Finanzen und Buchhaltung im Sekretariat: Worauf Sie achten müssen

Sicher gibt es im Büro auch Bereiche, die weniger spannend sind: Für viele Büroangestellte ist es die Buchführung. Auch darum kümmert sich häufig die Sekretärin, oft auch im Team mit anderen Mitarbeitern. Und das auch dann, wenn sie keine ausgebildete Buchhalterin ist. Viele Mitarbeiter im Büro besitzen auch keine spezielle kaufmännische Ausbildung, sind also weder Bürokaufmann, Industriekaufmann oder Groß- und Außenhandelskaufmann.

In größeren Unternehmen ist das oft anders: Dort gibt es meistens Sachbearbeiterinnen für Sekretariat und Buchhaltung, deren Arbeitsschwerpunkt auf administrativen Funktionen und Buchhaltung ausgerichtet ist. 

Rechnungen und Widerrufsschreiben schreiben gehören in vielen Büros nun einmal zu den zentralen Aufgaben – egal, ob in der Fertigungstechnologie, im Kfz-Betrieb oder in der Digitalwerkstatt. Entsprechende PC-Anwenderprogramme unterstützen Bürofachkräfte mit spezieller Software bei buchhalterischen Aufgaben (wie Lexware oder Datev). Trotzdem müssen Rechnungen und Mahnungen, beziehungsweise Zahlungserinnerungen und Bitten um Zahlungsaufschub, frei formuliert werden. Beides sind Bestandteile des mehr oder weniger täglichen Schriftverkehrs, bei dem besonders auf Fehlerfreiheit geachtet werden muss. 

Buchhaltungen bei der Kassenführung

Außerdem muss eine Sekretärin regelmäßig weitere buchhalterische Aufgaben erledigen, die normalerweise nicht im Stellenangebot genannt werden: Zum Beispiel Bürobedarf beschaffen und die entstandenen Ausgaben (sowie Einnahmen) in einem Kassenbuch festhalten. Wenn in einem Unternehmen zum Beispiel eine Barkasse geführt wird, sollte die Kassenführung, die in den meisten Fällen die Büroangestellte übernimmt, ordnungsgemäß verwaltet werden.

Zu einer korrekten Kassenabrechnung gehört ein Kassenbuch, in dem alle Ausgaben und Einnahmen chronologisch notiert werden. Entsprechende Belege sollten außerdem separat abgeheftet werden. Wichtig bei der Kassenführung ist auch, die Barkasse regelmäßig mit dem Kassenbuch zu vergleichen. 

Ob Auszahlungsanordnungen, Rechnungen oder Verträge: Posteingangsstempel, oder auch Eingangsstempel genannt, sind auf allen möglichen Dokumenten geschäftlicher Korrespondenz zu finden. Sie sind vor allem für Dokumentationszwecke durch den Empfänger wichtig und sinnvoll, weil sich mit ihrer Hilfe nachvollziehen lässt, zu welchem Zeitpunkt ein Brief oder ein anderes Dokument im Büro eingegangen ist. Schon im ersten Ausbildungslevel werden angehende Bürokräfte schon in den ersten Tagen mit der Sinnhaftigkeit von Eingangsstempeln in Zusammenhang mit dem Bearbeitungsprozess des täglichen Schriftverkehrs, insbesondere von Papierrechnungen vertraut gemacht.

Eingangsstempel wichtiger als Poststempel

Neben Behörden werden sie von vielen Unternehmen unter anderem für Rechnungen genutzt, um sich für einen möglichen Streitfall abzusichern. Mit diesem Verfahren wird kenntlich gemacht, an welchem Tag ein Schriftstück als Posteingang (oder auch per Fax) im Unternehmen eingetroffen ist. Gerade wenn es um Fristen geht, sind Eingangsstempel von größerer juristischer Bedeutung als das eigentliche Rechnungsdatum, beziehungsweise der Poststempel, weil mit ihm der Nachweis über den Zeitpunkt der Zusendung dokumentiert ist – genauso wie zum Beispiel Kontoauszüge Überweisungsvorgänge belegen.

Eingangsstempel: Hilfreich im Büroalltag

Allerdings dient die Verwendung von Eingangsstempeln auf Dokumenten vor Gericht nicht in jedem Fall als aussagekräftiger Beweis. Warum das so ist, liegt auf der Hand: Ein solcher Stempel ist natürlich manipulierbar. Da ein mit einem Stempel versehenes Schriftstück als Urkunde anzusehen ist, gilt eine Manipulation rechtlich als Urkundenfälschung Ein zusätzliche Möglichkeit vor diesem Hintergrund ist zum Beispiel, beim Eingang von sensiblen Dokumenten (Verträge, kritische Buchungen) die Uhrzeit und das Datum handschriftlich hinzuzufügen. Trotzdem sind Eingangsstempel im Büroalltag hilfreich für die Verfahrensdokumentation, um die verschiedenen Arbeitsprozesse, die zum Beispiel Eingangsrechnungen durchlaufen, zu dokumentieren.

Gute Frage: Existiert eine Eingangsstempelpflicht?

Eine Pflicht für Unternehmen, Eingangsstempel benutzen zu müssen, gibt es im Grunde nicht, lediglich Behörden und Kanzleien wie etwa Anwaltsbüros sind dazu verpflichtet. Sie sind außerdem zur Archivierung der Dokumente für einen bestimmten Zeitraum angehalten. Die eingehende Post eines Geschäftsunternehmens, zum Beispiel der Rechnungseingang, muss laut Gesetzgeber in Zusammenhang mit ihrer Bearbeitung demnach nicht mit einem Eingangsdatum gekennzeichnet werden. Allerdings ist die Verwendung von Posteingangsstempeln durchaus sinnvoll, weil Arbeitsabläufe (zum Beispiel in der Buchhaltung) auf diese Weise erleichtert und darüber hinaus auch nachvollziehbar werden. 

Eingangsstempel, die bei gängigen Firmen wie „Trodat“, „stempelpool“, „easystempel“, „stempelplattform“ und vielen anderen Firmen bestellt werden können, entsprechen zunächst den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens – sie können aus Holz, Metall oder Kunststoff bestehen. In den meisten Fällen ist die Stempelplatte mit dem Namen der Firma und der jeweiligen Abteilung versehen – hinzu kommen häufig die Worte „Eingegangen am…“. Für den Abdruck lässt sich vielfach auch das Datum manuell einstellen. Sehr häufig sind es sogenannte Stativstempel, allerdings gibt es zum Scannen auch elektrische Stempel und möglich ist auch, die Uhrzeit abzubilden. Genauso wie freie Felder, in denen handschriftliche Kürzel oder andere Vermerke und Angaben stehen können. Der Vorteil dieser Eingangsstempel ist, dass sie alle wichtigen Informationen abbilden können.

Eingangsstempel dokumentieren den Posteingang 

Manchmal reicht es allerdings nicht aus, sich über Posteingangsstempel einen Überblick über die eingegangene Post zu machen. Das ist besonders in größeren Unternehmen der Fall, die regelmäßig in großem Stil Post erhalten. Für einen besseren Überblick nutzen viele Firmen ein sogenanntes Posteingangsbuch oder Postbuch. Darin werden sowohl Posteingang als auch der Ausgang sowie wichtige  Hinweise dokumentiert. Diese Dokumentation kann auch mit einem Computer durchgeführt werden. Bei kleineren Firmen werden im Rahmen der Dokumentation meistens Bücher genutzt, in denen normalerweise Ein- und Ausgang sowie dazu gehörende Leistungen möglicher Lieferanten festgehalten werden. 

Das Posteingangsbuch, beziehungsweise eine spezielle Software dienen unter anderem als interner Beleg zur Dokumentation und Ablage von Zahlungseingängen und helfen bei der Zuordnung. Ein solcher Beleg ist innerhalb der Buchhaltung eines Unternehmens von Bedeutung, denn an dieser Stelle laufen alle Daten rund um einen Geschäftsvorfall zusammen. Ohne einen Buchungsbeleg darf im Zuge der Belegverarbeitung zum Beispiel mit einem Buchhaltungsprogramm keine Buchung vorgenommen werden. Unterschieden werden dabei drei Belegarten: 

• Interner Beleg (Eigenbeleg)
• Externer Beleg (Fremdbeleg)
• Notbeleg (Ersatzbeleg)

Im Vergleich zu anderen Arbeiten, wie zum Beispiel die Kontierung in der vorbereitenden Buchhaltung ist die Kassenführung normalerweise eine überschaubare Angelegenheit. Schwieriger wird es zum Beispiel bei der Kontierung in der vorbereitenden Buchhaltung und der regelmäßigen Vorbereitung steuerrelevanter Belege für den Steuerberater.

Ordnung innerhalb der Rechnungen, Mahnungen und anderer Belege, wie Quittungen, ist auf diesem Gebiet von besonderer Bedeutung: Wenn Buchungs- und Abgabefristen nicht eingehalten werden, drohen dem Betrieb möglicherweise zusätzliche Kosten. Noch schlimmer ist es, wenn Rechnungen fehlerhaft sind oder Flüchtigkeitsfehler enthalten. Wichtig ist hier:

• Die Einhaltung einer chronologischen Ordnung
• Die genaue Kontrolle der Belege für den Steuerberater oder Steuerfachangestellte
• Das genaue Sortieren, Vergleichen und Erfassen der relevanten Daten

Eine professionell gestaltete Rechnung ist unter anderem deshalb so wichtig, weil nur dann Anspruch auf Zahlung besteht, wenn die Rechnung korrekt erstellt worden ist. Bei einer fehlerhaften Rechnung kann der Kunde die Zahlung verweigern. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet auch Zeit und verursacht Extra-Arbeit. Deshalb ist es gut, die Regeln zur Erstellung einer Rechnung einzuhalten und die notwendigen Anforderungen sorgfältig umzusetzen. Dabei sind die Pflichtbestandteile von besonderer Bedeutung. 

In eine rechtssichere Rechnung gehören: 

• Die Adresse des Rechnungsstellers
• Die Adresse des Rechnungsempfängers
• Die Identifikationsnummer oder die Steuernummer des Unternehmens (bei einer Gutschrift ebenfalls die des Empfängers)
• Zahlungsziel (normalerweise 14 Tage)
• Das Ausstellungsdatum
• Umfang und Art der Leistung
• Rechnungsbetrag (außerdem Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Höhe des Steuerbetrags)
• Fortlaufende Rechnungsnummern
• Zeitpunkt der Dienstleistung oder Lieferung
• Skonto und Rabatte
• Hinweis zur Aufbewahrungspflicht an Privatkunden

Eingeleitet wird die Rechnung am besten mit einem freundlichen Anschreiben. Im Fußbereich des Dokuments können freiwillige Angaben des Unternehmens genannt werden. Wichtig dabei sind natürlich die Kontaktdaten und die Bankverbindung. 

Anzahlungen in Angeboten

Jedes Unternehmen freut sich über volle Auftragsbücher. Das bedeutet jedoch häufig, dass der Betrieb in finanzielle Vorleistung gehen muss. Eine Möglichkeit, Liquiditätsengpässe zu vermeiden, sind Anzahlungen, die der Kunde zu leisten hat und auf die bereits im Angebot hingewiesen werden kann. Auch ist Rechtssicherheit von immenser Bedeutung. Das gilt besonders für Handwerksbetriebe, die bei der Auftragsausführung häufig in Vorleistung gehen müssen. Kleine Fehler können bei einem Rechtsstreit möglicherweise gravierende Folgen haben. 

Keine Standardregeln

Wie aber ein Angebot schreiben und darin gleichzeitig die Anzahlung formulieren? Zunächst: Es gibt keine Standardregeln bei Anzahlungen. Die Höhe der Summe wird individuell vereinbart. Deshalb ist wichtig, bei einem entsprechenden Schreiben keine vorgefertigten Textbausteine zu verwenden, in die die Höhe der Anzahlung (handschriftlich) nachgetragen wird. Auch komplett handschriftliche Standardformulierungen haben vor Gericht möglicherweise keinen Bestand. Möglich wäre zum Beispiel folgender Text, der in das Angebot aufgenommen werden kann:

„Bei Erteilung des Auftrags wird eine Anzahlung fällig, die wir später mit dem Rechnungsbetrag verrechnen.“

Was in einer Mahnung stehen muss

Manchmal sind auch Betrüger am Werk, die gar nicht vorhatten, die Leistung oder die Lieferung zu bezahlen. Meistens aber wurde vergessen zu bezahlen, die Rechnung ging verloren, oder es bestehen Liquiditätsprobleme. 

Was in einer Mahnung stehen muss: 

• Die Tatsache, dass der Kunde in Zahlungsverzug ist 
• Der Bezug zur Originalrechnung
• Rechnungsnummer
• Ursprüngliches Fälligkeitsdatum
• Höhe der offenen Summe
• Neues Zahlungsziel

Erst Zahlungserinnerung, dann Mahnung

Die Formulierung des Mahnschreibens sollte mit Bedacht erfolgen, weil es nun einmal akzeptable Gründe gibt, warum eine Rechnung nicht bezahlt wird. Deshalb gilt zunächst die sogenannte Unschuldsvermutung. Normalerweise gestaltet sich ein Mahnverfahren im kaufmännischen Bereich folgendermaßen: Zunächst wird eine Zahlungserinnerung an den säumigen Kunden gesendet, danach folgt die erste Mahnung. Wenn immer noch nicht gezahlt wurde, wird die zweite Mahnung fällig. Dieses Vorgehen ist jedoch nicht gesetzlich geregelt. 

Nur eine Mahnung reicht

Ein Unternehmen ist jedoch nur dazu verpflichtet, eine einzige Mahnung zu schreiben, bevor es rechtliche Schritte einleiten darf. In einer Zahlungserinnerung wird der Kunde in einem freundlichen Ton an die ausstehende Zahlung erinnert, eine Frist muss nicht gesetzt werden. Auch Mahngebühren werden in diesem Fall nicht fällig, da das Schreiben lediglich als Erinnerung dient. Allerdings sollte dem Schreiben eine Kopie der Rechnung angehängt werden. 

Nicht jede Mahnung richtet sich an deutschsprachige Unternehmen oder Kunden. Wer eine Rechnung nicht begleicht, kann seinen Wohnsitz oder den Standort seines Unternehmens genauso gut im Ausland haben. Daneben bestehen in vielen Betrieben Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen aus dem englischsprachigen Raum.

Selbstverständlich kommt es auch hier auf die richtigen Formulierungen an, damit die Mahnung rechtskonform ist. Wer eine Mahnung oder Zahlungserinnerung auf Englisch schreiben möchte, muss keine Karriere als Management Assistent gemacht oder kaufmännische Qualifikationen in englischer Kommunikation nachweisen können. Ein paar fundierte Kenntnisse über Standardsätze helfen bereits weiter. 

Auch im Englischen gelten Regeln

Das Wort Mahnung bedeutet auf Englisch „Reminder“. Auch eine Zahlungserinnerung wird so genannt. In die Betreffzeile der Mahnung wird zunächst entsprechend „Reminder“ (Zahlungserinnerung) eingesetzt (oder auch „First Reminder“, „Second Reminder“). Auch im Englischen gelten die Regeln des guten Tons. Eine Zahlungserinnerung könnte beispielsweise so aussehen: 

„We are sorry to inform you - to date, no payments from your side has reached us.“ 

Erweitert werden kann dieser Satz, der auch im Deutschen üblich ist, um:

„If you already sent your payment, please disregarde this notice.“

(„Wenn Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie diese Mitteilung als gegenstandslos.“)

Die erste Mahnstufe mit dem Hinweis auf die mögliche Einleitung rechtlicher Schritte würde im Englischen zum Beispiel so aussehen: 

„Otherwise, we see ourselves forced to take up legal steps.“

Sincelery,…

(„Anderenfalls sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.“)

^{(Quelle: Billomat)}