Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es häufig noch keine Vorlagen, auf denen Absagen auf Englisch formuliert sind. Wir haben Ideen und Formulierungstipps für professionelle Absageschreiben in englischer Sprache zusammengestellt.
Absageschreiben sind ein wichtiger Imagefaktor für Unternehmen
Es gehört zum guten Ton, auf ein Schreiben zu antworten. Wer auf der Straße nach dem Weg oder der Uhrzeit gefragt wird, gibt in aller Regel eine Antwort. Sich an dieser Stelle einfach wortlos umzudrehen, würde vom Gegenüber als Frechheit wahrgenommen werden und kann Ihrem Ruf schaden.
Bewerber, die sich die Mühe gemacht haben, ein persönliches Schreiben zu formulieren, einen Lebenslauf zusammenzustellen und die Unterlagen schön zu gestalten, haben auch ein Recht auf eine Antwort ohne Fehler – selbst dann, wenn dieser Kandidat zum jetzigen Zeitpunkt nicht infrage kommt.
Das passiert leider viel zu häufig
Firmen, die Bewerbungen kommentarlos in den Müll schmeißen und keine Bewerbungsabsagen verschicken, hinterlassen bei allen Bewerbern einen faden Nachgeschmack. Es kann dabei passieren, dass sie ihrem Ärger Luft machen und negative Beiträge in sozialen Netzwerken oder Arbeitgeberplattformen hinterlassen und auch in ihrem Freundes- und Bekanntenkreis vom mangelnden Respekt des Unternehmens berichten.
Keine Bewerbungsabsagen zu verschicken, kann also im schlimmsten Fall einen Imageschaden nach sich ziehen.
Das Gleichbehandlungsgesetz: Gleiche Voraussetzungen für deutsche und ausländische Bewerber
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) wurde geschaffen, um Menschen im Arbeitsleben vor Diskriminierungen zu schützen. Die Kandidaten, die sich auf eine freie Stelle im Unternehmen bewerben, dürfen nicht aufgrund ihrer Herkunft und ihrer Sprache, ihres Geschlechts, ihrer Religion, ihres Alters oder ihrer sexuellen Identität bei der Jobsuche benachteiligt werden.
An dieses Gesetz müssen sich alle Arbeitgeber unabhängig von der Firmengröße halten. Das AGG gilt sowohl für Arbeitnehmer/-innen, Leiharbeiter/-innen, Azubis sowie freie Mitarbeiter und auch Mitglieder der Geschäftsführung. Es ist wichtig, dass Sie eine rechtlich einwandfreie Absage der Bewerbung auf Englisch formulieren. Andernfalls laufen Sie Gefahr, vom Bewerber aufgrund der mangelhaften und nicht AGG-konformen Formulierungen verklagt zu werden.
Dürfen englische Bewerber aufgrund ihrer Sprache ausgeschlossen werden?
Es ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, einen Bewerber nicht einzuladen, weil er nur englisch spricht.
Ein Beispiel:
Ein Kandidat bewirbt sich in einem Altenheim in Deutschland als Pflegefachkraft. In dem Alten- und Pflegeheim leben ausschließlich deutschsprachige Menschen. Da insbesondere im Bereich der Pflege eine Verständigung mit den Bewohnern elementar ist, kann ein Einstellungsvoraussetzung das Beherrschen der deutschen Sprache sein. Der Arbeitgeber kann den Bewerber ablehnen, wenn er die deutsche Sprache nicht beherrscht. Besitzt er ansonsten alle fachlichen Qualifikationen, kann es ein Kompromiss sein, dass der Bewerber einen Sprachkurs absolviert, damit er der Position gerecht werden kann.
Wann Sie den Bewerber nicht abweisen dürfen
Der Arbeitgeber darf den Bewerber nicht abweisen, weil er beispielsweise aus Großbritannien stammt. Diese Formulierung im Schreiben kann rechtlich angefochten werden. Umso wichtiger ist es, die Bewerbungsabsagen so zu formulieren, dass sie nicht in Konkurrenz mit dem Gleichbehandlungsgesetz stehen.
Aufbau eines Anschreibens für eine Bewerbungsabsage
Bewerbungsabsagen können immer einem musterhaften Aufbau folgen, auch wenn die einzelnen Formulierungen individuell gewählt werden sollten. Anbei finden Sie den Musteraufbau eines Absageschreibens.
- Betreffzeile
In der Betreffzeile tragen Sie ein, auf welche Bewerbung und welche Position sich das nachfolgende Schreiben bezieht.
Beispiel:
Your application at the xy GmbH as a cook
- Anrede
Die Anrede muss förmlich sein. Je nach Geschlecht können Sie sie wie folgt formulieren:
Beispiel:
Dear Mr. Smith (Anrede eines männlichen Kandidaten)
Dear Mrs. Smith (Anrede einer weiblichen Kandidatin)
- Einleitung (openings)
In der Einleitung bedanken Sie sich bei den Bewerbern für das Interesse an einem Job im Unternehmen. Des Weiteren können Sie kurz darlegen, dass Sie sich ausführlich mit den Unterlagen beschäftigt haben.
Beispiel:
Thank you for your application in our company. We have reviewed your documents in detail and compared them with the applications of other candidates. Your documents are very appealing. We were able to get a convincing picture of your qualifications and your professional experience.
- Hauptteil
Im Hauptteil der Bewerbung teilen Sie dem Bewerber oder der Bewerberin Ihre Entscheidung mit. Es muss deutlich werden, aus welchem Grund Sie die Bewerbung abgelehnt haben und dass die Absage nicht mit den Grundsätzen des Gleichstellungsgesetzes in Konflikt gerät. Seien Sie im Absageschreiben ehrlich gegenüber den Bewerbern und geben Sie ihnen damit die Chance, es beim nächsten Mal besser zu machen.
Beispiel:
Unfortunately, we can not offer you a vacancy at the moment because we have no vacancies in the field of office organization.
- Schluss
Bemühen Sie sich darum, für den Bewerber motivierende Worte zu finden - etwa für die weitere Jobsuche.
Beispiel:
However, we are sure that you will not have to search much longer. Initiative, together with a convincing candidate folder, sooner or later always leads to success.
Ehrlichkeit kommt auch bei Bewerbungsabsagen gut an
Sie dürfen in Ihrer Begründung ehrlich sein. Hat der Bewerber massive Rechtschreibfehler in den Text eingebaut, machen Sie ihn darauf aufmerksam.
Beispiel:
Your application did not convince us. You may want to take a closer look before applying to other companies.
Good spelling and grammar skills are very important to most companies.
Formulierung der Eingangsbestätigung für englische Bewerber
Nach der Ankunft der Bewerbungsunterlagen sollte zunächst eine Eingangsbestätigung verfasst werden. Nach der Prüfung dieser wird dann entweder eine Zusage und eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder eine Absage formuliert.
Der Zwischenbescheid ist eine Form der Höflichkeit und schafft den Personalabteilungen Zeit, in Ruhe alle eingegangenen Unterlagen einer Bewerbung zu sichten. Sie ersparen sich dadurch viele telefonische oder schriftliche Nachfragen, ob schon eine Entscheidung bzl. der Bewerbung oder einer Einladung zum Vorstellungsgespräch gefallen ist.
In der Eingangsbestätigung können Sie den Bewerber über die weitere Vorgehensweise informieren und ihm einen Zeitpunkt nennen, wann er mit einer Einladung zum Vorstellungsgespräch oder einer Absage rechnen kann.
Formulierungstipps und Beispiele für Bewerbungsabsagen auf Englisch
Hat der Kandidat eine Initiativbewerbung verschickt oder sich auf eine ausgeschriebene Stelle beworben? Zwischen diesen beiden Varianten sollten Sie auch in Ihrer Bewerbungsabsage unterscheiden. Daher sollten Sie perspektivisch für diese beiden Varianten Vorlagen bereithalten, damit Sie in Zukunft schneller und effizienter auf englischsprachige Bewerbungen reagieren können.
Beispiel für eine Eingangsbestätigung auf Englisch
Dear Mr. Smith,
Thank you for your application for the job as male nurse. We are glad that you would like to become part of our team.
We have received your application and we endeavor to process it as soon as possible. Since every application is important to us, we need a bit of time to review your records carefully. This process can take up to two weeks.
Thank you for your understanding and patience and we will inform you as soon as possible.
With best regards
[Name + Firma ]
Muster für Bewerbungsabsagen auf Initiativbewerbungen
Unternehmen sollten Initiativbewerbungen eine besondere Beachtung schenken. Schließlich scheint sich der Bewerber speziell für eine Tätigkeit in Ihrer Firma zu interessieren, hat Initiative gezeigt und sich die Mühe gemacht, eine individuelle Bewerbung zu formulieren.
Daher sollten Sie Initiativbewerbungen möglichst zeitnah prüfen und dem Bewerber oder der Bewerberin eine Antwort schicken. Diese sollte möglichst individuell formuliert sein.
Beispiel für eine Bewerbungsabsage auf eine Initiativbewerbung
Thank you for your application as software developer at example GmbH
Dear Mrs. Smith,
Thank you for applying. We are pleased that you are interested in joining our software company.
Currently, all positions in software development are occupied on a long-term basis. That's why I have no choice but to write you a refusal today.
I wish you every success in finding a job that will help you move forward. Your profile is as interesting as it is versatile, so I am sure that you will soon find a suitable position.
If you ever see a job advertisement from us in the future, do not hesitate to apply again. We would like to hear from you again.
Best regards from Berlin
Muster für eine Bewerbungsabsage auf eine ausgeschriebene Position
Der Vorteil für eine Absage auf Bewerbungen, die auf ausgeschriebene Stellen eingehen, besteht darin, dass Sie dafür Musterbausteine verwenden können.
Beispiel für eine Bewerbungsabsage für eine ausgeschriebene Position
After careful examination of all of our application documents, we unfortunately could not include you in the closest circle of applicants. Please understand that often only details decide when filling a position.
We sincerely thank you for the efforts you have invested in the application and in particular for the trust placed in our company. We wish you all the best for your future and what you can expect there.
With best regards,
[Your name] [signature]
Muster für eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch
Wurde der Kandidat bereits zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen, das er nicht bestanden hat, muss ebenfalls eine Absage formuliert werden. Diese Form der Bewerbungsabsagen sind sehr sensibel, denn der Bewerber hat bereits einige Zeit und Mühe in die Jobsuche gesteckt und entsprechende Hoffnung auf ein positives Ergebnis. Finden Sie daher entsprechend feinfühlige und aufmunternde Zeilen.
Beispiel für eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch
Thank you for your visit and the interesting conversation with us.
Unfortunately, we can not offer you the advertised position, as we have narrowly selected other applicants with better qualifications. We are sorry that we can not send you a positive message.
Thank you for the time you spent wih us. We wish you all the best for your professional and private future.
Einen Pool für gute Bewerber aufbauen
Häufig ist es der Fall, dass Bewerber eine gute Ausbildung haben und ihre Bewerbung Interesse bei den Personalern weckt – nur eben nicht für die derzeit ausgeschriebene Stelle. Für diese Kandidaten lohnt es sich, einen Adresspool anzulegen, auf den Sie gegebenenfalls zugreifen können. Denn der Arbeitsmarkt ist auch für Unternehmer umkämpft.
Wenn Sie für plötzlich vakante Stellen schon potenzielle Bewerber in der Rückhand haben, kann Sie das viel Zeit und Geld für den Bewerbungsprozess sparen. Umso wichtiger ist es, dass Sie Absagen freundlich formulieren und in Aussicht stellen, dass Sie die Bewerbung aufbewahren und sich gegebenenfalls wieder mit dem Bewerber in Verbindung setzen.
Beispielhafte Formulierung für die Aufnahme in den Bewerberpool
Even if we can not offer you a job with us at the moment, things could change in the coming months. If you agree, we will keep your application documents with us. As soon as a vacancy matches that fits your profile, we will contact you.
FAQ: Bewerbungsabsagen auf Englisch
Wie sollte ein Anschreiben für eine Bewerbungsabsage aufgebaut sein?
- Betreffreile
- Anrede
- Einleitung
- Hauppteil
- Schluss
Was sollte in einer Eingangsbestätigung für englische Bewerber formuliert werden?
Ein Zwischenbescheid für den Bewerber ist wichtig, um dem Bewerber die nächsten Schritte der Bewerbung zu erläutern und sich selbst Zeit zu verschaffen, die Bewerbung zu sichten und die ersten Entscheidungen zu treffen.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
