Mit dem Jahresabschluss am Jahresende gilt es verstärkt, die Übersicht im Office zu bewahren. Dies schließt ein, gesetzliche Fristen einzuhalten und die Buchführung korrekt zu erledigen. Spätestens wenn Unternehmen von ihrer Hausbank aufgefordert werden, mit dem nächsten Jahresabschluss gleichzeitig eine Plausibilitätserklärung einzureichen, muss sich die Buchhaltung und die Assistenz mit den Rahmenbedingungen einer Plausibilitätsprüfung beschäftigen.
Vor allem bei größeren betrieblichen Investitionen muss nach Maßgabe des § 18 des Gesetzes über das Kreditwesen (KWG) eine Plausibilitätskontrolle durch den Steuerberater und eine anschließende schriftliche Plausibilitätserklärung erfolgen.
Was versteht man unter einer Plausibilitätsprüfung?
Unter einer Plausibilitätsprüfung versteht man die professionelle Inspektion und Dokumentation der gesamten Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Dies schließt neben der zielgerichteten Begutachtung der Buchungsvorfällen ein, sich umfassend über den Betrieb zu informieren. Eine Prüfung der Ausrichtung, Informationen über den Status im Markt und eine Prognose für die zukünftige Entwicklung sind aus diesem Grund notwendig.
Sekretärinnen, die in die Vorgänge rund um den Jahresabschluss und die Kreditvergabe bei Investitionsvorhaben eingebunden sind, fragen sich vor unter anderem:
- Welche Formen des Jahresabschlusses unterscheidet der Gesetzgeber?
- Wann ist eine Plausibilitätsprüfung notwendig und welche gesetzliche Grundlage gilt hierfür?
- Auf welche Inhalte fokussiert sich ein Steuerberater während einer Plausibilitätskontrolle?
Welche Formen des Jahresabschlusses sind zu unterscheiden?
Es gehört zu den kaufmännischen Verpflichtungen eines jeden Unternehmers, zum Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss zu erstellen. Das Handelsgesetzbuch (HGB) präzisiert eindeutig die inhaltliche Ausgestaltung eines formellen Jahresabschlusses. Der Gesetzgeber verfügt, dass alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind:
- generell eine Gewinn- und- Verlustrechnung (GUV) als Jahresabschluss zu erstellen oder
- bei einem größeren Umsatz- und Gewinnvolumen eine umfangreichere Bilanz konzipieren zu lassen.
Der § 241a HGB nennt die Umsatz- und Gewinngrößen, ab der Kaufleute verpflichtet sind, eine Bilanz anzufertigen:
- Mehr als 600 000 Euro Umsatzerlöse (an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren) und
- 60 000 Euro Jahresüberschuss an zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren
Die Bilanz muss von einem zugelassenen Steuerberater verfasst werden. Unternehmen, die unter den genannten Umsatz- und Gewinngrößen bleiben, müssen die weniger aufwendige Gewinn- und- Verlustrechnung (GUV) erstellen. Diese steuerrelevante Aufstellung, die die Einnahmen aus der Geschäftstätigkeit des Betriebes mit den notwendigen Ausgaben vergleicht und den Unternehmensgewinn ausgibt, bildet die Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens. Der § 242 HGB erklärt darüber hinaus, zu welchen Zeitpunkten eine Bilanz erstellt werden muss:
- Zu Beginn oder zur Eröffnung seines Handelsgewerbes.
- Für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs.
Die Bilanz stellt aus rechtlicher Betrachtungsweise einen eindeutigen Abschluss dar. Dieser verdeutlicht anhand von Fakten das Verhältnis zwischen dem Vermögen eines Unternehmens und seiner Schulden.
Tabelle: Anforderungen an eine Bilanz oder eine Gewinn- und Verlustrechnung
Bilanz | Gewinn- und- Verlustrechnung |
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Größere Unternehmen sind aufgrund des Umsatz- oder Gewinnvolumens in der Regel verpflichtet, durch ihren Steuerberater eine Bilanz zum Ende des Geschäftsjahres erstellen zu lassen.
Wann ist eine Plausibilitätsprüfung notwendig?
Generell sind Steuerberater in der Pflicht, eine Bilanz oder eine Gewinn- und- Verlustrechnung, die sie erstellen, auf Plausibilität zu prüfen. Durch ihre Unterschrift auf dem Dokument zeigen sie an, dass sie die einzelnen Buchungsvorgänge vor der Zusammenfassung kontrolliert haben. Sie bestätigen, dass sie keine sachlichen Mängel feststellen konnten. In den beim Finanzamt eingereichten Steuerunterlagen wird regelmäßig der Name des Steuerberaters hinterlegt. Dies ist relevant, um zweifelsfrei nachzuvollziehen, wer die Steuerdokumente erstellt oder geprüft hat.
Ein Jahresabschluss mit Plausibilitätsprüfung geht einen Schritt weiter. Wie der Terminus „plausibel“ andeutet, muss der Steuerberater prüfen, ob die eingereichten Informationen und Unterlagen einleuchtend, verständlich und begreiflich sind. Bei größeren Unternehmen mit Tausenden oder Zehntausenden von Buchungsvorgängen ist eine Plausibilitätskontrolle der Buchhaltung umfangreich und kompliziert.
Eine ausführliche Plausibilitätsprüfung und die Erstellung einer Plausibilitätserklärung als Dokumentation wird vor allem dann notwendig, wenn Firmen und Konzerne
- bei einer Bank ihre Kreditlinien vergrößern oder
- umfangreiche Kredite für ein Investitionsvorhaben aufnehmen möchten.
In Deutschland tätige Banken sind vom Gesetzgeber verpflichtet worden bei einer Kreditanfrage mit einem entsprechenden Kreditvolumen neben dem Jahresabschluss eine Plausibilitätserklärung anzufordern.
Gesetzliche Grundlage für die Plausibilitätsprüfung
Die gesetzliche Grundlage für die Anforderung einer Plausibilitätsprüfung durch eine Bank finden Sekretärinnen und Mitarbeiter in der Abteilung Buchhaltung im § 18 des Kreditwesengesetzes (KWG).
Im KGW heißt es:
Eine Plausibilitätsprüfung der Bilanz eines Unternehmens wird in der Folge vom Steuerberater wie folgt durchgeführt:
- Prüfung der Inventurwerte.
- Überprüfung der gesamten Buchhaltung.
- Stichprobenartige Kontrolle einzelner Posten auf Plausibilität.
- Befragung und Dokumentation zu ausgewählten Buchungsfällen.
Mit welchen Informationen sich der Steuerberater im Detail befassen muss
Neben der reinen Finanz-Kontrolle von Zahlen, Kalkulationen, Buchungswerten und einem Abgleich der Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge umfasst eine Plausibilitätsprüfung weitere, zeitintensive Maßnahmen.
Ein ausreichendes Verständnis über die Geschäfte des Unternehmens erlangen
Vor allem sollte der Steuerberater ein ausreichendes Verständnis über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens erlangen. Er sollte verstehen, in welchem wirtschaftlichen Umfeld sich die zu prüfende Firma befindet. Hierfür wird sich ein Steuerberater über die Besonderheiten der Branche informieren und in Einzelgesprächen die Ziele und Strategien des Betriebs nachvollziehen. Da es seine Aufgabe ist, Zweifel an einer Fortführung der Geschäftstätigkeit auszuräumen, wird er die Aussagen der Geschäftsführung in Bezug auf langfristige Ziele hinterfragen. Dies schließt ein außergewöhnliche Geschäftsvorfälle oder größere Veränderungen in den letzten Geschäftsjahren protokollieren. Dies ist vor allem in Fällen entscheidend, in denen umfangreiche Kredite für Investitionsvorhaben angefragt werden, die abgesichert werden müssen.
Das rechtliche Umfeld verstehen
Im Rahmen einer Plausibilitätsprüfung wird ein Steuerberater ebenfalls das rechtliche Umfeld des Unternehmens im Detail aufschlüsseln. Hierzu informiert er sich über die Eigentums- und Besitzverhältnisse sowie die Verbindlichkeiten. Er überprüft die Eintragungen im Handelsregister sowie die gültigen Gesellschafterverträge und Geschäftsführerkontrakte mit dem Ziel, finanzielle Risiken zu eruieren. Aus rechtlicher Sicht untersucht er im gleichen Schritt, ob die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verhältnisse und Angaben stimmig sind. Er muss beurteilen, ob eine Gefahr besteht, aufgrund formaljuristischer Versäumnisse im Rahmen einer Außenprüfung der Finanzbehörden aufzufallen. Ist dies der Fall, existiert ein unkalkulierbares Risiko in Bezug auf Nachzahlungen oder Klageverfahren. Aus Sicht eines Finanzinstitutes ist vor allem ein plausibles rechtliches Umfeld mit wenig Risikopotenzial für eine Kreditzusage entscheidend.
Das wirtschaftliche Umfeld und die Betriebsorganisation erklären können
Die Prüfungshandlungen schließen für den Steuerberater ein, das wirtschaftliche Umfeld des Betriebs im Detail kennenzulernen. Er wird sich aus diesem Grund mit der Branche, der Kundenstruktur und den Mitbewerbern im Marktumfeld beschäftigen. Hierbei bewertet er die Bedeutung des Unternehmens im Vergleich zum Markt und zu den Wettbewerbern. Er ermittelt die Lieferantenstruktur, individuelle Abnahmebedingungen und verschafft sich einen Überblick über die Produkte. Hierbei fokussiert er sich auf Qualität, Wertigkeit und Probleme im Produktionsprozess, die als Risiko bewertet werden könnten. Anhand des betriebsinternen Organigramms verschafft sich der Steuerberater gleichzeitig einen Überblick über die allgemeine Organisation und die Mitarbeiterstruktur. Ihm ist es wichtig, zu erkennen, welche Maßnahmen zur Risikoerkennung im Zielunternehmen implementiert wurden, um Fehlbuchungen und eine fehlerhafte Rechnungsstellung zu verhindern.
Analyse von Unternehmenskennzahlen
Die ermittelten Informationen zum Unternehmen, seiner Marktrelevanz und seiner Mitarbeiterstruktur verschaffen dem Steuerberater einen guten Eindruck über den allgemeinen Status des Betriebs. Er kann einschätzen, ob dieser derzeit und in Zukunft wettbewerbsfähig auftreten kann. Die gesammelten Daten bilden eine evidente Grundlage für eine spezifische Dokumentation und Plausibilitätserklärung.
Um ein noch umfassenderes Bild zu erhalten, prüft der Steuerberater im nächsten Schritt analytisch die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Er kontrolliert evident die Kennzahlen zum Umsatz und Gewinn und setzt diese in Relation zu den Jahresabschlüssen der Vorjahre. Durch dieses Vorgehen werden für den Steuerbevollmächtigten weitere Tendenzen in Bezug auf Erfolge und die Wettbewerbsfähigkeit erkennbar. Die Kontrolle schließt Kennzahlen, wie zum Beispiel die Kapitalquote oder die Abschreibungsquote ein. Im Laufe der Prüfung wird der Steuerberater Schritt für Schritt zu einem Insider und Experten in Bezug auf Unternehmensinterna.
Der Steuerberater übernimmt bei einer Plausibilitätsprüfung eine hohe Verantwortung
Die Plausibilitätsprüfung eines Unternehmens durch einen Steuerberater stellt eine verantwortungsvolle Aufgabe dar. Der Steuerbevollmächtigte übernimmt die Verpflichtung, sich umfassend und detailorientiert in das Unternehmen und seine Tätigkeit hineinzuarbeiten. Er prüft die Ausrichtung, die Geschäftsvorfälle und die finanziellen und rechtlichen Details kompetent und faktenorientiert. Seine Dokumentation und Einschätzung und die umfassende Prüfungshandlung sind Grundlage für eine positive Bewertung. Diese zeigt an, dass das Unternehmen rechtlich konform handelt und wirtschaftlich zukunftsorientiert aufgestellt ist.
Der Jahresabschluss mit umfassender Plausibilitätsprüfung stellt für die kreditgebende Bank darüber hinaus einen nicht zu unterschätzenden Mehrwert dar. Nach der Plausibilitätskontrolle kann sie Kreditanfragen kompetenter prüfen. Gleichzeitig hat sie eine professionelle Ausarbeitung bei NAchfragen der eigenen Innenrevision.
Zusammenfassend muss eine Bank vor einer Kreditentscheidung auf Grundlage des KWG sicherstellen, dass eine Kreditvergabe für sie kein kalkulierbares Risiko darstellt. Zusammenfassend beinhaltet die Plausibilitätsprüfung eine Gesamtüberprüfung der Buchhaltung und der Geschäftstätigkeiten des Unternehmens sowie eine Dokumentation der Ergebnisse in einer schriftlichen Plausibilitätserklärung.
Die wichtigsten Themen rund um Finanzen und Buchhaltung im Office Management
Wie Sekretärinnen die Plausibilitätsprüfung proaktiv unterstützen können
Für Sekretärinnen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Buchhaltung impliziert eine Plausibilitätsprüfung im Unternehmen einen erhöhten Arbeitsaufwand. Dieser entsteht vor allem durch die umfassende Prüfung der Geschäftsvorfälle durch den Steuerberater. Diese geht mit gezielten Nachfragen und Meetings mit dem Geschäftsführer und anderen Bevollmächtigten einher.
Das Sekretariat kann eine Plausibilitätskontrolle vor allem durch eine kontinuierliche und professionelle Vorarbeit unterstützen. Wird die kaufmännische Buchführung zu jeder Zeit kompetent erledigt, wird es bei der Plausibilitätsprüfung zu weniger Nachfragen und Inkorrektheiten kommen. Gleichzeitig kann die Sekretärin für den Steuerberater als Vermittlerin fungieren. Sie kann seine Prüfungshandlungen unterstützen, indem sie bedeutende Informationen, Akten und Datenmaterial zur Verfügung stellt. Durch ihre gute Vorarbeit und ihre Hilfestellung bei der Plausibilitätsprüfung garantiert eine Sekretärin, dass der Steuerberater seine Prüfungshandlungen in Verbindung mit der Plausibilitätskontrolle schnell und rechtssicher durchführen kann. In diesem Fall steht einer zügigen Kreditvergabe durch eine Bank nichts im Wege.
Zusammenfassung und Fazit
Eine Plausibilitätsprüfung im Zusammenhang mit der Erstellung des Jahresabschlusses wird notwendig, wenn ein Unternehmen in größerem Umfang Bankkredite für Investitionen anfordert. In diesem Fall greift der § 18 des Gesetzes über das Kreditwesen (KWG). Dieser definiert, dass sich Banken vor der Kreditvergabe umfangreich über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Kreditnehmers informieren müssen. Dies schließt ein Jahresabschlüsse dezidiert zu prüfen. Diese Kontrolle auf Plausibilität eines Unternehmens erfolgt durch einen spezialisierten Steuerberater. Er prüft neben der gesamten Buchführung ebenfalls die Ausrichtung des Unternehmens, den rechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Status und zukünftige wirtschaftliche Ziele. Bei seiner Prüfung fokussiert er sich auf aktuelle oder künftige Risiken.
Er verfolgt das Ziel, eindeutig und evident zu ermessen, ob das Unternehmen als wirtschaftlich gesund eingestuft werden kann. Hierfür prüft er die Geschäftsvorfälle kritisch, versucht Veränderungen oder Entscheidungen der Vergangenheit nachzuvollziehen und dokumentiert Missstände. Am Ende seiner Plausibilitätsprüfung erstellt der Steuerberater mit der Plausibilitätserklärung eine faktenorientierte Bescheinigung. Diese kann zusammen mit der Bilanz als Grundlage für die Kreditvergabe herangezogen werden.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
