Englische Geschäftsbriefe: Professionelle Korrespondenz auf dem internationalen Parkett

Mit zunehmender Internationalisierung und Globalisierung gehört Mehrsprachigkeit immer häufiger zum klassischen Handwerkszeug von Office-Professionals. Englischkenntnisse werden in nahezu jedem Sekretariat in Deutschland fast täglich benötigt. Wir haben daher praxis-erprobte Formulierungen für englische Geschäftsbriefe, verfasst von englischen Muttersprachlern, für Sie zusammengestellt.

Mit diesen können Sie künftig Ihre englische Geschäfts-Korrespondenz aufwerten. Ab jetzt müssen Sie nie wieder nach den richtigen Worten suchen, haben im Handumdrehen stets moderne Sätze parat und vermeiden „typisch deutsche” Fehler! 

Wie Sie auf Englisch wie ein Profi kommunizieren

Jede Sprache hat ihre Eigenheiten und gängige Redewendungen, die sich nicht 1:1 übersetzen lassen. Wenn Sie im Englischen, etwa im Geschäftsbrief, an den richtigen Stellen hier und da eine treffende Redewendung einfließen lassen, beeindrucken Sie nicht nur Ihre Geschäftspartner – auch Ihr Chef wird über Ihr professionelles Englisch staunen. Ähnlich verhält es sich mit englischen Abkürzungen.

Mit diesen fünf Redewendung auf englisch, kommunizieren Sie wie ein Profi

1. I’m sure we’ll have fun on the business trip with Jane. She’s a real sport.
2. John hates losing. He’s a really bad sport.
3. While Bob is on vacation, Bill is calling the shots.
4. I hear that Doris is front runner for the new management position.
5. Celebrities get off the hook far too easily if they’ve committed a crime.    

Tabelle englische Redewendungen

Englische E-Mails sind häufig etwas lockerer und nicht so förmlich oder höflich wie ein Geschäftsbrief formuliert. Vor allem wenn Ihr Ansprechpartner eher locker formuliert, sollten Sie das auch tun. Aber wie formulieren Sie „weniger förmlich“?

Hier lesen Sie, welche Formulierungen für englischsprachige E-Mails passend sind - inklusive Anrede und Schlussformel bzw. Verabschiedung.

Englische Geschäftsbriefe oder E-Mails: So finden Sie die passenden Formulierungen und Ausdrücke

Hier sind einige Vorschläge für geeignete Formulierungen für Geschäfts-E-Mails – und zum Vergleich die Formulierungen förmlicher Geschäftsbriefe.

Tabelle geschäftliche englische Formulierungen

Die Betreffzeile in englischen Geschäftsbriefen und E-Mails spielt eine wichtige Rolle, denn sie ist der Blickfang Ihrer Nachricht. E-Mails ohne Betreff werden nämlich in den meisten Fällen überhaupt nicht gelesen.

Denn bei einer E-Mail sieht man auf den ersten Blick in der Regel nur zwei Dinge: den Betreff und die Absenderadresse. Und wenn die nicht bekannt ist, löscht man die Nachricht meist ungelesen - weil sie dann mit großer Wahrscheinlichkeit Spam oder auch einen Virus enthält.

Hilfreiche Tipps für die Betreffzeile auf englisch

Mit den folgenden Tipps sind Sie mit Ihrer englischen Korrespondenz immer „up to date“ sind.

1. In vielen englischen Geschäftsbriefen wird die Betreffzeile entweder fett geschrieben oder unterstrichen. Beide Varianten sind für Betreffzeilen in britisch-englischen Briefen. In amerikanischen Briefen steht die Zeile vor der Anrede und braucht daher nicht unbedingt hervorgehoben zu werden.
2. Das vorangestellte Wort „Betreff: ...“ wird in der deutschen Korrespondenz schon lange nicht mehr verwendet. In Ihren englischen Briefen sollten Sie es genauso halten, dann machen Sie alles richtig. Schreiben Sie also nicht mehr „Subj.:“ oder „Subject:“ vor den Betreff.
3. Bei E-Mail-Antworten ist es ratsam, das „Re:“ zu streichen. Nutzen Sie in Ihren E-Mail-Antworten lieber einen eindeutigen Betreff.

So nicht:

Re: 3 questions about next month’s meeting

Besser so:

Answers to your 3 questions about next month’s meeting   

Briefkopf englische Geschäftsbriefe: Der kleine Unterschied zwischen British English und American English

In britischen Geschäftsbriefen steht der Betreff immer mit einer Leerzeile Abstand unter der Grußformel. In der amerikanischen Korrespondenz steht der Betreff wie im Deutschen vor der Anrede. Beachten Sie hier bitte auch den Doppelpunkt nach der Anrede.

Briefkopf-Aufbau: Britische Form

Dear Mr. Miller

Your Order for 10 tables – I suggest these alternatives for unavailable models

Thank you for your order ...

Briefkopf-Aufbau: Amerikanische Variante

Your Order for 10 tables – I suggest these alternatives for unavailable models

Dear Mr. Miller: Thank you for your order ...

Abwesenheitsnotiz Englisch: 2 Muster-Vorlagen speichern

In der modernen Geschäftskorrespondenz ist die Abwesenheitsnotiz ein Muss. Vor allem dann, wenn es keine Vertretung gibt, die während Ihrer Abwesenheit Ihre E-Mails bearbeitet. Haben Sie Kontakte zu englischsprachigen Geschäftspartnern, formulieren Sie die Abwesenheitsnotiz auf Englisch oder zumindest zweisprachig.

Abwesenheitsnotiz Vorlage 1

Dear sender,

Thank you for your message. Please note that I am currently out of office with no access to my email account. I will be back on 16 December. Your message will not be forwarded. In urgent cases, please contact Susann Schneck (s.schneck@xcompany.com).

Thank you very much.
Best regards
Tina Fischer

Abwesenheitsnotiz Vorlage 2

Dear Sir or Madam,

Thank you for your email. I am currently out of office and will be back on 16 December. I will get back to you after my return. During my absence our central office (zentrale@unternehmen. com; +49 40-80 20 42 70) will help you to get in touch with an alternative contact within our company.

Thank you for your understanding.

Yours faithfully
Diana Schulze 

Angebote ablehnen: mit Muster-Formulierungen auf Deutsch und Englisch

Wie lehnen Sie ein Angebot professionell ab und bleiben dabei freundlich? Wir haben dazu für Sie Tipps und Muster-Formulierungen in Deutsch und Englisch zusammengestellt.

Wenn Sie ein Angebot ablehnen müssen, kann das viele Gründe haben:

• Ein unverlangtes Angebot trifft nicht Ihren Bedarf.
• Ein verlangtes Angebot entspricht nicht dem, was Sie erwartet haben.
• Sie wählen aus mehreren verlangten Angeboten eines aus und müssen den anderen Anbietern absagen. 

Tabelle nützlicher Vokabeln und Sätze in englischen Geschäftsbriefen

Absage nach unverlangtem Angebot

Bei einem unverlangten Angebot ist es noch recht einfach, angemessen zu reagieren. Ein kurzer Brief mit Dank für das Angebot und kurzer Begründung der Absage reicht aus. In diesen Fällen kann die Begründung auch allgemein gehalten sein. Persönlicher und zugleich informativer für den Anbieter ist es aber, wenn Sie einen konkreten Grund angeben. 

Deutsch:

• Vielen Dank für Ihr Angebot. Wir brauchen jedoch zurzeit keinen ... Sollte sich das ändern, melden wir uns gern wieder bei Ihnen.
• Danke für Ihr Angebot. Da wir aber keine eigene Poststelle unterhalten, haben wir auch keinen Bedarf an einer Frankiermaschine.

Englisch:

• Thank you very much for your offer. However, we do not require… at present. Should this situation change we will gladly get back to you. 
• Thank you for your offer. As we do not run our own post office, we do not require a franking machine.

Absage nach verlangtem Angebot

Wenn man nach einem verlangten Angebot absagt, ist außer dem obligatorischen Dank auf jeden Fall eine individuelle Begründung nötig. Außerdem können Sie bei grundsätzlich interessanten Angeboten auch um eine Änderung der kritischen Punkte bitten.

Deutsch:

• Da es uns vor allem auf ... ankommt, müssen wir Ihr Angebot leider ablehnen.
• Es ist uns wichtig, dass das Gerät die Funktion X bietet. Da Ihr Gerät nicht über diese Funktion verfügt, können wir Ihr Angebot leider nicht annehmen.
• Nachdem wir alle Angebote verglichen haben, haben wir uns für einen anderen Anbieter entschieden. Er kann bei vergleichbarem Leistungsumfang zu günstigeren Konditionen liefern.
• Ihr Angebot ist in vielen Punkten interessant für uns. Leider liegt der Liefertermin aber zu spät für uns: Wir brauchen die Ware bis zum ... Geben Sie uns doch bitte bis zum ... Bescheid, ob Sie das möglich machen können.

Englisch:

• For us, … is of the utmost importance, thus we will have to decline your offer.
• It is very important for us, that the appliance offers the x function. As your appliance does not have this function we cannot accept your offer.
• Having compared all offers, we have decided on another supplier who can deliver a similar product under more favourable terms.
• Your offer is very interesting in many ways. Unfortunately, the delivery time is too late for us; we need the goods by … . Please let us know by … if you could make our delivery terms.

Zwischenbescheide per E-Mail, mit denen Sie um etwas Geduld bitten

Die Menschen sind heutzutage flott unterwegs. Wenn Sie nicht sofort eine verbindliche Antwort parat haben, versenden Sie einen Zwischenbescheid. Hier lesen Sie, wie Sie das zeitsparend und gelungen bewerkstelligen.

Beantworten Sie jede E-Mail innerhalb eines Tages und senden Sie notfalls einen Zwischenbescheid

„Haben Sie meine E-Mail bekommen?“ fragen die ganz Ungeduldigen, da ist sie gerade erst in Ihrem Posteingang aufgepoppt. Kunden fragen nach ein, zwei Stunden, warum Sie sich noch nicht gemeldet haben – es sei schließlich dringend. Als hätten Sie den ganzen Tag nichts Besseres zu tun, als Gewehr bei Fuß zu stehen und Ihre E-Mails unverzüglich zu beantworten. Trotzdem sollten Sie E-Mails binnen eines Tages beantworten. Immerhin ist es ein schnelles Medium. 

Mit Zwischenbescheiden ersparen Sie sich Nachfragen

Wenn Sie wissen, dass Sie eine E-Mail nicht sofort oder „relativ sofort“ beantworten können, verschicken Sie einen Zwischenbescheid. Sie ersparen sich damit lästiges Nachfragen von Kolleginnen und Kollegen oder verärgerten Kunden. Der Zwischenbescheid hat diese Vorteile:

• Sie beruhigen den Absender.
• Sie verschaffen sich Zeit bis zur endgültigen Antwort.
• Sie verhindern fast immer Nachfragen.

Mit der richtigen Technik erledigen Sie Zwischenbescheide ruck, zuck

Jeden Zwischenbescheid individuell zu formulieren, ist natürlich zeitintensiv. Wenn Sie sich jedoch Schnellbausteine oder Signaturen anlegen, investieren Sie nur wenige Sekunden in Ihre kundenorientierte Kommunikation.

So sollte Ihr Zwischenbescheid nicht aussehen

Wir bestätigen dankend den Eingang Ihrer E-Mail.

Die Bearbeitung wird sich verzögern. Wir melden uns wieder bei Ihnen.

Unsere Meinung:

• Sie sollten nicht auf eine Anrede verzichten. Ja, die müssen Sie dann individuell ergänzen. So viel Zeit muss sein.
• „Wir bestätigen dankend den Eingang …“ – diese Phrase als Einleitung ist ungemein langweilig, distanziert, abgegriffen und nichtssagend. Zumal: Die Formulierung suggeriert, auch wenn sie sehr gebräuchlich ist, die E-Mail könne „gehen“ – und zwar geradewegs zur Bürotür hinein.
• „Die Bearbeitung … verzögern“ – das ist sehr negativ ausgedrückt und könnte viel positiver formuliert werden.
• „Wir melden uns …“ – sehr unverbindlich formuliert. „Na, das kann ja dauern“, wird der Empfänger vielleicht denken.

So formulieren Sie den Zwischenbescheid besser

Wenn es so knapp gehalten sein soll wie in unserem Negativ-Beispiel, dann formulieren Sie lieber kurz und positiv:

Guten Tag, danke schön für Ihre E-Mail.

Wir werden uns so schnell wie möglich um Ihren Wunsch kümmern. Bitte geben Sie uns zwei bis drei Tage Zeit für eine Antwort.

Vielen Dank für Ihre Geduld.

Fehler passieren. Doch es kommt auf den richtigen Umgang mit diesen Fehlern an. Gerade bei englischsprachigen Beschwerden ist dies nicht so leicht. Zum einen fehlen manchmal die passenden Formulierungen, zum anderen kennt man die landestypischen Sitten nicht so recht.

Aber: Wenn Sie souverän auf Kundenbeschwerden antworten, können Sie diese Kunden langfristig an Ihr Unternehmen binden. Denn Sie zeigen, dass Sie sich um sie und ihre Anliegen kümmern.

Fünf Regeln für Reaktionen auf begründete Kundenbeschwerden

1. Bevor Sie schriftlich auf eine Beschwerde reagieren, versetzen Sie sich in die Lage des Kunden. Was genau stört ihn? Hat er tatsächlich Anlass zur Beschwerde? Welches Gefühl wird bei ihm vorherrschen?
2. Suchen Sie keine Ausrede und bitten Sie um Entschuldigung. Übernehmen Sie die Verantwortung für den Fehler im Namen Ihres Unternehmens.
3. Teilen Sie dem Kunden die Schritte mit, die Sie jetzt unternehmen werden, um den Fehler zu beseitigen.
4. Wenn es Ihnen möglich ist, geben Sie dem Kunden einen Rabatt oder eine kleine Zugabe zum ursprünglichen Geschäftsgegenstand.
5. Beenden Sie Ihr Schreiben freundlich und entschuldigen Sie sich nochmals.         

Nutzen Sie diese Formulierungen für Ihre Entschuldigung

•  I feel that we owe you an apology.
• I am very sorry that this happened.
• Please accept my apologies.
• Please accept our sincere apologies for the inconvenience this has caused you.
• We guarantee that this will not happen again.
• To ensure that this does not happen again, we are installing new back-up systems.
• We are implementing companywide training sessions to ensure that we return to the high level of quality and service our customers deserve.  

Was und wie schreiben Sie in Ihre Genesungswünsche auf Englisch, wenn Ihre internationalen Kontakte erkrankt sind? Sie müssen Ihren Brieftext nicht extra ins Englische übersetzen. Merken Sie sich die folgenden Formulierungen oder laden Sie sich die Absätze kostenlos herunter. Dann können Sie sofort darauf zurückgreifen, wenn Sie einem englischsprachigen Kollegen oder Geschäftspartner ein paar Genesungswünsche senden wollen.

6 Mustervorlagen für professionelle und einfühlsame Genesungswünsche auf Englisch (Word)

Genesungswünsche auf Englisch: die wichtigsten Vokabeln

„In der Anlage finden Sie“ ist weder gut noch zeitgemäß formuliert. Und die englische Übersetzung „please find enclosed“ ist auch nicht besser. Dieser Beitrag liefert Ihnen viele gelungene und zeitgemäße moderne Formulierungen, wenn Sie Anlagen per E-Mail auf Englisch korrekt verschicken.

So formulieren Sie gelungene englischsprachige Begleit-E-Mails

So wie in deutschsprachigen E-Mails „anbei erhalten Sie“ ist auch im Englischen „please find enclosed“ der Klassiker. Doch, was soll man in englischer Sprache schreiben, wenn man ein Angebot, eine Einladung, ein Protokoll, ein Werbeschreiben als Anhang per E-Mail verschickt? Formulieren Sie konkret und individuell, um beim Empfänger der E-Mail zu punkten.

Starten Sie Ihre englischsprachige E-Mail mit einer aussagekräftigen Betreffzeile

E-Mails sollten immer eine eindeutige Betreffzeile – englisch „Subject“ – enthalten, die den Inhalt der E-Mail unmissverständlich definiert. Ihr Adressat wird einen eindeutigen Betreff zu schätzen wissen, besonders wenn sie oder er E-Mails im Minutentakt erhält.

Tabelle Beispiele aussagekräftige Betreffzeile

Die Anrede in der englischsprachigen E-Mail: Können Sie „Dear“ weglassen?

Bei der Anrede oder Begrüßung hat sich ein neuer Stil entwickelt. Wenn Sie E-Mails aus den USA erhalten, werden Sie oft Folgendes finden:

Brigitte,

We need the minutes of our last meeting very urgently.

Das klingt kurz angebunden, ist aber kein Zeichen von Unhöflichkeit. So würden Sie die Kollegin am Telefon oder in einem persönlichen Gespräch auch ansprechen.

Unsere Empfehlung: Bleiben Sie auch in der englischen Korrespondenz bei der Anrede mit „Dear“. Wenn Sie eine E-Mail ohne Anrede „Dear“ erhalten, können Sie auch in der gleichen Weise Ihr Schreiben verfassen. 

E-Mails auf Englisch: Vermeiden Sie die üblichen Floskeln beim Versand eines Anhangs

Beachten Sie: Sie erhalten mit diesem Beitrag nicht nur englische Texte für Begleit-E-Mails, sondern auch deren Übersetzung ins Deutsche. Es handelt sich dabei nicht um wörtliche Übersetzungen.

British English – die Besonderheiten

In diesem Beitrag sind alle Texte in britischem Englisch geschrieben. Das bedeutet unter anderem:

• Nach der Anrede steht kein Komma.
• Ms, Mrs und Mr werden ohne Punkt geschrieben.
• Nach der Grußformel steht kein Komma.

Englisch, Anhänge verschicken: 10 Muster-E-Mails mit Übersetzung

1) Deutsch: Versand einer Unternehmensbroschüre

Sekretärin Marketing → Interessenten

Lernen Sie Ego Systemhaus kennen – unsere Unternehmensbroschüre für Sie

Sehr geehrter Herr Fisher,

Sie möchten mehr über unser Unternehmen erfahren und haben Interesse an unserer Entwicklung? Das freut uns.

Die mitgeschickte Unternehmensbroschüre liefert alle interessanten Informationen und macht deutlich, dass die Ego Systemhaus GmbH sich auf einem Markt behauptet, der auch in den nächsten Jahren eine positive Entwicklung verspricht.

Viel Spaß bei der Lektüre.

Freundliche Grüße

Ego Systemhaus GmbH

A. Michaela Knepper

Sekretärin Bereichsleiter Marketing

1) Übersetzung English: Sending out a company brochure

Secretary to the Marketing Department → potential customer

Getting to know Ego Systemhaus – our company brochure for you

Dear Mr Fisher

We were pleased to hear that you would like to find out more about our company and the way it has developed.

The attached company brochure will provide you with all the information you need and it will show you that Ego Systemhaus GmbH operates on a market which in future, promises major growth opportunities, too.

We hope you will enjoy reading our brochure.

With best regards

Ego Systemhaus GmbH

Michaela Knepper

Secretary to the Marketing Manager

2) Deutsch: Versand eines Geschäftsberichts

Assistentin Personal → Interessenten

Der Mobil-Two-Geschäftsbericht für Sie

Sehr geehrter Herr Heather,

vielen Dank für Ihre E-Mail von heute Morgen. Es freut mich, dass Sie an Hintergrundinformationen zu unserem Unternehmen interessiert sind.

Der mitgeschickte Geschäftsbericht informiert Sie von A bis Z über die Entwicklung von Mobil-Two. Ganz besonders stolz sind wir darauf, dass sich der Aufwärtstrend nun schon seit fünf Jahren fortsetzt – dazu mehr auf Seite 16.

Viel Freude beim „Studieren“!

Mit freundlichen Grüßen aus Oberhausen

Mobil-Two

A. Andrea Kruse

Sekretärin Abteilung Personal

2) Übersetzung English: Sending out a company report

Secretary to the Human Resources Department → applicant

The mobil-two company report

Dear Mr Heather

Many thanks for the email you sent us this morning. We were happy to receive your request for background information on our company.

The attached company report will provide you with comprehensive information about the development of Mobil-Two. We’re especially proud of the fact that this positive trend has continued for five years now – for more information please see page 16.

We hope that what you read will prove interesting to you!

With best regards from Oberhausen

Mobil-Two

Andrea Kruse

Secretary to the Human Resources Department

3) Deutsch: Versand eines Geschäftsberichts/einer Unternehmensbroschüre

Assistentin der Geschäftsleitung → Interessenten/zukünftigen Kunden

Geschäftsbericht HEXA LICHT

Was ich in unserem Telefonat versprochen habe,

sehr geehrter Herr Miller,

habe ich umgehend erledigt: Ich habe die gewünschten Unterlagen für Sie zusammengestellt.

Sie erhalten heute den Geschäftsbericht des letzten Jahres sowie eine Vorausschau für die kommende Entwicklung als PDF-Datei. Auf Seite 12 sind die wichtigsten Kennziffern auf einen Blick zusammengestellt. Viel Spaß beim Schmökern.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, mich anzurufen: +49 40 135-65.

Freundliche Grüße

HEXA LICHT GmbH

A. Claudia Schneider

Assistentin der Geschäftsleitung

3) Übersetzung English: Sending out a company report/company brochure

Assistant to the Management → applicant/potential customer

Company report HEXA LICHT

Dear Mr Miller

What I promised in our telephone conversation has been done in the meanwhile: I have put together the documents you requested.

I hope that our company report of the past year together with a PDF file showing a forecast for future developments will be of interest to you. On page 12 you will find an overview of the key statistics and we hope that the data will be of interest.

If you have any questions please call me on: +49 40 135-65.

With best regards

HEXA LICHT GmbH

Claudia Schneider

Assistant to the Management

4) Deutsch: Versand von Informationsmaterial an die Presse

Sekretärin der Geschäftsführung → Redaktion einer englischen Fachzeitschrift

Unterlagen für Ihren Bericht über die Meier KG

Sehr geehrter Herr Smith,

wir freuen uns, dass Sie einen ausführlichen Bericht über die Aktivitäten der Meier KG in der nächsten Ausgabe des Metropolitan-Magazins bringen möchten.

Die mitgeschickten Geschäftsberichte der letzten drei Jahre verschaffen Ihnen ein erstes Bild. Einen Schnellüberblick über die Entwicklung des Unternehmens erhalten Sie im aktuellen Bericht auf der vorletzten Seite der PDF-Datei. Dort ist alles übersichtlich zusammengestellt.

Bei weiteren Fragen helfe ich gern. Sie erreichen mich unter dieser Telefonnummer: +49 6262 4568-67 oder per E-Mail: neumann.anke@meier-kg.com.

Freundliche Grüße

Meier KG

Anke Neumann

Sekretärin der Geschäftsführung

4) Übersetzung English: Sending out information material to the press

Secretary to the Management → editor of an English trade journal

Documents for your report on the activities of Meyer KG

Dear Mr Smith

We were very pleased to hear that you wish to publish a detailed report on the activities of Meier KG in the coming issue of the ‚Metropolitan‘ magazine.

The attached annual reports for the past three years will provide you with an initial overview. On the penultimate page of the PDF file you will find an up-to-date outline of developments at our company, showing a summary of all the relevant data.

I’ll be happy to assist you if you need any further information. You can contact me on: +49 6262 4568-67 or by email at: neumann.anke@meier-kg.com.

With best regards

Meier KG

Anke Neumann

Secretary to the Management

5) Deutsch: Versand von Prospektmaterial

Sekretärin der Vertriebsleitung → Interessenten

Informationsmaterial über die HEXA LICHT GmbH

Sehr geehrte Frau Potter,

herzlichen Dank für Ihren Anruf heute Morgen. Selbstverständlich schicken wir Ihnen gern ausführliches Informationsmaterial über unser Unternehmen.

Die mitgeschickte PDF-Datei informiert Sie über alles Wissenswerte der HEXA LICHT GmbH. Unsere aktuellen Projekte sind auf den ersten Seiten erläutert. Unsere Firmenphilosophie finden Sie auf Seite 12 und unsere Führungsmannschaft haben wir auf Seite 14 abgebildet und vorgestellt.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Stöbern, und wenn Sie Fragen haben, rufen Sie mich einfach an: +49 40 135-79.

Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg

HEXA LICHT GmbH

Nicole Schumann

Sekretärin der Vertriebsleitung

5) Übersetzung English: Sending out sales literature

Secretary to the Sales Manager → applicant

Information material on HEXA LICHT GmbH

Dear Ms Potter

Thank you for calling us this morning. It’s a pleasure for me to send you detailed information material about our company.

The attached PDF file will provide you with all the information you need about HEXA LICHT GmbH. The first few pages describe our company’s current projects. You will find our corporate philosophy on page 12 and our management team appears on page 14.

I hope you will enjoy browsing through this information and if you have any questions please give me a call on: +49 40 135-79.

With best regards from Hamburg

HEXA LICHT GmbH

Nicole Schumann

Secretary to the Sales Manager

6) Deutsch: Versand eines Tagungsprotokolls

Vertriebsassistentin → Gebietsverkaufsleiter

Gebietsverkaufsleitertagung vom 2. Juli 20xx

Sehr geehrter Herr Sullaway,

während unserer diesjährigen internationalen Gebietsverkaufsleitertagung wurden etliche Themen diskutiert. Damit Sie sich den Überblick bewahren und noch einmal alles Revue passieren lassen können, habe ich Ihnen das Protokoll als PDF-Dokument mitgeschickt.

Bei Fragen oder Anmerkungen seien Sie so nett und rufen Sie mich einfach an. Ich helfe gern weiter.

Mit freundlichen Grüßen aus Köln

SpeedMAXX

Sabine Möller

Assistentin Vertrieb international

6) Übersetzung English: Sending out the minutes of a conference

Assistant to the Sales Manager → Regional Sales Manager

Regional sales management conference on 2 July 20xx

Dear Mr Sullaway

A number of topics were discussed at this year’s international regional sales management conference. To provide you with a record of these and enable you to review what was said I am attaching the minutes as a PDF document.

If you have any questions or comments simply give me a call. I’ll be happy to be of assistance.

With best regards from Cologne

SpeedMAXX

Sabine Möller

Assistant International Sales

7) Deutsch: Versand eines Besprechungsprotokolls

Vorstandssekretärin → Unternehmensberatung

Protokoll zur Besprechung vom 16. Juli 20xx

Sehr geehrter Herr Black,

Sie erhalten heute das Protokoll zur Besprechung vom 16. Juli. In diesem Protokoll finden Sie alle wichtigen Punkte, die während des Termins angesprochen wurden.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen: +49 69 615-619.

Mit freundlichen Grüßen nach London

TFZ Bank

Martina Kluger

Sekretariat Dr. Weinhuber

7) Übersetzung English: Sending out the minutes of a meeting

Secretary to the Management → management consultants

Minutes of the meeting on 16 July 20xx

Dear Mr Black

I am attaching the minutes of the meeting held on 16 July. These minutes cover the main points which were discussed at the meeting.

If you have any questions or comments please don‘t hesitate to give me a call: +49 69 615-619.

With best regards

TFZ Bank

Martina Kluger

Secretary to Dr. Weinhuber

8) Deutsch: Versand eines Vertrags, der unterschrieben werden soll

Assistentin der Geschäftsführung → zukünftigen Kooperationspartner

Unser Kooperationsvertrag Astmann GmbH

Sehr geehrter Herr Terell,

hier kommt der neue Vertrag über die zukünftige Kooperation als PDF-Dokument.

Sind Sie so freundlich und drucken ihn zweimal aus und senden Sie diese beiden Exemplare bitte unterschrieben an uns zurück – möglichst bis zum 15. August?

Wir danken Ihnen im Voraus und freuen uns auf eine erfolgreiche Kooperation.

Mit freundlichen Grüßen nach Michigan

Astmann GmbH

A. Daniela Bode

Assistentin der Geschäftsführung

8) Übersetzung English: Sending out a contract for signature

Assistant to the Management → future cooperation partner

Our contract of cooperation, Astmann GmbH

Dear Mr Terell

We have attached the contract covering our future cooperation as a PDF document.

Please be so kind to print out two copies of the contract and return them to us after signature – if possible by August 15.

We would like to thank you in advance and look forward to a successful cooperation.

With best regards

Astmann GmbH

Daniela Bode

Assistant to the Management

9) Deutsch: Versand von neuen Preislisten

Assistentin der Vertriebsleitung → Gebietsverkaufsleiter in Oklahoma

Neue Preislisten 20xx

Sehr geehrter Herr Grant,

wir haben uns mächtig beeilt: Die neuen Preislisten sind fertig. Sie erhalten sie heute angehängt als PDF-Datei und in gedruckter Form innerhalb der nächsten Tage.

Für Ihre Kunden haben wir erst einmal 250 Exemplare per Paketdienst an Sie verschickt. Denken Sie bitte daran, einige der alten Preislisten aufzubewahren, um eventuelle Fragen Ihrer Kunden klären zu können.

Und wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie nicht, mich anzurufen: +49 40 5618-24.

Mit freundlichen Grüßen

Karl Schmitt KG

A. Melanie Südhoff 

Assistentin Vertriebsleitung

9) Übersetzung English: Sending out new price lists

Assistant to the Sales Manager → Regional Sales Manager in Oklahoma

New price lists 20xx

Dear Mr Grant

We’ve worked very fast and the new price lists are ready now. Today you will receive them attached as a PDF file, and the printed lists will arrive within the next few days.

We have initially printed 250 copies for your customers and these were sent to you by parcel service yesterday. It’s a good idea to keep a few copies of the old price lists so that you can deal with any questions your customers may have.

And if you have any questions yourself, please don‘t hesitate to give me a call: +49 40 5619-24.

With best regards

Karl Schmitt KG

Melanie Südhoff 

Assistant to the Sales Manager

10) Deutsch: Warenversand von neu gedruckten Firmenbroschüren

Assistentin der Geschäftsführung → Kunden

Ihre Firmenbroschüren sind unterwegs

Sehr geehrte Frau Fisher,

die Gestaltung Ihrer neuen Firmenbroschüre ist sehr gelungen. Heute wird der Erstdruck von 1 000 Exemplaren per Paketdienst an Sie verschickt. Damit sollten Sie die nächsten Monate gut überbrücken können.

Übrigens: Wussten Sie, dass wir auch alten Logos ein neues Äußeres verpassen können? Wir peppen jedes Logo so auf, dass es zeitgemäß wirkt und trotzdem von allen wiedererkannt wird.

Sprechen Sie uns an. Jörg Weiler ist unser Fachmann für Logoentwicklung und freut sich auf Ihren Anruf: +49 511 218523-48.

Freundliche Grüße

Werbeagentur Schäfer AG

A. Katja Dahlmann

Assistentin der Geschäftsführung

10) Übersetzung English: Sending out freshly printed company brochures

Assistant to the Management → customer

Dispatch of your company brochures  

Dear Ms Fisher

The design of your new company brochure has turned out to be a great success. Today the initial print run of 1000 copies will be sent to you by parcel service. This will provide you with sufficient supplies for the next few months.

By the way, did you know that our advertising agency can give old logos a new look? We freshen up any logo in such a way that it looks right up-to-date but is still readily identifiable.

Simply give us a call. Jörg Weiler is our specialist in logo design and is looking forward to hearing from you: +49 511 218523-72.

With best regards

Werbeagentur Schäfer AG

Katja Dahlmann

Assistant to the Management

Für viele Assistentinnen gehört Englisch zum täglichen Handwerkszeug, und sie können Termine souverän und in professioneller Ausdrucksweise auch auf Englisch vereinbaren, ändern und absagen. Dieser Beitrag gibt Ihnen Sicherheit: Er liefert Ihnen die wichtigsten „Zauberformeln“, um in jeder Situation rund um das Terminmanagement angemessen zu kommunizieren.

Nur mit eindeutigen Formulierungen vermeiden Sie Missverständnisse

Wenn Sie mit englischsprachigen Geschäftspartnern Termine vereinbaren, müssen Ihre Informationen, Vorschläge, Alternativen und Bestätigungen klar und eindeutig vermittelt werden, damit auf keinen Fall Missverständnisse entstehen.

Formulieren Sie auf Englisch Datum, Uhrzeit und Ort so, dass der Adressat versteht, was von ihm erwartet wird, damit er zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Ob der Abholdienst am Flughafen um „8 a.m.“ oder „8 p.m.“ benötigt wird – da macht ein Buchstabe in der Abkürzung einen entscheidenden Unterschied.

Vorsicht bei Formulierungen

Wenn Sie schreiben „You must not come“ (= Sie dürfen nicht kommen), werden Sie beim Empfänger für Verwirrung sorgen, denn gemeint war ganz sicher „You don‘t need to come“ (= Sie brauchen nicht zu kommen).

Sorgfalt, Präzision und Vollständigkeit sind bei Terminvereinbarungen von entscheidender Bedeutung. In diesem Beitrag führen wir Sie durch die typischen Situationen rund um Terminvereinbarungen und liefern Ihnen die passenden englischen Wörter und Sätze.

Finden Sie den passenden Tonfall für Ihre Terminvereinbarungen auf Englisch

Vergleichen Sie diese beiden E-Mails:

E-Mail 1: die formelle Variante

Dear Ms Ford

There are a number of things which John Barnes, our product manager, would like to discuss with your art director regarding the product launch and he wonders if a meeting could be arranged for early next week. Would 10 a.m. on 4 July be convenient? Mr Barnes expects that he will need approximately an hour and a half to discuss the outstanding issues and suggests a meeting here at our head office if that will be convenient.

With best regards

Gemma Johnson

E-Mail 2: die persönliche Variante

Dear Sandra

John Barnes, our product manager, wants to talk about the product launch with your Ms Evans. He‘ll be out of the office for the next couple of days but has a relatively free morning on 4 July. Would she be free at around 10 a.m.? He reckons it‘ll take about an hour and a half and suggests a meeting here at our office.

Looking forward to hearing from you

Gemma

Unterschiede der beiden E-Mails erklärt

Diese beiden E-Mails ähneln sich in Länge und Inhalt, aber Sie werden bemerkt haben, dass sie trotzdem ganz unterschiedliche Wirkungen erzielen. Sie können durch Ihren Stil bestimmen, wie formell und distanziert oder wie persönlich Ihr Schreiben klingt und damit bereits den Ton für das Treffen beeinflussen. Je besser Sie den Adressaten kennen, desto persönlicher können Sie schreiben.

Wenn Sie einem Kunden oder Geschäftspartner schreiben, den Sie oder Ihr Chef nicht besonders gut kennen, dann empfiehlt sich die erste formelle Variante. Vor allem durch Anrede und Grußformel, aber auch durch den Verzicht auf die verkürzte Schreibweise mit Apostroph beweisen Sie Kompetenz und angemessene, korrekte Umgangsformen.

Persönlichkeit und Nähe zum Kunden

Jemand, mit dem Sie häufig zu tun haben, könnte solch eine steife Schreibweise als etwas kühl oder sogar abweisend empfinden. Hierbei schaffen Sie durch eine persönlichere Anrede und weniger formelle Sprache mehr Nähe.

In jedem Fall sollte Ihre Korrespondenz verständlich und präzise sein. Die Länge Ihres Schreibens sollte sich nicht danach richten, ob Sie eine E-Mail oder einen Brief versenden, sondern allein nach dem Inhalt. In beiden Fällen sollte der Text nicht länger als nötig sein.

Das gehört in Ihre englischsprachige Terminanfrage

Denken Sie bei einer ausführlicheren Bitte um ein Gespräch an die folgenden Aspekte:

• Grund und Anlass für das Treffen
• Zielsetzung des Gesprächs, am besten mit Agenda, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können
• Termin mit Datum, Uhrzeit, Ort und geplanter Dauer (alternativ: die Frage nach einem entsprechenden Terminvorschlag)
• welchen Zusatznutzen ein persönliches Gespräch im Vergleich zu Telefonaten und E-Mails bringen kann
• bei größeren Gruppen die anderen Teilnehmer und deren Funktion
• welche Unterlagen bis wann benötigt werden
• ein Link für die Anreisebeschreibung
• Bitte um Terminbestätigung, idealerweise mit Fristsetzung
• vollständige Signatur

Ein typisches Beispiel für eine Terminanfrage

arranging an appointment to discuss the ‚Redesign of our website‘ project

Dear Mr Huber

Ulf Olsen has requested me to write to you for the purpose of arranging an appointment.

He would like to discuss with you possible ideas relating to the redesign of our website. He has a number of basic questions which can probably be dealt with more efficiently face to face than by telephone calls or emails.

Mr Olsen expects the discussion to take about two hours, but to be on the safe side you should perhaps allow for a little more time. It would be ideal if you could bring with you any plans, ideas and suggestions you already have for the design and structure of our website.

I will contact your secretary in the course of the week and hope she will have a suitable date for us – if possible by the end of this month.

With best regards

Beate Küspers

Secretary to Ulf Olsen

SupportEX GmbH

Tabelle Terminvereinbarung auf Englisch

Präpositionen die Sie ins Stolpern bringen könnten 

• in - Jahre, Monate, Tages- oder Jahreszeiten und spezifische Ortsbezeichnungen
• at - Messen und Uhrzeiten, generelle Ortsbezeichnungen
• on - Tage und Daten    

So schlagen Sie die Verschiebung eines Termins vor

Folgende Aspekte sollte Ihr Schreiben zur Verschiebung eines Termins enthalten:

(1) Begründen Sie die Verschiebung.

(2) Bitten Sie um Entschuldigung.

(3) Bieten Sie mehrere Alternativen an oder bitten Sie um neue Terminvorschläge.

(4) Informieren Sie auch über alle anderen Änderungen wie Teilnehmerkreis, Veranstaltungsort.

(5) Bitten Sie um die Bestätigung, dass die Änderungen verstanden wurden und akzeptiert werden.

Markante Sätze, wie Sie einen Alternativtermin akzeptieren und bestätigen

Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignet

• I am pleased that in spite of his busy schedule your CEO (Namen nennen) will still have time for a meeting next month and have noted 14:30 (24 Stunden, amerikanische Schreibweise) on March 20 as the revised date.
• Thank you for suggesting an alternative time/date for the meeting, which I can confirm with pleasure.
• The alternative time and date you have suggested will be very suitable, and Matthias Schäfer looks forward to meeting your CEO on the agreed date.
• It is a pity that Mr Jones will not be at the trade fair in Cologne, but I can confirm your suggestion of a meeting on the Friday immediately after the fair.

Verwenden Sie diese Sätze für ein eher informelles Schreiben

• I am sorry to hear your boss can‘t make it on Friday 13, but Monday morning will be no problem for us here. 
• The alternative time and date you‘ve suggested will be fine with us.
• It‘s a pity your boss won‘t be able to make it to the trade fair in Cologne, but a meeting a couple of days later will be no problem. I‘ve made a note of the time and date you‘ve suggested (Datum und Zeit in Bestätigungen immer wiederholen, um Missverständnisse zu vermeiden.).
• Good to hear Mr Jones and Mr Schäfer can get together next month.

Wie Sie einen Termin absagen

(1) Bezeichnen Sie eindeutig den Termin, den Sie absagen, um Missverständnisse zu vermeiden.

(2) Begründen Sie die Absage, wenn möglich mit einer wahren oder zumindest mit einer realistischen Rechtfertigung.

(3) Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten.

Terminänderungen: Verwenden Sie die treffenden Vokabeln

Wenn Sie auf Englisch mitteilen wollen, dass ein Termin nicht wie geplant stattfinden kann, fällt es oft nicht leicht, die treffenden Vokabeln zu finden. Hier erfahren Sie die wichtigsten Vokabeln für Terminänderungen auf Englisch.

Ihr Chef ist krank und kann einen Termin nicht wahrnehmen? Ein Seminar muss um eine Woche verschoben werden? Die Auslieferung der Waren verzögert sich? Es gibt viele Gründe, warum ein Termin nicht wie vereinbart stattfinden kann. Ebenso gibt es eine Vielzahl von englischen Vokabeln, die Sie nehmen können, wenn Sie anderen professionell mitteilen wollen, dass ein wichtiger Termin verschoben oder sogar abgesagt werden muss.

Tabelle wichtige Vokabeln für Ihr Terminmanagement 

Hand aufs Herz: Lesen Sie den typischen 08/15-Weihnachtsbrief, der beginnt mit „Dear [personalisierter Vorname], I hope you’re well …“ und endet mit dem Schlusssatz „I wish you a merry Christmas.“ wirklich von vorne bis hinten durch? In Zeiten, in denen unsere Aufmerksamkeitsspanne immer kürzer wird, ist es wichtig, dass sich Ihre E-Mails und Briefe von der Masse abheben.

Gerade bei den Leuten, die so wichtig für Sie sind: bei Ihren Kunden. In diesem Beitrag finden Sie eine Sammlung der gängigsten Formulierungen, mit denen Sie Ihre Weihnachtsgrüße auf Englisch schreiben können.

Dass „Fröhliche Weihnachten“ auf Englisch „Merry Christmas“ heißt, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Aber wissen Sie z. B. auch, wie Sie dem Adressaten ein gesundes neues Jahr wünschen?

Beachten Sie: Das „neue Jahr“ wird im Englischen großgeschrieben. Das betrifft sowohl das Adjektiv „New“ als auch das Substantiv „Year“.

Tabelle mit Weihnachtsgrüßen Deutsch-Englisch 

Fazit zu englischen Geschäftsbriefen

Sie sehen, mithilfe der richtigen Muster-Formulierungen und Experten-geprüften Musterbriefen gehen Ihnen englische Geschäftsbriefe viel leichter und vor allem schneller von der Hand. Professionelle Korrespondenz auf internationaler Ebene ist für Sie künftig selbstverständlich und kein Hexenwerk mehr. „Typisch deutsche” Fehler oder abgedroschene Floskeln finden sich in Ihren Geschäftsbriefen nicht mehr. Stattdessen ist Ihre internationale Geschäfts-Korrespondenz modern und tadellos.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.