Die Anforderungen an Sekretärinnen sind je nach Unternehmensleitung variabel und von der Größe des Betriebs, der Organisation von Meetings oder vielen anderen Dingen abhängig. In Bezug auf die Konzeption von hochwertiger geschäftlicher Korrespondenz und von Geschäftsbriefen entsteht im Office fortlaufend die Frage, ob und wann eine Assistentin für ihren Chef oder im Namen des Unternehmens einen Geschäftsbrief unterschreiben darf?
Dieser Artikel geht darauf ein, welche rechtlichen Vorgaben für Unterschriften bei geschäftlicher Korrespondenz gelten, wie das Briefende aufgebaut sein sollten, wenn die Assistenz unterschreibt und warum Vollmachten im Sekretariat zielführen sind.
Geschäftsbriefe im Sekretariat unterschreiben – darauf sollte jede Assistenz achten
In großen Unternehmen werden jeden Tag unzählige individuelle Geschäftsbriefe verfasst. Angebote, Vertragsunterlagen, Mahnungen, Einladungen zu Meetings oder Veranstaltungen und viele weitere Briefe müssen inhaltlich korrekt aufgebaut und unterschrieben werden.
Aufgrund von Termin- oder Zeitdruck, temporärer Abwesenheit oder anderen alltäglichen Herausforderungen des Chefs kommt die Assistenz immer wieder in die Lage, wichtige und zeitkritische Briefe eigenhändig zu unterschreiben. Sekretärinnen stehen in diesem Zusammenhang vor wichtigen Fragen:
- Darf ich Geschäftsbriefe unterzeichnen?
- Welche Konsequenzen hat meine Unterschrift aus rechtlicher Sicht?
- Wie kann ich mich persönlich absichern, wenn ich Geschäftsbriefe unterschreiben soll?
Geschäftsbriefe unterschreiben – das sind die wichtigsten Grundlagen
Ein Brief gilt aus rechtlicher Sicht erst als geschrieben, wenn er eine persönliche Unterschrift enthält. Geschäftsbriefe ohne Unterschrift sind nicht rechtskräftig, da die Unterschrift des Unterzeichners signalisiert, dass er und das Unternehmen mit den Inhalten einverstanden ist. Eine Unterschrift legitimiert den Inhalt und sorgt für Vertrauen beim Empfänger.
Für Informations- und Serienbriefen in Behörden, Versicherungen oder für Werbebriefe gilt eine Ausnahme. Sie müssen nicht handschriftlich unterschrieben werden, wenn sie den Zusatz: „Maschinell erstellt, deshalb nicht unterschrieben“ tragen.
Tipp: Ein Scan der Unterschrift des Unterzeichners und das Einfügen in massenhaft versendete Serienbriefe kann diese Art von Korrespondenz professionalisieren und den Zusatz „Maschinell erstellt, deshalb nicht unterschrieben“ überflüssig machen.
Mit der Unterschrift signalisiert der Absender eines Briefes, dass er der Verfasser ist. Handelt es sich beispielsweise um ein Angebot mit persönlicher Unterschrift, ist der Unterzeichner an die Inhalte des Angebotes gebunden. Hat er falsch kalkuliert und wird das Angebot angenommen, ist er verpflichtet, dieses wie beschrieben auszuführen.
Für Sekretärinnen und Assistentinnen im Office, die vom Chef gebeten oder aufgefordert werden, Geschäftsbriefe zu unterschreiben, bedeutet dies, sich ebenfalls mit den Konsequenzen ihrer Unterschrift zu beschäftigen.
Rechtlich auf der sicheren Seite mit schriftlicher Vollmacht
Eine in Unternehmen in vielen Fällen genutzte Option zur Rechtssicherheit bei Unterschriften ist das Erteilen einer Vollmacht. Aus Nachweisgründen sollte diese schriftlich erteilt werden. Mit der Vollmacht ist es der Assistenz möglich, vorab festgelegte Korrespondenz mit dem Zusatz „im Auftrag“ (i. A.) zu unterschreiben. Die folgenden Vollmachten sind möglich:
| Einzel- oder Sondervollmacht | Wird für eine spezifische Aufgabe oder einen Aftrag erteilt. Jegliche Korrespondenz für diese Aufgabe darf mit dem Zusatz i. A. unterschieben werden. Ist der Auftrag beendet, erlischt die Einzel- oder Sondervollmacht. |
| Gattungsvollmacht | Vorgesetzten können die typischen Aufgaben des Arbeitsbereichs definieren und für diese eine Unterschriftsvollmacht ausstellen. Beispielsweise kann diese Angebote, Buchungen von Reisen oder den Einkauf von Büromaterial einschließen. |
| Handlungsvollmacht § 54 HGB | Diese umfassende Vollmacht gibt Sekretärinnen das Recht, alle Rechtsgeschäfte eigenhändig abzuschließen. Sie kann temporär oer auf unbestimmte Zeir erteilt werden und ist durch eine Unterschrift mit dem Zusatz "in Vertretung" (i. V.) gekennzeichnet. |
Tabelle: Mögliche Vollmachten zur Unterschrift in Unternehmen
Mit einer schriftlichen Vollmacht sind Sekretärinnen und Assistentinnen in Bezug auf die rechtlichen Konsequenzen von Unterschriften auf der sicheren Seite. Es ist nicht ratsam, sich über betriebsinterne Unterschriftenvollmachten hinwegzusetzen. Ohne eindeutige Unterschriftenregelungen ist es besser, mit der Unterschrift eines Geschäftsbriefes zu warten, statt sich auf rechtlich dünnes Eis zu begeben.
Wie der Briefabschluss korrekt aufgebaut wird
Ein Briefabschluss im Geschäftsbrief sollte wie folgt aufgebaut sein:
| Grußformel | Freundliche Grüße |
| Firmenname | Müller & Meier GmbH |
| Eigenhändige Unterschrift | (handschriftliche Unterschrift) |
| Vorname und Nachname des Unterzeichners sowie evtl. Unterschriftenvollmacht | i. A. Stephanie Carlsson |
| Position | Sekretariat |
Wichtige Infos zum Briefabschluss
- Lassen Sie eine Zeile Platz zwischen Briefende und Grußformel.
- Geschäftsbriefe enthalten zwingend den Firmennamen im Briefabschluss.
- Unterschreiben Sie handschriftlich oder maschinenschriftlich und möglichst mit Vorname und Zuname.
- Für die handschriftliche Unterschrift können 3 bis 5 Leerzeilen eingefügt werden.
Häufige Fragen zum Thema Briefe im Sekretariat unterschreiben
Was bedeutet das Kürzel i. A. in der schriftlichen Korrespondenz
Das Kürzel i. A. ist die Abkürzung für „im Auftrag.“ Das Kürzel wird verwendet, um anzuzeigen, dass ein Unterzeichner im Auftrag oder als Vertreterin des Unternehmens handelt. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) oder im HGB gilt i. A. nicht als rechtlich zwingendes Unterschriftenkürzel. Gleichzeitig hat es sich um geschäftlichen Umfeld durchgesetzt und zeigt an, dass der Unterzeichner eine Handlungsvollmacht besitzt.
Worin besteht der Unterschied zwischen einer handschriftlichen und einer maschinenschriftlichen Unterschrift?
Gemäß den DIN-Vorschriften 5008 ist eine maschinenschriftliche Unterschrift unter der handschriftlichen Unterschrift nicht zwingend erforderlich. Gleichzeitig ist sie empfehlenswert, da sie den Unterzeichner bei unleserlichen Unterschriften klar benennt. Aus rechtlicher Sicht wird ein Brief rechtskräftig, sobald er handschriftlich unterschrieben wurde.
Was bedeutet die Abkürzung „ppa“ auf Geschäftsbriefen?
Das Kürzel „ppa“ vor der Unterschrift in einem Geschäftsbrief kommt aus dem lateinischen und bedeutet „per procura autoritate“ oder übersetzt „aufgrund erteilter Prokura.“ Als Prokura bezeichnet man eine wichtige handelsrechtliche Vollmacht, die Unternehmen leitenden Angestellten übergeben. Dies Vollmacht berechtigt die Führungskraft, alle Arten von Rechtsgeschäften für das Unternehmen abzuschließen.