Konstruktives Feedback in virtuellen Teams

Insbesondere wenn es um konstruktives Feedback innerhalb des virtuellen Teams geht, ist Kommunikation essenziell. 

Konstruktives Feedback ist wichtig für eine produktive Zusammenarbeit und die individuelle Weiterentwicklung einzelner Teammitglieder. Wertschätzende Rückmeldungen sowie eine klare, sensible Sprache spielen in Teams, in denen die persönliche Interaktion fehlt, eine besonders bedeutende Rolle.

Mit einer gut funktionierenden Feedback-Kultur lassen sich mehrere Nebeneffekte erzielen:

• Das Vertrauen wird gestärkt.
• Die Kommunikation wird verbessert.
• Die Motivation der Mitarbeiter steigt.

Eine gute Feedback-Kultur trägt außerdem dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden. Schließlich fehlen in einer digitalen Arbeitsumgebung häufig die nonverbalen Signale. Damit die Kommunikation auch wirklich effektiv ist, sollte Feedback immer

• ehrlich
• zielführend
• respektvoll

formuliert sein.

Digitale Arbeitsumgebungen bringen Herausforderungen bei der Feedback-Kommunikation mit sich, die virtuelle Teams berücksichtigen müssen:

• Die nonverbale Kommunikation fehlt: Trotz Videokamera sind Gestik, Mimik und Tonfall in digitalen Meetings schwerer zu interpretieren. Ehrliches Feedback kann dadurch missverstanden werden oder seine Wirkung verfehlen.
• Zeitverschiebung: Handelt es sich um internationale Teams, bei denen sich die Team-Mitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, erfolgt die Kommunikation häufig asynchron. Dadurch kann Feedback zu spät ankommen und so seine Wirkung verlieren.
• Fehlende Feedback-Kultur: In vielen virtuellen Teams fehlen etablierte Feedback-Prozesse. Dadurch können Rückmeldungen zum Teil nur oberflächlich oder gar nicht gegeben werden.
• Technische Hürden: Eine schlechte Audio- oder Videoqualität kann konstruktives Feedback erschweren, wenn aufgrund dessen Nuancen der Sprache verloren gehen.
• Sorge vor Missverständnissen: Konstruktives Feedback kann ohne die persönliche Ebene schnell als destruktives Feedback wahrgenommen werden, wenn es nicht deutlich und empathisch formuliert wird.

Mit diesen 6 Tipps wird Feedback geben deutlich leichter und die Kommunikation gelingt effektiv und empathisch:

1. Formulieren Sie klar und konkret: Streichen Sie vage Aussagen und arbeiten Sie mit klaren, objektiven Beispielen. Sagen Sie nicht „Ihre Präsentation war nicht so gut“, sondern sagen Sie lieber: „Ihre Präsentation war unübersichtlich strukturiert. Vielleicht hilft es, wenn die entscheidenden Punkte direkt zu Beginn betont werden.“
   → Das erleichtert zu verstehen, was genau das Problem war und bietet eine konstruktive Idee, wie es beim nächsten Mal besser gemacht werden kann.
2. Machen Sie Feedback geben zur Priorität: In virtuellen Teams kann das Geben von Feedback schnell in den Hintergrund geraten. Am besten nutzen Sie direkt nach einer Aufgabe oder einem Meeting die Gelegenheit für Feedback, damit die Rückmeldung noch relevant ist.
   → Das Team-Mitglied weiß sofort, was gut und was schlecht war und kann dieses Feedback für das nächste Mal mitnehmen.
3. Wählen Sie die richtige Plattform: Je nach Feedback-Typ können Sie unterschiedliche Kommunikationskanäle nutzen. Setzen Sie für informelles und schnelles Feedback auf Chat-Tools wie zum Beispiel Microsoft Teams oder Slack. Sie können auch eine schnelle E-Mail schreiben. Detailliertes Feedback sollte unbedingt in einem Video-Call erfolgen, da auf diese Weise Missverständnissen besser vorgebeugt werden kann. Formelles Feedback sollte am besten in einem strukturierten Feedback-Gespräch gegeben werden oder in einer ausführlichen E-Mail. Insbesondere wenn kritisches Feedback erfolgt, sollte im besten Fall der persönliche Austausch per Video-Call erfolgen, da auf diese Weise Tonlage, Mimik und Gestik mit darüber bestimmen können, wie das Feedback aufgenommen wird und außerdem die Person, die das Feedback erhält, sich auch direkt dazu äußern kann.
   → Feedback richtig zu platzieren, entscheidet enorm darüber, wie es angenommen wird.
4. Erst positiv, dann kritisch: Feedback sollte immer mit den positiven Aspekten starten. Anschließend können konstruktive Verbesserungsvorschläge besprochen werden. Das Ende des Gesprächs können eine aufbauende Bemerkung oder eine konkrete Empfehlung darstellen.
   → Mit positiven Aspekten zu beginnen, sorgt für einen guten Gesprächseinstieg. Üblicherweise sind Personen anschließend offener für kritische Anmerkungen.
5. Seien Sie empathisch und hören Sie zu: Im Feedback-Gespräch sollten Sie auch den Perspektiven und Gefühlen der Teammitglieder Raum geben. Lassen Sie den Raum für Reaktionen und Fragen.
   → So fördern Sie eine vertrauensvolle und offene Feedback-Kultur.
6. Regelmäßige Feedback-Runden etablieren: KonstruktivesFeedback zu geben, hat eine große Bedeutung für eine gute Zusammenarbeit. Etablieren Sie einen strukturierten Feedback-Prozess, wirkt sich das in der Regel positiv auf die Zusammenarbeit im Team aus. Mit regelmäßigen Feedback-Gesprächen wie individuellen Check-Ins oder monatlichen Team-Terminen können Sie eine Struktur hineinbringen, die allen im Team guttut.
   → Je häufiger Sie Feedback geben oder erhalten, desto besser werden Sie darin, es zu formulieren beziehungsweise mit dem erhaltenen Feedback zu arbeiten.

Machen Sie sich moderne Tools zunutze, um eine bessere Feedback-Kultur in Ihrem Team zu etablieren. Setzen Sie zum Beispiel auf digitale Plattformen, die eine strukturierte Feedback-Sammlung aus verschiedenen Perspektiven ermöglichen:

• Microsoft Viva Pulse
• Culture Amp
• ClickUp
• Eletive
• Officevibe

Weitere Möglichkeiten sind anonyme Feedback-Optionen wie zum Beispiel Google Forms oder interne Umfragetools, mit denen Sie ehrliches Feedback sammeln können.

Weitere Ideen:

• Nutzen Sie Breakout-Rooms in Microsoft Teams oder Zoom, um in kleineren Gruppen Feedback-Runden zu ermöglichen.
• Richten Sie zur Förderung des Austauschs einen Slack- oder Teams-Kanal ein, der nur für Lob und Verbesserungsvorschläge gedacht ist.

Auch das Angebot von Schulungen und Coachings kann dazu beitragen, dass alle Mitglieder im Team sowohl besseres Feedback geben als auch annehmen können.

Konstruktives und ehrliches Feedback ist der Schlüssel zu einer guten und vertrauensvollen Zusammenarbeit in virtuellen Teams. Wenn es Ihnen gelingt, einen Feedback-Prozess zu etablieren, der von allen Team-Mitgliedern gelebt wird, dann steigert das die Mitarbeiterzufriedenheit, die Motivation und das Vertrauen.

Machen Sie sich moderne Tools zunutze, um Feedback zu kanalisieren und achten Sie außerdem darauf, Feedback klar, in einem passenden Rahmen und mit der nötigen Empathie zu geben. Schon mit kleinen Veränderungen können Sie in Ihrer Feedback-Kultur Großes bewirken, wovon das gesamte Team langfristig profitiert.