So formulieren Sie Bewerbungsabsagen richtig

Egal ob es sich um eine „normale“ Bewerbung oder um eine Initiativbewerbung handelt, ob Sie einem Praktikanten oder einem berufserfahrenen Bewerber absagen müssen – es gilt, jeden Bewerber respektvoll zu behandeln. Jedoch unterscheiden sich die Formulierungen der Absageschreiben je nach Art der Bewerbung. Auch die Intension des Absageschreibens spielt eine bedeutende Rolle: Möchten Sie dem Bewerber eventuell zu einem späteren Zeitpunkt die Gelegenheit bieten, in Ihrem Unternehmen einzusteigen? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie auf verschiedene Arten von Bewerbungen eingehen und Absagen professionell formulieren.

Auch wenn die Versuchung groß ist, auf Bewerbungsabsagen zu verzichten - Schweigen ist eine schlechte Lösung, und zwar aus folgenden Gründen:

• Im Zeitalter des Fachkräftemangels müssen Arbeitgeber auf einen guten Ruf im Arbeitsmarkt achten. Employer Branding lautet der Fachbegriff für die Imagepflege als Arbeitgeber. Dazu zählt auch der professionelle Umgang mit den Bewerbern.
• Fortschrittliche Unternehmen legen Wert darauf, dass die Kandidatinnen und Kandidaten ihren Bewerbungsprozess positiv erleben. Eine negative Candidate Experience schlägt sich in negativen Kommentaren auf Plattformen wie Kununu und in Social Media nieder.
• Vielleicht ist der Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt für das Unternehmen interessant. In einem Absageschreiben kann die Erlaubnis eingeholt werden, die Bewerbungsunterlagen aufzubewahren.

Für den Bewerber geht es allerdings nicht bloß um eine positive Candidate Experience, sondern auch um die zeitliche Planung der näheren Zukunft. Soll man sich die Optionen noch offenhalten oder braucht man keine Rücksicht mehr auf diese Bewerbung zu nehmen?

Die Entscheidung Ihres Unternehmens kann bedeutende Folgen für einen Bewerber haben. Deshalb sollten Sie als Zeichen Ihrer Wertschätzung dem Bewerber über Ihre Entscheidung informieren. 
Im Folgenden finden Sie zudem einige Muster und Vorlagen für das erfolgreiche Verfassen einer Absage. 

Warum wird eine Bewerbungsabsage als belastend empfunden? Es lohnt sich, einen Blick auf die Ursachen des Problems zu werfen.

Absagen auf Bewerbungen sind eine persönliche Zurückweisung

Eine Absage bedeutet für den Bewerber häufig: „Wir lehnen DICH ab. Der Grund liegt in deiner PERSON."

Persönliche Zurückweisung ist für viele Menschen mit einem Kindheitstrauma belastet. Ablehnung trifft ein Kind oder einen Jugendlichen immer hart, besonders dann, wenn sie in einer engen Beziehung (Eltern, Lehrer, Geschwister) vorkommt. Im späteren Leben reagiert man entsprechend empfindlich auf Zurückweisung.

Im Rahmen einer Bewerbung kann man das Gefühl einer persönlichen Zurückweisung nicht vermeiden, aber mit Wertschätzung und professioneller Kommunikation abmildern.

Die besten psychologischen Maßnahmen dazu sind:

Die Qualitäten des Bewerbers würdigen. Zeigen, was an seinem Profil beeindruckte:

• „Ihr bisheriger beruflicher Weg hat uns beeindruckt."

Das Gefühl eines Vergleichs vermeiden. Nicht den Aspekt „jemand anders war besser" betonen, sondern eher den Umstand, dass man eben auch etwas Glück braucht, um gewählt zu werden:

• „Die Wahl ist uns schwergefallen"
• „Wir haben außerordentlich viele sehr gute Bewerbung wie die Ihre erhalten"

Den Unterschied zum gewählten Bewerber kleinreden: 

• „Manchmal entscheiden Kleinigkeiten / Nuancen"
• „Sie waren in unserer engsten Auswahl"

Die Ablehnung auf einen einzigen, isolierten Aspekt beschränken:

• „Letztlich war es eine speziell für diese Aufgabe relevante Erfahrung, die uns einen Ihrer Mitbewerber als den geeigneteren scheinen ließ."

Absagen wecken Ängste und Zweifel 

Vielleicht bin ich einfach nicht gut genug? Werde ich überhaupt jemals eine Stelle bekommen? Solche und ähnliche Fragen tauchen beim Lesen der Bewerbungsabsage auf, insbesondere bei denjenigen, welche bereits Dutzende oder gar Hunderte von Bewerbungen geschrieben haben.

Bewerber sind auf Feedback angewiesen. Sie können nur anhand der Reaktionen der Arbeitgeber abschätzen, wie groß ihre Chancen auf dem von ihnen gewählten Arbeitsmarkt sind. 

Wenn der Recruiter daran interessiert ist, die Beziehung zum Bewerber „warm" zu erhalten, so muss er dies in der gebotenen Deutlichkeit ausdrücken:

• „Bei unserer Firma gibt es immer wieder attraktive Positionen zu besetzen. Es würde uns freuen, wenn Sie sich erneut bewerben, wenn Sie eine interessante Stellenausschreibung entdecken."
• „Wir hoffen, dass Sie uns in positiver Erinnerung behalten. Eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt schließen wir unsererseits nicht aus."

Absagen frustrieren die Fleißigen

Manche Bewerber investieren sehr viel Zeit und Arbeit in ihre Bewerbungsunterlagen. Sie recherchieren die Firma, bereiten ihre Dokumentation auf, erstellen ihren CV neu, verbringen viel Zeit mit dem Verfassen des Anschreibens und warten tage- oder wochenlang gespannt auf die Antwort.

Dann kommt eine kurze E-Mail: NEIN. - War es das schon?

Man kann und soll die Mühe würdigen, welche der Kandidat in seine Bewerbung gesteckt hat. Allerdings raten Experten davon ab, die „Mühe" des Kandidaten direkt anzusprechen. Besser ist es, die Gründlichkeit der Unterlagen-Prüfung zu betonen – die „Mühe" des Recruiters bzw. der Fachkraft für Personalmanagement ab. 

Wählen Sie den richtigen Kommunikationsweg für Ihre Absage

Je weiter man sich in den Recruitingprozess begibt, desto weniger Bewerber sind noch im Rennen. Anfangs sind schriftliche Absagen via E-Mail die effizienteste Wahl. Man hat einen geringen Zeitaufwand und kann den Bewerbern trotzdem wertvolles Feedback mit auf den Weg geben. Sobald sie jedoch mehrere Bewerbungsgespräche mit dem Kandidaten geführt haben oder dieser bereits an einem Assessmentcenter teilgenommen hat, sollten Sie ein kurzes Telefonat in Erwägung ziehen. Sie drücken So Wertschätzung und Respekt gegenüber dem Bewerber aus und stärken Ihre Arbeitgebermarke.

Zwischenfazit:  Die wichtigsten psychologischen Signale bei der Absage einer Bewerbung

• Akzeptanz der Person. Zeigen, dass die Absage nicht eine Zurückweisung der Person ist.
• Ermutigen, sein Glück weiterhin zu versuchen. Hoffnung geben, dass sich die Mühe irgendwann lohnen wird.
• Falls ein Interesse besteht, sich den Bewerber „warmzuhalten": Klare Signale setzen, dass man in Verbindung bleiben will.
• Die Mühen und Sorgen des Bewerbers würdigen (ohne ihn herabzusetzen).

Viele Unternehmen laden auf der Webseite „Jobs" / „Karriere" zu Initiativbewerbungen ein. Dies hat für beide Seiten Vorteile:

• Die Unternehmen kommen zu Bewerbungsdossiers, ohne eine zahlpflichtige Stellenausschreibung schalten zu müssen.
• Die Bewerber haben die Chance, sich zu einem Zeitpunkt zu präsentieren, an welchem nicht dutzende (oder hunderte) Mitbewerber um die Aufmerksamkeit des Personalers wetteifern.

Absagen auf Initiativbewerbungen erfordern noch mehr Fingerspitzengefühl als Bewerbungen auf Ausschreibungen.

Das Besondere an einer Initiativbewerbung ist das Fehlen eines konkreten Anforderungs­profils. Bei der Absage kann man sich nicht darauf berufen, dass der Bewerber die Anfor­derungen der Position nicht erfüllt. 

Warum überhaupt absagen? Könnte man nicht einfach dem Bewerber mitteilen, dass man seine Unterlagen speichert und bei Bedarf auf ihn zurückkommt? Dieses Vorgehen ist für den Bewerber unbefriedigend – auch er will seine Zukunft planen können.

Es ist daher besser, ihm klipp und klar mitzuteilen, dass man derzeit keine Möglichkeit sieht, ihn im Unternehmen einzusetzen.

Jedes Unternehmen verfolgt das nachvollziehbare Ziel, die besten Mitarbeiter zu beschäftigten. Neben dem Recruiting qualifizierter und erfolgreicher Betriebsangehöriger ist ebenfalls die Ausbildung von jungen Menschen für Betriebe aller Größenordnungen attraktiv. Vor allem, da man junge Auszubildende effektiv formen und langfristig an das Unternehmen binden kann, bilden Betriebe in Deutschland jedes Jahr mehr als 1 Million Auszubildende aus. Gemäß einer Statistik von Statista betrug die Zahl der Auszubildenden im Jahr 2018 mehr als 1,33 Millionen junge Menschen. Dies bedeutet im Vergleich zu den Vorjahren ein geringes Ansteigen der Ausbildungszahlen.

Duale Ausbildungsformen und die betriebliche Ausbildung junger Menschen hat in Deutschland ein generell hohes Niveau erreicht. Aus diesem Grund adaptieren europäische Nachbarländer die Herangehensweise, um die Probleme von Jugendarbeitslosigkeit zu vermindern.

Es liegt bei der Betrachtung der Statistik auf der Hand, dass nicht jeder Bewerber um einen Ausbildungsplatz eine Ausbildungszusage erhält. Unternehmen müssen, wie beim Recruiting von Fach- und Führungskräften, ebenso bei der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz professionelle Maßstäbe ansetzen. Die Gründe für Bewerbungsabsagen sind vielfältig.

Ein Teil der Bewerber erhält eine Absage nach einem persönlichen Vorstellungsgespräch. Im Vergleich zu anderen Jugendlichen konnte der Kandidat in Bezug auf seine Eigenschaften oder sein Auftreten nicht überzeugen. Weitere Bewerber erhalten ihre Absage direkt nach Eingang ihrer Bewerbungsunterlagen. Gründe hierfür könnten die zu geringe Qualifikation, der Notendurchschnitt oder eine fehlerhafte, ungenügende schriftliche Bewerbung sein.

Sekretärinnen obliegt die besondere Verantwortung und Verpflichtung, ein individuelles Absageschreiben zu konzipieren oder ein vorhandenes Muster spezifisch abzuwandeln. Eine Bewerbungsabsage aufzubauen ist zu keinem Zeitpunkt leicht. Dies liegt vor allem an der Tatsache, dass mit der Entscheidung und dem Absageschreiben Zukunftsträume der jungen Menschen zerstört werden können. Dies kann zu einer tief greifenden Enttäuschung und Desillusionierung bei den Jugendlichen führen. Auf Unternehmensseite ist es gleichzeitig nachvollziehbar, sich für junge Menschen als Auszubildende zu entscheiden:

• die bestmöglich zum Unternehmen passen,
• durch ihre Qualifikation, Ihre Fähigkeiten und Ihr Interesse die Stelle positiv ausfüllen und
• im Vorstellungsgespräch effektiv performt haben.

Hinsichtlich Bewerbungen und Absagen sind einige rechtliche Vorschriften zu berücksichtigen. Allerdings gibt es davon weniger, als man glaubt. Hier das Wichtigste in Kürze:

• Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Kandidaten abzusagen.
• Entsprechend gibt es auch keine vorgeschriebenen Fristen für die Rückmeldung auf die Bewerbung.
• Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, dem abgelehnten Kandidaten mitzuteilen, ob ein anderer Bewerber eingestellt wurde oder nicht (EuGH, Urteil vom 19.4.2012, C-415/10).
• Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Absage zu begründen (Ausnahme: Bewerber mit Behinderung, siehe unten).
• Aber: Sowohl Stellenausschreibungen wie auch Kandidatenauswahl dürfen nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen.

Wie die Assistenz ein freundliches und faktenorientiertes Absageschreiben verfasst

Äquivalent zu anderen Absageschreiben sollte sich die Assistenz ebenso bei einer Bewerbungsabsage auf einen Ausbildungsplatz auf die verfügbaren Fakten fokussieren. Emotionen und Empathie sollten eine untergeordnete Rolle spielen, da die Entscheidung zu keinem Zeitpunkt auf Äußerlichkeiten, sondern auf nachvollziehbaren Tatsachenentscheidungen beruht.

Dies ist für Unternehmen essenziell, da das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) eindeutig den Grundsatz vermittelt, dass Benachteiligungen:

• aus Gründen der Rasse,
• wegen der ethnischen Herkunft,
• des Geschlechts,
• der Religion oder Weltanschauung,
• einer Behinderung,
• des Alters oder
• der sexuellen Identität

unzulässig sind. Der Arbeitgeber hat im Vorfeld ausreichend die eingereichten Bewerbungsunterlagen überprüft und die Qualifikation und die Fähigkeiten des Aspiranten mit anderen Kandidaten verglichen. Bei schwerbehinderten Bewerberinnen und Bewerbern erfolgt darüber hinaus eine besondere Prüfung der übersandten Dokumente. Darüber hinaus wurde durch persönliche Interviews sichergestellt, dass eine transparente Entscheidung über den Kandidaten getroffen werden konnte.

Die tatsächlichen Gründe und Details für Bewerbungsabsagen sollten zu keinem Zeitpunkt im Absageschreiben erwähnt werden. Dies ist bedeutend, damit Bewerber um einen Ausbildungsplatz nach dem Absageschreiben die Entscheidung nicht in Frage stellen oder Diskussionen anstrengen. Der Ausbildungsleiter oder ein Personaler kann entscheiden, ob er in einem persönlichen Gespräch eine Begründung angibt. Betrieben wird generell empfohlen, die Beweggründe und die Motivation für Absagen nicht preiszugeben und das Absageschreiben neutral und sachlich aufzubauen.

Wie in allen anderen Bereichen der geschäftlichen Korrespondenz und Kommunikation gilt bei einem Absageschreiben ein ungeschriebener Grundsatz: Freundlichkeit, Fakten sowie Verbindlichkeit tragen dazu bei, den Empfänger umfassend zu informieren und eine Information oder Entscheidung mit Kompetenz darzulegen.

„Schwammige" Formulierungen können als Indiz für Diskriminierung interpretiert werden:

• „Trotz guter Qualifikation haben wir den Vorzug einem anderen Kandidaten gegeben" – Haben hier (unzulässige) „andere Gründe" den Ausschlag gegeben?
• „Wir haben uns für einen Kandidaten entschieden, der besser in unser Team passt" – wurde der Bewerber wegen seines Alters abgelehnt?
• „Andere Bewerber haben aufgrund ihrer Nationalität besser zu unserer Kundschaft gepasst" – geht gar nicht! (Besser wäre eine Bezugnahme auf die Sprachkenntnisse)

Juristisch auf der sicheren Seite: Auf Begründungen im Absageschreiben verzichten?

Einige Juristen empfehlen, im Absageschreiben ganz auf Begründungen zu verzichten und sich mit unverbindlichen Standard-Aussagen zu begnügen.

Beispiele:

• „Wir haben uns für die/den bestqualifizierte(n) Bewerber(in) entschieden"
• „Es gab Kandidaten mit einem noch besser passenden Profil"

Bewerber haben ein Interesse daran zu erfahren, aus welchen Gründen sie abgelehnt wurden, damit sie daraus lernen können.

Es kommt oft vor, dass abgelehnte Kandidaten per E-Mail oder Telefon rückfragen oder gar um eine Feedback-Gespräch bitten. Theoretisch ist die telefonische Auskunft weniger heikel, weil sie nicht aufgezeichnet wird. Dennoch empfiehlt es sich, am Telefon genauso vorsichtig zu sein wie in Korrespondenz. Im Zweifelsfall ist es besser, die Auskunft zu verweigern: „Leider kann ich dazu keine Angaben machen."

Eine besondere Behandlung ist bei Bewerbungen von Personen mit schwerer Behinderung notwendig. Diesen gegenüber haben Arbeitgeber gesteigerte Treue- und Fürsorgepflichten. Deshalb sind bei der Bewerbungs-Absage besondere Informationspflichten zu erfüllen:

• Dem Bewerber müssen die Gründe für die Absage mitgeteilt werden
• Der Betriebsrat resp. Personalrat muss über die Absage (inklusive Begründung) in Kenntnis gesetzt werden
• Ebenso ist die Schwerbehindertenvertretung zu informieren

Wichtig ist, dass die Begründung sich nicht auf die Behinderung bezieht. Angeführt werden darf hingegen eine bessere berufliche Qualifikation oder die größere Berufserfahrung des Mitbewerbers.

Erlaubte Absagegründe

Erlaubt sind Absage-Gründe, die sich auf die Qualifikation beziehen:

• Das Anforderungsprofil stellt klare Anforderungen (Achtung: diese müssen ebenfalls AGG-konform sein)
• Der Bewerber erfüllt nicht alle genannten Anforderungen

Entscheidend ist, dass die genannten Anforderungen tatsächlich für die erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind. Typische Beispiele:

• Bestimmte Ausbildung
• Fachkenntnisse
• Berufserfahrung
• Sprachkenntnisse
• Persönliche Kompetenzen wie zum Beispiel sprachliche Gewandtheit, Konfliktfähigkeit, Auftreten, verkäuferisches Geschick, usw.

Es ist durchaus erlaubt, Gründe zu nennen, die in der Person des Bewerbers liegen, sofern sie nicht gegen die AGG-Norm verstoßen. Beispielsweise ist es rechtlich unbedenklich, eine Absage mit mangelnder Sympathie, pessimistischer Einschätzung der Stressresistenz oder Eindruck einer ungenügenden Teamfähigkeit zu begründen. Nett sind solche Begründungen allerdings nicht; sie verletzen den Bewerber und sollten deshalb nur im Notfall (Beispiel: Hartnäckiges Nachfragen) direkt benannt werden.

Dokumentation des Auswahlverfahrens ist wichtig

Bewerber, die sich diskriminiert fühlen, haben nach Erhalt der Absage zwei Monate lang Zeit, Klage einzureichen und Schadenersatz zu verlangen. Sekretärinnen sind deshalb im Rahmen eines professionellen Office Managements, gut beraten, den Auswahlprozess lückenlos zu dokumentieren, damit sie im Fall einer Klage beweisen können, dass dem Bewerber nicht aufgrund unzulässiger Gründe abgesagt wurde. Dies heißt auch, dass sie die dem Bewerber genannten Absagegründe ausreichend belegen können.

Zu einer lückenlosen Dokumentation des Auswahlverfahrens gehören:

• Diskriminierungsfreie Formulierungen
• Definierte Anforderungen an die Stelle, d.h. fachliche, soziale und persönliche Kompetenzen, welche als notwendige Voraussetzungen zur Erfüllung der Rolle betrachtet werden.
• Fragekatalog resp. Interviewleitfaden für Vorstellungsgespräche und Notizen zu den Antworten des Bewerbers
• Ideal ist, wenn mehrere Vertreter des Unternehmens dem Interview beiwohnen (Zeugenfunktion)
• Dokumentation der gesamten Korrespondenz mit dem Bewerber, hierunter zählt auch der Zwischenbescheid bei Bewerbungen
• Dokumentation allfälliger Tests, Assessments, usw.
• Nachvollziehbare vergleichende Bewertung der Kandidaten
• Absageschreiben idealerweise mit einem Nachweis des Zugangs beim Bewerber

Mit den folgenden Tipps gelingen professionelle und höfliche Bewerbungsabsagen. Im Anschluss an die Checkliste finden Sie hilfreiche Mustervorlagen. 

Schaffen Sie Klarheit:

• Erwähnen Sie im Betreff und in der Einleitung die Position, auf welche der Kandidat sich beworben hatte
• Nehmen Sie kurz Bezug auf die vorangegangenen Interaktionen (Bewerbung, Telefonat, Interview, usw.), um zu bestätigen, dass Sie diese berücksichtigt haben.
• Formulieren Sie die Absage eindeutig und endgültig.
• Geben Sie als Absender diejenige Kontaktperson an, welche auch für das Interview bzw. die Bewerbung zuständig war.

Vermeiden Sie Bürokraten-Deutsch:

• „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen..." – klingt nach staubiger Amtsstube
• „Nach reiflicher Überlegung..." – schön, dass nachgedacht wurde. Eine gründliche Prüfung wäre effektiver als langes Philosophieren.

Ungeschickt – aber leider verbreitet – sind auch die folgenden Formulierungen:

• „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen die Unterlagen zurück" – Niemand fühlt sich gerne als „Belastung" für eine Firma.
• „Danke für Ihre Bemühungen" – Da denkt man unwillkürlich an die maliziöse Bemerkung „gibt sich Mühe".
• „Absage" (im Betreff): Vielleicht geht es ein bisschen freundlicher?
• „Verstehen Sie diese Absage bitte nicht als Kritik an Ihrer Person" – Eben genau doch! „Kritik an Ihrer Person" ist kein offensichtlicher Aspekt. Indem man ihn explizit anspricht, lenkt man die Gedanken darauf. Dies tut man in der Regel, weil der Aspekt relevant erscheint.
• „Lassen Sie den Kopf nicht hängen", „seien Sie bitte nicht frustriert" – wie oben: Die Verneinung funktioniert psychologisch nicht. Den „Kopf hängen lassen" und „frustriert sein" sind negative Gedanken. Diese wirken auch dann negativ beim Lesenden, wenn sie verneint werden.

Wie formuliere ich eine Absage wegen Nichterscheinens?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, einen Kandidaten nachträglich zu berücksichtigen, welcher unentschuldigt dem Vorstellungsgespräch fernbleibt auch ein Absageschreiben ist nicht erforderlich. Trotzdem gehört es zum guten Ton, auf das Nichterscheinen zu reagieren.

Man sollte das Nichterscheinen auch nicht vorschnell als Nachlässigkeit oder Unhöflichkeit verurteilen. Es ist durchaus möglich, dass der Kandidat den Termin wahrnehmen wollte, jedoch aus bestimmten Gründen verhindert war. Vielleicht war er erkrankt, hatte den Zug verpasst oder den Termin fehlerhaft in seinem Kalender eingetragen.

Manchmal denken Kandidaten auch, dass sie wegen solcher Vorfälle ohnehin keine Chance mehr haben und verzichten darauf, ihre Bewerbung weiter zu verfolgen. Wenn sie weiterhin am Kandidaten interessiert sind, so sollten sie nachfragen. Ohnehin ist es sinnvoll, in den ersten zehn Minuten der Verspätung anzurufen und zu fragen, ob man mit dem Erscheinen noch rechnen könne. Der Interviewer wird dankbar dafür sein.

Müssen sie eine Absage schreiben, so können sie beispielsweise die folgende Standard-Formulierung wählen:

• „Leider sind es sie heute zum vereinbarten Bewerbungsgespräch nicht erschienen und haben auch nicht abgesagt. Wir teilen ihnen daher mit, dass wir sie für die ausgeschriebene Stelle nicht weiter berücksichtigen werden."

Manchmal müssen Sie einem Kandidaten absagen, obwohl Sie sein Profil vielversprechend finden. In diesem Fall werden Sie seine Unterlagen aufbewahren, um ihn bei einer späteren Gelegenheit zu berücksichtigen.

Dabei sind gesetzliche Bestimmungen zu beachten: Bewerberdaten müssen nach dem Bundesdatenschutzgesetz innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage gelöscht werden. Nach zwei Monaten endet die Einreichungsfrist für Diskriminierungsklagen – so lange darf das Unternehmen die Unterlagen noch aufbewahren, um eine allfällige Klage angemessen behandeln zu können.

Welchen Dokumentenaufbau Sekretärinnen in einem Absageschreiben zur Ausbildung wählen können

Es ist aus Sicht der Sekretärin zielführend, ein Muster für ein Absageschreiben zu erstellen. In diesem Fall können Bewerbungsabsagen kurzfristig, rechtlich korrekt und professionell übersandt werden. Im geschäftlichen Umfeld ist es üblich, die Absage der Form nach äquivalent zuzustellen. Dies bedeutet, dass Unternehmen auf dem gleichen Kommunikationsweg antworten, auf dem sie die Bewerbungsunterlagen erhalten haben. Üblicherweise wird von modernen Firmen und Konzernen der elektronische Weg bevorzugt. Dieser schließt gleichzeitig ein, dass die Bewerbungsunterlagen nicht postalisch zurückübersandt werden. Summiert pro Kalenderjahr ergeben sich für größere Betriebe beträchtliche Kosteneinsparungen durch dieses Vorgehen.

Folgender Dokumentenaufbau ist für ein Muster-Absageschreiben zielführend

1. Freundlicher Einstieg, verbunden mit einem Dank für die Bewerbung.
2. Eindeutige und unmissverständliche
3. Allgemeine Information, dass aus vielen eingegangen Bewerbungsunterlagen kompetent und mit Bedacht ausgewählt wurde.
4. Freundlicher Schlusssatz, der dem Bewerber für die Zukunft alles Gute wünscht.
5. Alternativ: Angebot, die Unterlagen für eine spätere Bewerbung unter der Maßgabe der DSGVO zu speichern.
6. Unterschrift des Ausbildungsleiters und der Sekretärin (i. A.).

Fazit: Warum ein schriftliches Absageschreiben professionell wirkt

Unternehmen sind nicht generell verpflichtet, ein Absageschreiben zu konzipieren oder eingesandte Bewerbungsunterlagen zu retournieren. Bewerber berichten in vielen Fällen davon, dass Sie kein Feedback nach ihrer Bewerbung erhalten haben. Aus Gründen der Transparenz und Glaubwürdigkeit ist es für Unternehmen aller Größenordnung positiv, Bewerbungsabsagen professionell zu kommunizieren. Vor allem auf Jugendliche, die den Einstieg ins Berufsleben planen, wirkt ein Absageschreiben authentisch. Es unterstützt die jungen Erwachsenen darin, die Chancen auf einen Ausbildungsplatz objektiver zu betrachten und zukunftsorientierte Entscheidungen zu treffen. Unternehmen stellen sich durch dieses Vorgehen gleichzeitig als mitarbeiterzentriert dar und fördern ein positives Employer Branding.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.