine Weiterbildung so komplex sind, ist es nahezu unmöglich, jeden Bereich erschöpfend sinnvoll aufzuschlüsseln und eingehend zu behandeln. Die örtlichen Industrie- und Handelskammern (IHK) bieten eine Orientierung im Dschungel der Angebote: Neben einer kostenlosen persönlichen Beratung haben Sekretärinnen und Sekretäre hier die Möglichkeit, neue Perspektiven und Einblicke in professionelle Weiterbildungsangebote zu gewinnen.

Die folgenden Kurse und Inhalte mögen vor allem für eine Assistentin lukrativ sein, die mit den Erkenntnissen einer Fortbildung neue Aufgaben im Betrieb übernehmen und ihre Karriere weiterführen möchte:

Die beliebtesten Berufsbilder zur Weiterbildung von Sekretärinnen und Büroassistenten sind

• Office Manager
• Betriebswirt
• Fachkraft für Büromanagement

Lesen Sie im Folgenden mehr über diese Berufsbilder der IHK.

Office Manager IHK: Inhalte der Weiterbildung

Eine Weiterbildung zum Office Manager IHK können Sekretärinnen und Assistenten als Zertifikatslehrgang ebenso wie im Fernstudium absolvieren. Auf dem Weiterbildungsmarkt gibt es auch Angebote, die in einem zweiwöchigen Intensivkurs sinnvolles Rüstzeug für das Büro der Zukunft vermitteln.

Insbesondere die Karriereziele von Assistenzkräften stehen im Fokus der Weiterbildung zum Office Manager IHK. Der Kurs beleuchtet Bereiche, die für jede Sekretärin wichtig sind: Ein modernes Zeitmanagement sowie die im Büroalltag wesentlichen Felder der Organisation und Kommunikation. Vor allem aber betriebswirtschaftliches und juristisches Hintergrundwissen macht die Weiterbildung zum Office Manager IHK für die Assistenz wertvoll. Denn auch der Arbeitgeber profitiert hier: Eine gut ausgebildete Sekretärin mit Know-how zu wichtigen Themen des Geschäftsalltags wird zum echten Partner und zur Entlastung für ihre Führungskraft.

IHK Fachkraft Büromanagement

Die IHK-Weiterbildung zur Fachkraft für Büromanagement stellt eine zukunftsorientierte und erfolgversprechende Weiterbildung dar. Die Absolventen verinnerlichen moderne Ansätze für die kompetente Chefentlastung und eine vorausschauende Bürokommunikation. Der IHK-Kurs Fachkraft für Büromanagement stellt Zukunftsthemen in den Mittelpunkt und integriert die Herausforderungen der Digitalisierung in den Unterricht. Sekretärinnen erlernen anhand von Beispielen, wie durch den gezielten Einsatz von IT-Systemen Arbeitsabläufe schneller und stringenter erfolgen können. Ebenso wird der Stellenwert des Büromanagements für heutige Unternehmen hervorgehoben.

Die Weiterbildung zur IHK Fachkraft für Büromanagement besteht hauptsächlich aus diesen 3 Modulen:

1. Effektive Entlastung des Chefs
2. Professionelle Projektassistenz
3. Erfolgreiche Kommunikation und Präsentation

Nach erfolgreichem Abschluss aller drei Module erhalten Office Professionals ein Zertifikat für die Teilnahme und tragen nach knapp 144 Unterrichtsstunden den Titel: „IHK-Fachkraft für Büromanagement“. Werden die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt, kann die Sekretärin im nächsten Schritt die Weiterbildung zur geprüften Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation absolvieren. Diese ist nötig, um für die Weiterbildung zum Betriebswirt IHK zugelassen zu werden.

IHK-Weiterbildung zum Betriebswirt

Viele Sekretärinnen und Sekretäre setzen sich herausfordernde berufliche Ziele. Wer als Assistenz von der Hilfskraft zur Führungskraft aufzusteigen möchte, sollte sich das Konzept der IHK-Weiterbildung zum Betriebswirt ansehen. Nach einem erfolgreich abgeschlossenen Kurs haben Assistentinnen die Chance, ihre Kompetenzen in den Bereichen Führung, Arbeitsrecht und Personalmanagement​​​​​​​ umfassend zu erweitern. Dies eröffnet Aussichten auf eine Leitungsfunktion im Office – unter Umständen sogar als Chefassistenz.

Die wesentlichen Inhalte der Weiterbildung zum IHK-Betriebswirt fokussieren sich auf Projektmanagement, Grundlagen des Controllings​​​​​​​ und moderne Mitarbeiterführung. Die Fortbildung kann dabei sowohl als Kompaktkurs in Vollzeit bei einer örtlichen Akademie als auch im Fernstudium absolviert werden. Jede Assistenzkraft, die zielstrebig ihre beruflichen Kompetenzen erweitern und in der Zukunft einen Platz im Office Management besetzen möchte, kann die IHK-Weiterbildung zum Betriebswirt hierfür sinnvoll nutzen.

Mehr erfolgsversprechende Kurse zur Weiterbildung

Nicht für jede Sekretärin ist es aufgrund des zeitlichen Aspekts möglich, eine umfangreiche IHK-Weiterbildung zu absolvieren. Auch die persönliche Qualifikation und Motivation spielt eine Rolle, genauso wie die Bewertung durch den Vorgesetzten. Um sich weiterführende Kenntnisse in den Bereichen Kommunikation oder Büroorganisation anzueignen, eignen sich ebenso Tagesseminare oder Online-Angebote namhafter Anbieter für ein Fernstudium. Dazu zählt zum Beispiel die Studiengemeinschaft Darmstadt (sgd), die zum Klett Verlag in Stuttgart gehört und viele IHK-Kurse online sowie Fernstudiengänge anbietet.

Neben einem fundierten Zertifikatslehrgang oder einem Fernstudium werden von der IHK und auch von privaten Akademien Kurzfortbildungen und Online-Kompaktkurse angeboten. Diese beleuchten ausschließlich einen ausgewählten Themenbereich. In vielen Fällen helfen Praxisbeispiele, Übungen oder ein Brainstorming im Kollegenkreis, neue Informationen zu verinnerlichen. Gleichzeitig bekommen Assistentinnen und Assistenten effektive Methoden an die Hand, den eigenen Chef und das Unternehmen noch besser zu unterstützen.

Wie sinnvoll sind Bücher und Fachliteratur?

Unterstützend zu einer Weiterbildung oder einem spezialisierten Kurs kann Fachliteratur für Sekretärinnen und Sekretäre nützlich sein. Ein passendes Buch mit entsprechender Fachthematik oder ein E-Book sind in vielen Fällen wertvoll und zielführend. Vor allem wenn der Inhalt eines Fachbuches auf den Arbeitsalltag im Sekretariat abgestimmt ist, steigert dies die Kompetenz, da sich Beispiele aus der Literatur gleich in der Praxis erproben lassen. Grafiken und Visualisierungen, die eine effizientere Organisation und Kommunikation im Büroalltag veranschaulichen, machen Fachliteratur zum konstruktiven und sachdienlichen Karrierepartner.

Erarbeiten Sie sich als Sekretärin anhand eines Fachbuches beispielsweise Details zu Pivot-Tabellen in MS Excel oder zum Aufbau von hochwertigen Präsentationen in MS PowerPoint, kann dies die Arbeit im Office immens vereinfachen. Zielgerichtete Informationen aus Fachbüchern können eine Weiterbildung punktgenau unterstützen und die Effizienz im Büroalltag nachhaltig verbessern.

Der Arbeitsalltag einer Sekretärin besteht vor allem aus Tätigkeiten, die sich unter den Begriffen Kommunikation, Planung, Zeitmanagement und Büroorganisation zusammenfassen lassen. Oft kommt dazu noch die geschäftliche Korrespondenz, für die der Chef selbst meist wenig Zeit hat, sowie Teile der Verwaltung – insbesondere in kleineren Unternehmen und Geschäftsstellen, wo es keine spezielle Hilfskraft dafür gibt.

Um diesen Herausforderungen gewachsen zu sein, lohnt sich allemal eine Weiterbildung. Nicht nur für die Assistenz selbst, sondern auch für Unternehmen und Geschäftsführung. Denn von einer effizienteren Arbeit im Sekretariat profitieren viele betriebliche Prozesse.

Durch Erfahrung, aber auch durch den gezielten Erwerb von Kompetenzen gewinnt eine Sekretärin schnell an Wert für ein Unternehmen. Gezielte Berufsbildung im Rahmen von Fortbildungen macht es Assistenzen möglich, ihre Aufgaben optimal, zeitsparend und professionell zu bearbeiten. Kongresse und Messen zu Themen rund um den Büroalltag informieren umfassend über verschiedene Möglichkeiten zur Weiterbildung. Und oft finden sich auch auf Messen selbst Vorträge oder kleine Workshops, die sinnvollen Input geben.

Raus aus der Komfortzone – nutzen Sie Gelegenheiten zum Netzwerken

Auch damit der „Blick über den Tellerrand“ und die Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen nicht abbricht, kann der Besuch von spezialisierten Kongressen und Messen interessant sein. In unserem Portal finden Sie sowohl die Termine für Kongresse und Messen als auch umfangreiche Erklärungen zu den Inhalten und den Fachvorträgen.

Eine Konferenz für Sekretärinnen und Sekretäre fördert den Meinungsaustausch und eröffnet durch Redebeiträge und Präsentationen neue Sichtweisen für die zukunftsorientierte Assistentin. In der Praxis nehmen Teilnehmer und Teilnehmerinnen eines Kongresses in der Regel ein paar Anregungen oder Hilfestellungen auf. Im eigenen Unternehmen können diese dann nach der Konferenz direkt umgesetzt werden.

Netzwerken auf Kongressen

Durch den Kontakt zu anderen Assistentinnen wächst das Verständnis für das eigene Berufsbild und die zukünftigen Herausforderungen im Kontext der Gesamtwirtschaft. Darüber hinaus werden auf Kongressen wissenswerte Fachbücher vorgestellt oder anhand von Workshops und Vorträgen Wissen in den Bereichen Führung, Personalmanagement, Kommunikation und Arbeitsrecht vermittelt.

Sekretärinnen, die regelmäßig Kongresse oder Symposien besuchen, bauen gleichzeitig ein persönliches Netzwerk auf und knüpfen wertvolle Kontakte. Viele Assistenzen nutzen gewohnheitsmäßig berufsspezifische Internetportale wie Xing oder LinkedIn, um sich zu vernetzen und neue Beziehungen im beruflichen Umfeld aufzubauen. Nutzen Sie diese auch – sie können sowohl für die Arbeit im eigenen Unternehmen als auch bei einem Jobwechsel hilfreich sein.

Weiterbildungen sind für Sekretärinnen und Büro-Assistenten in den heutigen Zeiten wichtiger denn je. Schließlich haben sich die Anforderungen in den letzten Jahren extrem geändert: Office Professionals sind heute nicht nur Co-Manager der Geschäftsleitung, sondern auch Experten in Sachen Kommunikation und Digitalisierung. Sie entlasten den Chef, indem sie ihm den Rücken freihalten, Tätigkeiten selbstständig priorisieren und Entscheidungen vorbereiten. Diese Aufgaben gehen weit über das reine Office Management hinaus – und erfordern regelmäßige Fortbildungen, nicht nur für die eigene Karriere.

Insbesondere zu Zeiten des digitalen Wandels und einer globalisierten Welt gilt es, seine persönlichen Fähigkeiten oder technischen Fertigkeiten immer wieder voranzutreiben – denn nur so eröffnet man sich Aufstiegschancen. Gleichzeitig bieten Weiterbildungsangebote die Option, auf dem Arbeitsmarkt konkurrenzfähig zu bleiben. Auch die Aussicht auf mehr Lohn als persönliches Interesse ist ein wichtiger Faktor, wenn sich eine Sekretärin oder ein Sekretär für eine Fortbildung entscheidet.

Hinzu kommt immer die Frage, wer die Teilnahmegebühr übernimmt. Ist die Geschäftsführung oder der direkte Vorgesetzte nicht einverstanden, sollten Sie trotzdem nicht zögern, wenn Sie es für sich persönlich als lohnend empfinden: Jede Fortbildung erweitert den Horizont. Daher stellt für viele neben den beruflichen Aspekten auch die persönliche Weiterentwicklung einen großen Vorteil dar, der mit einer Fortbildung im Bereich Assistenz einhergeht.

Trotzdem lohnt es sich, die Weiterbildung mit der Chefin oder dem Chef abzusprechen und dabei unter Umständen hartnäckig zu sein. Denn möglicherweise übernimmt das Unternehmen zumindest einen Teil der Kosten für die Fortbildung. Außerdem kann eine Schulung sehr zeitintensiv sein. Wer sich im Vorfeld mit seinem Unternehmen oder Vorgesetzten abgesprochen hat, stößt eher auf Verständnis. Das ist gerade dann Gold wert, wenn Sie einen oder gleich mehrere freie Tage in stressigen Zeiten beantragen möchten.

Wird Fachwissen vermittelt, hat die Weiterbildung zumeist einen thematischen Schwerpunkt. Die Schulungsinhalte gehen weg von allgemeinen Themen wie der generellen Büroorganisation. Im Bereich der Assistenz gibt es unter anderem die folgenden fachspezifischen Fortbildungsmöglichkeiten:

• Ausbildung zum geprüften Fachwirt für Büro- und Projektorganisation
• Qualifizierung zum Managementassistenten
• Weiterbildung zum Manager für interkulturelle Kommunikation
• Fachseminar zum Arbeitsrecht für Assistenten
• Seminar zum Thema Projektmanagement
• Schulung zu Kompetenzen im Zeitmanagement

Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Das Weiterbildungsangebot variiert nicht nur von Bildungseinrichtung zu Bildungseinrichtung. Auch regionale Unterschiede haben einen Einfluss darauf, welche Weiterbildungsangebote vor Ort zur Verfügung stehen.