So schreiben Sie Geschäftsbriefe DIN 5008 konform

Der erste Eindruck macht in der betrieblichen Korrespondenz eine Menge aus. Um dabei die größtmögliche Einheitlichkeit zu erreichen, wurde die Norm DIN 5008 ins Leben gerufen. Sie ist Assistenzkräften und allen, die mit dem Verfassen von Geschäftsbriefen betraut sind, eine immense Hilfe.

So gibt die Norm für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 für das grundsätzliche Layout eines jeden Briefblatts feste Regeln vor. Folgende Vorgaben sind in der Norm für Geschäftsbriefe festgeschrieben:

1. Seitenränder von 2,5 cm zur linken und mindestens 1 cm zur rechten Blattkante
2. Abstand zur oberen und unteren Blattkante von 1,69 cm
3. Aufzählungen werden um 4,95 cm eingerückt.

Das Anschriftenfeld darf beim Geschäftsbrief nach DIN 5008 nicht mehr als neun Zeilen lang und 40 mm hoch sein. Es setzt sich zusammen aus 

1. Anschrift (sechs Zeilen, Höhe 27,3 mm) und
2. Zusatz- und Vermerkzone (das ist neu: fünf Zeilen, Höhe 17,7 mm). 

In der Zusatz- und Vermerkzone stehen Vorausverfügungen, Produktbezeichnungen oder elektronische Freimachungsvermerke.

Beim Anschriftfeld mit Rücksendeangaben ist es noch ein wenig anders: Hierfür haben Sie nach den Gestaltungsregeln der Norm DIN 5008 eine Fläche von 45 x 85 mm zur Verfügung. Ein solches Feld wird beispielsweise bei Verwendung von Briefumschlägen mit Sichtfenster benötigt.

Die Aufteilung der einzelnen Zonen folgt dann diesen Richtlinien:

• Positionierung des Anschriftfelds auf einer gedachten Linie von 44,7 mm bis zur oberen Blattkante; bei Fensterbriefumschlägen 62,7 mm 
• Unterhalb der gedachten Linie: Eigentliche Anschrift, für die 6 Zeilen à 27,3 mm zur Verfügung stehen
• Oberhalb der gedachten Linie: Rücksendeangaben (in der Regel Absenderangaben) sowie Zusätze und Vermerke („Warensendung“, „nicht nachsenden“ usw.)

Im Allgemeinen empfiehlt sich im Geschäftsbrief nach DIN 5008 eine serifenlose Schriftart zur einfacheren Lesbarkeit.

Im gesamten Anschriftenfeld gibt es keine Leerzeilen mehr – im Gegensatz zu früheren Ausgaben der DIN 5008, wo zwischen Straße und Ortsangabe sowie zwischen der Anschrift des Empfängers und Zusätzen oder Vermerken jeweils ein deutlicher Absatz angedacht war.Nach den neuen Gestaltungsregeln seit 2020 ist außerdem das Unterstreichen postalischer Vermerke zum Absetzen von der Anschrift nicht mehr zulässig.

Gut zu wissen: Wenn Sie mehr als fünf Zeilen Platz in der Zusatz- und Vermerkzone benötigen, dürfen Sie die Anschriftenzone reduzieren, indem Sie eine kleinere Schriftgröße verwenden – aber nicht kleiner als 8 Punkt.

Wo kommt die Briefmarke auf den Briefumschlag?

Assistenzkräfte vor allem größerer Unternehmen müssen sich darauf einstellen: In Bezug auf das Anschriftenfeld hat sich seit 2020 einiges geändert. Zugunsten der Außenwirkung sollte jedes Unternehmen darauf bedacht sein, die neuen Gestaltungsregeln umzusetzen. 

Zumindest bei der Briefmarke ist aber alles beim Alten geblieben: Sie wird nach wie vor oberhalb des Anschriftenfelds rechts aufgeklebt. Achten Sie jedoch drauf, dass die Briefmarke nicht zu nah an den Kanten oben und rechts sitzt und lassen Sie besser zu beiden Seiten etwas Abstand. Es könnte sonst in der Bearbeitungsstelle der Post passieren, dass sich die Briefmarke vom Briefumschlag löst. Bei einem Großbrief ist der Platz der Briefmarke auf dem Umschlag identisch.

Oft ist es mit der Ortsangabe nach DIN 5008 nicht getan: Damit der Geschäftsbrief auch sicher beim Empfänger ankommt, bietet sich in manchen Fällen die zusätzliche Angabe des Ortsteils an. Schreiben Sie in diesem Fall die Ortsteilangabe ohne Postleitzahl und nicht als Zusatz zum Bestimmungsort. 

Besser: Platzieren Sie die Ortsteilangabe in einer gesonderten Zeile oberhalb der Zustell- oder Abholangabe.

Nachdem Layout, Anschriftenfeld, Rücksendeangaben und sonstige Details zum Aufbau geklärt sind, geht ans Inhaltliche: Den Brieftext selbst. Schon bei den ersten Zeilen kann der Absender, der die Gestaltungsregeln der neuen DIN 5008 nicht kennt, leicht auf die falsche Fährte gelangen.

Zum Text gehört der Betreff, der mit einem Zeilenabstand von zwei Zeilen über der Anrede oder Begrüßung steht. Hier gilt: Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben. Der Betreff kann aber weiterhin hervorgehoben werden, allerdings nur noch durch Fettschrift oder eine farbliche Kennzeichnung. Andere Arten der Hervorhebung werden nach der neuen DIN 5008 seit 2020 nicht mehr empfohlen.

Nun zum Schreiben der Betreffzeile: Beginnen Sie immer – ohne Einrückungen – an der Fluchtlinie Ihres Brieftextes. Ist ein längerer Betreff vonnöten, können Sie diesen sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilen. Allerdings empfiehlt sich aus optischen Gründen eine Beschränkung auf zwei Zeilen.

Besitzt Ihr Briefkopf eine Bezugszeichenzeile? Dann steht der Betreff zwei Leerzeilen nach der Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock. Nach dem Betreff fügen Sie einen Absatz von zwei Leerzeilen ein und beginnen mit der Anrede.

Die Wörter „Anlage/Anlagen“ und „Verteiler“ sollten seit den Neuerungen im März 2020 nach der DIN 5008 im Geschäftsbrief nur noch durch Fettschrift hervorgehoben werden. Hervorhebungen durch:

• Einrücken, 
• Zentrieren oder 
• Unterstreichen 

sind nicht mehr erlaubt. 

Beachten Sie auch: Nach den Vermerken steht nie ein Doppelpunkt!

Der Mindestabstand Ihres Anlagenvermerks vom letzten Bestandteil des Briefs beträgt eine Leerzeile – wenn nur handschriftlich unterschrieben wird, mindestens drei Zeilen. Den Verteilvermerk positionieren Sie mit einer Leerzeile Abstand zur Aufzählung im Anlagenvermerk. Bei Platzproblemen darf die Leerzeile wegfallen. Oder Sie setzen die Vermerke rechts neben den Unterschriftsblock. Beginnen Sie dann bei 125,7 mm vom linken Blattrand aus gesehen auf Höhe der Grußformel.

Unsere Empfehlung: Schreiben Sie die Unterschriftenzusätze (zum Beispiel „i. A.“) entgegen der DIN-Empfehlung auch mit der Hand. Denn: Nach § 51 HGB hat der Prokurist in einer Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt. Dies lässt sich auch auf alle anderen Unterschriftsvollmachten übertragen.