Einladungen absagen: Kostenlose Muster und Tipps

Je enger der Kontakt und je persönlicher der Anlass ist, desto wichtiger ist eine Absage. Wenn der Eindruck entsteht, dass die Einladung wahllos an eine große Anzahl an Personen verschickt wurde, fällt es nicht weiter auf, wenn eine Rückmeldung ausbleibt. So muss beispielsweise ein Unterschied zwischen Hochzeiten und betrieblichen Messen gemacht werden.

Auch der Zeitpunkt der Absage ist entscheidend. Länger als zwei Tage sollte die Einladung nicht unbeantwortet auf dem Schreibtisch liegen. Gerade bei Absagen auf Grund eines anderen Termins sollten sie zeitnah Bescheid geben. Andernfalls könnte es sonst unaufrichtig wirken. 

Absagen können dem Gastgeber erfahrungsgemäß sehr aufs Gemüt schlagen, da sie schnell als unhöflich und respektlos aufgefasst werden. Standardsätze sollte man daher vermeiden. Eher müssen persönliche Formulierungen eingebaut werden. Gelingt es, Ehrlichkeit, Aufrichtigkeit und Wertschätzung zu vermitteln, hat dies eine positive Auswirkung auf die geschäftliche Beziehung zwischen Gast und Gastgeber. In solch einem Fall muss mit keinen negativen Konsequenzen auf zwischenmenschlicher Ebene gerechnet werden. 

Nachvollziehbare Absagegründe sind zum Beispiel:

• Berufliche Verpflichtungen
• Urlaub
• Familiäre Verpflichtungen (Elternabende, Familienfeiern, …)
• Bereits bestehende Termine, denen schon zugesagt wurde
• Krankheit
• Todesfall
• Höhere Gewalt wie Unfall, Glatteis

Die letzteren Gründe sind natürlich nur für spontane Absagen gültig.

Häufig liest man in Absagen Sätze wie „Herr Mustermann bedankt sich sehr herzlich für die Einladung zum Jubiläum, kann aber leider nicht teilnehmen". Dies ist zwar sehr gängig, wirkt aber schnell taktlos und arrogant. Je nach Anlass, kann auch eine Absage herzlich formuliert werden. Für eine Einladung sollte sich der Gast selbst bedanken, nicht seine Assistenzkraft. Wer den Text verschriftlicht, ist hierbei egal. Auch die Assistenzkraft kann die Absage formulieren. Wichtig ist, dass der Brief vom Gast persönlich unterschrieben oder die E-Mail von seiner E-Mail-Adresse gesendet wird.

Das A und O um auf eine Einladung freundlichen abzusagen sind ein positiver Anfang und ein ebenso positiver Schluss.

Auch wichtig ist der Aufbau der Absage:

1. Danke für die Einladung
2. Grund der Absage
3. Bedauern
4. Gute Wünsche
5. Positiver Schluss

Wie bereits erwähnt ist es immer besser, persönliche Formulierungen zu verwenden und von steifen Standardsätzen Abstand zu halten. Hier sind ein paar Beispiele aufgelistet, die hilfreich beim Formulieren einer Absage sind:

Auch hieraus geht hervor: Das Thema wird direkt angesprochen, doch die Formulierungen bleiben persönlich und respektvoll. Amtsdeutsch und theatralische Ausdrücke bleiben aus. Der Ton bleibt durchwegs freundlich und locker.

Fazit: Einladung professionell absagen

Absagen sind nie schön, man kann sie aber freundlich und verzeihlich klingen lassen. Das kann besonders dann gut gelöst werden, wenn dem Gastgeber ehrliche Freude über die Einladung und aufrichtiges Bedauern der Absage entgegen gebracht werden. Vermeiden Sie es auf den letzten Drücker Bescheid zu geben. So hat die Absage keine negativen Auswirkungen auf die geschäftlichen oder persönlichen Beziehungen der beiden Parteien.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.