Ein Protokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung eines Ereignisses oder einer Besprechung. Es kann von verschiedenen Arten sein, wie zum Beispiel einem Meetingprotokoll, einem Laborprotokoll oder einem Notfallprotokoll. Das Ziel des Protokolls ist es, wichtige Informationen zu dokumentieren und eine klare Darstellung der besprochenen Themen zu liefern.
Protokoll-Norm nach DIN 5008 seit 2020
Im März 2020 wurde die DIN 5008 reformiert und erhielt eine neue Regelung für Protokolle. Ein Protokoll wird gemäß der DIN 5008 als schriftliches Dokument definiert, das alle wichtigen Inhalte von Besprechungen oder anderen Ereignissen dokumentiert.
Die neuen Regelungen für Protokolle in der DIN 5008 sind noch sehr allgemein gehalten und lassen Raum für Interpretationen. Allerdings eröffnen sie ein komplett neues Feld, das in Zukunft vermutlich weiter ausgebaut werden wird.
Das gehört jetzt in den Protokollrahmen
Der Protokollrahmen ist nun geregelt und besteht aus dem Protokollanfang (Protokollkopf) und dem Protokollschluss (Protokollfuß). Der Protokollkopf muss folgende Mindestbestandteile enthalten: Unternehmens-/Abteilungsname, Art des Protokolls, Anlass der Sitzung, Datum, Beginn und Ende der Sitzung, Teilnehmer, Protokoll- und Besprechungsführer sowie die Tagesordnung. Der Protokollfuß muss mindestens das Ausfertigungsdatum, den Namen und die Unterschrift der Sitzungsleitung, den Namen und die Unterschrift des Protokollführers, den Verteiler, sofern dieser nicht mit der Teilnehmerliste im Protokollkopf übereinstimmt, und die Auflistung der angefügten Anlagen enthalten.
Inhalt des Protokolls nach DIN 5008
Der Inhalt des Protokolls richtet sich laut DIN 5008 nach dem jeweiligen Anlass und der Protokollform. Der Inhalt muss chronologisch, vollständig, klar und wertneutral im Präsens wiedergegeben werden. Es sollten Entscheidungsvorlagen oder ähnliches dem Protokoll hinzugefügt werden. Außerdem ist es empfehlenswert, neben dem Haupttext eine separate To-do-Liste zu erstellen.
Was genau chronologisch und vollständig bedeutet, ist nicht definiert. In der Praxis gestaltet sich die Umsetzung der DIN-5008-Regelungen für Protokolle manchmal schwierig, da oft Themen in Besprechungen ineinander übergehen und bei der Ausarbeitung des Protokolls sortiert werden müssen. Auch die Frage, ob reine Ergebnisprotokolle wirklich als vollständig durchgehen, da sie Diskussionen und Argumente bewusst außer Acht lassen, ist fraglich. Es bleibt abzuwarten, ob sich die DIN-5008-Regelungen für Protokolle langfristig in der Praxis durchsetzen.
Als Beispiel für ein Protokoll könnte man ein Besprechungsprotokoll, ein Meetingprotokoll oder ein Vorstandssitzungsprotokoll nennen. In jedem Fall müssen diese Protokolle gemäß der DIN 5008 formatiert und die Inhalte klar und prägnant wiedergegeben werden.
Checkliste für ein Protokoll gemäß der DIN 5008:
- Protokollkopf mit allen Mindestbestandteilen
- Protokollfuß mit Ausfertigungsdatum, Namen und Unterschriften der Sitzungsleitung und des Protokollführers sowie Auflistung der angefügten Anlagen
- Chronologische, vollständige, klare und wertneutrale Wiedergabe des Inhalts im Präsens
- Entscheidungsvorlagen oder ähnliche Anlagen dem Protokoll hinzufügen
- Separate To-do-Liste neben dem Haupttext erstellen
- Beachtung des jeweiligen Anlasses und der Protokollform
Die DIN 5008 gibt also klare Vorgaben für den Aufbau und Inhalt eines Protokolls vor. Dies hat den Vorteil, dass Protokolle einheitlich gestaltet werden und somit leichter lesbar und verständlich sind. Außerdem sind sie dadurch auch rechtssicherer, da wichtige Informationen nicht vergessen werden können.
Um die Einhaltung der Vorgaben zu erleichtern, gibt es Checklisten, die bei der Erstellung von Protokollen helfen können.
Der Protokollkopf enthält die folgenden Informationen:
- Name des Veranstalters (verantwortliches Unternehmen bzw. verantwortliche Abteilung)
- Art des Protokolls, z. B. Kurzprotokoll
- Angabe über Art/Anlass der Veranstaltung (Vorstandssitzung, Projektsitzung, Mitgliederversammlung, Ausschusssitzung etc.)
- Daten (Ort, Datum, Zeit)
- Namen der An- und Abwesenden (Anwesende, Entschuldigte, Unentschuldigte, Gäste)
- Namen der Leitung und Protokollführung
- Thema oder vollständige Tagesordnung
- Hinter das Leitwort können Sie einen Doppelpunkt setzen. Dieser ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
- Achten Sie auch beim Protokoll darauf, die Leitwörter geschlechtsneutral zu wählen.
- Handelt es sich um einen Jour-fix, dann ist es wichtig, eine Protokollnummer anzugeben. Falls der Jour-fix einmal ausfällt, ist auch im Nachhinein noch nachvollziehbar, ob alle Protokolle vollständig vorhanden sind, wenn diese nummeriert sind.
- Wenn in der Besprechung lediglich ein Thema besprochen worden ist, wird statt Tagesordnung das Leitwort „Thema“ verwendet.
Checkliste für den Protokollinhalt:
- Chronologische Wiedergabe des Geschehens
- Vollständige Aufnahme aller relevanten Informationen
- Klarheit und Verständlichkeit der Formulierungen
- Wertneutrale Darstellung der Inhalte im Präsens
- Einbindung von Entscheidungsvorlagen und anderen Dokumenten
- To-do-Liste mit Maßnahmen und Verantwortlichen
Checkliste für den Protokollfuß:
Der Protokollschluss enthält, nach der neuen DIN 5008 bei Protokollen, die folgenden Punkte:
- Datum der Ausfertigung
- Name und Unterschrift der Leitung (handschriftlich oder elektronisch verbindlich)
- Name und Unterschrift der Protokollführung (handschriftlich oder elektronisch verbindlich)
- Verteiler, wenn nicht deckungsgleich mit den An- und Abwesenden im Protokollkopf
- Wenn vorhanden: Auflistung der Anlagen
Zusammenfassung und Fazit
Die neuen Regelungen für Protokolle in der DIN 5008 lassen Raum für Interpretationen, aber eröffnen auch ein komplett neues Feld, das in Zukunft vermutlich weiter ausgebaut wird. In der Praxis kann die Umsetzung der DIN-5008-Regelungen für Protokolle schwierig sein, da oft Themen in Besprechungen ineinander übergehen und bei der Ausarbeitung des Protokolls sortiert werden müssen. Auch bleibt fraglich, ob reine Ergebnisprotokolle wirklich als „vollständig“ durchgehen, da sie Diskussionen und Argumente bewusst außer Acht lassen. Es bleibt abzuwarten, ob sich die DIN-5008-Regelungen für Protokolle langfristig in der Praxis durchsetzen. In jedem Fall müssen Protokolle gemäß der DIN 5008 formatiert und die Inhalte klar und prägnant wiedergegeben werden.
