Starten Sie Ihre Korrespondenz auf Englisch mit einer aussagekräftigen Betreffzeile
Noch bevor der Anhang an eine Mail gehängt wird, muss eine ansprechende Betreffzeile formuliert werden, das „Subject“. Diese Betreffzeile sollte möglichst konkret und informativ sein und unmissverständlich den Anlass des nachfolgenden Schreibens definieren.
E-Mails treffen in Büros oftmals im Minutentakt ein. Umso größer ist die Chance, das Mails mit konkreten Betreffzeilen eher geöffnet werden.
Beispiele für Formulierungen englischer Betreffzeilen
Beispiel 1: Katalog verschicken
| Subject: Catalogue | Subject: We proudly present: our new catalogue |
|---|---|
| Mit diesem einen Wort kann der Empfänger kaum etwas anfangen. Viele Fragen bleiben unbeantwortet. Kündigen Sie das Erscheinen eines neuen Kataloges an? Befindet sich ein Katalog im Attachment? Oder soll der Empfänger auf einen Link in dieser Mail klicken, der ihn weiter zur Katalogbestellung führt? | Diese Betreffzeile ist wesentlich konkreter und sorgt für mehr Aufmerksamkeit beim Empfänger. Er erkennt auf einen Blick, warum es in der Mail geht und kann entscheiden, ob und wann er sie öffnet. |
Beispiel 2: Einladung verschicken
| Subject: Invitation | Subject: Why you shouldn’t miss our seminar “sales strategies”. |
|---|---|
| Auch bei diesem Betreff mit nur einem Wort bleibt alles offen: Wollen Sie jemanden einladen? Wozu? Zum Geburtstag oder zu einer Fortbildung? Vielleicht ist es sogar die Antwort auf eine Einladung? | Spannende Fragen eignen sich ganz besonders im geschäftlichen Umfeld. Sie machen neugierig und senden den richtigen Impuls, die Mail samt Anhang zu öffnen. |
Beispiel 3: Verkaufsangebot verschicken
| Subject: Office furniture | Subject: Our special offer: office furniture – order now! |
|---|---|
| Diese Aussage ist beliebig und belanglos. Durch fehlende Informationen motiviert sie den Empfänger auf keiner Ebene dazu, die Mail geschweige denn die Anlagen zu öffnen. | Diese Mail ist schon wesentlich interessanter. Schon im Betreff fordern Sie den Empfänger zum Handeln auf, statt ihm nur ein einzelnes Wort vor die Füße zu werfen. |
Die Anrede: Richtig anreden in der E-Mail in englischer Sprache
In der Schule haben Sie vielleicht noch gelernt, dass Briefe, E-Mails oder die Postkarte auf Englisch immer mit der Anrede „Dear“ beginnen sollten. Auch Wörterbücher in englischer Sprache zeigen das „Dear Catherine“ noch als korrektes Beispiel für die Anredeformel im Englischen.
Mittlerweile gibt es jedoch eine andere Lösung, denn bei der Anrede auf Englisch hat sich ein neuer Stil entwickelt. Wenn Sie E-Mails aus den USA erhalten, werden Sie oft Folgendes finden:
„Brigitte,
We need the minutes of our last meeting very urgently.“
Das klingt kurz angebunden, ist aber kein Zeichen von Unhöflichkeit. So würden Sie die Kollegin oder eine vertraute Person im Business am Telefon oder in einem persönlichen Gespräch auch ansprechen. Genau aus diesem Grund ist auch das Schreiben dieser Anredeformel im Brief- oder Mailverkehr in englischer Sprache mittlerweile gängige Praxis.
Aber: Dies funktioniert nur bei Empfängern, mit denen Sie bereits auf einer halbwegs vertraulichen Ebene kommunizieren. Sollten Sie diese Mail an eine vollkommen fremde Anschrift richten, dann bleiben Sie lieber beim „Dear“.
In diesem Artikel haben wir für Sie zusammengestellt, wie Sie einen Anhang in einer Mail versenden und welche Formulierungen Sie nutzen können.
Wie wurden Sie angesprochen?
Wenn Sie auf eine englische E-Mail antworten, dann schauen Sie einfach nach, wie der Adressat Sie angesprochen hat. Genau so können Sie auch antworten.
Die Besonderheiten des British English bei der Anrede in der schriftlichen Korrespondenz
Gerade bei der Anrede gibt es einige kleine aber feine Unterschiede zwischen dem britischen und dem amerikanischen Englisch:
- Nach der Anrede steht kein Komma.
- Ms, Mrs und Mr werden ohne Punkt geschrieben.
- Nach der Grußformel steht kein Komma.
E-Mails auf Englisch: Vermeiden Sie die üblichen Floskeln beim Versand eines Anhangs
Ganz automatisch verwendet man beim Schreiben von Mails auf Englisch immer dieselben Floskeln und Begriffe. Damit die Mail aber nicht beliebig wird und der Empfänger auch einen Anreiz bekommt, den Anhang zu öffnen, sollten Sie eine entsprechende Variation in Ihre Schreiben auf Englisch bringen.
| Das sind die üblichen Floskeln beim Versand eines Anhangs | Das sind die zeitgemäßen und ansprechenderen Alternativen |
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Diese „hackneyed phrases”, langweilige Formulierungen, sollten Sie in Ihren E-Mails vermeiden:
Diese Formulierungen sind nicht falsch, aber alle haben sie schon so oft gelesen und geschrieben, dass jede Wirkung verlorengeht. |
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Finden Sie eine Formulierung, die so konkret wie möglich ist
In Zeiten, in denen von E-Mailanhängen die Gefahr eines Virenbefalls ausgeht, möchten Empfänger genau wissen, was sie da öffnen.
Beispiele: Mustertexte für E-Mails mit Anhängen auf Englisch
Wir haben Ihnen an dieser Stelle Beispieltexte für den Versand englischsprachiger E-Mails erstellt. Zum besseren Verständnis finden Sie eine deutsche und eine Variante in Englisch. Der Fokus liegt bei diesen Mustertexten auf der Formulierung des Anhangs; damit dieser aber nicht aus dem Zusammenhang gerissen ist, finden Sie ihn im Kontext des gesamten Schreibens.
Beispiel 1: Versand einer Unternehmensbroschüre
- Absender: Sekretärin Marketing
- Empfänger: Interessenten
Betreff: Lernen Sie Ego Systemhaus kennen – unsere Unternehmensbroschüre für Sie | Subject: Getting to know Ego Systemhaus – our company brochure for you |
Sehr geehrter Herr Fisher, | Dear Mr Fisher
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Sie möchten mehr über unser Unternehmen erfahren und haben Interesse an unserer Entwicklung? Das freut uns. | We were pleased to hear that you would like to find out more about our company and the way it has developed.
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Die mitgeschickte Unternehmensbroschüre liefert alle interessanten Informationen und macht deutlich, dass die Ego Systemhaus GmbH sich auf einem Markt behauptet, der auch in den nächsten Jahren eine positive Entwicklung verspricht. | The attached company brochure will provide you with all the information you need and it will show you that Ego Systemhaus GmbH operates on a market which in future, promises major growth opportunities, too. |
Viel Spaß bei der Lektüre. | We hope you will enjoy reading our brochure. |
Freundliche Grüße
| With best regards |
Ego Systemhaus GmbH i. A. Michaela Knepper Sekretärin Bereichsleiter Marketing | Ego Systemhaus GmbH Michaela Knepper Secretary to the Marketing Manager |
Was ist das Positive an diesem Beispiel?
Die Formulierung „Viel Spaß bei der Lektüre“ suggeriert automatisch, dass das Lesen Freude bereiten wird und dass der Anhang lesenswert ist. Die Hemmschwelle, den Anhang zu öffnen, ist damit auf ein Minimum reduziert.
Beispiel 2: Versand eines Geschäftsberichtes
- Absender: Assistentin Personal
- Empfänger: Interessenten/zukünftige Kunden
Betreff: Der Mobil-Two-Geschäftsbericht für Sie | Subject: Company report HEXA LICHT |
Sehr geehrter Herr Heather, | Dear Mr Miller |
vielen Dank für Ihre E-Mail von heute Morgen. Es freut mich, dass Sie an Hintergrundinformationen zu unserem Unternehmen interessiert sind.
Der mitgeschickte Geschäftsbericht informiert Sie von A bis Z über die Entwicklung von Mobil-Two. Ganz besonders stolz sind wir darauf, dass sich der Aufwärtstrend nun schon seit fünf Jahren fortsetzt – dazu mehr auf Seite 16.
Viel Freude beim „Studieren“! | What I promised in our telephone conversation has been done in the meanwhile: I have put together the documents you requested. I hope that our company report of the past year together with a PDF file showing a forecast for future developments will be of interest to you. On page 12 you will find an overview of the key statistics and we hope that the data will be of interest. If you have any questions please call me on: +49 40 135-65. |
Mit freundlichen Grüßen aus Oberhausen | With best regards |
Mobil-Two i. A. Andrea Kruse | HEXA LICHT GmbH Claudia Schneider |
Was ist das Positive an diesem Beispiel?
Die gesamte Mail bezieht sich kongruent auf den Versand des Anhanges. Sie enthält keine nebensächlichen Informationen, sondern schildert kurz und kompakt, worauf sich der Anhang bezieht, warum er verschickt wird und was er enthält.
Beispiel 3: Versand von Informationsmaterial an die Presse
- Absender: Sekretärin der Geschäftsführung
- Empfänger: Redaktion einer englischen Fachzeitschrift
Betreff: Unterlagen für Ihren Bericht über die Meier KG | Subject: Documents for your report on the activities of Meyer KG |
Sehr geehrter Herr Smith, | Dear Mr Smith |
wir freuen uns, dass Sie einen ausführlichen Bericht über die Aktivitäten der Meier KG in der nächsten Ausgabe des Metropolitan-Magazins bringen möchten. | We were very pleased to hear that you wish to publish a detailed report on the activities of Meier KG in the coming issue of the ‚Metropolitan‘ magazine. |
Die mitgeschickten Geschäftsberichte der letzten drei Jahre verschaffen Ihnen ein erstes Bild. Einen Schnellüberblick über die Entwicklung des Unternehmens erhalten Sie im aktuellen Bericht auf der vorletzten Seite der PDF-Datei. Dort ist alles übersichtlich zusammengestellt. | The attached annual reports for the past three years will provide you with an initial overview. On the penultimate page of the PDF file you will find an up-to-date outline of developments at our company, showing a summary of all the relevant data. |
Bei weiteren Fragen helfe ich gern. Sie erreichen mich unter dieser Telefonnummer: +49 6262 4568-67 oder per E-Mail: neumann.anke@meier-kg.com. | I’ll be happy to assist you if you need any further information. You can contact me on: +49 6262 4568-67 or by email at: neumann.anke@meier-kg.com. |
Freundliche Grüße | With best regards |
Meier KG Anke Neumann | Meier KG Anke Neumann |
Was ist das Positive an diesem Beispiel?
Der mittlere Absatz in dieser Mail beschreibt sehr konkret, welcher Anhang hier verschickt wird und wie dieser aufgebaut ist. Auch das Angebot, bei Rückfragen einen persönlichen Ansprechpartner zu erreichen, ist vorbildhaft.
Beispiel 4: Versand von Prospektmaterial
- Absender: Sekretärin der Vertriebsleitung
- Empfänger: Redaktion einer englischen Fachzeitschrift
Betreff: Informationsmaterial über die HEXA LICHT GmbH | |
Sehr geehrte Frau Potter, | Dear Ms Potter |
herzlichen Dank für Ihren Anruf heute Morgen. Selbstverständlich schicken wir Ihnen gern ausführliches Informationsmaterial über unser Unternehmen. | Thank you for calling us this morning. It’s a pleasure for me to send you detailed information material about our company. |
Die mitgeschickte PDF-Datei informiert Sie über alles Wissenswerte der HEXA LICHT GmbH. Unsere aktuellen Projekte sind auf den ersten Seiten erläutert. Unsere Firmenphilosophie finden Sie auf Seite 12 und unsere Führungsmannschaft haben wir auf Seite 14 abgebildet und vorgestellt. | The attached PDF file will provide you with all the information you need about HEXA LICHT GmbH. The first few pages describe our company’s current projects. You will find our corporate philosophy on page 12 and our management team appears on page 14. |
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Stöbern, und wenn Sie Fragen haben, rufen Sie mich einfach an: +49 40 135-79. | I hope you will enjoy browsing through this information and if you have any questions please give me a call on: +49 40 135-79. |
Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg | With best regards from Hamburg |
HEXA LICHT GmbH Nicole Schumann | HEXA LICHT GmbH Nicole Schumann |
Was ist das Positive an diesem Beispiel?
Auch in dieser Mail wird der Anhang nicht nur mit ein paar Buchstaben angekündigt, sondern detailliert vorgestellt. Der Empfänger weiß ganz genau, was ihn nach dem Klick auf die Büroklammer erwartet.
Beispiel 5: Warenversand von neu gedruckten Firmenbroschüren
- Absender: Assistentin der Geschäftsführung
- Empfänger: Kunden
Assistant to the Management → customer | |
Betreff: Ihre Firmenbroschüren sind unterwegs | Subject: Dispatch of your company brochures |
Sehr geehrte Frau Fisher, | Dear Ms Fisher |
die Gestaltung Ihrer neuen Firmenbroschüre ist sehr gelungen. Heute wird der Erstdruck von 1 000 Exemplaren per Paketdienst an Sie verschickt. Damit sollten Sie die nächsten Monate gut überbrücken können. | The design of your new company brochure has turned out to be a great success. Today the initial print run of 1000 copies will be sent to you by parcel service. This will provide you with sufficient supplies for the next few months. |
Übrigens: Wussten Sie, dass wir auch alten Logos ein neues Äußeres verpassen können? Wir peppen jedes Logo so auf, dass es zeitgemäß wirkt und trotzdem von allen wiedererkannt wird. | By the way, did you know that our advertising agency can give old logos a new look? We freshen up any logo in such a way that it looks right up-to-date but is still readily identifiable. |
Sprechen Sie uns an. Jörg Weiler ist unser Fachmann für Logoentwicklung und freut sich auf Ihren Anruf: +49 511 218523-48. | Simply give us a call. Jörg Weiler is our specialist in logo design and is looking forward to hearing from you: +49 511 218523-72. |
Freundliche Grüße | With best regards |
Werbeagentur Schäfer AG Assistentin der Geschäftsführung | Werbeagentur Schäfer AG Assistant to the Management |
Was ist das Positive an diesem Beispiel?
Es gelingt hier ein sehr positiver und lobender Einstieg in die Ankündigung des Postversandes. Dadurch ist der Empfänger schon im Vorfeld positiv gestimmt und erwartet mit Freude die Ankunft des Paketes.
Fazit: Email-Anhänge in englischer Korrespondenz
Anhand dieser Beispiele sehen Sie, wie vielseitig die englische Sprache ist und dass es weit mehr als die standardisierten Floskeln für die Ankündigung von Email-Anhängen gibt. Mit den genannten Formulierungstipps wird Ihnen eine professionelle Korrespondenz zukünftig mühelos gelingen.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
