Die korrekte Anrede: Professionelle Form und Reihenfolge

„Sehr geehrte“, „Guten Tag“ oder „Hallo“ – was ist bei der geschäftlichen Korrespondenz die richtige Anredeform? Bei Schreiben kommt es allerdings nicht nur auf die korrekte Anredefloskel an, sondern auch auf die protokollarische Reihenfolge. Wie Sie Personen mit Titeln und Amtsbezeichnungen richtig ansprechen und welche Tipps Sie bei der Formulierung der Anrede unbedingt beachten sollten, lesen Sie in diesem Artikel.

Sekretärinnen stehen jeden Tag vor der Herausforderung, Geschäftsbriefe, E-Mails und diverse weitere, im beruflichen Umfeld anfallende Korrespondenz, professionell zu erstellen. Das Ziel bei der Texterstellung ist dabei meist immer das gleiche: Fakten und Detailinformationen adäquat und korrekt darzustellen. Von der fehlerlosen Aufbereitung eines Angebotes, empathischen und stilistisch ansprechenden Formulierungen und der Einhaltung von grundlegenden Schreib-, Komma- und Gestaltungsregeln, wie der DIN 5008, hängt viel ab.

Darüber hinaus ist die Assistenz in der Verantwortung, Geschäftspartner, Kollegen, Kunden oder Interessenten mit der Geschäftskorrespondenz persönlich anzusprechen. Die korrekte Anrede des Empfängers in einem Brief oder einer E-Mail ist daher besonders wichtig. Dabei ist sowohl die Form der Anrede als auch die korrekte Reihenfolge von großer Bedeutung. Der Grund: Die Anrede stellt neben dem Betreff die erste Information dar, die Adressaten vom Anschreiben wahrnehmen – und der erste Eindruck ist bekanntlich der wichtigste.

Die Assistenz im Sekretariat und weitere Kollegen und Kolleginnen, die regelmäßig Geschäftskorrespondenz verfassen, stehen aus diesem Grund vor wichtigen Fragestellungen:

• Wie gestaltet man die Anrede in der Geschäftskorrespondenz per Brief korrekt und was sind die Regeln?
• Worauf sollte man beim Schriftverkehr mit Personen mit Titeln achten, beispielsweise mit einem Professor, einem Richter oder bei einem Amtsträger?
• Wie erstellt man in einer E-Mail eine professionelle Anrede?

Wichtige Infos und die Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Artikel.

In den letzten Jahren hat es sich in der Geschäftskorrespondenz durchgesetzt, persönlichere Anredeformen zu verwenden. Üblich sind zum Beispiel die folgenden Formen der Anrede im geschäftlichen Schreiben:

• Liebe Frau Müller,
• Guten Tag Frau Müller,
• Hallo Frau Müller,

Die aufgeführten Beispiele haben gemein, dass sie eine offene und persönliche Kommunikation fördern. Ein unverbindlicherer Ton kann Hierarchien überbrücken und eine gemeinsame Basis in einer Geschäftsbeziehung aufbauen.

Generell entscheidet über die Form der Anrede die Beziehung zum Adressaten und die bisherige Zusammenarbeit. Geschäftskorrespondenz, die im Auftrag des Vorgesetzten erstellt wird, sollte dessen individuelle Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner widerspiegeln. Statt eigenständig eine zu persönliche Anredeform zu wählen, ist es sinnvoll, die Form der Anrede mit dem Chef abzustimmen, um keine Missverständnisse zu erzeugen.

Warum die Beziehung zueinander in der Anrede so wichtig ist

Entscheidend bei der Wahl der Form der Anrede ist die bisherige Beziehung zum Empfänger des Geschäftsbriefes bzw. der E-Mail.

• Wurde des Öfteren Schreiben ausgetauscht und steht regelmäßig im Kontakt, empfiehlt sich zum Beispiel ein „Guten Tag.“
• Wer sich persönlich kennt und schätzt, beginnt ein Anschreiben hingegen mit „Liebe Frau Müller.“
• Kollegen, die im Betrieb zusammenarbeiten und auf Augenhöhe kommunizieren, nutzen stattdessen ein „Hallo“ in der Anrede.

Neben der Form spielt auch die Reihenfolge bei der Anrede eine wichtige Rolle. Diese kommt allerdings erst zum Tragen, wenn es beim Schreiben mehrere Adressaten gibt. Diese Anrede unterscheidet sich je nachdem, ob es sich um ein privates Schreiben oder einen Geschäftsbrief handelt.

Privat: In der privaten Korrespondenz richtet sich die Reihenfolge in der Anrede nach dem Geschlecht und dem Alter. Frauen und ältere Personen werden daher zuerst genannt.

Geschäftlich: Bei Geschäftskorrespondenz hängt die Reihenfolge von der hierarchischen Stellung der Empfänger ab. Daher wird zum Beispiel in einem Brief oder Mail zuerst der Geschäftsführer und dann die stellvertretende Geschäftsführerin angesprochen. Bei gleicher Stellung der Adressaten bzw. bei der unpersönlichen Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ wird die weibliche Person zuerst genannt. 

Bei der Form der Anrede ist es bedeutend, Hierarchien miteinzubeziehen. Maßgeblich für die korrekte Anrede in Geschäftsbriefen ist daher die Stellung der Empfänger. Aus diesem Grund wirkt es professionell:

• einen Geschäftsführer vor einem Abteilungsleiter,
• einen Vertriebsleiter vor einem Außendienstmitarbeiter,
• einen Bundesminister vor einem Landesminister,

in Geschäftsbriefen anzureden. Gleiches gilt für das Adressfeld, welches nach den Regeln und Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden sollte. Während im privaten Rahmen eine Dame bei der Begrüßung bevorzugt wird, ist diese Regel im Geschäftsleben nicht bekannt. Im geschäftlichen Umfeld entscheidet die hierarchische Stellung über die Reihenfolge und nicht das Geschlecht.

Es ist wichtig, Hierarchien in der Geschäftskorrespondenz zu kennen und proaktiv einzuhalten. Die individuelle Reihenfolge der Anrede sollte an die Stellung der Empfänger angepasst werden. Das Ignorieren der Rangfolge wirkt unprofessionell und kann betroffene Geschäftsführer oder andere wichtige Ansprechpartner verärgern. In diesem Fall entscheidet nicht der Inhalt im Anschreiben über Erfolg oder Misserfolg, sondern eine fehlerhafte Anrede.

Zusammengefasst entscheidet die bisherige Form der Beziehung und Zusammenarbeit über die Form der persönlichen Anrede. Sekretärinnen handeln zielführend, wenn sie die Anrede in Geschäftsbriefen spiegeln. Es empfiehlt sich, eher eine konventionelle Form der Anrede zu wählen, statt den Empfänger durch eine zu persönliche Anrede zu verärgern.

Geschäftskorrespondenz, die im Auftrag des Vorgesetzten erstellt wird, sollte dessen individuelle Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner widerspiegeln. Statt eigenständig eine zu persönliche Anredeform zu wählen, ist es sinnvoll, die Form der Anrede mit dem Chef abzustimmen, um keine Missverständnisse zu erzeugen.

Bei der Form der Anrede ist es bedeutend, Hierarchien mit einzubeziehen. Maßgeblich für die korrekte Anrede in Geschäftsbriefen ist zu jeder Zeit die Stellung der Empfänger. Aus diesem Grund wirkt es professionell und geboten:

• einen Geschäftsführer vor einem Abteilungsleiter,
• einen Vertriebsleiter vor einem Außendienstmitarbeiter,
• einen Bundesminister vor einem Landesminister,

in Geschäftsbriefen anzureden. Gleiches gilt für das Adressfeld, welches nach den Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden sollte. Wie in der Anrede muss im Adressfeld der Stellung einer Person zu jeder Zeit Vorrang eingeräumt werden. Während im privaten Rahmen eine Dame bei der Begrüßung bevorzugt wird, ist diese Regel im Geschäftsleben nicht bekannt. Im geschäftlichen Umfeld entscheidet die hierarchische Stellung über die Reihenfolge und nicht das Geschlecht.

Viele kennen das Problem: Sie wissen nicht, wie sie einen Professor oder eine Person mit Doktortitel in der Geschäftskorrespondenz adäquat adressieren sollen. Wer als Sekretärin die folgenden drei Regeln beachtet, wird Akademiker würdevoll und korrekt ansprechen:

1. Hat eine Person mehrere Rangbezeichnungen, wird für die Anrede der höchste Titel verwendet.
2. Das Adressfeld sollte abweichend von Regel 1 alle Titel enthalten.
3. Der akademische Titel Professor kann für sich alleine stehen. Der Nachname der Person muss nicht zwingend genannt werden.

Amtsträger, wie zum Beispiel Abgeordnete des Deutschen Bundestages, ein Bürgermeister oder ein Richter sollten Sie mit ihrer Amtsbezeichnung anschreiben. Diese Regel gilt für die meisten öffentlichen Ämter – einschließlich kirchlicher Würdenträger und für Berufsbezeichnungen.

Ausschließlich Funktionsbezeichnungen, wie Schriftführer, eine Steuerberaterin oder Abteilungsleiter müssen Sie nicht explizit in der Anrede erwähnen. Verfügt eine Person über mehrere Amtsbezeichnungen, sollten Sie die Bezeichnung verwenden, die den stärksten Bezug zur Geschäftskorrespondenz hat.

E-Mails gehören in der heutigen modernen Arbeitswelt zu den beliebtesten und effektivsten Kommunikationsformen. Eine Bewerbung wird in den meisten Fällen ebenso per E-Mail versandt, wie eine Rechnung oder eine Terminanfrage. Moderne Firmen haben ihre Kommunikation komplett digitalisiert und schätzen die Vorzüge, wie Schnelligkeit und Einfachheit.

Bei einer E-Mail, die einen postalischen Geschäftsbrief ersetzt, gelten für den Aufbau und die Anrede die gleichen Formvorschriften. Gerade, weil eine E-Mail schnell geschrieben und versandt ist, sollten Sekretärinnen beim Schreiben zu jeder Zeit höchste Sorgfalt walten lassen.

Ähnlich wie in einem Brief, ist in einer E-Mail die Anrede nach dem Betreff das Erste, was Empfänger wahrnehmen. Wird eine E-Mail ohne Betreff oder die korrekte Anrede verfasst, führt dies zu Irritationen und der Empfänger fühlt sich nicht persönlich angesprochen. Gleichzeitig könnte eine E-Mail, die mit derartigen Formfehlern erstellt wurde, von einem Spam-Filter automatisch als Werbung identifiziert und aussortiert werden.

Aufgrund dieser Tatsache sollte eine E-Mail grundsätzlich eine förmliche und korrekte Anrede beinhalten. Auch ein Betreff ist obligatorisch. Basierend auf der Beziehung zwischen Absender und Empfänger können Sie wie beim Brief auch moderne Formen der Anrede verwenden.

Generell gilt, dass eine geschäftliche E-Mail in einer formellen Art und Weise verfasst werden muss. Diese sollte den Empfänger als Person sowie seine hierarchische Stellung mit Respekt behandeln. Ist dies der Fall, können Geschäftsbriefe in vielen Fällen durch eine E-Mail ersetzt werden. Dies senkt Kosten und erhöht die Effizienz in der Bürokommunikation.

Kurzgefasst: Formen der Anrede in Geschäftskorrespondenz