Für die meisten Assistenzkräfte gehört das Aufsetzen und Bezahlen von Rechnungen zum Tagesgeschäft. Vor allem bei der Korrespondenz mit dem Ausland geschieht dies in den meisten Fällen in englischer Sprache. Gerade wenn internationale Geschäfte nicht regelmäßig stattfinden, kann eine Rechnung aber auch schnell einmal aus dem Blickfeld geraten – und eine Mahnung nach sich ziehen.
Doch egal, ob Sie die Zahlungserinnerung auf Englisch erhalten oder selbst verfassen müssen: Die richtige Formulierung ist nicht immer einfach. Damit Sie auch auf dem internationalen Parkett immer höflich und professionell auftreten können, finden Sie im folgenden Beitrag eine Auswahl an Mustern, Vorlagen und Formulierungstipps.
Kind Reminders: So mahnen Sie eine Rechnung auf Englisch
Ob in deutscher oder englischer Sprache: Wenn Kunden eine Rechnung nicht pünktlich begleichen, ist ein Mahnschreiben fällig. Wie auch bei anderen Geschäftsbriefen sollte dieses immer mit dem Briefkopf Ihres Unternehmens, dem aktuellen Datum und einer Unterschrift versehen sein. Achten Sie in Zahlungserinnerungen und Mahnungen außerdem immer darauf, die folgenden Informationen einzufügen:
- Name und Rechnungsanschrift des Empfängers
- Rechnungsnummer und ausstehender Betrag
- Datum des ehemaligen Zahlungsziels
- (ggf. neues Datum für die Zahlungsfrist)
Je nachdem, wie viel Zeit seit dem Datum des Zahlungsziels verstrichen ist, kann die genaue Formulierung für das Schreiben jedoch variieren. Denn während Sie bei sonst zuverlässigen Geschäftspartnern nach einigen Tagen Zahlungsverzug eher von einem Versehen in der Buchhaltung ausgehen können, ist vor allem nach mehreren Mahnungen eine nachdrückliche Forderung angebracht.
Muster für eine Zahlungserinnerung auf Englisch
Die Zahlungserinnerung ist eine freundlich formulierte Erinnerung an eine ausstehende Rechnung. Sie wird üblicherweise ein paar Tage nach dem Überschreiten der Zahlungsfrist verschickt.
Als erste Stufe des Mahnverfahrens geht man bei einer Zahlungserinnerung davon aus, dass der Empfänger schlichtweg vergessen hat, den Betrag zu überweisen. Denn es gibt zahlreiche Gründe für eine unbeabsichtigte Nichtzahlung: So kann beispielsweise die Buchhaltung im Urlaub sein oder die Rechnung ist auf dem Postweg nicht angekommen. Möglicherweise ist die zugehörige E-Mail auch versehentlich im Spam-Ordner gelandet oder sie wurde im Büro falsch abgeheftet.
Um den Kunden bzw. den Empfänger im Ausland freundlich auf die Zahlung des ausstehenden Betrags hinzuweisen, sollte der Ton in der Zahlungserinnerung (engl.: payment reminder) deshalb immer höflich bleiben:
Beispiel:
Dear Mr. Sample,
this ist just a reminder to that we haven’t yet received payment of [Betrag] for Invoice [Rechnungsnummer], which is overdue by [XX] days. Surely the payment date just accidentally escaped your notice.We would greatly appreciate if you could check this on your end and settle the bill in the next few days.
If the payment has already been sent, please disregard this notice. In case you’ve lost this invoice please find attached another copy.
Kind regards, … |
Um eine schnelle Zahlung und Zuordnung in der Buchhaltung zu gewährleisten, sollte der Zahlungserinnerung am besten noch eine Kopie der Rechnung angefügt werden.
Vorlage für Mahnungen auf Englisch
Eine ausdrückliche Mahnung (engl. dunning) sollte immer erst dann verschickt werden, wenn auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion folgt. Obwohl es sich nun nicht mehr um eine freundliche Erinnerung an die Zahlungsfrist, sondern um ein nachdrücklicheres Mahnschreiben handelt, wird hier im englischen Sprachgebrauch dennoch oft der Begriff „reminder“ genutzt. Je nachdem, ob es sich dabei um die erste oder eine spätere Mahnung handelt, bleibt der Ton dabei weiterhin höflich, wird aber zunehmend bestimmter:
Beispiel:
Dear Mr. Sample,
we would like to draw your attention once again to your unsettled account. Our records show that we haven’t received payment of [Betrag, ggf. mit Mahngebühr] (including additional fees) for invoice [Rechnungsnummer]. As another reminder, payment was due [XX] weeks ago. Therefore, we kindly ask you to settle your payment until [neue Zahlungsfrist].
All payment details can be found in the attached invoice. Please let me know if you have any queries regarding your payment. If payment has already been made please disregard this letter.
Best regards, … |
Erhalten Sie auch nach einer solchen Mahnung keine Reaktion von Ihrem Geschäftspartner, können Sie in den meisten Fällen davon ausgehen, dass der Schuldner die Rechnung absichtlich nicht begleicht. In diesem Fall dürfen Sie in ihrem nächsten (und wahrscheinlich letzten) Schreiben ihre Forderung durchaus deutlich artikulieren und bittende Floskeln dementsprechend sparsamer einsetzen. Bleiben Sie dabei jedoch immer höflich und professionell – auch wenn Sie innerlich verärgert sind.
Als Hinweis auf rechtliche Schritte und Konsequenzen können Sie einer zweiten Mahnung auf Englisch außerdem eine Passage wie die folgende hinzufügen:
Beispiel:
Please note this is our final reminder. If you won’t settle your account by [Zahlungsfrist], we will start legal proceedings to collect the payment and additional fees. |
Bleibt auch dieser Hinweis erfolglos, mahnen nur wenige Unternehmen noch ein drittes Mal – und übergeben den Fall stattdessen an ein Inkassounternehmen. Dieses nimmt Kontakt mit dem Schuldner auf und versendet gegebenenfalls weitere Mahnschreiben. Hat auch dies keinen Erfolg, dann wird in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet.
Hierbei muss Ihr Unternehmen als Gläubiger nachweisen, dass es einen Anspruch auf die Zahlung hat, und welche Bemühungen unternommen wurden, um das Geld einzutreiben. Die Rechtmäßigkeit der Ansprüche wird dann in der Regel vor Gericht verhandelt.
Mahnungen auf Englisch beantworten: Muster für eine professionelle Reaktion
Gerade in stressigen Situationen kann auch einer gut organisierten Assistenzkraft hin und wieder einmal eine Rechnung abhandenkommen. Wenn dann eine Zahlungserinnerung oder Mahnung auf dem Tisch liegt, ist der Schock oft groß. Ob auf Englisch oder Deutsch – jetzt sollten Sie vor allem zügig reagieren: Denn zu einer professionellen Korrespondenz gehört es, Geschäftsbriefe in einem angemessenen Zeitraum zu beantworten.
Auch wenn Sie selbst nicht die Verantwortung tragen: Wurde der Termin für eine wichtige Zahlung verpasst, sind Ausflüchte und ausschweifende Erklärungen meist keine gute Idee. Eine höfliche Entschuldigung ist hier in der Regel der bessere Weg – und erscheint nicht nur menschlicher, sondern zeugt auch von Verantwortungsbewusstsein. Dasselbe gilt auch für Fragen oder Schwierigkeiten mit der Rechnung. Denn eine ehrliche und zielorientierte Kommunikation mit den Geschäftspartnern ist auch hier der Schlüssel zum Erfolg.
Rechnung vergessen: So antworten Sie auf Englisch
Ihr Agenturhund hat die Rechnungen gefressen oder durch Nagen am Kabel die WLAN-Verbindung gekappt? Lassen Sie das lieber. Handelt es sich nur um eine Zahlungserinnerung mit einer Verspätung von einigen Tagen, ist das meist kein Beinbruch. Hier reicht es oft schon, den Rechnungsbetrag einfach stillschweigend zu überweisen.
Liegt das Datum, an dem die Zahlung fällig war, allerdings länger zurück, sollte das Mahnschreiben besser beantwortet werden. Eine kurze aber ehrliche Entschuldigung glättet die Wogen und zeigt dem Geschäftspartner, dass seine Mahnung auch auf Englisch nicht unbeachtet bleibt.
Beispiel:
Dear Mr. Sample,
thank you for your payment reminder. It seems we just overlooked your invoice [Rechnungsnummer] so we kindly apologize for the inconvenience caused. We initiated the transfer today and the payment should arrive in the next few days.
Thank you for your patience and kind regards, …
|
Nach der Beantwortung der Mahnung auf Englisch sollten den Worten nun natürlich auch Taten folgen. Am besten erledigen Sie diesen Posten deshalb noch vor Absendung des Schreibens. So gehen Sie sicher, dass beim Begleichen der Rechnung keine Fehler auftreten, und vermeiden zusätzliche Nachfragen. Ergeben sich bei der Zahlung Probleme, können Sie diese in Ihrer Antwort direkt ansprechen.
Mahnung auf Englisch beantworten: Zahlungsschwierigkeiten professionell lösen
Nicht jede ausstehende Rechnung lässt sich direkt begleichen. Befindet sich Ihr Unternehmen beispielsweise in einer wirtschaftlichen Schieflage oder gerät aus anderen Gründen in Zahlungsverzug, ist unter Umständen mehr als eine einfache Entschuldigung nötig. Und auch bei Unklarheiten im Zusammenhang mit der Rechnung sind möglicherweise Nachfragen beim Geschäftspartner im Ausland erforderlich.
Gerade in solchen Fällen sollten Sie nicht auf die nachdrückliche Mahnung ihrer Gläubiger warten, sondern möglichst bereits vor der Zahlungserinnerung das Gespräch suchen. Kommunizieren Sie die Angelegenheit frühzeitig, können Missverständnisse meist schnell ausgeräumt werden. Und auch bei finanziellen Schwierigkeiten lässt sich häufig ein alternativer Zahlungsplan auf Raten oder eine Stundung vereinbaren. Warten Sie dagegen bis zur Mahnung, haben viele Unternehmen weniger Verständnis.
Damit Sie Ihr Anliegen auch in englischer Sprache professionell kommunizieren können, finden Sie in der folgenden Tabelle einige Formulierungsvorschläge für häufige Problemstellungen beim Begleichen von Rechnungen:
| Zahlungsengpass | Due to financial difficulties caused by [Grund] we ask you to be good enough to allow us a further few weeks to handle the payment for your invoice [Rechnungsnummer]. We expect to be able to settle our account in full by [alternatives Zahlungsdatum]. If you would grant this deferment, we should be most grateful. |
| Frage nach Ratenzahlung | Due to our financial hardship and in order to meet our necessary expenses, we kindly ask you to accept a reduced payment for the next [XX] months on our debt. We would appreciate your consideration in this matter and may offer you to pay [Ratenbetrag] per month during this emergency. If our situation improves sooner, we will notify you immediately to settle our account in full as soon as possible. |
| Computerausfall | Due to a computer crash we are working tirelessly to restore normal operations. Thankfully, our systems are working properly again for the most part. We will settle the outstanding invoice as soon as possible and sincerely apologize for the delay. |
Fazit: Zahlungserinnerung auf Englisch
Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind immer ein heikles Thema – egal, ob auf Deutsch oder in einer anderen Sprache: Ein professionelles Auftreten ist bei dieser Art der Geschäftskorrespondenz unerlässlich. Sowohl beim Verfassen einer Zahlungserinnerung als auch bei der Bitte um Zahlungsaufschub sollten Sie deshalb nicht auf den automatischen Übersetzer aus dem Internet setzen.
Mit den oben genannten Formulierungshilfen haben Sie jedoch die wichtigsten Ausdrücke und Vokabeln zur Hand, um Ihre Geschäftspartner höflich aber bestimmt auf ausstehende Zahlungen hinzuweisen oder zeitnah auf Mahnungen und Zahlungserinnerungen auf Englisch zu reagieren.
FAQ: Häufige Fragen zur Zahlungserinnerung auf Englisch
Was steht bei einer Mahnung auf Englisch in der Betreffzeile?
In der Betreffzeile des Mahnschreibens steht im Englischen Sprachraum üblicherweise das Wort „reminder“ (dt. Erinnerung). Ohne weitere Zusätze handelt es sich dabei meist um eine freundliche Zahlungserinnerung – der „first“ und „second reminder“ entspricht der 1. und 2. Mahnung.
Sind Mahnung und Zahlungserinnerung das gleiche?
Eine gerichtliche Unterscheidung zwischen den Begriffen Zahlungserinnerung (engl. payment reminder) und Mahnung (engl. dunning letter) gibt weder in der deutschen noch in der englischen Sprache. Letzterer Ausdruck wird im Englischen allerdings nur dann verwendet, wenn bereits das Ergreifen rechtlicher Schritte im Raum steht.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
