Das passende Anschreiben zum Angebot: Beispiel und Muster

Doch oftmals ist es notwendig, ein schriftliches Angebot abzugeben. Dieses sollte dann mit einem ansprechenden Anschreiben verbunden sein, sodass Ihr Angebot bei Ihrem potenziellen Kunden direkt einen guten Eindruck hinterlässt. Denn letztlich kann der Preis auf Dauer nicht Ihr einziges Argument sein, um neue Kunden zu gewinnen. Von der Qualität Ihrer Leistungen müssen Sie Ihren neuen Kunden aber erst überzeugen. Ein gut gestaltetes Angebot kann hier schon auf den ersten Blick eine Menge Vertrauen schaffen.

Vor jedem Geschäft steht erst einmal das Interesse des Kunden. Im besten Fall kommt Ihr Kunde auf Sie zu und macht eine Anfrage. In vielen Branchen kommt es aber auch vor, dass Sie selbst auf Kundensuche gehen müssen. Wie auch immer die Akquise in Ihrem Bereich aussehen mag und wie Sie die ersten Kundenkontakte knüpfen. Wenn der erste Kontakt da ist, ist die weitere Vorgehensweise ziemlich gleich.

Ein Angebot sollte schnell kommen – aber niemals zu schnell

Wenn Sie eine Anfrage von einem Kunden erhalten haben, ist natürlich die Versuchung immer groß. Sie möchten das Angebot so schnell wie möglich erstellen und dem Interessenten zukommen lassen. Bei Geschäftsabläufen, die standardisiert sind, ist das auch kein Problem. Arbeiten Sie beispielsweise für einen Fensterhersteller und es wird die Lieferung eines Standardfensters angefragt, dann ist der Preis in der Regel festgelegt. Dazu die Versandkosten berechnen und das Angebot steht vom Grundsatz her. Jetzt gilt es nur noch die Lieferdauer zu klären und schon können Sie Ihr Angebot abgeben.

Anders sieht es aus, wenn Sie im Dienstleistungssektor tätig sind. In diesem Fall sollten Sie vor einer Angebotserstellung genau abklären, was Ihr Kunde möchte. Arbeiten Sie beispielsweise in einem Unternehmen für Gebäudereinigung, ist es wichtig die zu reinigenden Flächen vor Angebotserstellung auszumessen und den Verschmutzungsgrad zu prüfen. Außerdem müsse eventuell vorhandene Extrawünsche berücksichtigt werden. Auch die Beschaffenheit der zu reinigenden Fläche, die notwendigen Reinigungsmittel, Maschinen und die zu erwartende Arbeitszeit muss berechnet werden.

Generell gilt: Je mehr Fakten und Hintergrundinformationen Sie zu Ihrem Kunden bzw. zu seinen Wünschen, die mit diesem Auftrag verbunden sind, wissen, desto besser wird Ihr Angebot. Darüber hinaus reduziert das auch das Risiko, ein Angebot abzugeben, dass am Ende weniger gewinnbringend ist, wie es auf den ersten Blick aussah.

Ein Angebot ist an keine Form gebunden. Auch die Werbung in der Zeitung, im Radio oder im Fernsehen, ist ein allgemeines Angebot. Sie können ein Angebot schriftlich, per Geschäftsbrief, oder mündlich abgeben. Ob am Telefon oder im persönlichen Kundengespräch – hier sind keinerlei gesetzlichen Vorgaben zu beachten.

Allerdings sollten Sie eines immer bedenken: Ein Angebot entfaltet in der Regel eine rechtliche Bindung. Damit Sie am Ende auch wirklich beweisen können, was Sie angeboten haben, ist ein schriftliches Angebot immer die beste Variante. Damit ist die schriftliche Angebotserstellung sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden von Vorteil. So können Sie beweisen, was Sie wirklich angeboten haben. Dazu hat Ihr Kunde etwas in der Hand, was er konkret prüfen kann.

Sie sollten in diesem Zusammenhang nie Angst vor einem Vergleich mit einem anderen Anbieter haben. Natürlich kann der potenzielle Auftraggeber bei einem schriftlichen Angebot die Möglichkeit, einen Vergleich anzustellen. Dazu kann er alle Aspekte Ihres Angebots inklusive der angebotenen Dienstleistung oder des angebotenen Produkts und natürlich den Preis heranziehen. Doch, wenn die Qualität Ihres Angebots sich nicht ausschließlich über den Preis definiert, wird es auch einem Vergleich mit der Konkurrenz standhalten.

Anders sieht es aus, wenn Sie auf eine Ausschreibung reagieren. In diesem Fall gibt es in der Regel klare Angaben in der Ausschreibung, wie Ihr Angebotsschreiben auszusehen hat. Vor allem, wenn es sich um Ausschreibungen der öffentlichen Hand handelt. In diesem Fall sollte Ihr Angebotsschreiben auf jeden Fall alle Voraussetzungen und Wünsche des Ausschreibenden erfüllen. Andernfalls wird der Auftrag auf jeden Fall an einen anderen Anbieter vergeben werden.

Was gehört in ein solches schriftliches Angebot?

Ein Angebot ist erst einmal eine Unterform eines Geschäftsbriefes. Das bedeutet, dass hier alle rechtlichen Anforderungen bestehen, die auch an einen Geschäftsbrief oder an ein Firmenpapier gestellt werden. Allerdings gelten, neben den klassischen Anforderungen an einen Geschäftsbrief (beispielsweise Richtlinien nach der DIN 5008), keine weiteren rechtlichen Erfordernisse für ein Angebot. Denn anders als bei einer Rechnung beispielsweise, hat der Gesetzgeber hier keine zusätzlichen Anforderungen festgelegt.

Rechtliche Voraussetzungen

Was tatsächlich im Angebotsschreiben auftauchen muss, ist abhängig von der Unternehmensform. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein solches handelt, dass im Handelsregister eingetragen ist, müssen die folgenden Punkte auf jeden Fall aufgeführt sein:

• vollständiger Firmenname mit Rechtsform Zusatz. Wichtig ist, dass dieser exakt so ist, wie er im Handelsregistereintrag aufgeführt ist
• Ort der Niederlassung des Unternehmens
• zuständiges Registergericht
• die Registernummer, unter der das Unternehmen aufgeführt ist
• Im Fall einer AG oder einer GmbH müssen daneben auch noch die Nachnamen und mindestens ein vollständig ausgeschriebener Vorname der Vorstandsmitglieder, des Vorstandsvorsitzenden, der Gesellschafter und eventuell des Aufsichtsratsvorsitzenden, der Beiratsvorsitzenden und Verwaltungsratsvorsitzenden aufgeführt werden.

Je nachdem, ob Sie Ihr Angebot mit einem gesonderten Anschreiben versehen oder Ihr Angebot in Form eines Angebotsschreibens abgeben, können Sie bei der Gestaltung eines Angebotsmusters auch auf die angegebenen Pflichtangaben verzichten. Fügen Sie das Angebot einem Anschreiben bei, ist es kein Geschäftsbrief mehr, sondern lediglich eine Anlage. In diesem Fall muss das Anschreiben die oben aufgeführten Voraussetzungen erfüllen. Ihre Angebotsvorlage können Sie in einem solchen Fall vollkommen frei formulieren.

Obligatorische Bestandteile

Egal, ob Sie Ihr Angebotsschreiben mit einem Begleitschreiben versehen oder nicht, gibt es einige Dinge, die auf jeden Fall in Ihrem Angebot stehen sollten. Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben, sollten Sie, wenn Sie ein Angebot schreiben, immer zuerst an den Empfänger denken. Das Angebot muss so konkret formuliert sein, wie es nur geht. Dazu gehört:

• Klare Formulierung zu den angebotenen Leistungen und Produkte
• Umfang der Leistungen
• Liefertermin oder Leistungszeitraum
• Preis inklusive Berechnungsgrößen. Dazu sollten auch die Preise der einzelnen Bestandteile des Auftrags vermerkt sein. Auch die Mehrwertsteuer spielt hier eine Rolle.
• Ein Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen für Rückfragen bei Bedarf
• Das Vorhandensein einer Angebotsnummer wirkt ebenfalls immer ein Stück weit seriös
• Bauen Sie einen Nachlass in den Preis ein, sollten Sie das hier auch direkt aufführen. Das kann helfen einen potenziellen Geschäftspartner von Ihrem Angebot zu überzeugen.
• Angebotsdatum
• Eine Frist für die Gültigkeit des Angebots
• Falls vorhanden, ein Verweis auf die AGB
• Die von Ihnen festgelegten Zahlungsbedingungen
• Erfüllungsort der Leistung
• Zusätzliche Kosten wie Spesen, Versandkosten etc.
• Ein Eigentumsvorbehalt

Ihr Angebot soll die Grundlage für einen Vertrag werden?

Sie möchten Ihr Angebot so gestalten, dass es ohne weiteres die Grundlage für einen Vertrag werden kann? Wenn hier lediglich ein Unterschriftsfeld für den Auftraggeber vorgesehen ist, mit dem dieser die Annahme bestätigen soll, damit ein entsprechender Vertrag zustande kommt, muss Ihr Angebot allerdings ein paar Punkte auf jeden Fall enthalten.

• Name und Anschrift des Auftragnehmers
• Name und Anschrift des Auftraggebers (Adressat Ihres Angebots)
• Angebotsdatum
• Angebotsnummer
• Genaue Bezeichnung der Leistung (Dienstleistung, Produkte die geliefert werden sollen, Leistungszeitraum oder genauer Liefertermin etc.)
• Genaue Aufführung der Kosten inklusive Mehrwertsteuer
• Zahlungsbedingungen
• Ihre Unterschrift

Teile dieser Auflistung stimmen mit den obligatorischen Angaben überein. Wichtig ist dabei zu beachten, dass nur wenn diese Bestandteile in Ihrem Angebot vorhanden sind, das Angebot selbst mit einer einfachen Unterschrift auch zu einem Vertrag werden kann.

Wer ein Angebot schreiben möchte, sollte sich beim Formulieren und Erstellen des Angebots an einige wichtige Punkte halten. So sollten in einem solchen Angebot nicht mehr Floskeln auftauchen als notwendig. Natürlich, die Begrüßung, der Einleitungssatz oder auch der Schlusssatz sind oft Floskeln, die man aus dem normalen Berufsalltag kennt. Das stellt auch kein Problem dar – es wirkt eher seriös.

Das Verfassen eines Angebots muss immer so erfolgen, dass möglichst alle offenen Fragen nach der Lektüre des Angebots geklärt sind. Wenn weiterführende Erläuterungen notwendig sind, sollten auch diese entsprechend eingebaut werden.

Wichtig ist dabei allerdings auch, dass Sie nur Dinge verankern, die Sie wirklich zuverlässig erfüllen können. Zu ambitionierte Zeitrahmen können Ihnen im Zweifelsfall auf die Füße fallen. Denn auch diese Dinge im Angebot werden verbindlich und Ihr Geschäftspartner hat einen Rechtsanspruch auf Erfüllung. Deshalb sollten auch Verhinderungsgründe oder mögliche Hintergründe für Verzögerungen im Angebot bereits verankert werden.

Sehr wichtig ist in dem Zusammenhang auch, dass Sie auf die Verarbeitung zu vieler Optionen verzichten. Wenn Sie unterschiedliche Angebote mit verschiedenen Produkten oder Leistungen erstellen möchten, dann sollten Sie auch tatsächlich mehrere gesonderte Angebote erstellen. Andernfalls können die Formulierungen zu undurchsichtig werden.

Gibt es Möglichkeiten, ein Angebot ohne Rechtsbindung abzugeben?

Wie bereits gesagt, ist ein Angebot dieser Art grundsätzlich rechtsverbindlich. Dabei können Sie mit der richtigen Formulierung der Rechtsbindung aus dem Weg gehen. Eine Alternative Möglichkeit ist die Einschränkung der Verbindlichkeit. Wenn Sie einen Gültigkeitszeitraum für Ihr Angebot im Angebotsschreiben verankern, haben Sie auf jeden Fall mehr Sicherheit in Sachen Kalkulation, weil Sie dann nicht befürchten müssen, dass zwischenzeitige Preiserhöhungen Ihre kalkulierten Gewinne schmälern.

Eine weitere Einschränkung in der Rechtsbindung können Sie erzielen, wenn Sie kein Angebot, sondern einen Kostenvoranschlag erstellen. Hier kann der Endpreis bis zu 20 Prozent vom Kostenvoranschlag abweichen – allerdings muss der Geschäftspartner der Abweichung vorher zugestimmt haben.

Zu guter Letzt besteht noch die Möglichkeit, die Rechtsbindung zur Gänze zu verneinen. Das passiert, wenn Sie eine der gängigen Freizeichnungsklauseln einbauen. Allerdings zieht dies auch weitere Rechtsfolgen nach sich.

Für gewöhnlich ist ein Angebot rechtsverbindlich. Nimmt der Kunde das Angebot an, kommt ein Vertrag zustande. Im Fall eines nicht rechtsbindenden Angebots, gibt es auch nichts, was der Kunde annehmen kann. In diesem Fall ist die Mitteilung des Kunden, dass er das Angebot annehmen möchte seinerseits als Angebot zu werten. Erst mit der Auftragsbestätigung des Dienstleisters oder Lieferanten – also von Ihnen – kommt dann wirklich ein Vertrag zustande.

Darüber hinaus macht ein solch freibleibendes Angebot immer einen vergleichsweise schlechten Eindruck. Denn wer sein Metier kennt und weiß, wie er seine Kosten und die notwendige Gewinnspanne gut kalkuliert, kann auch ein verbindliches Angebot abgeben. Als derjenige, der hier ein Angebot erstellt, sollte Ihnen dabei klar sein, dass Sie mit jedem Angebot als Bewerber auftreten. Sie bewerben sich um die Vergabe des jeweiligen Auftrags. Je größer dabei die Konkurrenz ist, desto mehr kommt es bei der Vergabe des Auftrags auf die Angaben und den Inhalt des Angebots an. Je seriöser das Angebot wirkt und je näher es an den Anforderungen des Kunden ist, desto besser stehen die Chancen, den Auftrag zu erhalten.

Was muss bei einem überarbeiteten Angebot bedacht werden?

Sie haben ein Angebot abgegeben und haben nun den Hinweis erhalten, dass das Angebot an der einen oder anderen Stelle nachgebessert werden sollte? In diesem Fall ist Ihr Angebot abgelehnt worden. Gibt der Kunde genau vor, an welchen Stellen das Angebot nachgebessert werden soll bzw. wie die neuen Bereiche formuliert sein sollen, gibt er rein rechtlich gesehen ein eigenes Angebot ab. Sie haben nun die Möglichkeit, dieses Angebot anzunehmen oder abzulehnen. Im ersten Fall kommt es schon durch die neue Erstellung des Angebots zu einem Vertrag.

Sollten Sie das Gegenangebot ablehnen, bleibt der Ball beim Auftraggeber. Er muss dann entscheiden, ob er Ihnen den Auftrag trotzdem geben möchte, oder ob er lieber auf ein anderes Unternehmen zurückgreifen möchte.

Bei einem Angebot muss jeder Satz stimmen. Nur wenn das Angebot von Anfang bis Ende stimmig ist und den potenziellen Geschäftspartner wirklich anspricht, wird es zu einem erfolgreichen Abschluss für Sie kommen. Wichtig für den Erfolg ist es daher, dass Sie zum einen die oben genannten Bestandteile eines Angebots sinnvoll zusammenfügen. Darüber hinaus sollten Sie zum anderen für das Gerüst Ihres Angebots ein Muster entwerfen, dass Sie immer wieder verwenden können.

Dabei ist es nicht relevant, ob die Anfrage telefonisch im Rahmen eines Anrufs oder schriftlich per E-Mail beispielsweise eingegangen ist. In beiden Fällen nehmen Se lediglich Bezug auf das Datum und die Anfrage an sich.

Im Weiteren erstellen Sie den eigentlich Teil Ihres Angebots. Hier müssen alle wichtigen Zahlen (Preise, Lieferzeitraum, Mengen, Art der Leistung, etc.) aufgeführt sein.

Dennoch gibt es Gründe, eher auf die schriftliche Variante zurückzugreifen. Im Rahmen eines Telefonats oder eines anderweitigen Gesprächs, können Worte schnell missverstanden werden. Aus einem kleinen Fehler kann dabei eine erhebliche Diskrepanz zwischen Ihren Erwartungen als Auftragnehmer und denen Ihres Auftraggebers entstehen. Bei einem schriftlichen Angebot, haben Sie etwas, worauf Sie sich zu jeder Zeit berufen können. Deshalb sollte ein Angebot am besten immer schriftlich abgegeben werden. Die Gestaltung von Vorlagen ist dabei vergleichsweise einfach.

Besonders wichtig ist, jedes Angebot mit einem festen Bezug zum Interessenten zu gestalten. Wenn Sie das Wissen über die Bedürfnisse Ihres Geschäftspartners, dass Sie aus dem Gespräch mit ihm haben, in Verbindung zu Ihren Leistungen setzen, werden Sie ein Angebot erstellen können, dass ihn direkt anspricht.

Wenn Sie ein Angebot auf Englisch für einen Kunden verfassen, sollten Sie auf jeden Fall auf professionelle Hilfe zurückgreifen. Natürlich kann es Umstände geben, die das unnötig machen. Sie beherrschen die englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift? Dann sind Sie natürlich in der Lage, auch auf Englisch ein entsprechendes Angebot zu erstellen. Dabei sollte nur klar sein, dass ein solches Angebot nicht einfach eins zu eins übersetzt werden kann. Dazu hat jede Sprache zu viele Eigenarten und Standardformulierungen, die Verwendung finden sollten.