Das Aufgabengebiet von Sekretärinnen und Assistenten hat sich im Zuge der Digitalisierung stark vergrößert: Dennoch wird vom Sekretariat meist noch erwartet, dass sich die Office-Mitarbeiter um die Geschäftskorrespondenz kümmern. Schließlich ist der Geschäftsbrief das Kommunikationsmittel und die Visitenkarte Ihres Unternehmens.
Was sind Geschäftsbriefe?
Ein Geschäftsbrief ist ein Brief (heutzutage auch oft auch eine E-Mail), der der Kommunikation zwischen Geschäftspartnern oder zwischen Unternehmen und Privatpersonen dient. Der Inhalt dieses Kommunikationsmittels dreht sich zumindest im weitesten Sinne wie der Name schon sagt um ein Geschäft. Viele Geschäftsbriefe unterliegen zudem einer Aufbewahrungspflicht von bis zu sechs Jahren.
Der Geschäftsbrief in Papierform ist in einigen Fällen noch immer die bessere Alternative zur E-Mail. Etwa als Anschreiben beim Versand von Material, als Zeichen der Wertschätzung oder um dem eigenen Anliegen Nachdruck zu verleihen. Und der Geschäftsbrief garantiert Rechtssicherheit für Ihre Firma, die eine E-Mail heute noch nicht ohne Weiteres bieten kann.
Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsbriefen:
- Anfrage,
- Angebot,
- Auftrag oder Bestellung,
- Auftragsbestätigung,
- Lieferschein,
- Rechnung,
- Mahnung,
- Reklamationsbearbeitung,
- Zwischenbescheid.
Anlässe für Geschäftsbriefe
Die Zahl der unterschiedlichen Anlässe für Geschäftsbriefe ist schier grenzenlos - von A wie Abmahnung bis Z wie Zwischenbescheide.
Unter anderem gibt es folgende Anlässe für Geschäftsbriefe:
- Bewerbungsprozesse (Bewerbungsabsage verfassen, Zusagen nach dem Vorstellungsgespräch, etc.),
- Dankschreiben an Mitarbeiter (für Glückwünsche, für Unterstützung, je nach Anlass, etc.),
- Einladungen (auf ein Vorstellungsgespräch, zur Weihnachtsfeier, geschäftliche Einladung absagen oder Einladung zusagen, etc.),
- Glückwünsche (zum Jubiläum, zum Geburtstag, etc.),
- Mahnungen (erste, zweite, dritte Mahnung; Lieferverzug; Antworten auf Mahnungen, Rechnungen, etc.),
- Kostenvoranschlag, Preiserhöhung ankündigen,
- Reklamationen (Beschwerdebriefe; Antwort auf Beschwerdebriefe, etc.),
- Werbebrief, Geschäftsbrief vergessen, Quittung ausstellen, Angebote ablehnen, Marketing für das Unternehmen, Verbesserung der Geschäftsbeziehungen,
- Geschäftsbriefe zum Termin-Management (Termine bestätigen, Termine absagen, Termine verschieben, vereinbaren, vorschlagen, Absage mit neuen Terminvorschlägen verfassen),
- Allgemeine Formulierungshilfen bei Geschäftsbriefen (Bitte um Rückmeldung, Wie telefonisch besprochen, Nach Diktat verreist, Freistellung von Berufsschule, etc.).
Die DIN 5008 regelt die einheitliche Gestaltung Ihrer Geschäftskorrespondenz
Die neue DIN 5008 legt die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest - und praktisch auch die Pflichtangaben. Für fast jeden Bestandteil des Kommunikationsmittels Geschäftsbrief bzw. einer E-Mail gibt es eine feste Vorgabe oder Regel! Dabei erfolgt die Strukturierung eines Geschäftsbriefes immer nach dem gleichen Prinzip:
- Briefkopf,
- Betreffzeile,
- Anrede,
- Fließtext,
- Grußformel,
- Anlagevermerk.
Während die Seitenränder und Schriftgröße bei einem Geschäftsbrief festgelegt sind, haben Sie bei der Schriftart die Wahl. Die meisten Firmen nutzen jedoch entweder Times New Roman oder Arial.
Der Briefkopf
Der Briefkopf ist meist das Erste, was der Empfänger Ihres Geschäftsbriefes sieht, deshalb sollte dieser besonders repräsentativ für Ihre Firma gestaltet werden. Laut DIN 5008 beginnt der Briefkopf mit der eigenen Anschrift der Firma, welche links, zentriert oder rechtsbündig platziert werden kann. Die Anschrift sollte den Vor- und Zunamen, Adresse sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihrer Firma enthalten. Darunter folgt die Adresse des Empfängers. Mit einer Leerzeile Abstand können Sie nun das Datum setzen, welches rechtsbündig erscheinen sollte.
Die Betreffzeile
In den meisten Briefen, die Sie erhalten, ist die Betreffzeile fett gedruckt. Das ist auch sinnvoll, weil die Betreffzeile wie eine Überschrift wirkt und auf den ersten Blick klarstellt, worum es geht. Nach DIN 5008 dürfen Sie die Betreffzeile fett drucken, müssen aber nicht. Und Sie dürfen sie sogar farblich hervorheben. Außerdem darf sich der Betreff über mehrere Zeilen erstrecken. Ein Limit setzt die DIN 5008 nicht, es sollte jedoch nicht in Schachtelsätzen ausarten.
Die Anrede
Hier haben Sie allerlei Freiheiten, dennoch sollten Sie darauf achten, dass die Anrede der Geschäftsbeziehung entsprechend sein sollte. Bei persönlichen Kontakten sollte auf jeden Fall der Name des Empfängers in der Anrede enthalten sein.
Der Fließtext
Bei der Gestaltung des Fließtextes gibt es keine Vorgaben, es ist jedoch ratsam, eine klare Struktur erkennen zu lassen. Diese besteht aus einer Einleitung, einem Hauptteil sowie Schluss und sollte durch Absätze kenntlich gemacht werden.
Die Grußformel und der Anlagevermerk
Am Ende eines Schreibens auf mögliche Anlagen hinzuweisen, ist nach wie vor aktuell und keineswegs veraltet.
Auch hier gilt es, einiges zu beachten:
- Wenn Sie eine Anlage verschicken, schreiben Sie „Anlage“, bei mehreren „Anlagen“.
- Sie sind nicht zum Anlagevermerk verpflichtet. Sie entscheiden selbst, ob Sie das für wichtig halten oder nicht. Sie sind auch nicht verpflichtet, die Anlagen darunter anzuführen. Sie können auch nur „Anlagen“ schreiben.
- Wenn Sie Ihren Namen oder Firmennamen nicht per PC am Ende des Briefs wiederholen, sondern lediglich unterschreiben, lassen Sie drei Leerzeilen, bevor Sie „Anlage“ platzieren.
Beispiel Anlagenvermerk ohne Namenswiederholung
Freundliche Grüße
Glücklich GmbH
Platz für Unterschrift
Anlage
- Wiederholen Sie hingegen Ihren Namen oder Firmennamen per PC – das ist die empfehlenswerte Variante –, lassen Sie nur eine Leerzeile zwischen dem PC-geschriebenen Namen und dem Anlagevermerk.
Beispiel Anlagenvermerk mit Namenswiederholung
Freundliche Grüße
Glücklich GmbH
Platz für Unterschrift [drei Zeilen oder mehr, wie Sie mögen]
Nadine Linnemann
Anlage
- Sie können das Wort „Anlage“ durch Fettdruck hervorheben. Auf jeden Fall sollten Sie es hervorheben, wenn Sie die Anlage oder die Anlagen darunter aufführen.
Beispiel Anlagenvermerk mit Hervorhebung
Freundliche Grüße
Glücklich GmbH
Nadine Linnemann
Anlagen
1 Prospekt
1 Lieferschein
- Wenn Ihr Brief besonders lang ausfällt oder Sie mehrere Anlagen aufführen möchten, passiert es leicht, dass der Platz auf dem Briefbogen nicht ausreicht. In diesem Fall können Sie den Anlagenvermerk rechts neben die Grußformel setzen. Nach DIN beträgt der Abstand vom linken Rand bis zum Anlagenvermerk 125 Millimeter.
Beispiel Anlagenvermerk mit Aufzählung der Anlagen
Freundliche Grüße Anlagen
Glücklich GmbH 1 Prospekt
1 Lieferschein
Nadine Linnemann
Die Seitennummerierung im Geschäftsbrief
Sobald Sie mehr als eine Seite schreiben, sollten Sie die folgenden Seiten nummerieren. Zwischen dem Textbereich bzw. Fließtext und der Seitenkennzeichnung steht mindestens eine Leerzeile. Einen mehrseitigen Brief nummerieren Sie ab der zweiten Seite.
Der richtige Platz für Seitennummerierungen
- Die Seitennummerierung in der Form „- x -“ sollte vorzugsweise zentriert in der Kopfzeile stehen. Weisen Sie bei dieser Variante in der Fußzeile durch „...“, also drei Punkte, auf die Folgeseite hin – schreiben Sie diese rechtsbündig an den Seitenrand.
- Eine Seitennummerierung in der Form „Seite X von Y“ sollte vorzugsweise rechtsbündig in der Fußzeile am Seitenrand stehen. Bei dieser Variante sollten Sie die Seitennummerierung auch auf die erste Seite schreiben.
Berufsbezeichnungen in der Anschrift
Berufsbezeichnungen wie zum Beispiel Direktor oder Rechtsanwalt werden hinter „Herrn“ beziehungsweise „Frau“ geschrieben.
Abkürzung hier besser vermeiden
Sehr häufig sieht man „Rechtsanwalt“ abgekürzt mit „RA“. Schreiben Sie das Wort besser aus. Die Abkürzung verschafft Ihnen keinen wirklichen Vorteil, auch wenn Sie einige Anschläge einsparen. Längere Berufsbezeichnungen können Sie in der Anschrift auch unterhalb des Namens platzieren. Das wirkt eleganter als die etwas umständlich klingende Formulierung „Vorstandsvorsitzenden“.
Beispiel Berufsbezeichnung in der Anschrift
Herrn Vorstandsvorsitzenden
Rolf Milser
Vorbis AG
oder:
Herrn
Rolf Milser
Vorsitzender des Vorstands
Das "PS" als hilfreiches Kommunikationsmittel
Die korrekte Schreibweise für das Postskriptum (von lat. post scriptum = nach dem Geschriebenen) ist einzig und allein „PS:“. Über die Platzierung im Brief schweigt sich die DIN-Vorschrift aus – vielleicht deshalb, weil dieser nachträgliche Zusatz im Zeitalter EDV-geschriebener Briefe nicht mehr zwingend nötig erscheint. Schließlich kann man heute Vergessenes in ein fertig getipptes Schreiben einfügen, ohne dass die nachträgliche Änderung auffällt.
Dennoch ist ein PS auch heute noch aktuell: Es ist erwiesen, dass die meisten Briefempfänger das PS zuerst lesen – der perfekte Blickfang für Ihren Brief! Nutzen Sie als Absender diese Chance und machen Sie im Postskriptum auf besonders wichtige oder interessante Dinge aufmerksam.
Falls Sie ein PS als Kommunikationsmittel verwenden wollen, verzichten Sie auf einen Anlage- oder Verteilervermerk. Setzen Sie das PS an dessen Stelle. Das heißt: Unter dem Gruß oder der Firmenbezeichnung bleiben mindestens drei Leerzeilen für die Unterschrift frei, dann kommt das PS.
Die Unterschrift in Ihrem Geschäftsbrief
Der Name der höherrangigen Person steht im Brief grundsätzlich links. Dabei ist es völlig unwichtig, wer den Brief verfasst hat. Sind beide Unterzeichner gleichrangig, können Sie frei entscheiden, wer links und wer rechts unterschreibt. Sie sollten im Brief erwähnen, wer der Ansprechpartner ist. Das können Sie so formulieren: Wenn Sie Fragen oder Wünsche haben, bin ich, Ralf Meier, gern behilflich. Außerdem ist der Geschäftsbrief nur mit einer Unterschrift rechtskräftig.
Diese Abkürzungen sollten handschriftlich erfolgen
Wer zum Beispiel mit der deutschen Abkürzung „ppa.“ oder „i. A.“ unterzeichnet, sollte das ebenfalls mit der Hand vor die Unterschrift setzen.
Pflichtangaben in Ihrem Geschäftsbrief
Ob in der Fußzeile oder im Briefkopf, einige Angaben sollten stets vorhanden sein. Dazu gehören die Kontoverbindung, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder die Internetpräsenz. Diese Angaben können auch gut in einer Fußzeile präsentiert werden. Sollte Ihre Firma im Handelsregister eingetragen sein, müssen folgende Pflichtangaben getätigt werden:
- Firmenname,
- Rechtsform,
- Handelsregisternummer und Registergericht,
- Namen des Geschäftsführers sowie des Vorsitzenden des Aufsichtsrates im Fall einer GmbH,
- Vor- und Zunamen der Vorstandsmitglieder sowie des Vorsitzenden des Aufsichtsrates im Fall einer AG.
Sollten Sie den Geschäftsbrief in Form einer E-Mail verfassen, können diese Angaben in die Signatur oder in den Disclaimer geschrieben werden.
Geschäftsbrief: Muster-Beispiele und Vorlage für Briefkopf und Grußformel nach DIN 5008
Der Briefstil, das bedeutet beispielsweise der Aufbau des Briefkopfs, die Schriftart, die Schriftgröße, ein Teil der neuen DIN 5008, bestimmte Schreibweisen des Datums, der Telefonnummern, Währungsbezeichnungen, Uhrzeit, die richtige Anrede des Empfängers etc. sollen in Ihrem Unternehmen bei externer Korrespondenz – egal, ob per Brief oder elektronisch per E-Mail – einheitlich angewendet werden.
Beispiel Aufbau Briefkopf
Petersen GmbH Postfach 12 09 33 32366 Hannover 3 Leerzeilen nach der Absenderangabe bis zur Adresse beginnt | |
Mit Versendungsvermerk 2 Leerzeilen bis zur Adresse Persönlich Herrn Bernd Mustermann Musterstraße 1 22222 Musterhausen | Ihre Nachricht vom: 26. Juni 2017 Ihr Zeichen: xy/Z Unser Zeichen: S-A/Ba Unsere Nachricht vom: 20. Juni 2017 Gesprächspartnerin: Claudia Schneider Telefon: 0511 25595-456 Telefax: 0511 25595-457 E-Mail: birgit.engertz@peterson-gmbh.de 30. Juni 2017 |
Zwei Leerzeilen nach dem Anschriftenfeld beziehungsweise dann, wenn der Infoblock länger ist als die Anschrift, steht der Betreff zwei Leerzeilen nach dem Infoblock. Hier wird der Betreff "fett" eingetragen, ohne das Wort "Betr." oder "Betreff" voranzusetzen Zwei Leerzeilen nach dem Betreff Sehr geehrter Herr Mustermann, Eine Leerzeile nach der Anrede nicht nur das Telefon ist die Visitenkarte unseres Unternehmens, sondern auch die Korrespondenz. | |
Es lohnt sich daher, wenn Sie für sich und Ihre Kollegen die wichtigsten Vorgaben und Pflichtangaben stichpunktartig zusammenzufassen. Die wichtigsten Punkte sind:
- Schriftart, z. B. Times New Roman, Schriftgröße: 12, Text: einzeilig geschrieben.
- Die Schreibweise des Datums als 2017-06-05 wird in unserem Unternehmen nicht verwendet.
- Bitte verwenden Sie, wenn immer möglich und vor allem im Fließtext, diese Schreibweise: 5. Juni 2017.
- Achtung! 05. Juni 2017 ist falsch. In Tabellen oder Aufzählungen können Sie auch diese Schreibweise wählen: 05.06.2017.
- Die Uhrzeit wird so geschrieben: 17 Uhr, 17:24 Uhr, 17:30:24 Uhr, 9 Uhr oder 09:00 Uhr.
- Euro steht nicht vor dem Betrag, sondern dahinter: 3.444,20 EUR.
- Verwenden Sie für den Textbereich keinen Blocksatz, denn der ist schwierig zu lesen.
- Lesefreundlich ist es, den Rand linksbündig zu setzen.
- Auf Folgeseiten wird durch drei Punkte hingewiesen, die am Fuß der Seite mit mindestens einer Leerzeile Abstand zum Textbereich gesetzt werden und am rechten Rand stehen.
- Mehrseitige Briefe werden oben fortlaufend durchnummeriert, beginnend mit der zweiten Seite. (- 2 -) zentriert in der ersten Zeile. Bei Briefblättern ohne Aufdruck steht die Seitennummer in der fünften Zeile. Eine Variante wäre beispielsweise „Seite 3 von 6“, beginnend auf der ersten Seite, rechter Rand. Der Fließtext steht mit mindestens einer Leerzeile Abstand von der Seitenzahl.
- Telefon- und Faxnummern werden nach DIN 5008 so geschrieben: 0511 58944 (Vorwahl-Leerzeichen-Telefonnummer). Verwenden Sie keine Leerzeichen zwischen den einzelnen Zahlen und keine Klammern oder Striche. Ausschließlich Durchwahlnummern werden durch einen Bindestrich abgesetzt: 0511 589-444 (Vorwahl-Leerzeichen-Telefonnummer-Bindestrich-Durchwahl).
- Eine Mobilnummer wird nach DIN 5008 so geschrieben: 0170 908455.
- Unter Ihren E-Mails verwenden Sie bitte die von der Unternehmenskommunikation vorgegebene Signatur. Dies ist besonders im Hinblick auf die Schreibweise der internationalen Telefonnummer wichtig: Falsch ist +49 (0) 511/559-444. Richtig ist +49 511 589-444.
- Vermeiden Sie diese Grußformel: Kind regards/Freundliche Grüße. Verwenden Sie besser entweder die englische Grußformel in englischen E-Mails oder eine deutsche Grußformel in deutschen E-Mails.
Beispiel Grußformel | |
Freundliche Grüße aus Hamburg
Peterson GmbH i. A. Birgit Engertz Sekretariat Anlage oder Anlagen
PS: | Es heißt auch in der aktuellen Rechtschreibung "Grüße". Eine Leerzeile ppa./i. V./i. A. handschriftlich; dahinter steht die Unterschrift
1 Leerzeile (wird fett geschrieben, wenn mindestens eine Anlage darunter aufgeführt ist) 1 Leerzeile
Ein PS ist immer dann wirkungsvoll, wenn Sie mit einem Satz noch auf etwas Wichtiges hinweisen möchten. |
In diesem Artikel haben wir für Sie zusammengestellt, wie Sie einen Anhang in einer Mail versenden und welche Formulierungen Sie nutzen können.
Schreiben vorab per E-Mail: Formulierungen
Im digitalen Zeitalter ist es normal geworden, Informationen in Sekundenbruchteilen zu empfangen und Dokumente bequem auf einem mobilen Endgerät betrachten zu können. Diese Entwicklung hat auch vor dem Sekretariat nicht Halt gemacht. Das vernetzte Arbeiten im Office und der Einsatz moderner Medien und Bürokommunikationssysteme führt zu einer hohen Effizienz. Kunden und Geschäftspartner schätzen Schnelligkeit, Individualität und Serviceorientierung. Eine professionelle Geschäftskorrespondenz kann dazu beitragen, die Nähe und die Geschäftsbeziehung zum Kunden nachhaltig zu verbessern. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, Informationen so schnell wie möglich und kundenzentriert weiterzuleiten.
Hierfür eignen sich vor allem individuell konzipierte kurze E-Mails, die den Kommunikationsfluss nach einem persönlichen Gespräch oder einem Telefonat weiterführen. Diese werden im Office-Jargon vielfach als Dreizeiler bezeichnet. Eine kurze Informationsmail mit einem Hinweis auf einen Katalog, einen Geschäftsbrief oder ein Angebot kann dazu beitragen, dass sich Kunden schneller entscheiden oder besser informiert fühlen.
Welcher Mehrwert durch ein vorab versandtes Schreiben generiert wird
Kundenservice wird in den meisten Unternehmen fokussiert. Der Vorabversand von Informationsmaterial oder konkreten Dokumenten stellt ein wirksames Kommunikationsmittel dar, Interesse an den Bedürfnissen eines Kunden oder Geschäftspartners zu zeigen. Einem Kunden vermittelt ein solches Vorgehen Wertschätzung und Aufmerksamkeit. Gleichzeitig zeigt es an, welchen Status der Geschäftspartner für das Unternehmen hat. Interessenten und Kunden zahlen Vertrauen und gelebte Anerkennung vor allem durch ihre Treue und ihr Auftragsverhalten zurück.
Welche Formulierungen zielführend sind
Eine Vorabinformation per E-Mail sollte generell kurz und präzise verfasst werden. Statt ausschweifender Informationen ist es erfolgversprechend, in wenigen Worten zu skizzieren, welches Ziel mit der E-Mail verfolgt wird. Nach einem Verkaufsgespräch oder Telefonat garantiert eine prompte Kommunikation, dass der Gesprächsfaden mit dem Kunden nicht abreißt. Erhält ein Interessent zum Beispiel bereits eine Stunde nach einem persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten ein schriftliches Vorabangebot per E-Mail, kann er gedanklich an das Gespräch und die Vorteile des Produktes anschließen. Ein solches Vorgehen minimiert darüber hinaus die Gefahr, dass Mitbewerber kontaktiert werden und das Kaufinteresse abnimmt. Im Folgenden finden Sie passende Mustertexte.
In diesem Artikel haben wir für Sie zusammengestellt, wie Sie moderne Floskeln in Geschäftsbriefen nutzen können und welche Formulierungen Sie nutzen können.
Ankündigung, dass ein Angebot umgehend versandt wird
Betreff: Ihr Angebot
Sehr geehrter Herr Müller,
herzlichen Dank für das zielführende und interessante Gespräch mit Herrn Meier am heutigen Tage. Wie persönlich besprochen, erhalten Sie mit morgiger Post ihr persönliches Angebot. Neben dem Angebot übersenden wir Ihnen mit gleicher Post einen Bericht über unsere aktuelle Produktionsmaschine XC 70. Wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Produkten. Bei Fragen zu den technischen Spezifikationen oder zu unserem schriftlichen Angebot erreichen Sie Herrn Meier jederzeit gern unter seinen Kontaktdaten.
Vorabversand eines Angebotes
Betreff: Ihr Angebot
Sehr geehrter Herr Müller,
im Auftrag von Herrn Meier übersende ich Ihnen vorab unser Angebot für den Kauf unserer aktuellen Produktionsmaschine XC 70. Da Sie sich schnell entscheiden möchten, hat sich Herr Meier nach ihrem heutigen Gespräch umgehend mit der Kalkulation befasst. Herr Meier meldet sich vereinbarungsgemäß in 2 Tagen bei Ihnen, um das Angebot mit Ihnen im Detail telefonisch zu besprechen. Sollten vorab Fragen aufkommen, steht Ihnen Herr Meier jederzeit gern zur Verfügung. Unser Angebot erhalten Sie darüber hinaus morgen auch auf dem Postweg.
Vorabübersendung eines Geschäftsbriefes
Betreff: Unser Gespräch am heutigen Tage
Sehr geehrter Herr Müller,
Herr Meier bedankt sich herzlich für das offene und vertrauensvolle Gespräch am heutigen Tage. Da uns die Zufriedenheit unserer Kunden sehr wichtig ist, erhalten Sie anbei vorab unsere schriftliche Erklärung zu den von Ihnen geschilderten Vorgängen. Wir sind überzeugt, dass Ihnen unser Vorschlag zusagen wird. Für persönliche Rückfragen steht Ihnen Herr Meier jederzeit gern zur Verfügung.
Es wirkt engagiert und wertschätzend, ein Schreiben oder ein Angebot vorab zu versenden oder den postalischen Versand per E-Mail anzukündigen. Handelt es sich bei den übersandten Anlagen um vertrauliche Sachverhalte, sollten Sekretärinnen darauf achten, die E-Mail verschlüsselt zu übersenden oder mit einer digitalen Signatur zu schützen. Kunden und Geschäftspartner erwarten und schätzen es, so schnell wie möglich konkret informiert zu werden. Assistentinnen, die wissen, wie konkrete Vorabemails erstellt werden, tragen mit ihrer Arbeit dazu bei, dass stabile, erfolgreiche und langfristige Geschäftsbeziehungen entstehen.
E-Mail-Weiterleitung: Formulierungen für einen Disclaimer
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es in den meisten Fällen untersagt, E-Mails und deren enthaltene Anlagen an andere Personen weiterzuleiten. Sind in einer betriebsinternen E-Mail mit internen Mitteilungen oder privaten E-Mail hingegen wichtige Informationen enthalten, die für Kollegen oder weitere Personen bedeutend sind, kann eine E-Mail-Weiterleitung sinnvoll und zielführend sein.
E-Mail weiterleiten oder untersagen - Disclaimer nutzen
Um Missverständnissen vorzubeugen und eindeutig zu kommunizieren, ist es aus Sicht eines Unternehmens essenziell, die Weiterleitung einer E-Mail zu erlauben oder zu untersagen. Hierfür eignet sich am Ende der Signatur der sogenannte Disclaimer.
Der Disclaimer zeigt klar auf, wie Personen, die fälschlicherweise Kenntnis vom Inhalt einer E-Mail erlangen, reagieren sollten. Der Disclaimer kann zudem die Weiterleitung einer Nachricht ausdrücklich gestatten.
Aus formalrechtlicher Sicht muss ein Disclaimer eindeutig von einer E-Mail-Signatur unterschieden werden. Während die E-Mail-Signatur entscheidende, rechtlich relevante Angaben zum Absender der E-Mail enthält, hat ein Disclaimer kaum formaljuristische Relevanz. Die in Disclaimer beschriebenen Informationen beziehen sich auf bekannte gesetzliche Bestimmungen, die von einem E-Mail-Empfänger zu jeder Zeit einzuhalten sind.
Sie werden im Disclaimer vor allem erwähnt, um mit Nachdruck klarzustellen, dass eine missbräuchliche Verwendung von Inhalten und Daten verboten ist. Abseits der Formulierungen im Disclaimer gewährleisten die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dass personenbezogene Daten und Informationen nicht gegen geltendes Recht benutzt oder weiterverarbeitet werden dürfen.
E-Mail-Weiterleitung erlauben: Beispiele
Möchten Unternehmen oder Sekretärinnen im Office einen Disclaimer erstellen, sind die folgenden Formulierungen in der Praxis erprobt und zielführend:
- Es ist dem Empfänger dieser E-Mail gestattet, einzelne Informationen oder die gesamte Nachricht weiterzuleiten.
- Sie kennen in Ihrem privaten oder geschäftlichen Umfeld Personen, die sich für die Informationen dieser E-Mail interessieren? Dann leiten Sie die Nachricht gern an andere weiter!
E-Mail-Weiterleitung untersagen: Beispiele
Die folgenden Formulierungen sind im Allgemeinen üblich, um die Inhalte fehlgeleiteter E-Mails zu schützen. Aus formaljuristischer Sicht haben sie wenig Relevanz. Trotz dieser Tatsache können Sie eingesetzt werden, um einem irrtümlichen Gebrauch der Informationen einer E-Mail vorzubeugen.
- „Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder gesetzlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der bestimmungsgemäße Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, unterrichten Sie bitte den Absender und vernichten Sie diese E-Mail. Anderen als dem bestimmungsgemäßen Adressaten ist untersagt, diese E-Mail zu speichern, weiterzuleiten oder ihren Inhalt auf welche Weise auch immer zu verwenden.“ (Quelle: Ionos)
- Beachten Sie bitte, dass jede Form der unautorisierten Veröffentlichung, Nutzung, Vervielfältigung oder Weitergabe des Inhalts dieser Nachricht nicht gestattet ist. Diese E-Mail ist ausschließlich für den genannten Adressaten oder dessen Vertreter bestimmt. Sollten Sie nicht der vorgesehene Adressat oder dessen Vertreter sein, so bitten wir Sie, sich mit dem Absender der E-Mail in Verbindung zu setzen. (Quelle: Zeitblüten)
Zusammenfassend enthält ein Disclaimer Informationen zum bestimmungsgemäßen Gebrauch von Inhalten einer E-Mail. Der Disclaimer beschreibt darüber hinaus unmissverständlich, ob eine E-Mail weitergeleitet werden darf oder ob dies untersagt ist. Generell haben die gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO in Bezug auf den Gebrauch personenbezogener Daten eine höhere Relevanz als ein Disclaimer. Trotz dieser Tatsache kann ein klar formulierter Disclaimer dazu beitragen, dass Daten und Informationen einer fehlgeleiteten E-Mail nicht weitergeleitet werden. Dies kann Inhalte und Informationen schützen und Schaden von Ihrer Firma abwehren.
Geschäftsbrief: Wichtige Formulierungen und Satzbausteine
Geschäftliche Kommunikationsmittel, E-Mails und Briefe nehmen täglich viel Zeit für den Assistenten oder die Sekretärin vom Chef in Anspruch. Doch Sie können sich Ihr „Korrespondenz-Leben“ wesentlich erleichtern, indem Sie für die vielen E-Mails und Briefe, die Sie an Ihre Geschäftspartner schreiben, Mustertexte, also Textbausteine und Vorlagen, verfassen und nutzen.
Formulierungen für Ihre Geschäftskorrespondenz, die Sie für Ihre Schnellbausteine und Vorlagen gut gebrauchen können
Absage auf zugeschickte Unterlagen – klassisch und gut
Sehr geehrte Frau …,
haben Sie vielen Dank für die Unterlagen, die Sie uns per E-Mail zugeschickt haben.
Nach Rücksprache mit dem verantwortlichen Kollegen habe ich keine guten Nachrichten für Sie: Wir haben keinen Bedarf/kein Interesse.
Trotzdem vielen Dank, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, mir Ihre Broschüre per E-Mail zuzusenden.
Freundliche Grüße
Reaktion/Antwort auf Anfrage wegen Angebot – brauchen noch Zeit – kreativ und schwungvoll
Guten Tag, sehr geehrte Frau …,
wir freuen uns, dass wir Ihnen ein Angebot erstellen dürfen. Diese E-Mail dient als kurzer Zwischenbescheid, damit Sie wissen, dass uns Ihre E-Mail erreicht hat, wir verstanden haben, was Sie sich wünschen, und wir noch ein wenig Zeit benötigen.
Wir machen uns flott an die Arbeit und senden Ihnen unser Angebot so schnell wie möglich zu.
Freundliche Grüße
Angebot verschicken – klassisch und gut
Sehr geehrte Damen und Herren …,
vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Vertrauen. Sie erhalten mit dieser E-Mail unser Angebot, in dem wir Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen berücksichtigt haben.
Bei Fragen sind wir natürlich sehr gern behilflich.
Freundliche Grüße
Protokoll verschicken – klassisch und gut
Sehr geehrte Damen und Herren,
Sie erhalten heute das Protokoll der xy-Sitzung. Ich hoffe, ich habe alle Punkte korrekt wiedergeben. Wenn ich etwas ergänzen oder ändern soll, benötige ich Ihre Änderungswünsche bis zum (Datum). Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
Kollegen Termine setzen – klassisch und gut
Liebe Kollegen des Vertriebsteams,
am (Datum) benötige ich die Zahlen für xy. Bitte seien Sie so nett und schicken Sie mir bis dahin alles zu. Der Termin ist verbindlich.
Herzlichen Dank.
Kollegen an Termin erinnern – klassisch und gut
Liebe XY,
ich hatte mir notiert, dass Sie heute die Unterlagen für xy abgeben wollten. Sind Sie bitte so freundlich und schicken mir xy noch heute zu? Danke schön.
Viele Grüße
12 zeitgemäße Schlusssätze für E-Mails und Briefe
Neben guten Briefeinstiegen sind einschlägige Schlusssätze besonders wichtig in der Geschäftskorrespondenz.
„Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung“. Ein häufig verwendeter Schlusssatz im Geschäftsbrief, der jedoch durch das Wort „jederzeit“ ein wenig übertrieben ist. Auch klingt das zur Verfügung stehen eher nach einer Ware im Regal, unpersönlich und nicht nach einem Menschen, der Auskünfte gibt. Wenn Sie als Sekretärin noch die eine oder andere eingestaubte Floskel für Ihre Schlussätze im Geschäftsbrief nutzen, ist es an der Zeit, diese zu modernisieren.
12 moderne Formulierungen: Schlusssätze für E-Mails und Geschäftsbriefe
- Ich freue mich auf das Treffen mit Ihnen am <Datum>.
- Ich freue mich auf ein interessantes Gespräch mit Ihnen.
- Rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben. Sie erreichen uns montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr unter der Telefonnummer +49(0) ...
- Sie haben noch Fragen? Rufen Sie uns an! Telefon: +49(0) ... Ihre Ansprechpartnerin, Anna Jäger, hilft Ihnen gern weiter.
- Sie haben noch Fragen oder Wünsche? Bitte zögern Sie nicht, uns anzurufen.
- Wenn Sie noch Fragen oder Wünsche haben, rufen Sie uns an – wir sind gern behilflich.
- Bitte rufen Sie mich an, wenn Sie Fragen und/oder Wünsche haben.
- Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen.
- Wie gefallen Ihnen unsere Vorschläge?
- Bleibt es bei unserem Termin?
- Ich freue mich/Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
- Viel Spaß beim Schmökern!
In diesem Artikel haben wir für Sie zusammengestellt, wie Sie Angebote professionell ablehnen und welche Formulierungen Sie auf Deutsch und Englisch nutzen können.
Erfolgreich Geschäftsbriefe verfassen: 8 Praxis-Tipps
Papier mag geduldig sein, der Empfänger ist es nicht. Diese sieben Tipps helfen Ihnen, Ihre Geschäftsbriefe so zu schreiben, dass sie gut verstanden werden.
Tipp 1: Struktur erleichtert das Lesen
Eine klare Struktur macht Ihren Brief übersichtlicher. Trennen Sie Einleitung, Hauptteil und Schluss durch Absätze. Halten Sie den Einleitungsteil kurz: Hier machen Sie deutlich, in welcher Verbindung Sie zum Adressaten stehen. Im Hauptteil erklären Sie Ihr Anliegen, im Schluss fassen Sie das Wesentliche noch einmal zusammen und gehen kurz auf das weitere Vorgehen ein.
Tipp 2: Kampf dem Amtsdeutsch
Ein bürokratischer Schreibstil ist Gift für jeden Geschäftsbrief. Dazu zählen Abkürzungen wie u.a., ggf., etc., Schachtelsätze, aber auch Nominalstil und Passivformen. Wenn Sie sich um eine lebendige Sprache bemühen, werden Ihre Briefe lesbarer. Beispiel gefällig? Die Aussage "Wir haben Ihr Geld heute überwiesen." ist verständlicher und freundlicher als "Der Betrag wurde termingerecht zur Zahlung angewiesen."
Tipp 3: Verbindlich, aber nicht persönlich
Ein Geschäftsbrief ist nicht das gleiche wie eine E-Mail an einen guten Freund. Er ist gekennzeichnet durch eine gewisse persönliche Distanz, sollte aber deshalb nicht hölzern oder gar abweisend formuliert sein. Schreiben Sie freundlich und verbindlich, ohne emotional oder persönlich zu werden.
Tipp 4: Machen Sie's kurz
Erleichtern Sie Ihrem Adressaten das Lesen! Achten Sie auf kurze und einfache Sätze. Hinterfragen Sie nach dem Schreiben jeden Satz: Was sagt er aus? Können Sie es einfacher sagen? Es gibt nichts Schlimmeres als Schachtelsätze.
Tipp 5: Sagen, was Sache ist
Sprechen Sie Ihr Anliegen deutlich an. Höfliches "Drumherumreden" führt nur dazu, dass Ihr Anliegen als weniger dringend wahrgenommen wird. Ganz gleich, ob Sie jemanden auffordern, eine Rechnung zu begleichen, ihm für etwas danken wollen oder um eine Kontaktaufnahme bitten: Schreiben Sie es höflich, aber deutlich und ohne Umschweife.
Tipp 6: Orientieren Sie sich am Standard der DIN 5008
Für Geschäftsbriefe gibt es feste Standards wie die der neuen DIN 5008. Nicht alles ist bei der Gestaltung verpflichtend, aber bei der Platzierung von Adresse, Datum, Ort, Anrede oder Betreffzeile sollten Sie keine kreativen Experimente wagen.
Tipp 7: Schnörkellose Gestaltung des Geschäftsbriefs
Ein Geschäftsbrief muss auch optisch einen professionellen Eindruck machen. Verwenden Sie klassische Schriftarten wie Times New Roman oder Arial. Nutzen Sie Ihr Firmenbriefpapier mit der richtigen Opazität mit dem Firmenlogo.
Tipp 8: Vermeiden Sie unnötige Fehler
Ihr Geschäftsbrief sollte professionell wirken, deshalb vermeiden Sie unbedingt Rechtschreib- oder Grammatikfehler. Einen schlechten Eindruck beim Kunden hinterlässt es ebenfalls, wenn der Name des Empfängers falsch geschrieben ist.
FAQ: Alles, was Sie rund um das Thema Geschäftsbriefe wissen müssen
Welche Struktur muss ein Geschäftsbrief haben?
Die neue DIN 5008 legt die Schreib- und Gestaltungsregeln für den Geschäftsbrief fest. Diese erfolgen immer nach dem gleichen Prinzip: Ein Geschäftsbrief muss einen Briefkopf, Betreff, Anrede sowie den Fließtext, Grußformel und gegebenenfalls einen Anlagevermerk enthalten.
Welche Formatierungen muss ich einhalten?
Die Seitenränder müssen die folgenden Maße haben: Seitenrand oben 4,5 cm; Seitenrand unten 2,5 cm; Linker Seitenrand 2,5 cm; Rechter Seitenrand 2 cm (mind. 1,5 cm). Die Schriftgrößte beträgt standardmäßig 12 Punkt.
Welche Pflichtangaben müssen in einem Geschäftsbrief enthalten sein?
Dies kommt darauf an, ob Sie im Handelsregister hinterlegt sind. Dann müssen Angaben wie der Firmenname, die Rechtsform sowie die Handelsregisternummer und das Registergericht pflichtmäßig angegeben werden.
Darf ich Geschäftsbriefe in Form einer E-Mail bedenkenlos weiterleiten?
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es in den meisten Fällen untersagt, E-Mails und deren enthaltene Anlagen an andere Personen weiterzuleiten. Mithilfe eines Disclaimers können Sie die Weiterleitung einer E-Mail jedoch erlauben oder untersagen.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
