Die Formatierung nach DIN 5008

Wie genau kann die Norm in der Praxis angewendet werden? In diesem Abschnitt wollen wir uns mit den konkreten Anwendungsbereichen der DIN 5008 beschäftigen und zeigen, in welchen Fällen eine Einhaltung der Norm sinnvoll und empfehlenswert ist. Dazu werden wir verschiedene Beispiele aus der Geschäftskorrespondenz, Bewerbungsunterlagen, Lebensläufen sowie Dokumentationen und Berichten betrachten und die jeweiligen Anforderungen der Norm erläutern.

Die DIN 5008 gibt nicht nur Empfehlungen für den Büroalltag und die private Korrespondenz, die Verfasser empfehlen außerdem verschiedene Richtlinien für Bewerbungsanschreiben. Auch hier geht es nicht um den Inhalt, sondern um die Formatierung und die Strukturierung des Textes, aber auch Richtlinien zum Design. Die Formatierungsempfehlungen bei Bewerbungsunterlagen betreffen dieselben Bereiche wie für den Geschäftsbrief.

Die Bewerbungsunterlagen sind das Aushängeschild einer Person und sollten daher professionell gestaltet sein. Auch hier bietet die DIN 5008 eine Richtlinie für eine einheitliche und übersichtliche Formatierung.

Das Anschreiben sollte auf einem DIN A4-Blatt verfasst werden, mit einem einzeiligen Abstand zwischen den Absätzen. Die Schriftgröße sollte mindestens 10 Punkt betragen und eine serifenlose Schriftart verwendet werden. Die Adressen des Bewerbers und des Empfängers sollten linksbündig ausgerichtet werden, während das Datum und die Betreffzeile rechtsbündig ausgerichtet werden. Ein Beispiel für die Anordnung der Elemente könnte folgendermaßen aussehen:

Das Bewerbungsfoto sollte in der rechten oberen Ecke platziert werden und sollte ein professionelles und sympathisches Bild der Bewerberin oder des Bewerbers vermitteln.

Der Lebenslauf sollte ebenfalls auf einem DIN A4-Blatt verfasst werden und alle relevanten Informationen zu Ausbildung, Berufserfahrung und Weiterbildungen enthalten. Auch hier gilt eine serifenlose Schriftart und eine Schriftgröße von mindestens 10 Punkt. Der Lebenslauf sollte übersichtlich gestaltet sein und eine klare Struktur aufweisen, um dem Personaler eine schnelle Erfassung der wichtigsten Informationen zu ermöglichen.

Der Lebenslauf ist ein wichtiger Bestandteil der Bewerbungsunterlagen und sollte eine übersichtliche und klare Formatierung aufweisen. Die DIN 5008 bietet auch hierfür eine Richtlinie.

Der Lebenslauf sollte auf einem DIN A4-Blatt verfasst werden und alle relevanten Informationen zu Ausbildung, Berufserfahrung und Weiterbildungen enthalten. Die Schriftgröße sollte mindestens 10 Punkt betragen und eine serifenlose Schriftart verwendet werden. Der Zeilenabstand sollte einzeilig sein und der Fließtext linksbündig ausgerichtet werden. Eine mögliche Gliederung des Lebenslaufs könnte folgendermaßen aussehen:

Persönliche Daten:

• Vor- und Nachname
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum und -ort

Ausbildung:

• Schulabschlüsse (mit Abschlussdatum und Schulname)
• Berufsausbildungen (mit Abschlussdatum und Ausbildungsbetrieb)
• Studium (mit Abschlussdatum und Studienfach)

Berufserfahrung:

• Praktika
• Berufliche Tätigkeiten (mit Firmenname, Position und Beschäftigungszeitraum)
• Besondere Erfahrungen (z.B. Auslandsaufenthalte, ehrenamtliche Tätigkeiten)

Weiterbildungen:

• Seminare und Kurse (mit Kursinhalte und -dauer)
• Zertifikate und Abschlüsse (mit Ausstellungsdatum und ausstellende Institution)

Sprachkenntnisse:

• Sprachen (mit Kenntnisstand in Wort und Schrift)
• Sonstige Qualifikationen

Die Einhaltung der DIN 5008 bei der Formatierung von Lebensläufen trägt dazu bei, dass der Lebenslauf übersichtlich und klar strukturiert ist. Eine serifenlose Schriftart und eine Schriftgröße von mindestens 10 Punkt erhöhen die Lesbarkeit und sorgen für eine schnelle Erfassung der wichtigsten Informationen durch den Arbeitgeber. Eine Checkliste kann dabei helfen, alle relevanten Punkte zu berücksichtigen und eine einheitliche und professionelle Formatierung sicherzustellen.

Die DIN 5008 bietet auch für die Formatierung von Geschäftsbriefen eine Richtlinie. Die Einhaltung der DIN 5008 ist dabei nicht nur aus ästhetischen Gründen wichtig, sondern auch um eine klare und einheitliche Kommunikation zu gewährleisten.

Ein Geschäftsbrief sollte auf einem DIN A4-Blatt verfasst werden und folgende Bestandteile enthalten:

Briefkopf:

• Name und Anschrift des Absenders (im Firmenbriefpapier vorgegeben)
• Datum (in der Regel linksbündig)
• Referenzzeile (optional, z.B. Rechnungs- oder Bestellnummer)

Empfängeranschrift:

• Name und Anschrift des Empfängers (rechtsbündig)

Betreff:

• Kurze, prägnante Zusammenfassung des Anliegens (linksbündig)

Anrede:

• Geschlechtsspezifische Anrede (z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrter Herr Müller")

Textteil:

• Klare Gliederung in Einleitung, Hauptteil und Schluss
• Einhaltung des Blocksatzes, bei Bedarf mit Silbentrennung
• Einzeiliger Zeilenabstand
• Textausrichtung linksbündig

Schlussformel:

• Höfliche Verabschiedung (z.B. "Mit freundlichen Grüßen")
• Unterschrift des Absenders
• Name und Position des Absenders

Gerade in der Unternehmenspraxis sind Dokumentationen und Berichte ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit. Ob interne Berichte, Projektberichte oder Abschlussberichte: Eine klare und übersichtliche Formatierung erleichtert nicht nur die Lesbarkeit, sondern vermittelt auch Professionalität und Kompetenz. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten, die der DIN 5008 entsprechen:

1. Deckblatt: Das Deckblatt sollte alle relevanten Informationen enthalten, wie z.B. Titel des Berichts, Verfasser, Datum und ggf. Firmenlogo. Dabei sollte eine klare Strukturierung und eine übersichtliche Anordnung der Informationen angestrebt werden.
2. Inhaltsverzeichnis: Ein Inhaltsverzeichnis ist ein unverzichtbares Element in Berichten und Dokumentationen. Es sollte alle Kapitel und Unterkapitel mit entsprechender Seitenzahl enthalten und übersichtlich gestaltet sein.
3. Gliederung: Eine klare Gliederung erleichtert die Orientierung und Lesbarkeit des Berichts. Die einzelnen Kapitel sollten sinnvoll aufeinander aufbauen und die Haupt- und Unterkapitel sollten entsprechend nummeriert und gegliedert sein.
4. Schriftgröße und -art: Die Norm empfiehlt eine Schriftgröße von mindestens 10 Punkt für Fließtexte und 11 Punkt für Überschriften. Als Schriftart werden serifenlose Schriften wie Arial oder Verdana empfohlen.
5. Zeilenabstand: Die DIN 5008 empfiehlt einen einzeiligen Abstand zwischen den Zeilen.
6. Textausrichtung: Die Norm empfiehlt eine linksbündige Textausrichtung für den Fließtext.

Checkliste für die Formatierung von Dokumentationen und Berichten nach DIN 5008:

• Deckblatt mit allen relevanten Informationen
• Inhaltsverzeichnis mit allen Kapiteln und Unterkapiteln
• Klare Gliederung mit sinnvollem Aufbau der Kapitel
• Schriftgröße von mindestens 10 Punkt für Fließtexte und 11 Punkt für Überschriften
• Einzeiliger Zeilenabstand
• Links- oder Blocksatz für Fließtext

Beispiele für die Anwendung der DIN 5008 in Dokumentationen und Berichten:

• Ein Projektbericht enthält ein übersichtliches Deckblatt mit allen relevanten Informationen, ein Inhaltsverzeichnis mit den Kapiteln und Unterkapiteln und eine klare Gliederung mit sinnvollen Überschriften und nummerierten Kapiteln. Die Schriftart ist eine serifenlose Schrift wie Arial und der Zeilenabstand beträgt einzeilig.
• Eine interne Unternehmensdokumentation enthält ein strukturiertes Deckblatt mit Verfasser und Datum, ein Inhaltsverzeichnis mit allen Kapiteln und eine klare Gliederung mit sinnvollen Überschriften. Die Schriftart ist ebenfalls eine serifenlose Schrift wie Verdana und der Text ist linksbündig ausgerichtet.
• Ein Abschlussbericht für ein Forschungsprojekt enthält ein prägnantes Deckblatt mit Titel, Autoren und Logos der beteiligten Organisationen. Das Inhaltsverzeichnis ist übersichtlich und enthält alle Kapitel und Unterkapitel mit entsprechenden Seitenzahlen. Die Gliederung folgt einem klaren Aufbau und ist nachvollziehbar gegliedert. Die Schriftgröße beträgt mindestens 10 Punkt und die Schriftart ist serifenlos. Der Zeilenabstand beträgt einzeilig und der Fließtext ist linksbündig ausgerichtet.

Nicht nur für den Geschäftsbereich, auch für private Zwecke können Kenntnisse zur DIN 5008 von Vorteil sein. Besonders dann, wenn Briefe mit offiziellem Charakter an Firmen und Behörden gesendet werden sollen. 

Muster zur Gestaltung persönlicher Korrespondenz sind auch in der jüngsten Fassung Bestandteil der DIN-Norm. Die Norm empfiehlt, ein entsprechendes privates Schreiben formal an die Richtlinien für Geschäftsbriefe anzulehnen. Allerdings entfällt hier der Informationsblock.

Empfohlene Abmessungen in cm für verschiedene Elemente eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008:

Diese Abmessungen sind Richtwerte und können je nach individuellem Bedarf angepasst werden. Wichtig ist jedoch, dass die Grundsätze der DIN 5008 zur Gestaltung von Geschäftsbriefen eingehalten werden.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.