Betreffzeile, Versendungsvermerke oder Abkürzungen. Die DIN 5008 hält zahlreiche Regeln und Normen im Geschäftsalltag bereit. Wir zeigen Ihnen die 15 wichtigsten Regeln auf einen Blick. Damit gelingt die geschäftliche Korrespondenz ganz leicht!
Die Normen der DIN 5008 sind nach der Reform im März 2020 fast doppelt so umfangreich wie vorher. Die Änderungen in Bezug auf die neue DIN 5008, die der zuständige Normenausschuss getroffen hat, gelten für die unterschiedlichsten Bereiche.
Wenn Sie sich bei der Textverarbeitung oder Gestaltung von Briefen unsicher sind, können Sie sich an die 15 wichtigsten Regeln halten, damit Ihre geschäftliche Korrespondenz professionell und rechtssicher das Unternehmen verlässt.
Was ist die DIN 5008 Norm?
Die DIN 5008 Norm findet vor allem im Büro- und Verwaltungsbereich Anwendung und legt Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung von Geschäftsbriefen, DIN-geregelten Protokollen oder E-Mails fest. Erarbeitet wird die DIN 5008 Norm vom Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen, welcher zum Deutschen Institut für Normung e.V. (oder auch kurz: DIN) gehört.
Für folgende Bereiche empfiehlt die DIN 5008 Norm Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung sowie korrekte Schreibweisen:
- Satzzeichen, Rechenzeichen, Schriftzeichen,
- Abkürzungen und Einheiten,
- Anschriftfelder und Straßennamen,
- Schreibweise von Daten, Uhrzeiten und Telefonnummern,
- Gestaltung von Tabellen,
- Gestaltung von Briefen und E-Mails,
- Gliederung von Texten.
Die Formatierung nach der DIN 5008 Norm ist allerdings nur eine Empfehlung und nicht verpflichtend.
Die 15 wichtigsten DIN 5008 Regeln auf einen Blick
Hier erfahren Sie die 15 wichtigsten DIN 5008 Gestaltungsregeln, die sowohl für Geschäftsbriefe als auch für E-Mails anwendbar sind.
1. Sendungsvermerke korrekt schreiben
Versendungsvermerke wie „Persönlich“ werden im Adressfeld nach DIN 5008 optisch nicht hervorgehoben und stehen ohne Leerzeile zur Anschrift.
2. Anschrift: Ist er Herr oder Herrn?
Es ist ein typischer Fehler, der sich immer wieder in Briefen einschleicht. Korrekt schreibt man die Anrede in Briefen: „An Herrn“ und nicht „An Herr“.
3. Schreiben Sie den Begriff E-Mail mit Bindestrich
Ein Wort, das viele Assistenten und Office Professionals mehrmals am Tag schreiben. Und doch muss man immer wieder überlegen: Heißt es
- die E-Mail?
- die Email?
- das E-Mail?
- das e-Mail?
Korrekt ist in der deutschen Rechtschreibung E-Mail, wobei man auch das E-Mail schreiben kann. Email und e-Mail ist jedoch falsch!
4. Denken Sie daran, in Geschäftsbriefen das Datum korrekt zu schreiben
Verwenden Sie im Fließtext die alphanumerische Schreibweise für das Datum nach DIN 5008: 5. August 2016. Es steht keine Null vor der 5.
5. DIN 5008: Die richtige Schreibweise der Telefonnummer
Telefonnummer nach DIN-Norm: Die Schreibweise für Telefonnummern ist verbindlich und vorgegeben.
So ist es richtig:
- Die inländische Schreibweise lautet 0511 123456
- Die Telefonnummer mit Durchwahl lautet 030 12345678-123
- Die internationale Schreibweise lautet: +49 461 3612- 378.
- Die Schreibweise +49 (0) 461 3612-378 ist falsch und irritiert den Empfänger.
6. Gestaltungsregeln für Uhrzeiten in Briefen und E-Mails
Uhrzeiten schreiben Sie in Geschäftsbriefen oder E-Mails korrekterweise so:
- 9 Uhr
- 09:00 Uhr
- 12 Uhr.
7. Betreffzeile in Geschäftsbriefen nach DIN 5008 Norm
Der Betreff wird grundsätzlich fett geschrieben.
8. Wo steht in Geschäftsbriefen die Anrede?
In einem Brief folgen zwei Leerzeilen vom Betreff bis zur Anrede – nicht mehr!
9. Wie viele Zeilen Abstand nach der Anrede?
Wenn Sie den Betreff und die Anrede geschrieben haben, setzen Sie bitte nur eine Leerzeile bis zum Haupttext Ihres Briefes.
10. Abstand bei Unterschriften nach DIN 5008 Norm
Für die Unterschrift haben Sie so viele Leerzeilen zur Verfügung, wie Sie mögen.
Aber bitte nicht zu viel!
Wählen Sie höchstens fünf Leerzeilen – das sollte reichen.
11. Reicht die Unterschrift?
Wiederholen Sie nach der Unterschrift Ihren vollständigen Namen. Der Vorname gehört dazu, deshalb: Keine Abkürzungen!
12. Anlage im Brief angeben
Ob bei Geschäftsbriefen oder Bewerbungen: Muss man „Anlage“ schreiben oder "In der Anlage erhalten Sie", wenn man eine mitsendet?
Grundsätzlich gilt: Sie können die Anlage im Brief schreiben, Sie müssen aber nicht.
Positionierung von „Anlage“ in Geschäftsbriefen laut DIN 5008 Norm
Schalten Sie nach der PC-wiederholten Unterschrift zwei Mal und schreiben Sie dann linksbündig:
- Anlage Brief: Wenn Sie nur ein Papier, einen Prospekt oder Ähnliches beifügen.
- Anlagen: Wenn Sie mehrere Unterlagen mitschicken.
Es ist nicht erforderlich, die verschiedenen Anlagen einzeln aufzuführen. Sie können es aber, wenn es Ihnen sinnvoll oder in einem bestimmten Fall wichtig erscheint.
Beispiel:
Anlagen
1 Prospekt
1 Foto
Sie können „Anlagen“ fett schreiben, müssen es aber nicht. Führen Sie mehrere Anlagen auf, empfiehlt es sich, das Wort „Anlagen“ fett zu schreiben – wie in unserem Beispiel, damit es sich von der Auflistung der einzelnen Anlagen abhebt und wie eine Überschrift wirkt.
13. Gestaltungsregeln nach DIN 5008: Anlage in Fettschrift?
Wenn Sie sich entschieden haben "Anlage" als Wort mit aufzunehmen, schreiben Sie das Wort „Anlage“ fett.
14. Verteiler aufnehmen
Fettschrift: Das Gleiche gilt für die Schreibweise des Verteilers. Er steht mit einer Leerzeile Abstand zur Anlage.
15. Schreibweise nach DIN 5008 Norm: PS richtig schreiben
Hätten Sie es gewusst? „PS“ ist die einzig richtige Schreibweise. P.S. ist falsch. Auch das wissen viele nicht.
Fazit: Die 15 wichtigsten Regeln der DIN 5008 in der Korrespondenz
Wie schreibe ich die Adresse richtig? Wie gestalte ich das Anschriftfeld korrekt? Kommen zwischen der Anrede und dem Haupttext eine oder zwei Leerzeilen? All diese Fragen beantworten die Gestaltungsregeln der DIN 5008 Norm. Wenn Sie sich also an diese 15 Regeln halten, wenden Sie die wichtigsten Vorschriften der DIN 5008 Norm richtig an und haben keine Probleme mehr mit Ihrer Geschäftskorrespondenz.
FAQ: Alles, was Sie rund um die Gestaltungsregeln der neuen DIN 5008 Norm wissen müssen
Was ist die DIN 5008 Norm?
Die DIN 5008 Norm legt die Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung von Geschäftsbriefen und E-Mails fest und kommt vor allem im Büro- und Verwaltungsbereich zur Anwendung.
Welche Textelemente können nach DIN 5008 Regeln gestaltet werden?
Das sind Satz-, Rechen- oder Schriftzeichen sowie Abkürzungen. Aber auch das Anschriftfeld oder die Anrede können nach DIN 5008 Norm formatiert werden. Allgemein betrachtet profitiert die gesamte Textgestaltung von E-Mails und Geschäftsbriefen von der Norm.
