Bitte um Rückmeldung: Formulierungstipps & Muster ✍️

Im Alltag kommt es häufig zu dem Fall, dass ein gewünschter Ansprechpartner nicht erreichbar ist. Neben Mailbox bzw. Anrufbeantworter oder der Vermittlung durch einen Dritten bietet sich auch die Möglichkeit einerschriftlichen Mitteilung an, um um Rückmeldung zu bitten. Doch wie formuliert man als Sekretärin oder Assistent eine Bitte um Rückmeldung am besten?

Formulierungshilfen für eine Bitte um Rückmeldung

Die folgenden Formulierungen können Sie für die Bitte nach einer Rückmeldung nutzen:

"Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir so bald wie möglich eine Rückmeldung geben könnten."
"Könnten Sie mir bitte bis zum [Datum] mitteilen, ob [Grund für die Anfrage]?"
"Ich würde es sehr schätzen, wenn Sie mir Ihre Gedanken und Ihr Feedback zu diesem Thema mitteilen könnten."
"Ich würde gerne sicherstellen, dass ich alle notwendigen Informationen habe, um [Grund für die Anfrage]. Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob [Informationen, die Sie benötigen]?"
"Wenn Sie weitere Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung."
"Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Rückmeldung und freue mich darauf, von Ihnen zu hören."

Diese Formulierungshilfen können helfen, Ihre Bitte um Rückmeldung höflicher und professioneller zu gestalten und Ihnen dabei helfen, die benötigten Informationen von Ihrem Geschäftspartner zu erhalten.

Vorlage: So könnte Ihre Bitte um eine Rückmeldung an einen Geschäftspartner aussehen

Sehr geehrte/r [Name des Geschäftspartners],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte Sie bezüglich [Thema der Anfrage] um eine kurze Rückmeldung bitten. Ich habe Ihnen bereits vor [Anzahl der Tage/Wochen] eine E-Mail geschickt und wollte sicherstellen, dass Sie meine Anfrage erhalten haben und ob es noch weitere Fragen oder Anliegen gibt, die ich berücksichtigen sollte.

Da wir bald [Frist für ein bevorstehendes Ereignis oder Projekt] haben, wäre es für mich hilfreich, Ihre Rückmeldung so schnell wie möglich zu erhalten. Ich schätze Ihre Zeit sehr und bin Ihnen dankbar, wenn Sie sich in den nächsten [Anzahl der Tage] mit einer Antwort melden könnten.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen und ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Wie formuliert man als Office-Professional eine Bitte um Rückmeldung?

Freundliche Begrüßung zum Einstieg	Leiten sie die E-Mail oder den Geschäftsbrief mit einer passenden Grußformel und Anrede ein. Grußlose Schreiben sind im Zeitalter schneller Massenkommunikation zwar weit verbreitet, eine passende Formel zu Beginn und zum Abschluss bleiben jedoch einfache Mittel, dem Adressaten Höflichkeit zu zeigen bzw. Respekt zu erweisen. Dadurch kann der entsprechende Kontaktversuch richtig eingeordnet werden.
Vorstellung, Anliegen und vorangegangene Kontaktversuche	Wenn Sie dem Adressaten noch nicht bekannt sind, stellen Sie sich zunächst kurz vor. Nennen Sie sodann Ihr Anliegen. Erwähnen Sie ruhig beiläufig und möglichst neutral, dass Sie bereits glücklos versucht haben, ihn zu erreichen. Dadurch helfen Sie dem Betroffenen, die Kontaktversuche einzuordnen.
Frage der Dringlichkeit	Wie man eine schriftliche Bitte um Rückmeldung im Detail formuliert, hängt in erster Linie von der Dringlichkeit der Anfrage ab. Bei geringer Dringlichkeit können Sie es dabei belassen, den Adressaten darum zu bitten, sich bei Ihnen zu melden. Falls es, wie bei der Einladung zu einem Veranstaltung, eine Frist für die Rückmeldung gibt, machen Sie ihn höflich darauf aufmerksam. Gründe für die Frist, wie z. B. ein früher Überblick über die Zahl der Interessenten/Teilnehmer, können, müssen Sie aber nicht erwähnen.
Kontaktmöglichkeiten	Vergessen Sie nicht, zu erwähnen, wo, wie und wann Sie zu erreichen sind. Führen Sie diese Kontaktmöglichkeiten am besten direkt an, auch wenn sie weiter unten in der Signatur noch einmal vorkommen.

Brief Formulierung Rückmeldung: Was Sie vermeiden sollten

Typische Fettnäpfchen beim Verfassen einer Bitte um Rückmeldung sind:

Mangelnde Höflichkeit	Die Grußformeln am Anfang und Ende einer Mitteilung sind ein wichtiger Schritt in Richtung Höflichkeit.
Kommandoton	Meiden Sie in ihrem Schreiben Befehle oder Imperative. Meiden Sie auch, E-Mails als „wichtig" zu markieren, wenn ihr Inhalt nicht dringend ist.
Vorwurfsvoller Ton	Vermeiden Sie es, dem Adressaten einen Vorwurf zu machen, dass Sie ihn nicht erreichen konnten.
Falscher Stil	Versuchen Sie, sich dem Anlass entsprechend auszudrücken. Vermeiden Sie veraltete oder hochgestochene Redeweisen, ebenso wie einen zu informellen Ton.

Oft findet man in Bitten um Rückmeldung Formeln oder Abkürzungen.

u.A.w.g	Im deutschen Sprachraum ist u.A.w.g. - um Antwort wird gebeten - recht verbreitet, die Verwendung des Ausdrucks ist jedoch im Rückgang begriffen.
RSVP	Stattdessen breitet sich das im französischen und englischen Sprachraum gebräuchliche RSVP - französisch für répondez, s'il vous plaît, wörtlich „antworten Sie, bitte" - aus.

Im englischen Sprachraum ist RSVP nur als Akronym gebräuchlich und steht auch generell für eine Einladung (mit Bitte um Rückmeldung). Während es dort jedoch weithin gebräuchlich ist und mitunter schon in der Betreffzeile angewendet wird, um dem Adressaten zu zeigen, dass seine Antwort erbeten wird, ist es im deutschsprachigen Raum deutlich weniger gebräuchlich. Dementsprechend steigt die Möglichkeit, dass es unvorteilhaft aufgenommen wird. Sie können diese und andere Kürzel in ihrer Korrespondenz getrost weglassen.

Nutzen Sie stattdessen lieber Beschreibungen, wie im folgenden Beispiel:

„Bitte seien Sie so nett und sagen Sie uns bis zum 12. Juni 20xx, ob Sie die Einladung annehmen. Sie können dafür die bereits frankierte Antwortkarte verwenden. Vielen Dank."

Musterbeispiel: Brief einer Bitte um Rückmeldung auf Englisch

Dear [Name],

I hope this message finds you well. I am writing to request your feedback regarding [reason for contact].

I would like to ensure that [reason for contact] has been completed, and it would be helpful to hear your thoughts and feedback on this matter.

If you have a moment, I would greatly appreciate hearing from you. Please let me know if you need any further information or if there is anything I can do for you.

I kindly request your feedback and remain with best regards,

[Your Name]

Inhalt einer Rückmeldungs Bitte — © workingoffice.de

Was tun, wenn keine Rückmeldung kommt?

Was tun, wenn die Rückmeldung ausbleibt? Auch diese Frage hängt von der Art, der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Anfrage ab. Entscheiden sie im Zweifel erst einmal zugunsten des "Angeklagten" und gehen Sie davon aus, dass ihre Bitte um Rückmeldung übersehen wurde oder ihr aus Zeitgründen nicht nachgekommen werden konnte.

Fehler bei Rückmeldungs Bitten — © workingoffice.de

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bitte einer kurzen Antwort des Geschäftspartners

Identifizieren Sie den Zweck Ihrer Anfrage und stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen zur Verfügung haben. Überlegen Sie, was Sie von Ihrem Geschäftspartner benötigen, um voranzukommen.
Schreiben Sie eine E-Mail oder eine Nachricht an Ihren Geschäftspartner. Beginnen Sie mit einer höflichen Grußformel und einer kurzen Zusammenfassung Ihres Anliegens. Verwenden Sie einen freundlichen Ton und vermeiden Sie aggressive oder drängende Sprache.
Geben Sie Ihrem Geschäftspartner eine klare Frist, bis wann Sie eine Rückmeldung benötigen. Legen Sie eine realistische Frist fest, die genügend Zeit lässt, um eine Antwort zu erhalten.
Bitten Sie höflich um eine kurze Rückmeldung. Stellen Sie sicher, dass Sie klar formulieren, was Sie von Ihrem Geschäftspartner benötigen.
Bedanken Sie sich im Voraus für die Rückmeldung. Zeigen Sie Ihrem Geschäftspartner, dass Sie seine/ihre Zeit und Bemühungen schätzen.
Überprüfen Sie Ihre Nachricht auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Versenden Sie Ihre Nachricht und warten Sie geduldig auf eine Antwort. Wenn Sie nach der vereinbarten Frist keine Rückmeldung erhalten, können Sie freundlich nachfragen, ob Ihr Geschäftspartner die Anfrage erhalten hat und ob es zusätzliche Informationen gibt, die er/sie benötigt.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie höflich und professionell um eine kurze Rückmeldung von Ihrem Geschäftspartner bitten und sicherstellen, dass Sie die benötigten Informationen erhalten, um Ihre Arbeit fortzusetzen.

E-Mail-Vorlage: Bitte um kurze Rückmeldung

Betreff: Bitte um kurze Rückmeldung - [Grund für die Anfrage]

Sehr geehrte/r [Name des Geschäftspartners],

Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut. Ich schreibe Ihnen bezüglich [Grund für die Anfrage], und ich würde gerne um Ihre Hilfe bitten.

Ich benötige [Informationen, die Sie benötigen], um [Grund für die Anfrage]. Es wäre sehr hilfreich, wenn Sie mir Ihre Gedanken und Ihr Feedback zu diesem Thema mitteilen könnten.

Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir bis zum [Datum] eine kurze Rückmeldung geben könnten. Ich verstehe, dass Sie viel zu tun haben, aber ich würde es sehr schätzen, wenn Sie sich die Zeit nehmen könnten, mir zu antworten.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen. Ich weiß Ihre Zeit sehr zu schätzen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

Mustervorlage mit der Bitte um eine Rückmeldung auf eine Einladung

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut. Ich schreibe Ihnen, um sicherzustellen, dass Sie meine Einladung zur [Name der Veranstaltung oder des Ereignisses] erhalten haben, und um höflich um Ihre Rückmeldung zu bitten.

Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie an dieser Veranstaltung teilnehmen könnten. Es wäre für mich und für alle Beteiligten eine Freude, Sie dort zu sehen.

Könnten Sie mir bitte bis zum [Datum] mitteilen, ob Sie teilnehmen können oder nicht? Wir benötigen diese Informationen, um die Teilnehmerzahl und die Planung entsprechend zu organisieren.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Rückmeldung und hoffe, Sie auf der Veranstaltung begrüßen zu dürfen.

Mit freundlichen Grüßen,

Keine Rückmeldung: Ab wann sollte man nachfragen?

Wenn Sie mit einem Geschäftspartner zusammenarbeiten, kann es vorkommen, dass dieser nicht sofort auf Ihre Anfragen oder Vorschläge reagiert. In solchen Situationen ist es wichtig, professionell und höflich zu bleiben, um die Beziehung zu Ihrem Geschäftspartner nicht zu belasten. Eine Empfehlung ist, zunächst eine Erinnerungs-E-Mail oder einen Anruf zu tätigen, um den Status der Angelegenheit zu klären. Es ist auch hilfreich, einen klaren Zeitrahmen für die Rückmeldung zu setzen und diesen in der Erinnerungs-E-Mail oder im Anruf zu erwähnen.

Wann genau Sie nachhaken hängt von den Situationen ab. Zum Beispiel, wenn eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss, auf die Sie noch keine Antwort erhalten haben, oder wenn eine Frist für eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt bevorsteht. Wenn der Geschäftspartner Ihre E-Mail oder Anfrage nicht innerhalb einer angemessenen Frist beantwortet hat, sollten Sie ebenfalls nachfragen. Es ist auch eine gute Idee, nachzufragen, wenn der Geschäftspartner unklare Informationen bereitgestellt hat oder wenn Sie weitere Details benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen.

In jedem Fall ist es wichtig, professionell und höflich zu bleiben und den Geschäftspartner nicht zu drängen oder unter Druck zu setzen, um eine Antwort zu erhalten.

Fazit

Formulieren Sie ihre Bitte um Rückmeldung stets höflich
Nennen Sie zumindest einen Grund für den Kontaktversuch
Geben Sie bei Bedarf einen Zeitraum an, der für die Beantwortung vorgesehen ist
Geben Sie an, wann und wie sie erreichbar sind
Vermeiden Sie dabei einen unpassenden Ton
Umgehen Sie abgedroschene, eventuell missverständliche Floskeln

Die 20 wichtigsten Themen rund um Geschäftsbriefe im Office Management

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.