Abwesenheitsnotizen auf Englisch – inkl. kostenlose Muster

Eine Abwesenheitsnotiz bzw. Abwesenheitsnachricht wird nach Erstellung über einen festgelegten Zeitraum automatisch als Antwort auf alle eingehenden E-Mails versendet.

In der Regel wird eine automatische Abwesenheitsnotiz von Office Managern so konfiguriert, dass ein E-Mail-Versender diese nur einmal während der Zeit der Abwesenheit vom Empfänger erhält.

Gängige Abwesenheitsnotizen enthalten neben einem Dank für die Mail vor allem Informationen über den Zeitraum, in dem man abwesend ist. Häufig ist in der Abwesenheitsmeldung auch eine Benennung bzw. die Kontaktdaten einer Vertretung enthalten. Diese helfen dem Sender der Mail insbesondere in dringenden Fällen weiter. Was allerdings eher unüblich ist und unprofessionell wirkt, sind Begründungen der Abwesenheit. Auf zu viele persönliche Informationen sollte man in einer Abwesenheitsnotiz also lieber verzichten.

Abwesenheitsnotizen sind also hauptsächlich dafür gedacht, dass Kunden und geschäftliche Kontakte über die Abwesenheit informiert werden und sich nicht darüber wundern, wenn eine Anfrage länger unbeantwortet bleibt. Der Sender einer Mail kann so seine Planung anpassen bzw. überlegen, ob der Sachverhalt wichtig genug ist, um jemand anderen damit zu kontaktieren.

Eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch beinhaltet im Grunde dieselben Informationen wie eine Nachricht in deutscher Sprache. Eine korrekte Rechtschreibung sollte hier jedenfalls beachtet werden. Beispielsweise wird in der englischen Sprache nach der Begrüßung groß weitergeschrieben, obwohl ein Komma voransteht. Auch die Schreibweise des Datums im Englischen unterscheidet sich vom deutschen Standard. 

Meist genügt es, die deutsche Abwesenheitsnotiz zu übersetzen. Den für viele etwas kniffligeren Teil stellen allerdings der Sprachgebrauch die Grammatik der englischen Sprache dar. Um davon einen Eindruck zu gewinnen, beinhaltet diese Seite einige Vorlagen und Musterformulierungen zum Download, die auf die jeweiligen Fälle angepasst werden können.

Primär dient eine Abwesenheitsnotiz der Information und sollte daher kurz und knapp über den Sachverhalt der Abwesenheit informieren. Insbesondere die Dauer der Abwesenheit gilt es daher zu benennen - und zwar mit genauer Angabe des Datums. Der E-Mail-Versender kann dadurch für sich planen, wann voraussichtlich mit einer Antwort zu rechnen ist. Typisch ist ebenfalls ein genereller Dank für die Kontaktaufnahme, wie sie fast immer in automatisierten Mails vorhanden ist. Auf Englisch würde die Abwesenheitsnotiz wie folgt lauten:

Thank you for your message. I will be out of the office from (date) to (date) with no access to email.
Danke für Ihre Nachricht. Ich bin von (Datum) bis (Datum) nicht im Büro und habe keinen Zugang zu meinen E-Mails.

Je nach firmeninternen Möglichkeiten und Vorgaben kann die Abwesenheitsnotiz noch Informationen beinhalten, ob eine Mail während der Zeit der Abwesenheit weitergeleitet wird oder nicht. Ebenfalls erwähnenswert ist eine etwaige Vertretung.

Falls Sie als Sekretärin oder Assistent während ihrer Abwesenheit zwar eingeschränkt, aber zumindest in dringenden Fällen dennoch erreichbar sind, können Sie diesen Umstand in ihre Abwesenheitsmeldung mitaufnehmen.

Vertretung in der Abwesenheitsnotiz regeln

Es ist für Office Professionals durchaus sinnvoll, sich um eine Vertretung zu kümmern, falls diese nicht sowieso schon vorhanden ist. Dann können sich Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten, gerade in dringenden Fällen, an diese Vertretung wenden. Das soll davor schützen, dass die Kunden mit ihren Anliegen bis zur Rückkehr warten müssen und sich währenddessen Frust ansammelt.

Wichtig ist, dass man die Vertretung bzw. den Ansprechpartner mit den wichtigsten Daten und Unterlagen ausstattet, damit dieser Bescheid weiß und entsprechend auf Anfragen reagieren kann. Es wird also eine übliche Übergabe durchgeführt. In dieser können offene Sachverhalte auch detaillierter besprochen werden.

Genauso wichtig ist, sich nach Rückkehr mit der Vertretung wieder auszutauschen, um so auf den aktuellen Stand zu kommen. Dabei bietet sich es an, die Vertretung bzw. den Ansprechpartner seine Aktivitäten und Korrespondenzen mit den Kunden aufzeichnen zu lassen. So wird nichts vergessen und der erneute Einstieg fällt um einiges leichter. Eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch könnte wie folgt lauten:

Your message has been forwarded to my colleague (name).
Ihre Nachricht wurde an meine/n Kollegin/en (Name) weitergeleitet.

Bei Beziehungen mit internationalen Geschäftspartnern und regelmäßiger professioneller Geschäftskorrespondenz in englischer Sprache sollte als Sekretärin oder Assistent neben der deutschen auch eine englische Abwesenheitsnotiz verwendet werden. Erhält man regelmäßig Anfragen aus dem Ausland , ist es sinnvoll in der Abwesenheitsnotiz einfach eine deutsche und darunter eine englische Mitteilung zu hinterlassen. So ist jeder bedient und kann zur Kenntnis nehmen, dass es unter Umständen etwas länger dauert, bis das Anliegen beantwortet werden kann.

Unter Umständen kann es auch empfehlenswert sein, zusätzlich eine Abwesenheitsnotiz in einer anderen Sprache als Englisch zu hinterlassen.

Wo kann die Abwesenheitsnotiz eingestellt werden?

Die Erstellung einer Abwesenheitsnotiz ist vom jeweiligen E-Mail-Provider abhängig. Die Abwesenheitsnotiz kann bei entsprechender Kompatibilität mit dem Provider auch gleich im Mailprogramm hinterlegt werden. Viele Unternehmen nutzen Outlook oder ähnliche Mailprogramme, oftmals in Verbindung mit einem Exchange Server. Die Notiz kann auch hier schnell in den Einstellungen gefunden werden. Manchmal wird sie in den Anwendungen auch als „Automatische Antwort" bezeichnet.

In englischsprachigen E-Mail-Clients finden Sie die entsprechenden Einstellungen z.B. unter „Out of office assistant" (Outlook), „Vacation Response" (Yahoo) und „Vacation Responder" bzw. „Canned Responses" (Google).

Setzt das Unternehmen nicht auf standardisierte Lösungen, so ist oftmals eine Bitte an den IT-Administrator zu richten, um eine Abwesenheitsnotiz einzustellen. Es sollte dafür einige Tage Vorlaufzeit eingeplant werden.

Da heutzutage praktisch jedes Unternehmen auch andere Formen der Information anbietet, also z. B. eine Homepage, Facebook, Twitter etc., kann es unter Umständen sinnvoll sein, auch auf diese zu verweisen:

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Für Informationen über unser aktuelles Produktangebot können Sie auch auf unserer Website www.xyz.de vorbeischauen.

Ist die E-Mail kurz angebunden, unvollständig, voller Fehler oder unangemessen ironisch formuliert, kann der Empfänger die Abwesenheitsnachricht durchaus als unpersönlich und unfreundlich interpretieren.

Fehler 1: Einen „Mir ist alles egal“-Eindruck hinterlassen

Wenn man in den Urlaub darf, während alle anderen weiter ackern müssen, kann schon ein wenig Schadenfreude aufkommen. In der Abwesenheits-E-Mail sollte man sich eine solche Häme allerdings verkneifen. So einen „Ich bin weg, alles andere ist mir egal“-Eindruck zu hinterlassen, ist ein absolutes No-Go.“

„Ab sofort bin ich verreist und lese keine Mails mehr“

„Ich bin dann mal weg“

„Sorry, ich bin verreist. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht. Wenn Sie eine wichtige Nachricht haben, schicken Sie sie ab dem 21. August noch mal“. 

Fehler 2: Zu mitteilsam sein

Man sollte in einer Abwesenheitsnotiz auch nicht zu viel verraten. Schließlich geht es niemanden etwas an, ob Sie auf Dienstreise, im Urlaub oder im Krankenhaus sind. So wie in diesem peinlichen Beispiel:

„Ich lasse mir vom 2. bis zum 14. Juli auf Mallorca die Sonne auf den Bauch scheinen und rufe meine E-Mails in dieser Zeit nicht ab.“. 

Anders ist es mit Feiertagen wie Weihnachten oder Ostern. Wenn die Geschäfte in dieser Zeit ruhen, kann man sich in der Abwesenheitsnotiz darauf beziehen: „Über Weihnachten ist unser Büro nicht besetzt. Am 27. Dezember sind wir wieder für Sie erreichbar. Ich wünsche Ihnen frohe Festtage.“

Fehler 3: Nicht dran denken, wer die E-Mails liest

„Liebe Kunden, danke für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich nicht erreichbar, bitten wenden Sie sich an meinen Kollegen Mark Schmidt.“

Die Anrede „Liebe Kunden“ ist ungünstig, wenn auch Menschen schreiben, die keine Kunden sind. Überlegen Sie also genau: Schreiben ausschließlich Kunden an diese E-Mail-Adresse? Oder auch Kollegen und wichtige Geschäftspartner? In einigen E-Mail-Programmen ist es möglich, für die interne Kommunikation eine andere Abwesenheitsnotiz einzustellen als für den externen Mail-Verkehr.

• Eine freundliche Anrede, ein Dank für die erhaltene Nachricht und ein Abschiedsgruß dürfen nicht fehlen: Ihre Abwesenheitsnachricht ist nach außen hin – genau wie jedes Schriftstück, E-Mail oder Telefonat – eine Visitenkarte Ihres Hauses.
• Formulieren Sie Ihre Abwesenheitsinformation positiv: Verweisen Sie auf Ihre Erreichbarkeit ab einer bestimmten Zeit oder einem bestimmten Datum.
• Achten Sie auf die Datumsangabe: In Europa und auch in vielen anderen Ländern heißt „09/08/2023“ der 9. August 2023. In den USA kommt aber Monat vor Tag, also würde man den 08. September verstehen.
• Wer ist während Ihrer Abwesenheit Ansprechpartner bei Anfragen, E-Mails oder Telefonaten? Geben Sie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Erreichbarkeit der Vertretung an.
• Verweisen Sie darauf, ob eingehende E-Mails direkt an Ihre Vertretung weitergeleitet werden oder aber – eventuell aus datenschutzrechtlichen Gründen – nicht.
• Nicht vergessen: Schalten Sie Ihre automatische Abwesenheitsnachricht direkt nach Ihrer Rückkehr wieder aus
• Bedenken Sie auch, dass für mögliche Besucher die Information interessant sein kann, dass Geschäftsräume zeitweise nur wenig oder gar nicht besetzt sind. 

Fazit zur Abwesenheitnotiz auf Englisch

Eine Abwesenheitsnotiz zeugt in erster Linie von Höflichkeit seitens eines Office-Mitarbeiters. Dem Kunden wird hier ein gutes Gefühl vermittelt, denn wer wartet schon gerne lange auf eine Antwort? Sobald man jedoch weiß, dass es etwas dauern kann, wächst im Normalfall das Verständnis und das Risiko eines verärgerten Kunden bzw. E-Mail-Senders sinkt im gleichen Moment.

Im Idealfall kann der Sender einer E-Mail jedoch einfach auf den in der Abwesenheitsnotiz hinterlegten Ansprechpartner zurückgreifen und muss somit kaum länger warten als sonst - eine Abwesenheitsnotiz ist durchaus hilfreich für alle Beteiligten. Wer das nächste Mal für längere Zeit nicht per Mail erreichbar ist, sollte also darauf achten, vorher eine Notiz einzurichten.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.