Anreden und Anschriften: Die wichtigsten Regeln für Briefanrede und E-Mail

Lesen Sie hier außerdem, wie Sie mit Berufsbezeichnungen in der Anrede umgehen und was zu beachten ist, wenn Sie einen Brief auf Englisch aufsetzen. Antworten auf Leserfragen am Ende dieses Beitrags geben Ihnen eine praxisbezogene Hilfestellung für den Büroalltag an die Hand

Berufsbezeichnungen wie zum Beispiel „Direktorin“ oder „Rechtsanwalt“ werden hinter „Frau“ beziehungsweise „Herrn“ gestellt.

Beispiele für Berufsbezeichnung bei Anreden und Anschriften:

• Frau Rechtsanwältin Dr. Luise Meyerhoff
• Herrn Vorstandsvorsitzenden Rolf Milser, Vorbis AGText

Längere Berufsbezeichnungen können Sie auch unterhalb des Namens platzieren und gegebenenfalls in seine Einzelworte aufteilen. Das wirkt unter Umständen eleganter.

Beispiel lange Berufsbezeichnung:

Herrn Rolf Milser

Vorsitzender des Vorstands

In der Praxis sind beide Formen des „Du“ gebräuchlich: Groß- und Kleinschreibung – und manchmal sogar ein bunter Mix aus beidem. Wenn Sie für Ihre Führungskraft Briefe an Geschäftspartner schreiben, von denen er oder sie einige duzt, andere siezt, richten Sie sich am besten nach folgenden Duden-Vorgaben.

Regel 1: Anredepronomen „du“ und „ihr“ in der Anrede

Die Anredepronomen „du“ und „ihr“ dürfen Sie mit all ihren Beugungsformen in Ihrer Korrespondenz und sogar in Urkunden kleinschreiben. „Dürfen“ bedeutet, dass Sie sie auch großschreiben können, wenn Sie möchten.

Beachten Sie dabei: Ein kleingeschriebenes „du“ drückt mehr Nähe aus.

Aber: Ein Mix aus Groß- und Kleinschreibung in einem Dokument ist nicht erlaubt!

Regel 2: Anredepronomen „Sie“ in der Anrede

Bei der höflichen Anredeform ist es ganz einfach: Das Anredepronomen „Sie“ mit all seinen Beugungsformen („Ihr“, „Ihnen“, „Ihnen“ usw.) müssen Sie nach wie vor immer großschreiben.

Es kommt immer wieder vor: Sie verstehen sich mit einem Geschäftspartner oder einem Kollegen sehr gut. Irgendwann haben Sie angefangen, einander zu duzen. Nun wird es offiziell: Sie verschicken eine Rechnung, ein Angebot, eine Ausschreibung oder Ähnliches.

Jetzt gilt: Siezen Sie Ihren Ansprechpartner in offiziellen Schreiben! Denn dieses wird abgelegt und weitergeleitet. Ein „Du“ macht sich in diesem Fall einfach nicht gut. Einige Menschen werden dabei hellhörig und könnten vermuten, dass Geschäfte nur wegen der sehr guten Beziehung zueinander abgeschlossen werden. Lassen Sie deshalb die Finger vom schriftlichen „Du“ in offiziellen Schreiben.

Elegante Lösung: Einen Haftzettel mit persönlichen Worten an offiziellen Schreiben anzubringen. Um beim Empfänger des Briefs nicht für Unmut zu sorgen oder um die durch das Siezen entstandene Distanz abzubauen, kleben Sie doch einen Haftzettel mit ein paar persönlichen Worten auf den offiziellen Brief: „Hallo Mark, ich hoffe es geht dir gut. Gruß Sabine“

Aber: In Gratulationen und Einladungen ist das „Du“ erlaubt

Etwas anders liegt die Sache bei „halboffiziellen“ Schreiben wie Gratulationen oder interne Einladungen​​​​​​​. Duzen Sie dann die Personen, die Sie ansonsten auch so ansprechen.

Es passiert allerdings auch, dass man in eine Zwickmühle gerät: Einer siezt, der andere duzt den Ansprechpartner – was tun? Gehen Sie nach diesem Beispiel der Briefanrede vor:

„Sehr geehrter Herr Mertens, lieber Dirk, …“. Die weitere Ansprache im Brief bleibt allerdings beim Sie.

Heißt es „Ministerpräsidentin des Landes Nordrhein-Westfalen“ oder „Nordrhein-Westfälische Ministerpräsidentin“? Wie schreiben Sie den Bundesminister für Verkehr korrekt an? Und was ist mit den Ehemaligen, die jetzt vielleicht noch ein Abgeordnetenamt bekleiden? Hier erfahren Sie, welche Anredeformen im Brief an Politikerinnen und Politiker angebracht sind.

Allgemeine Empfehlungen für Anschreiben an Politiker

Bei Schreiben an Ehepaare werden in der Anschrift immer die vollen Namen beider Ehepartner genannt. Zu beachten ist dabei: Ehepartner werden nur mit den Titeln und Amtsbezeichnungen in der Anschrift und Anrede genannt, die sie selbst führen. Sprich: Der Ehemann von Landrätin Dr. Linda Sievers ist nicht automatisch mit Landrat Dr. Sievers anzureden – außer, er führt selbst einen Doktortitel und hat ein solches Amt inne.

Diese Abkürzungen können Ihnen in der Korrespondenz mit Politikern unterkommen

Wenn ein Politiker oder eine Politikerin zusätzlich zum jeweiligen Amt noch Mitglied in einem Parlament ist, dann wird eine entsprechende Abkürzung hinter den Nachnamen gesetzt. Auch wenn es generell empfehlenswert ist, auf Abkürzungen zu verzichten, handelt es sich hier um eine Ausnahme.

Anrede Bürgermeisterin und Anrede Landrat: So machen Sie es richtig!

Wie schreibe ich Botschafter korrekt an?

Botschafter müssen Sie in der Anschrift grundsätzlich mit „Seine Exzellenz“ oder „Ihre Exzellenz“ titulieren. Diese Zusätze können im diplomatischen Schriftverkehr auch folgendermaßen abgekürzt werden:

E. = Ihre Exzellenz (Botschafterin)

E. = Seine Exzellenz (Botschafter)

I. E. E. = Ihre Exzellenzen (z. B. Botschafter-Ehepaar)

Beispiel zur Anschrift einer Botschafterin:

E. der Botschafterin der Republik Musterland

Frau Josephine Bonda

Stolperfalle Leerzeilen

Sie haben einen Geschäftsbrief samt Anrede und Grußformeln nach allen Regeln der höflichen Kommunikation verfasst – nur das Endergebnis macht optisch einen schiefen Eindruck? Achtung: Bevor Sie nun Leerzeilen einfügen, um das Geschriebene aufzulockern, sollten Sie wissen: Auch hierfür gibt es feste Regeln. Nach der Briefnorm DIN 5008 ist festgeschrieben, wann Sie wie viele Zeilen frei lassen können.

Im Grunde unterscheidet sich die englischsprachige, höfliche Korrespondenz nicht vom deutschen Schriftverkehr. Dennoch gibt es einige Besonderheiten, was Anrede, Gruß- und Abschiedsformeln angeht.

„Dear Sir or Madam“ – so grüßen Sie in Briefen auf Englisch

Vielleicht ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass in der englischen Brief-Korrespondenz die Anrede „Mrs“ mal mit Abkürzungspunkt und mal ohne geschrieben wird. Auch wird in einigen Briefen das Anredekürzel „Ms.“ verwendet.

Die unterschiedlichen Schreibweisen erklären sich aus den verschiedenen Schreibgewohnheiten im amerikanischen und britischen Sprachraum. Während im britischen Englisch die Abkürzungspunkte meist weggelassen werden, finden sie im amerikanischen Englisch immer Verwendung.

Was Titel angeht, so sind diese auch bei der Kommunikation mit englischen oder amerikanischen Geschäfts- oder Korrespondenzpartnern stets mit anzugeben. So können Sie Adressaten mit Doktortitel beispielsweise mit „Dear Dr Brown“ ansprechen – wobei die Anrede „Herr“ oder „Frau“ wegfällt, im Gegensatz zur deutschen Schreibweise. Sie können den Titel aber auch, durch ein Komma abgetrennt, nach den Nachnamen setzen: „Ann Brown, PhD“.

Wichtig: Ein höherer Titel löst den niedrigeren ab. Es heißt also in diesem Fall „Dear Professor Brown“ und nicht „Dear Professor Dr Brown“!

Im Englischen wird es persönlicher

Wo man hierzulande Anstand und Höflichkeit hochhält, wird es im Englischen oft schnell persönlicher. Das mag daran liegen, dass es im Prinzip keine adäquate Form zum höflichen „Sie“ gibt. Allgemeine Anrede ist in der englischsprachigen Korrespondenz daher „You“ – also „Du“, allenfalls großgeschrieben.

Ansonsten ist es im Englischen üblich, angeschriebene Personen mit Vor- und Nachnamen anzureden, statt mit „Herr“ oder „Frau“.

Achtung: Schreiben Sie an jemanden, der die Ritterehre erhalten hat, so gilt eine Besonderheit in der Anrede. Denn statt mit dem Nachnamen kombinieren Sie hier den Titel mit dem Vornamen! So heißt es beispielsweise bei Thomas Windsor „Sir Thomas“ statt „Sir Windsor“. Das weibliche Pendant ist übrigens „Dame“.

Schlussformel – „with friendly greetings“, oder?

Der wichtigste Unterschied zwischen deutschem und englischem Schriftverkehr liegt im kleinsten Detail: Den Satzzeichen. So setzen Sie im Englischen ein Komma nach der Grußformel – im Deutschen aber nicht!

Welche Schlussformel Sie verwenden, hängt indes auch im Englischen von Anlass, Adressat und Bekanntheitsgrad ab. Üblich ist bei Geschäftsbriefen oder Mails „Yours sincerely“ beziehungsweise, bei unbekanntem Adressaten eher „Yours faithfully“.

Sie sind im Büroalltag oft mit Briefen und Anreden konfrontiert? Dann sind Sie vermutlich sowieso ein Profi, was den richtigen Ton bei der Kommunikation zu verschiedenen Anlässen angeht. Sind Sie trotzdem unsicher oder noch ganz neu auf dem Gebiet, hilft Ihnen mit Sicherheit unser praxisbezogenes Q&A weiter. Eine Orientierung bietet außerdem die Norm DIN 5008 – hier sind Gestaltungs- und Formulierungsregeln für Geschäftsbriefe festgeschrieben, die sich auch auf E-Mails übertragen lassen.

Leserfrage 1: „Muss es ‚Herr‘ oder ‚Herrn‘ heißen?“

Schreibt man in der Anschrift „Herrn Klaus Müller“ oder reicht „Herr Klaus Müller“?

Richtig ist „Herrn“. Das „n“ ist obligatorisch. Es handelt sich um einen Akkusativ (an wen schicke ich?), deshalb muss das „n“ angehängt werden.

„Herrn“ oder „Frau“ ist kein Muss!

Denkbar ist auch, dass Sie auf „Herrn“ oder „Frau“ in der Anschrift verzichten. Aus den meisten Vornamen ist schließlich zu erkennen, ob es sich um einen Herrn oder eine Dame handelt. Um sicherzugehen, dass Sie niemandem auf die Füße treten, empfehlen wir dennoch, nicht auf „Frau“ oder „Herrn“ zu verzichten.

Ausnahme: Sie kommunizieren mit einer jungen, aufgeschlossenen Zielgruppe.

Leserfrage 2: „Titel in Anreden und Anschriften: Wie gehe ich damit um?“

Wie schreibe ich Kunden mit Titeln korrekt an?

Generell gilt: Gebrauchen Sie sowohl in der mündlichen als auch in der schriftlichen Anrede den Titel Ihres Ansprechpartners. Es sei denn, er oder sie äußert von sich aus den Wunsch, dass sie auf die Nennung des Titels verzichten.

Inhaber akademischer Grade werden sowohl schriftlich als auch mündlich mit ihren Titeln angesprochen. Und entgegen früheren Meinungen sind auch akademische Grade in die weibliche Form umsetzbar. Bei der Anrede einer Frau haben Sie heute die Wahl zwischen „Frau Professor“ und „Frau Professorin“. Der Dr. wird immer abgekürzt – der Professor hingegen nie, auch nicht in der Anschrift.

Übrigens: Hat sich Ihr Gegenüber ohne Titel vorgestellt und Sie haben auch anderweitig nicht davon erfahren, so ist keine Entschuldigung Ihrerseits nötig, wenn Sie den Titel in der Anrede weggelassen haben. Schließlich wussten Sie es nicht besser. Schließen Sie den Titel aber künftig mit ein, sobald Sie davon erfahren.

Wie schreibt man mehrere akademische Titel in der Anrede?

Trägt eine Person mehrere akademische Titel, so tauchen sie in der Anschrift noch auf:

„Herrn

Professor Dr. Ralf Mertens“

In der Briefanrede verwenden Sie hingegen nur den höchsten Titel:

„Sehr geehrter Herr Professor Mertens, ..."

Leserfrage 3: „Wie schreibe ich die weibliche und männliche Form zusammen richtig?“

Wir legen in unserem Unternehmen in der Korrespondenz großen Wert auf die Nennung der weiblichen und männlichen Form. Also, zum Beispiel Bewerberin und Bewerber. Ich finde das gut, aber manchmal finde ich es umständlich und es ist mir zu lang. Ich hätte gern eine Alternative. Kann ich den folgenden Satz so schreiben?

„Bei Fragen wenden Sie sich am besten direkt an Ihre/n zuständige/n Personalsachbearbeiter/in. Er/Sie ist Ihnen gerne behilflich.“

Antwort: Stilistisch ist das nicht besonders gelungen. Abgesehen davon fehlen überall die Bindestriche. Damit sähe es dann so aus:

„… an Ihre/-n zuständige/-n Personalsachbearbeiter/-in. Er/Sie …“

Was noch nicht korrekt ist, ist das Durcheinander der männlichen und weiblichen Form: Die Reihenfolge stimmt also nicht. Laut Duden sollte man in so einem Fall nicht auf die Doppelnennung verzichten. Also schreiben Sie:

„… an Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin/Ihren zuständigen Personalsachbearbeiter. Er oder sie …“

Kurzformen im Singular sollten Sie laut Duden grundsätzlich vermeiden.

Leserfrage 4: „Wie lautet die korrekte Anschrift und Anrede in einem Kondolenzschreiben?“

Der Ehemann und Vater einer Kollegin ist verstorben. Mit der Mutter ist mein Chef per Du. Die Kinder sind erwachsen, mein Chef kennt sie nur vom Sehen.

Anschrift (Kondolenzanschrift der Ehefrau angegeben): Was ist aktuell und richtig?

1. „Familie Elisabeth Mustermann?“
2. „Frau Elisabeth Mustermann – Oliver und Thomas Mustermann“?

Anrede: Was ist richtig?

1. „Liebe Elisabeth,sehr geehrter Oliver, sehr geehrter Thomas“?
2. „lieber Oliver und Thomas“?

Und: Mein Chef möchte, dass ich schreibe: „Ich drücke Ihnen auf diesem Wege mein Beileid aus.“ Ist das okay?

Inge F. aus Erlangen

Gleichberechtigte Anrede bei einem Trauerschreiben

Schreiben Sie die Frau und die Kinder gleichberechtigt an. Bei „Familie Elisabeth Mustermann“ werden die erwachsenen Kinder nicht genannt. Die Familie wurde gerade „auseinandergerissen“. Das könnte den Schmerz eher verstärken.

Die Anschrift lautet deshalb:

„Frau Elisabeth Mustermann

Herrn Oliver Mustermann

Herrn Thomas Mustermann“

Im deutschen Schriftverkehr nennen Sie die Damen in der Anschrift immer zuerst. Und hier sowieso, da Elisabeth ihren Mann verloren hat.

Schreiben Sie bei der Anrede statt „Sehr geehrte/geehrter“ eher „Liebe“ und „Lieber“; unabhängig davon, ob man sich duzt oder siezt. Ihr Chef duzt die Ehefrau, dann kann er die Söhne auch mit „Lieber“ anschreiben. Und da Ihr Chef die Kinder zu siezen scheint, würde ich die Anrede mit dem Vor- und Zunamen kombinieren.

„Liebe Elisabeth, lieber Oliver Mustermann, lieber Thomas Mustermann…“