Korrespondenz im Büro: Was Sie beim beruflichen Schriftverkehr beachten sollten

Ein Geschäftsbrief oder eine geschäftliche E-Mail müssen daher sorgfältig erstellt werden, so dass das Ergebnis tadellos ist. Dazu kommt, dass eine gute geschäfltiche Korrespondenz nicht nur auf den Schriftverkehr beschräkt ist.

Auch Telefongespräche mit Kunden und Lieferanten oder Rückfragen von Mitarbeitern gehören dazu. Für diese Fälle haben wir wichtige Tipps und Regeln für Sie zusammengestellt.  

Die verschiedenen Formen der Korrespondenz im Büro sind der modernen Arbeitswelt geschuldet. Um mit den verschiedenen Anforderungen Schritt zu halten, entwickeln sie sich ständig weiter.

Neben Geschäftsbriefen, Mails und Faxen gewinnen auch Nachrichten wie SMS oder ähnliche Mitteilungen über verschiedene Messenger-Dienste an Bedeutung. Allerdings mus man dazu sagen, dass sie heute noch nicht in allen Unternehmen zum Standard gehören und bislang eher etwas für sehr modern ausgelegte Firmen oder Start-ups sind.

Auf der anderen Seite kommen Dinge, die früher in einem Sekretariat ganz alltäglich waren, aus der Mode. So verliert das Faxgerät im Schriftverkehr immer mehr an Bedeutung. Der Grund dafür ist naheliegend: Dokumente lassen sich mittlerweile effektiv einscannen und versenden. Das spart Zeit und Ressourcen und ist damit nicht zuletzt auch ein Beitrag zum Umweltschutz.

Elektronischer Schriftverkehr nicht immer Mittel der Wahl

Grundsätzlich sind, bis auf Kurznachrichten auf elektronischem Weg, die Anforderungen dieselben wie früher.

Ein Klassiker ist der Geschäftsbrief, den es auch in Zukunft wohl weiterhin geben wird. In verschiedenen Situationen scheint ein "echter" Brief weiterhin angebracht zu sein.

Das gilt zum Beispiel für Glückwunschkarten, Trauerbriefe oder Einladungen. Sogenannte Info-Briefe an Kunden werden ebenfalls häufig auf postalischem Weg versendet. Der Brief auf Papier ist innerhalb der Unternehmenskommunikation allerdings nur selten effizient. E-Mails sind schneller und günstiger - besonders dann, wenn viel Geschäftspost ansteht.

Die Bürokräfte eines Unternehmens müssen nicht nur auf korrekte Rechtschreibung achten. Bei Geschäftsbriefen geht es auch darum, Missverstädnisse zu vermeiden. Denn die können im schlimmsten Fall teuer für das Unternehmen werden.

Die Fachkraft im Sekretariat muss daher in der Lage sein, ein Schreiben nach allen Regeln der Kunst für unterschiedlichste Anlässe zu verfassen. Denn ein Geshäftsbrief der Rubrik Neukundenwerbung verlangt völlig andere Anforderungen als etwa Zahlungserinnerungen.

Und Festreden oder Geschäftsbriefe an ausländische Partner stellen an Büroassistenten weitere Erwartungen. Wenn es dann noch darum geht, das Anbieterprofil für den Internetauftritt des Unternehmens zu schreiben, dürfte sich das Sekretariat über Formulierungsvorschläge und Anregungen freuen.

Neben einer sicheren Rechtschreibung und allgemeinen formalen Kenntnissen sind zweifelsohne auch ein guter Stil und Ausdruck gefragt. Zu den Gestaltungsregeln gehören zum Beispiel ein hohes Maß an Sprachgefühl, ein großer Wortschatz und entsprechende Formulierungskünste.

Nicht zuletzt spielt auch die Effizienz bei einer professionellen Kommunikation mit Geschäftspartnern eine wesentliche Rolle.

Gute Briefe kosten oft viel Zeit, deshalb sind bei Schreibarbeiten fest verinnerlichte Abläufe eine große Hilfe. Wer den Anforderungen Genüge tun will und seine Korrespondenz fachlich korrekt und fehlerfrei bewältigt, aber kein Händchen beim Sprachgefühl besitzt, der hat häufig ein Problem.

Denn mit Floskeln, Schachtelsätzen oder einer allzu bürokratischen Schreibweise kann man kaum einen Empfänger beeindrucken. Die Ansprüche an eine fortschrittliche Kommunikation dürfen deshalb nicht außer Acht gelassen werden. Das gilt nicht nur für den Schriftverkehr, sondern auch für das Telefonat oder das persönliche Gespräch.

Professionelle Korrespondenz ist präzise, klar und gut formuliert. Ziel beim modernen Briefstil ist, dass sich die Empfänger positiv und individuell angesprochen fühlen. Moderne kundenorientierte Korrespondenz wirkt lebendig, offen und überzeugend.

Zwar lassen sich Geschäftsbriefe oder Mails dieser Art schneller und leichter gestalten – klarer Vorteil. Schöner für den Empfänger und damit besser ist jedoch, der Korrespondenz durch kreative Formulierungen eine persönliche Note zu geben.

Das erhöht zwar die Anforderungen, und kostet etwas mehr Mühe, zahlt sich letztlich aber aus. Denn lebendige und moderne Texte und ein individuell gestalteter Briefwechsel sind für das Unternehmen ein Unterscheidungskriterium zur Konkurrenz.

Bei der geschäftlichen Korrespondenz gibt es außerdem wiederkehrende Elemente bei der Gestaltung der Schreiben und damit auch des gesamten Schriftverkehrs.

Dazu gehören die Anrede und Grußformel, die Betreffzeile sowie Einleitung und Schlusssatz. Genau diese Merkmale des Geschäftsbriefs ziehen die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen und sind deshalb für den ersten Eindruck entscheidend.  

Besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist die Norm DIN 5008. Denn sie fasst im Bürowesen sämtliche Gestaltungsregeln für die schriftliche Korrespondenz zusammen.

Wer sie kennt weiß daher, wie eine übersichtliche und zweckmäßige Gestaltung von Schriftstücken funktioniert. Kurzum, der Schriftverkehr lässt sich besser lesen, wenn er nach den Vorgaben der neuen DIN 5008 formuliert ist.

Was ist der Inhalt der DIN 5008?

Innerhalb dieser Norm ist die richtige Verwendung für Satzzeichen und Schriftzeichen sowie Rechenzeichen, Zahlengliederungen und Formeln festgelegt.

Genauso gibt DIN 5008 den Aufbau von Tabellen und die Gliederung von Texten und damit auch für Briefe vor. Dabei handelt es sich nicht um ein Gesetz, sondern um eine Empfehlung. In der neuen DIN 5008 geht es rein um die Form. Das bedeutet, dass Sie für den Schriftverkehr im Büroalltag keine Formulierungsvorschläge oder Textbausteine bekommen. Aber zu wissen, wie man Geschäftsbriefe formal richtig schreibt, ist bereits eine Erleichterung.

In diesem Zusammenhang ist es im Sekretariat ebenfalls von Bedeutung, auf ein einheitliches Schriftbild und damit auch Erscheinungsbild zu achten. Bedeutet konkret, dass alle Schreiben einer Rubrik (also etwa Zahlungserinnerung, Anbieterprofil, Einladungen, Glückwunsch- und Dankeskarten) jeweils den gleichen Regeln folgen sollten.

Außerdem sollten Sie in der Korrespondenz darauf achten, dass sich alle Abteilungen an die Regeln der internen und externen Kommunikation halten.  

Auf der anderen Seite müssen die Regeln nicht in jedem Fall passen. Daher gehört es auch zur Aufgabe des Sekretariats, den Schriftverkehr dahingehend zu überprüfen, ob Variationen des in der Bürolandschaft üblichen Standards sinnvoll sein könnten.

Formulierungsvorschläge für die Anrede

Professionelle Anreden und Kenntnisse über die inhaltliche Ausgestaltung von Anschriften gehören ebenfalls zu dem Einmaleins im Sekretariat. Die Standard-Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist zwar nicht falsch, wirkt auf den Empfänger jedoch unpersönlich, wenn nicht gar unterkühlt oder gestelzt.

Auch die richtige Form einer Anschrift beinhaltet viele Aspekte: So ist die Abkürzung z.H. („zu Händen“) veraltet und überflüssig. Schwierigkeiten können sich außerdem bei der Verwendung des Kürzels „c/o“ ergeben.

Und wie schreibt man eigentlich einen Geschäftspartner an, der sich für längere Zeit im Krankenhaus oder auf Reisen befindet? 

Immer wieder tauchen, nicht nur bei Computerschreiben, ähnliche Formulierungsfehler und Flosklen auf. Die stören nicht nur beim Lesen, sie führen auch häufig dazu, dass die Kernaussagen des Briefes nicht mehr verständlich sind. Für eine professionelle Kommunikation ist es daher wichtig, auf folgende Aspekte zu achten:

Beim Satzbau die Aktivform verwenden

Es ist besser, in dem Schreiben möglichst viele Aktiv-Sätze unterzubringen. Passiv-Konstruktionen machen den Verfasser des Textes für den Empfänger schwer oder gar nicht greifbar. Dadurch ist es schwierig, eine Verbindung zueinander aufzubauen. 

Empfänger ansprechen

Für den Aufbau einer guten Bindung ist es von Vorteil, den Empfänger direkt anzusprechen. Auf diese Weise bringt der Verfasser zum Ausdruck, dass der Kunde oder Geschäftspartner im Mittelpunkt steht. 

Das Wichtigste zuerst

Wichtig ist, die Kernaussage an den Anfang stellen. Dem Empfänger des Briefs sollte zu Beginn des Schreibens klar gemacht werden, warum er kontaktiert wird. Das macht er leichter, seine Aufmerksamkeit zu bekommen. 

Kurze und einprägsame Sätze verwenden

Sehr häufig werden in der geschäftlichen Korrespondenz Füllwörter verwendet, die im Grunde Floskeln und somit überflüssig sind. Häufig ist auch der Satzbau nicht klar strukturiert. 

Negativaussagen vermeiden

Ein freundlicher Ton beim Telefonat und in der Korrespondenz wirkt positiv auf den Empfänger. Deshalb sollten auch verneinende Formulierungen vermieden werden. Begriffe wie „leider“, „nicht“, „kein“ oder „zu unserem Bedauern“ können durch positive Begriffe und Formulierungen ersetzt werden.

Gefühl für überflüssige Adjektive entwickeln

Adjektive (Eigenschaftsworte) werden häufig verwendet, ohne dass es dafür einen Grund gibt. Ein Turm ist nun einmal ein hohes Gebäude, deshalb muss kann auf den Begriff „hoher Turm“ verzichtet werden. Dasselbe gilt für den vierbeinigen Schimmel, dem zur besseren Erklärung kein „weiß“ vorangestellt werden muss.

Ähnlich verhält es sich mit vielen in der Bürosprache gängigen Begrifflichkeiten. Wer sich auf ein zurückliegendes Meeting bezieht, muss nicht vom „stattgefundenen Meeting vom 6. März“ sprechen, sondern nur vom „Meeting vom 6. März“. Gleiches gilt für ein geführtes „Telefonat am Montag“, einen „unterlaufenen Fehler“ oder „schriftliche Korrespondenz“.

Auch andere Wortarten bedürfen oft einer kritischen Betrachtung. Zum Beispiel „Rückfrage“: Es gibt keine „Rückfragen“, lediglich Fragen. Genauso wenig wie es „Rückantworten“ gibt. 

Überholte Begriffe und altmodische Redewendungen vermeiden

Früher waren Floskeln bei der geschäftlichen Kommunikation an der Tagesordnung. Moderne Korrespondenz verzichtet darauf, ebenso auf Unpersönlichkeit, Phrasen und überholte Formulierungen.

Einige Begriffe und Sätze haben sich mittlerweile zu einem No-Go entwickelt: Wendungen wie „baldmöglichst“, „Bezug nehmend“, „anlässlich“, „übersenden“ gehören in einem modernen Büro nicht mehr zum Vokabular. Genauso auch Redewendungen, auf die früher Wert gelegt wurde wie „Ich erlaube mir“ oder „Ihre Antwort mit Interesse entgegensehend“. 

Entsprechende Seminare für Büroangestellte an Akademien oder auch bei der Volkshochschule liefern Tipps für den passenden Ausdruck. Für den professionellen Schriftverkehr lernen Sie hier kreative Formulierungen für Texte.

Diese können helfen, Mails und Briefe individuell zu verfassen. Für die Praxis sind solche Angebote hilfreich und machen Büroangestellte sicherer im Arbeitsalltag.

In Workshops am Ausdruck feilen

Von der Zahlungserinnerung über eine professionelle Anfrage bis hin zum Einladungsschreiben – gute Workshops liefern eine Bandbreite von kreativen Ideen. Hier lernen Männer und Frauen, wie individuelle Korrespondenz gelingt und der Empfänger den Brief nicht einfach schnell bei Seite legt. An den entsprechenden Einrichtungen (Volkshochschule, Akademie) werden die entsprechenden Kenntnisse vermittelt.

Die Teilnehmer lernen hier, wie wichtige Sachverhalte kurz und trotzdem aussagekräftig formuliert und Schachtelsätze vermieden werden. Dazu können sie beispielsweise in einen Hauptsatz oder mehrere kurze Sätze verwandelt werden und vieles mehr. 

Denn: Je überschaubarer der Brief oder die Mail bei der Textverarbeitung gelingt, desto sicherer ist, dass der Empfänger das Schreiben auch bis zum Ende liest. Deshalb sollten Geschäftsbriefe eine Länge von etwa einer DIN A4-Seite nicht überschreiten. 

Um effizienter arbeiten zu können, hilft es beim Computerschreiben enorm, eine feste Formatvorlage als Datei abzuspeichern und nicht jedes Mal neu mit der Einrichtung der Formate zu beginnen.

Für eine gelungene Büroorganisation sind entsprechende Formatvorlagen und Textbausteine von zentraler Bedeutung. Das alles gilt natürlich nicht nur für inländische Briefwechsel, sondern auch für englische Geschäftsbriefe. In vielen Firmen sind sie obligatorisch, in anderen werden sie hin und wieder notwendig. Auch hier gilt, dass sich ein einfacher Hauptsatz  besser macht als komplizierte Texte, die häufig für Missverständnisse sorgen.

Und auch für diese Briefe gibt es Vorgaben, etwa bei der Anrede, einer Einladung oder der Terminvereinbarung und Terminbestätigung, die bestimmten Regeln folgen. Gerade aus dem Deutschen direkt übersetzte Texte sorgen häufig für Verwirrung und werden im Englischen nicht verstanden. 

Das Image und damit auch Anbieterprofil der Firma hängt zum großen Teil von einer professionellen Korrespondenz ab. Wer diese beherrscht, trägt wesentlich zur Außendarstellung des Unternehmens bei. Im Grunde steht jede Form der Kommunikation in Wechselwirkung mit der Außenwahrnehmung.

Denn sämtliche sprachlichen Formulieren lösen bei den Empfängern Reaktionen aus. Wer also als ein modernes und fortschrittliches Unternehmen auftreten will, muss seine Sprache der Erwartung anpassen.

Alles in allem erfordert eine professionelle Korrespondenz umfassende Kenntnis über Kommunikationsregeln, Formalien, einem guten Gespür für Sprache sowie eine Portion Menschenkenntnis. Glücklicherweise beherrschen die meisten Männer und Frauen im Sekretariat genau das.