E-Mail-Signatur nach DIN 5008 richtig aufsetzen

Die E-Mail-Kommunikation hat sich in den letzten Jahren zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel im geschäftlichen Alltag entwickelt. Umso wichtiger ist es, dass E-Mails nicht nur inhaltlich korrekt sind, sondern auch formalen Ansprüchen genügen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die E-Mail-Signatur nach der Norm DIN 5008. Die Norm legt fest, welche Bestandteile eine E-Mail-Signatur mindestens enthalten muss und welche Gestaltungsregeln zu beachten sind. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die E-Mail-Signatur nach DIN 5008, ihre Bedeutung und ihren Zweck sowie Tipps zur Umsetzung.

Die Signatur unter einer geschäftlichen E-Mail muss nämlich, wie viele meinen mögen, nicht nur den obligatorischen Gruß und den Namen des Verfassers enthalten, sondern auch verschiedene Elemente, die Informationen über das Unternehmen beinhalten. 

Diese Elemente sind gesetzlich vorgeschrieben. Dazu gehören unter anderem Angaben zur Firma und zum Ort der Niederlassung des Unternehmens. 

Grundsätzlich helfen Signaturen, den Kontakt zwischen Verfasser und Empfänger des Schreibens zu erleichtern. Wer etwa eine Rückfrage hat, kann mit einem Blick auf die Signatur alle relevanten Kontaktdaten erfassen. 

Nachdem geschäftliche Korrespondenz mehr und mehr via Internet versendet und empfangen wird, hat der Gesetzgeber zum 1. Januar 2007 festgelegt, dass E-Mails, ebenso wie Papierbriefe und Faxe, schriftliche Kommunikation darstellen. Daher hat er entsprechende Vorschriften erlassen, in welcher Form die digitale Post zu übermitteln ist. 

Die Korrespondenz an Kollegen und Mitarbeiter jedoch stellt kein geschäftsbezogenes Schreiben dar. In diesem Fall sind keine Pflichtangaben wie der Firmenname nötig, auch dann nicht, wenn eine E-Mail-Korrespondenz zwischen verschiedenen Firmensitzen besteht. Hier reicht es manchmal auch, E-Mails in Form eines Nachrichtenformats zu verschicken. 

Private Company Limited by Shares: Diese Regeln gelten

Die Gesellschaftsform „Private Company Limited by Shares“ ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, da viele Unternehmen ihren Hauptsitz im Ausland haben und eine Ltd. sind. 

Die Namen, die für die Firmenangaben in der Signatur bei den Pflichtangaben genannt werden müssen, unterscheiden sich je nach Unternehmensform. Bei einer Aktiengesellschaft gelten zum Beispiel andere Richtlinien als bei einer GmbH. 

Diese Personen müssen in einer Signatur genannt werden: 

• Bei einer Aktiengesellschaft (AG) müssen alle Mitglieder des Vorstands (auch der Vorstandsvorsitzende) sowie der Aufsichtsratsvorsitzende genannt werden. Beim Aufsichtsratsvorsitzenden ist wichtig, dass Sie an mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen denken. 
• Bei einer GmbH müssen alle Geschäftsführer und ebenso der Aufsichtsratsvorsitzende genannt werden. 
• Bei einer GmbH & Co KG und anderen Unternehmen ohne natürliche Personen als Gesellschafter müssen alle Angaben zur Gesellschaft gemacht werden, die persönlich haftet. 
• Bei einem Einzelunternehmen muss die Bezeichnung der natürlichen Person genannt werden wie zum Beispiel „eingetragene Kauffrau oder die entsprechende Abkürzung. 
• Bei einer Genossenschaft werden alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt. Ein eventueller Aufsichtsratsvorsitzender wird ebenfalls mit Familien und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen erwähnt. 
• Bei der offenen Handelsgesellschaft (OHG) reicht es, Firmenname, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft und Register- sowie Handelsregisternummer zu nennen, wenn ein Gesellschafter eine natürliche Person ist. Sind die Gesellschafter jedoch Unternehmen, werden diese genannt. 
• Bei einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG) wird wie bei der GmbH verfahren

Zeitraubend und lästig: Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail verschicken, tippen Sie zum Ende der Nachricht immer wieder das Gleiche: Firmenname, Ihren Namen, Telefonnummer, …

Schritt für Schritt-Anleitung

1. Klicken Sie auf den Menübefehl „EXTRAS/Optionen“.
2. Wählen Sie danach das Register „E-Mail-Format“.
3. Klicken Sie auf den Button „Signaturauswahl“ im Bereich Signatur.
4. Es öffnet sich ein neues Fenster:
5. Klicken Sie danach auf den Button „Weiter“.
6. Geben Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ Ihren Text für Ihre Signatur ein.
7. Klicken Sie danach auf den Button „Weiter“.
8. Geben Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ Ihren Text für Ihre Signatur ein.
9. Klicken Sie anschließend auf den Button „Fertig stellen“.
10. Schließen Sie das Signatur-Auswahlfenster.

Wenn Sie mit mehreren Signaturen arbeiten möchten, wiederholen Sie die bisherigen Schritte. In dem folgenden Optionenfenster wird Ihnen angezeigt, dass Ihre neue Signatur jetzt als Standardsignatur unter jede ausgehende E-Mail gesetzt wird.

Fazit: Die Signatur in geschäftlichen E-Mails hat nicht nur gestalterischen Charakter

Vielmehr gibt es rechtliche Regelungen, an die Sie sich halten müssen, wenn Sie DIN-gerechte E-Mails im Namen eines Unternehmens versenden – und diese Regelungen sind tatsächlich bindend. Vergessen Sie nämlich die Signatur oder fehlen Pflichtangaben, können empfindliche Strafen auf Sie und Ihren Arbeitgeber zukommen. Die gute Nachricht: In der DIN 5008 sind einige wichtige Merkmale definiert, an die Sie sich beim Verfassen von Geschäftsmails halten sollten. Mit diesem Überblick fällt es Ihnen leicht, zukünftig eine korrekte Signatur für E-Mails zu erstellen.