Rechnung: Wie Sie ein professionelles Widerrufsschreiben formulieren

Mit dem Rechnungseingang haben Empfänger die Verpflichtung, diese auf Genauigkeit und Plausibilität zu prüfen. Als Leistungsempfänger hat er darüber hinaus die Obliegenheit die Rechnung bei Fälligkeit zu begleichen und die Vorgaben des § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zu beachten.

Spätestens 30 Tage nach Rechnungsstellung befindet sich ein Leistungsempfänger gegenüber dem Rechnungsaussteller in Zahlungsverzug. Die gesetzlichen Pflichten des Rechnungsausstellers beziehen sich vor allen darauf, Ware oder eine Dienstleistung zu verkaufen, die vollumfänglich der Bestellung entspricht. Dies schließt ein, dass die Rechnung und der fällige Betrag inklusive Umsatzsteuer äquivalent zu den bestellten Waren oder Dienstleistungen sind.

Erhält man als Assistentin den Auftrag, eine Rechnung aufgrund von fehlerhaften Angaben zurückzusenden, stellen sich neben rechtlichen Fragen vor allem Frage in Bezug auf die korrekte Formulierung des Schreibens.

Das Ausstellen von inkorrekten Rechnungen kommt aus nachvollziehbaren Gründen in den professionellsten Unternehmen vor. Ein neuer Mitarbeiter, der Konditionen vertauscht oder eine mangelhafte Kommunikation sind Punkte, die unter anderem Fehler bei der Rechnungsstellung begründen.

In manchen Fällen ist der Rechnungsbetrag sachlich korrekt. Der Widerspruchsgrund liegt in diesem Fall in einer fehlerhaften Rechnungsgrundlage. Ebenso kann eine nicht vollumfänglich erbrachte Leistung Grundlage für einen Widerruf sein.

Rechnungen können darüber hinaus Formfehler enthalten. Wesentliche Mängel in der Form könnten zum Beispiel sein:

• Eine fehlendende Rechnungsnummer,
• ein fehlerhaft kalkulierter Umsatzsteuer-Betrag,
• ein Schreibfehler in der Rechnungsadresse.

In der Praxis führt vor allem eine fehlhafte Firmenadresse oder abweichende Unternehmensbezeichnung zu einem Widerruf der Rechnung. Diese wird mit der Bitte um Rechnungskorrektur an den Rechnungsaussteller retourniert.

Marginale Fehler in der Anschrift oder eine falsche Unternehmensbezeichnung können beim Vorsteuerabzug ernsthafte Probleme bereiten. In manchen Fällen werden nach Monaten Rechnungskorrekturen angefordert, um die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen zu können. Fehler in Rechnungen kosten Zeit und bedürfen der besonderen Aufmerksamkeit.

Es ist für Unternehmen essenziell, den Widerruf der Rechnung schriftlich zu formulieren. Ist vorab ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch erfolgt, sollte der Widerruf trotz dieser Kommunikation niedergeschrieben übergeben werden.

Eine in geschriebener Form niedergelegte Übersendung ist aufgrund der Beweisbarkeit bedeutend. Gleichzeitig unterbindet ein mündlicher Widerspruch nicht das Eintreten eines Zahlungsverzuges. Eine Mahnung des Rechnungsausstellers wäre die logische Folge. Aus diesem Grund muss der Widerspruch umgehend nach Entdeckung der fehlerhaften Rechnung schriftlich erfolgen. Dieser sollte dem Unternehmen nachweisbar zugestellt werden.

Hierfür eignen sich vor allem die folgenden Formate:

1. Schriftlicher Widerspruch, postalisch versandt, per Einschreiben mit Rückschein.
2. Schriftlicher Widerspruch, per Fax mit Fax-Sendebestätigung versandt.
3. Persönliche Übergabe mit Unterschrift des Rechnungswiderspruchs.

Die persönliche Übergabe stellt von allen Formen des Widerspruchs die effektivste Methode dar. Bei einer eigenhändigen Weitergabe des Widerspruchs kann der Rechnungssteller den Widerspruch nicht negieren. Er wird persönlich am Unternehmenssitz aufgefordert, den Widerruf schriftlich zu bestätigen. Hierbei reicht es aus, eine Kopie des Widerspruchs von einer bevollmächtigten Person unterschreiben zu lassen. Entscheidend ist der Nachweis, ob und wann der Einspruch den Rechnungsaussteller erreicht hat.

Nicht in jedem Fall ist es möglich, ein Widerspruchsschreiben persönlich zu überreichen. Aus diesem Grund ist der postalische Versand oder die Übermittlung per Fax ebenfalls geeignet, einen Widerspruch zu formulieren und geltend zu machen.

Einen Widerspruch zu formulieren ist kein schwieriges Unterfangen. Entscheidend bei der Erstellung sind vor allem die folgenden Punkte:

• Es muss klar erkennbar sein, dass es sich um einen Widerspruch handelt.
• Der Absender und der Adressat müssen klar und eindeutig erkennbar sein.
• Erkennungsmerkmale der fehlerhaften Rechnung, wie die Rechnung- oder Kundennummer müssen im Widerspruchsschreiben enthalten sein.
• Im Schreiben muss formuliert werden, dass der Rechnung widersprochen wird. Eine kurze Begründung ist entscheidend, damit der Empfänger die Rechnung prüfen und korrigieren kann. Die Original-Rechnung kann als Anlage enthalten sein.
• Das Setzen einer Frist ist professionell und beschleunigt den Vorgang.

Im Beispielschreiben ist erkennbar, dass ein Schreiben zum Widerspruch einer Rechnung formell und detailorientiert geschrieben werden sollte. Der Adressat wird effektiv auf den Widerruf aufmerksam gemacht. In der Folge kann er seinerseits die notwendigen Schritte unternehmen. Statt fehlender Unterlagen können im Schreiben ebenfalls ein falscher Betrag oder formelle Fehler in der Rechnung angemahnt werden.

Ein schriftlicher Widerspruch, der mit Nachweis übersandt wurde, ist für den Rechnungsaussteller juristisch bindend. Er bietet einem Leistungsempfänger unterschiedliche Vorteile. Neben der Tatsache, dass die fehlerhafte Rechnung bis auf Weiteres nicht bezahlt werden muss, ergeben sich zumindest zwei weitere rechtlich bedeutende Mehrwerte.

1. Durch den Widerspruch wird dem Vertragspartner eindeutig und nachvollziehbar dargelegt, dass die Rechnung fehlerhaft ist. Dies impliziert, dass trotz Zahlungsverzugs die Übersendung einer Mahnung nicht möglich ist. Vielmehr muss zwischen den Vertragspartnern geklärt werden, ob die Gründe für den Widerspruch haltbar sind oder nicht. Die Forderung gilt bis zu einer endgültigen Klärung als bestritten. Professionelle Unternehmer nehmen bestrittene Rechnungen ernst. Sie prüfen kurzfristig den Widerruf und werden in der Folge dem Leistungsempfänger ihre Argumente darlegen.
2. Bestrittene Forderungen werden in der Regel von Inkassounternehmen nicht angenommen und weiterverfolgt. Gleiches gilt für Auskunfteien, wie zum Beispiel die Creditreform oder die Schufa. Sie nehmen keine bestrittenen Forderungen auf, sodass durch eine mangelhafte Rechnung die Kreditwürdigkeit des Leistungsempfängers nicht herabgesetzt werden kann.

Es ist für Unternehmen zielführend, fehlerhafte Rechnungen umgehend schriftlich zu widerrufen. In den meisten Fällen kann nach dem Widerspruch eine einvernehmliche Lösung zwischen den Vertragspartnern gefunden werden.

Die gesetzlichen Grundlagen zu Rechnungen und zum Widerruf mangelhafter Rechnungen finden sich vor allem im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Umsatzsteuergesetz (UstG). Der § 14 des UstG definiert eindeutig, welche Dokumente als Rechnung bezeichnet werden dürfen:

„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“

Juristisch bedeutend und mit § 14 des UstG übereinstimmend, ist der § 259 des BGB. Der Gesetzgeber verfügt hier die Textform für Rechnungen. Es wird ausgeführt, dass Unternehmen verpflichtet sind,

„eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben“

als Rechnung aufzuschlüsseln. Mündliche Zahlungsinformationen sind aus diesem Grund zu jeder Zeit nichtig und nicht bindend. In der Praxis gelten gleichzeitig Rechnungen, die per E-Mail in Textform übersandt werden, als rechtlich korrekt. Eine Rechnung muss nicht vom Ersteller unterschrieben werden. Die in § 126 BGB erläuterte Schriftform, die zum Beispiel für Verträge gilt, ist bei Rechnungen nicht bindend.

Der § 434 BGB beschreibt anschaulich, wann eine Ware oder Dienstleistung keinem Sachmangel unterliegt:

1. Wenn sie sich für die nach dem Vertrag vorausgesetzte Verwendung eignet.
2. Wenn sie sich für die gewöhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Sachen der gleichen Art üblich ist und die der Käufer nach der Art der Sache erwarten kann.

Aus den gesetzlichen Regelungen ergibt sich, dass Sachmängel generell vorliegen, wenn:

• Eine Ware oder ein Produkt andere Eigenschaften aufweist, als dies der Käufer aus der Werbung oder der Kennzeichnung erwarten kann.
• Wenn die vereinbarte Montage durch den Verkäufer oder dessen Erfüllungsgehilfen unsachgemäß durchgeführt worden ist.
• Wenn die Montageanleitung mangelhaft ist.
• Wenn der Verkäufer eine andere Sache oder eine zu geringe Menge liefert.

In diesen Fällen ist dem Leistungsempfänger gestattet, die Rechnung zu widerrufen. Er kann gleichzeitig auf Basis unterschiedlicher Maßgaben des BGB:

• Die Nacherfüllung verlangen (§ 439 BGB),
• vom Vertrag zurücktreten (Rückgaberecht) (§ 440 BGB),
• den Kaufpreis mindern (Gutschrift) (§ 441 BGB ),
• Schadenersatz verlangen (§440 BGB) oder
• den Ersatz vergeblicher Aufwendungen verlangen (§284 BGB)

Welche Möglichkeiten Leistungsempfänger im Einzelnen offenstehen, muss individuell nachvollzogen und zwischen dem Leistungsempfänger und dem Rechnungsaussteller verabredet werden. Eine bedeutende Grundlage hierfür sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Rechnungsausstellers. Diese enthalten in der Regel klarer Verfahrensanweisungen in Bezug auf Mängel und deren Beseitigung.

Zusammenfassung und Fazit

Rechnungen müssen von jedem Unternehmen auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden. Erkennt ein Unternehmer inhaltliche oder formelle Fehler bei der Rechnungsausstellung, wird er die Rechnung widerrufen. Ein Widerspruch sollte zu jeder Zeit schriftlich manifestiert werden. Mitarbeiter in der Rechnungsabteilung oder im Sekretariat handeln zielführend, wenn sie darauf achten, einen Nachweis des Widerspruchs zu archivieren. In der Praxis wird ein schriftlicher Widerruf vor allem postalisch oder per Fax an den Rechnungsaussteller weitergeleitet. Durch ein Einschreiben mit Rückschein oder das Sendeprotokoll des Faxgerätes ist eindeutig nachvollziehbar, dass der in schriftlicher Form eingereichte Widerruf beim Rechnungsaussteller eingegangen ist.

Durch dieses Vorgehen wird eine Mahnung hinausgeschoben, bis der Widerruf zwischen den Parteien einvernehmlich geklärt wurde. Gleichzeitig dürfen Inkassounternehmen oder Auskunfteien die bestrittenen Forderungen nicht anmahnen. Der schriftliche Widerspruch sollte inhaltlich professionell aufgebaut sein. Es sollte offenkundig sein, dass die Rechnung widerrufen wird. Neben der Rechnungs- und Kundennummer des Leistungsempfängers sollte der Grund für den Widerruf erkennbar und plausibel sein. Darüber hinaus hilft eine Frist im Schreiben, den Widerruf umgehend und einvernehmlich zu klären. In den meisten Fällen kommt es bei berechtigten Einsprüchen zu einer Rechnungskorrektur. Denkbar ist ebenso, dass vom gesetzlichen Rückgaberecht Gebrauch gemacht wird oder eine Gutschrift erfolgt.

Sekretärinnen und Assistenten können durch ein faktenorientiertes und professionell aufgebautes Widerrufsschreiben eine Rechnung juristisch nachvollziehbar widerrufen. Dieses Vorgehen trägt dazu bei, dass ausschließlich berechtigte Forderungen im Unternehmen bezahlt werden. Gleichzeitig ist nachvollziehbar, dass Ansprüche und Fristen in Bezug auf Rechnungen zu jeder Zeit eingehalten werden.