DIN 5008 Norm: Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung

Gerade bei geschäftlicher Korrespondenz sind Fehler nicht nur unschön und wirken unprofessionell, sondern können auch schlimme Folgen nach sich ziehen. Rechtschreibung und damit auch die DIN 5008 ist in der professionellen Korrespondenz unheimlich wichtig, weswegen Sie die wichtigsten Regeln für die neue DIN 5008 unbedingt kennen sollten!

Die DIN 5008 gilt als zentrales Regelwerk für die formale Gestaltung von Schriftstücken in Deutschland. Herausgeber ist das Deutsche Institut für Normung (DIN), das die Richtlinie regelmäßig im zuständigen Normenausschuss überarbeitet – insbesondere mit Blick auf veränderte Arbeitsprozesse wie die digitale Textverarbeitung.

Auch wenn die Anwendung der DIN 5008 gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, bietet sie verlässliche Orientierung: Sie unterstützt eine klare, lesbare und strukturierte Gestaltung von Schriftverkehr – im beruflichen wie auch im privaten Kontext – und trägt zur professionellen und rechtssicheren Kommunikation bei.

Wer regelmäßig geschäftliche Korrespondenz zu erstellt, weiß: Eine klare und einheitliche Gestaltung vereinfacht den Arbeitsalltag deutlich. Um sich schnell in Briefen, E-Mails oder anderen Dokumenten zurechtzufinden, braucht es verbindliche Standards – genau diese liefert die DIN 5008.

Sie sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken und unterstützt eine effiziente Büroorganisation.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung erfüllt die Norm zudem eine weitere wichtige Aufgabe: Sie erleichtert die maschinelle Verarbeitung – etwa beim digitalen Erfassen von Rechnungen oder dem automatisierten Auslesen von Adressdaten.

Die DIN 5008 richtet sich vor allem an Mitarbeitende im Sekretariat, in der Verwaltung sowie in Behörden, Ämtern und kaufmännischen Berufen – also überall dort, wo professionelle Geschäftskorrespondenz zum Arbeitsalltag gehört. Doch auch im privaten Schriftverkehr und bei offiziellen Dokumenten wie Bewerbungen, Lebensläufen oder Kündigungen leisten die Gestaltungsregeln der Norm wertvolle Unterstützung.

Die Norm definiert klare Vorgaben für alle Schriftstücke, die im Rahmen der Bürokommunikation entstehen. Dazu gehören unter anderem:

• Geschäftsbriefe und Rechnungen
• Tabellen und Abbildungen
• E-Mails
• digitale Präsentationen
• Protokolle und Mitschriften

Für all diese Formate bietet die DIN 5008 einheitliche Regeln – von der Gestaltung des Adressfelds mit Schriftgröße und Zeilenabstand über die korrekte Anrede und Abkürzungen bis hin zur Grußformel und Din 5008-normgerechten Schreibweise der Telefonnummer  im Fußbereich.

Achtung: Die DIN 5008 bezieht sich auf Schriftstücke im deutschen Sprachraum. Für die internationale Kommunikation – etwa bei englischen Geschäftsbriefen, – lassen sich viele Regeln zwar übertragen, dennoch empfiehlt es sich, landesspezifische Gepflogenheiten zu beachten und das Layout entsprechend anzupassen.

Das Regelwerk empfiehlt eindeutig die Verwendung eines Informationsblocks, um die notwendigen Informationen übersichtlicher zu präsentieren. Dabei wird die folgende Reihenfolge als Standard empfohlen:

 Beim Informationsblock darf vom Standard abgewichen werden: Leitwörter lassen sich anpassen, ergänzen oder weglassen. Die Angaben stehen nicht direkt dahinter, sondern mit mindestens einem Leerzeichen Abstand einheitlich an der Fluchtlinie des längsten Leitworts.

Briefgestaltung nach neuer DIN 5008 Norm

Für die geschäftliche Korrespondenz gelten unzählige Regeln für jeden erdenklichen Bereich, damit ein professionelles Schreiben gelingt. Das betrifft auch den Aufbau der Zeilenpositionen. Ein Geschäftsbrief ist formal nach einem genauen Schema aufgebaut. Es gibt zwei Varianten (Form A und Form B), wobei Form B gängiger ist.

Formblatt A

Formblatt B

Für Geschäftsbriefe empfiehlt die DIN-Norm 5008 auch Standards für die Seitenränder, die Betreffzeile, Anrede, den Briefkopf sowie die Anschrift und dem Briefabschluss mit der Grußformel (Signatur). Für die jeweiligen Formatierungen werden folgende Empfehlungen abgegeben:

Seitenränder nach DIN 5008

Bei den Seitenrändern sollten diese Empfehlungen eingehalten werden:

• Zeilenabstand einfach (ohne Leerraum),
• Absatzabstand: 1 bis 1,5,
• Seitenrand links 2,5 Zentimeter,
• Seitenrand rechts 1,5 Zentimeter (darf aus optischen Gründen  bis auf 2 Zentimeter ausgedehnt werden),
• der Abstand zwischen dem oberen Blattrand und der ersten Zeile beträgt 2 bis 4,5 Zentimeter,
• Abstand zwischen unterster Zeile und Blattrand beträgt zwei bis maximal 4 Zentimeter.

Die DIN 5008 macht keine genauen Vorgaben zur Anredeform, empfiehlt jedoch gendergerechte Sprache.

In der Geschäftskorrespondenz hat sich „Sehr geehrter Herr/Frau [Name]“ bewährt. Alternativ sind Formulierungen wie „Guten Tag, Herr/Frau [Name],“ möglich – insbesondere bei längerer Geschäftsbeziehung.

Gendergerechte Varianten umfassen:

• Doppelnennungen: „Sehr geehrte Mitarbeiter, sehr geehrte Mitarbeiterinnen“
• Genderzeichen: „Sehr geehrte Teilnehmer_innen“, „Liebe Bürger*innen“
• Neutrale Formen: „Sehr geehrte Teilnehmende“, „Liebe Beschäftigte“, „Liebes Team“

Neben den Vorgaben zur Gestaltung der E-Mail Signatur enthält die DIN 5008 auch Hinweise zur Verwendung gängiger Sonderzeichen im digitalen Schriftverkehr. Emojis, wie sie in E-Mails oder Chats üblich sind, gelten nun als zulässig – vorausgesetzt, sie passen zum Kontext.

IBAN, Datum, Postleitzahl: So geben Sie Zahlen richtig an.

Datum

Unter anderem favorisiert die DIN 5008 die Schreibweise des Datum Jahr-Monat-Tag:

2025-03-01 (für den 1. März 2025)

Zudem sollte laut DIN-Norm die Jahreszahl immer vierstellige geschrieben werden. Erlaubt sind – bei nationalem Briefverkehr – jedoch auch die folgenden Schreibweisen:

01.03.2025 (vorausgesetzt, dass keine Missverständnisse entstehen)

1. März 2025 (keine Null bei einstelligen Angaben des Tags)

Bei Schreiben innerhalb Deutschlands darf also das Datum in der Reihenfolge Tag/Monat/Jahr geschrieben werden, obwohl die Empfehlung die absteigende Form bevorzugt.

IBAN

Die Internationalen Bankleitzahlen, kurz IBAN, unterscheiden sich in der Länge je nach Land und werden von links nach rechts in Vierergruppen gegliedert:

IBAN Deutschland: DE60 2345 9876 6754 1223 44

IBAN Dänemark: DK66 7112 2312 6597 33

Postleitzahl

Während die Postleitzahl nicht gegliedert wird, werden Postfachnummern zweistellig von rechts unterteilt:

Postfach 1 57 66

Währungsbezeichnungen

Bei Währungsbezeichnungen gibt es laut DIN-Norm mehrere Möglichkeiten:

EUR 150

150 EUR

150 €

€ 150,00

Wird der Betrag jedoch innerhalb eines Satzes genannt, muss er folgendermaßen geschrieben werden:

„Bitte überweisen Sie den Betrag von 150 EUR bis zum 01.03.2020.“

Telefonnummern

Vorwahl und Durchwahl müssen klar voneinander getrennt sein:

0234 123456

Sonderrufnummern/Handynummern

Gebührenpflichtige Sonderrufnummern und Handynummern werden ebenfalls optisch geteilt:

0800 123456

0172 123456

Faxnummern

Damit eine Faxnummer als solche zu erkennen ist, muss vor der Nummer der Hinweis „Fax“ stehen.

Uhrzeit

Laut DIN 5008 gilt bei Uhrzeiten in Geschäftsbriefen, Stunden, Minuten und Sekunden stets mit zwei Zahlen zu beschreiben:

15:45 Uhr oder 14:19:30 Uhr

Auch die professionelle Gliederung längerer Texte folgt den Empfehlungen der DIN 5008 Norm. Zur Gliederung gehören:

• Absätze,
• Aufzählungen,
• Abschnitte,
• Überschriften,
• Fußnoten,
• Schriftart und Schriftgröße,
• Hervorhebungen (durch Fettschrift, Unterstreichen, Großbuchstaben, farbige Schrift, etc.),
• Einrückungen,
• Zeilenabstand,
• Zeilenabstände mit damit verbundenen Leerzeichen.

Die Gliederung des Textes dient maßgeblich der besseren Lesbarkeit und gibt dem Dokument Struktur. Damit wird es einfacher, die Informationen schnell zu finden und zu verstehen. Mit der Gliederung des Fließtextes wird das Dokument in logische Sinnabschnitte eingeteilt.

Abschnitte oder Abschnittsüberschriften zum Beispiel werden durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt und am Ende nicht mit einem Punkt versehen. Die DIN-Normungen helfen außerdem, auch Abschnitte mit einem Leerzeichen vom Text abzugrenzen – sowohl vom nachfolgenden als auch vom vorhergehenden Text.

• Auch Fußnoten gehören zu den Gliederungselementen eines Textes. Sie werden durchnummeriert als hochgestellte Zahlen angezeigt. Die Fußnote selbst steht am Ende, am „Fuß“ der jeweiligen Seite und muss durch mindestens ein Leerzeichen optisch vom Text abgegrenzt werden.
• Bei der Aufzählung wird folgendermaßen verfahren: Vor und nach jeder Aufzählung wird eine Leerzeile gesetzt.
• Für geschäftliche Schriftstücke sieht die DIN 5008 einen einzeiligen Zeilenabstand vor. Bei anderen Dokumenten kann der Abstand vergrößert werden (1,5-zeilig, 2-zeilig), weil sich längere Texte (zum Beispiel in Protokollen) sonst schwer lesen lassen. Aufzählungsmöglichkeiten finden sich in allen Textverarbeitungsprogrammen (Bullet-Points etc.).
• Bei Überschriften, aber auch Kopfzeilen kann die Schriftgröße verändert werden, um sich deutlich vom Text abzuheben. Dabei werden die Überschriften/Kopfzeilen durch einheitliche Abstände vom eigentlichen Text getrennt.
• Einrückungen sind im Grunde Hervorhebungen und dienen dazu, wichtige Textpassagen visuell zu markieren. Sie werden mit je einer Leerzeile vor und nach dem eingerückten Textabschnitt abgesetzt. Die DIN 5008 empfiehlt, die Einrückungen 2,5 Zentimeter vom linken Blattrand zu positionieren, enden sollten Einrückungen mindestens einen Zentimeter vor dem rechten Blattrand.

Schriftart und Schriftgröße

Wählem Sie für E-Mails seriöse und gut lesbare Schriftarten wie Arial oder Times New Roman. Die Schriftgröße sollte in der Regel bei 11 oder 12 Punkt liegen, um eine angenehme Lesbarkeit zu gewährleisten. Vermeide es, zu viele verschiedene Schriftarten zu verwenden, um das Layout übersichtlich zu halten.

Mit Hervorhebungen können Abschnitte eines Textes oder auch nur einzelne Wörter betont werden. Für Hervorhebungen gibt es folgende Möglichkeiten (auch in Kombination):

• Einrücken,
• Zentrieren,
• Unterstreichen, 
• Fettschrift,
• Kursivschrift,
• Anführungszeichen,
• Großbuchstaben,
• Wechsel der Schriftart und Schriftgröße.

Laut der neuen DIN 5008 Norm sollten zudem Unterstreichungen ausschließlich für Webseiten und E-Mail-Adressen verwendet werden, Satzzeichen innerhalb einer Hervorhebung eingeschlossen werden und Satzzeichen am Ende einer Hervorhebung sollen nur dann einbezogen werden, wenn sie inhaltlich zur Hervorhebung gehören.

Weiterhin dürfen geschützte Leerzeichen nicht getrennt werden:

• DIN 5008 – Hier steht ein geschütztes Leerzeichen zwischen "DIN" und "5008", sodass diese zusammenbleiben.
• 10 km – Das geschützte Leerzeichen zwischen "10" und "km" verhindert, dass sie in zwei verschiedenen Zeilen stehen.
• Prof. Dr. Müller – Das geschützte Leerzeichen zwischen "Prof.", "Dr." und "Müller" stellt sicher, dass der Titel und der Name zusammenbleiben.

Schreib- und Gestaltungsregeln bei Rechenzeichen

Bei der Darstellung von Rechenzeichen in Dokumenten gibt die DIN-Norm eine klare Vorgabe, wie zum Beispiel Additions- und Subtraktionszeichen in Geschäftsbriefen verwendet werden:

10 + 7; 5 + 3; 1267 + 432

345 - 341; 876 – 23; 345 – 98

Zwischen den Additions- und Subtraktionszeichen wird je ein Leerzeichen gesetzt. Werden diese jedoch als Vorzeichen verwendet, entfällt das Leerzeichen:

+20 °C

100 – 110 = -10

Das Multiplikationszeichen nach DIN 5008 darf durch ein kleines x oder einen Punkt dargestellt werden:

4 x 5

5 ⋅ 4

Auch hier gilt: Je ein Leerzeichen zwischen den Rechenzeichen und den Zahlen. Bei der Division hingegen gibt es laut DIN-Norm es nur eine Möglichkeit – den Doppelpunkt:

20 : 4

2.000.000 : 12

Das Gleichheitszeichen wird durch einen Doppelstrich dargestellt:

10 + 10 = 20 (mit je einem Leerzeichen)

DIN-Norm gilt auch für Satzzeichen

Die korrekte Verwendung von Satzzeichen schafft im Text nicht nur Überblick, sondern zeugt auch von der Professionalität des Verfassers. Fehler passieren hier besonders häufig und machen nicht nur einen negativen Eindruck, sondern sorgen auch für eine Störung des Leseflusses.

Unter diesen Zeichen versteht man:

• Punkte,
• Kommas,
• Doppelpunkte,
• Gedankenstriche,
• Frage- und Ausrufezeichen,
• Apostrophe,
• Auslassungs- und Anführungszeichen,
• Klammern.

Gemäß DIN 5008 gelten zum Beispiel folgende Regeln:

Nach der jüngsten Reform hat die Bezeichnung „Mittestrich“ ausgedient. Verwendet werden seit März 2020 die Begriffe „Kurzstrich“ (als Bindestrich und Ergänzungsstrich) und „Langstrich“ („Halbgeviertstrich“ für die Wörter „bis“, „gegen“ und Streckenangaben).

Vorgaben für Schriftzeichen laut neuer DIN 5008 Norm

Für Schriftzeichen gelten folgende Regeln:

Eine Tabelle ist eine spezielle Art der Darstellung, in der Informationen und Daten übersichtlich in Spalten und Zeilen angeordnet werden. Das Regelwerk sieht für diese Form der Informationsweitergabe zunächst drei Bestandteile vor:

• Überschrift (die manchmal entfallen kann oder in den Tabellenkopf integriert wird),
• Vorspalte,
• Tabellenkopf.

Formal geht die Tabelle nicht über die Seitenränder hinaus. Sollte eine Tabelle mehrere Seiten füllen, muss auf jeder Seite eine Kopfzeile verwendet werden. Die Tabelle wird außerdem mit mindestens einer Leerzeile von Rest des Textes sowohl oben als auch unten abgegrenzt.

Die Kopfzeile enthält die Bezeichnungen für alle Spalten. Manchmal ist auch eine Kopfbezeichnung notwendig.

In der Vorspalte werden alle Zeilenbezeichnungen und – wenn nötig – Vorspaltenbezeichnungen integriert. Der Tabellenkopf kann durch waagerechte und senkrechte Linien weiter unterteilt werden. Diese Trennlinien eignen sich auch dazu, die Tabelle weiter zu unterteilen.

Auf gleichmäßige Abstände achten

Laut DIN 5008 sollten statt waagerechter Linien, die einer besseren Lesbarkeit dienen sollen, Schattierungen oder farbliche Gestaltungsmöglichkeiten eingesetzt werden. Die Beschriftung der Spalten wird zentriert (bei der Vorspalte linksbündig).

Bei der Beschriftung der Felder gilt:

• Abstand von mindestens 1 Millimeter von der senkrechten Trennlinie.
• Gleichmäßiger Abstand zwischen der Begrenzung der Felder und dem Text oben und unten.
• Bei Textinhalten linksbündig ausrichten, bei Zahlen rechtsbündig.
• Dezimalzahlen werden am Komma ausgerichtet.

Formulare, Vordrucke, Checklisten

Als Grundlage eignet sich die Tabellenform zusätzlich für viele Arten von Formularen, für Checklisten und Protokolle. Auch hier hält die neue DIN 5008 Empfehlungen parat, die den Büroalltag erleichtern sollen und dafür sorgen, dass alle Informationen schnell und übersichtlich zu finden sind. Die ordnenden Eigenschaften dieser Dokumentenform gewährleisten, Informationen chronologisch und einheitlich aufbereiten zu können.

Funktionen festlegen

Vor der Erstellung von Checklisten und Formularen sollten zunächst die Funktionen festgelegt werden:

• Welche Felder brauche ich?
• Muss auf rechnende Funktionen, z. B. in einer Exceltabelle geachtet werden?

Vergessen werden sollten auch nicht der Name des Unternehmens oder der Behörde sowie die Überschrift. Zu achten ist außerdem auf Vollständigkeit und Verständlichkeit. Der Leittext steht dabei in der Regel über dem Schreibtext oder links davon. Die Länge der jeweiligen Felder richtet sich dabei nach dem längsten aller Wörter in der Tabelle. Auf Abkürzungen soll laut DIN 5008 dabei verzichtet werden.