Ein „echtes“ Firmenpapier ist viel mehr, als ein einfacher Briefbogen mit einem Logo darauf. Wir zeigen Entscheidern und denen, die mit der Aufgabe der Entwicklung eines Firmenpapiers betraut sind, alles Wissenswerte.
Wer gestaltet einen Firmenbogen?
Ein Firmenpapier mit Briefkopf und allem, was so dazu gehört, wird in aller Regel im Sekretariat gestaltet oder zumindest entscheidungsreif vorbereitet. Das gleiche gilt für einen personalisierten Stempel, um beispielsweise Verträge zu signieren. Dabei verlässt sich Ihr Vorgesetzter darauf, dass Sie bei der Entwicklung der Entwürfe alle rechtlichen Belange im Blick haben.
Ganz nebenbei soll durch das neue Briefpapier natürlich auch das Image der Firma verbessert werden. Ein Firmenpapier, aber auch Stempel, Stempelkissen, Werbematerialien und mehr, sind das absolute Aushängeschild eine Firma.
Kaum etwas anderes sehen die Menschen so häufig von Ihnen und Ihrem Unternehmen. Jedes Unternehmen verfügt über ein eigenes Briefpapier und einen passenden Briefbogen. Gedruckt werden beispielsweise das Arbeitszeugnis, generell jedes Zeugnis, Rechnungen, Begleitschreiben zum Arbeitszeugnis und vieles mehr. Teilweise sind für Arbeitszeugnis, Rechnungen und mehr auch eigene Briefbogen vorhanden (z.B. ein Rechnungsbogen).
Warum sollte jedes Unternehmen ein Firmenpapier haben?
Bevor Sie sich an die Arbeit machen, ein Firmenpapier zu gestalten, ist Vorarbeit gefragt. Warum ist ein Firmenpapier überhaupt sinnvoll? Je nachdem, welche Unternehmensform Ihre Firma hat, ist ein Firmenpapier sogar zwingend vorgeschrieben. Teilweise müssen auf jeder Korrespondenz im Büro verschiedene Informationen zu Ihrem Unternehmen auftauchen. Damit nicht hier und dort wichtige Bestandteile vergessen werden, ist es sinnvoll, ein Muster oder eine klare Vorlage für Musterbriefe zu haben. Hier kommt der unternehmenseigene Briefbogen ins Spiel.
Dieser Firmenbogen besteht dabei in der Regel aus dem Kopfbogen, und der Fußzeile. Diese Bereiche sollten auf jeden Fall als Vorlage zur Verfügung stehen und als festes Muster jedem Mitarbeiter bereitgestellt werden.
Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben gibt es auch noch andere Aspekte, die die Gestaltung eines Firmenpapiers sinnvoll machen. So gibt es zahlreiche wichtige Geschäftsbriefe im Bereich der Geschäftskorrespondenz, die auf jeden Fall auf Firmenpapier erstellt werden sollten. Dazu gehören:
- Rechnungen
- Arbeitszeugnis
- Kündigungen
- Informationen für Mitarbeiter
- Korrespondenz eines Arbeitgebers mit seinen Arbeitnehmern
- Lohnabrechnungen
- Angebote für Kunden
- Jahresabschluss- oder Weihnachtsgrüße
Die Liste lässt sich natürlich noch deutlich verlängern. Die wichtigsten Punkte sind hier allerdings aufgeführt.
Ein passendes Geschäftspapier bringt dabei vor allem drei Dinge:
1. rechtliche Sicherheit für die Geschäftskorrespondenz
2. einen guten Eindruck auf Außenstehende
3. einheitliches Auftreten nach Außen und in Richtung Mitarbeiter, wenn es um offizielle Belange geht
Was versteht man unter Firmenpapier?
Doch was ist ein Firmenpapier eigentlich konkret? Handelt es sich um ein Briefpapier mit Firmenlogo? Damit macht man es sich aber viel zu einfach. Denn für die richtige Gestaltung eines Firmenpapiers gibt es eine Vielzahl von Dingen, die es zu beachten gilt. Angefangen von rechtlichen Anforderungen an ein Firmenpapier bis hin zu solchen Dingen, die auf Ihren Briefpapier einfach Sinn machen.
Die erste Frage dabei ist die, ob Sie sich für ein Firmenpapier für alle Belange entscheiden möchten. Alternativ können Sie Briefpapier für unterschiedliche Themengebiete als Vordrucke anlegen. Die Gestaltung mehrerer Muster und Musterbriefe ist insofern immer sinnvoll, weil unterschiedliche Arten von Briefen auch verschiedene Voraussetzungen erfüllen müssen. So muss beispielsweise ein Rechnungspapier mehr Angaben und Informationen enthalten, als ein normales Geschäftspapier für die einfache Korrespondenz mit dem Kunden.
Darauf gilt es schon vor der Gestaltung der Optik zu achten
Die erste Frage, bevor es ganz konkret an die Gestaltung des Geschäftspapiers gehen kann, ist die nach dem Papier selbst. Welches Papier wollen Sie in Zukunft für Ihre Korrespondenz im Büro verwenden? Es gibt zahlreiche verschiedene Druckerpapiersorten. Diese kommen mit unterschiedlicher Opazität daher. Der Grad, wie weiß ein Papier letztlich ist, macht sich bemerkbar darin, wie weiß ein Blatt im Licht erscheint. Je weißer Papier wirkt, desto edler kommt es in der Optik auch daher. So wird der Eindruck, den Ihre Anschreiben machen, schon auf den ersten Blick weiter verbessert.
Bei Papier mit einem Weißgrad von 55 – 140 spricht man von Presseweiß. Diese Papierarten sind verhältnismäßig grau in der Optik und kommen mit einem sehr hohen Anteil Altpapier daher. Presseweiß ist hier ein passender Begriff, weil vor allem Zeitungen und Presseerzeugnisse auf solchen Blättern gedruckt werden. Papier mit dem Weißgrad 146 – 150 wird als Universalpapier bezeichnet. Für den privaten Gebrauch zu Hause beispielsweise ist diese Art von Druckpapier absolut geeignet. Papier mit diesem Weißgrad wird aber auch für manche Bücher und für Verpackungsmaterial verwendet.
Am häufigsten im Businessbereich zu finden sind Papiersorten mit einer Opazität zwischen 160 – 167. Hier spricht man von Businesspapier. Wer einen besonders guten Eindruck auf seine Geschäftspartner machen möchte, entscheidet sich für die hochwertigste Variante. Dies ist das Premiumpapier, welches einen Weißgrad zwischen 168 bis 171 besitzt. Dieses Papier kommt zum einen besonders weiß und damit auf den ersten Blick sehr rein daher. Außerdem wirkt es oftmals auch etwas dicker. Zu guter Letzt erstrahlen Farben auf solchem Papier noch einmal deutlich heller und satter, als auf graueren Papierarten. Generell gilt diese Papiersorte als sehr hochwertig, was der Außendarstellung Ihres Unternehmens zuträglich ist.
Auch die Grammatur des Papiers spielt im Geschäftsleben eine Rolle. Als Grammatur bezeichnet man das Gewicht in Gramm auf einen Quadratmeter. Damit ist also das Gewicht des Papiers gemeint. Je gewichtiger ein Blatt daherkommt, desto hochwertiger kommt es zumindest optisch daher. Standard Druckpapier liegt bei 80 g/Quadratmeter. Ab 150 g/Quadratmeter spricht man von Pappe. Für Papiersorten, die weit über 80 g/Quadatmeter liegen, brauchen Sie besondere Drucker, damit die Druckqualität nicht leidet.
Das Firmenlogo als Aushängeschild des Unternehmens
Neben der Opazität des Geschäftspapiers gibt es hier noch einen weiteren wichtigen Faktor: Das Firmenlogo selbst. Wer bisher noch keines entwickelt hat, sollte das vor der Gestaltung eines Geschäftspapiers auf jeden Fall tun. Dabei ist auch wichtig, dass das Firmenlogo zum Unternehmen passt und eine Botschaft vermittelt. Manchmal besteht ein Firmenlogo aus einer Buchstabenkombination, die den Namen des Unternehmens wiederspiegelt.
Andere Firmenlogos sind Bilder oder Grafiken, die potenziellen Geschäftspartnern auf den ersten Blick zeigen, um welche Art von Unternehmen es geht. Wichtig ist, dass das Firmenlogo Alleinstellungsmerkmale hat. Wenn man Ihr Firmenlogo mit dem eines anderen Unternehmens verwechseln könnte, bringt es Ihnen in Sachen Außendarstellung relativ wenig. Noch schlimmer wäre, wenn Ihr Firmenlogo dem eines direkten Konkurrenten sehr stark ähnelt. In diesem Fall sollten Sie das Firmenlogo überarbeiten und es auf seine Außenwirkung hin überprüfen.
Was sollte auf einem Geschäftspapier enthalten sein?
Ein Geschäftspapier muss auf der einen Seite eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Auf der anderen Seite gibt es die DIN 5008, die festlegt, wie ein Firmenpapier optisch aussehen sollte. Das ist zwar keine rechtsverbindliche Optik – aber eine solche, die im allgemeinen Geschäftsleben als verbindlich akzeptiert wird.
Was von Rechtswegen in einem Geschäftsbrief stehen muss, hängt immer von der Art des Briefes ab. Der klassische Geschäftsbrief muss eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben einhalten, die für alle Arten von geschäftlichen Schreiben gelten.
Der klassische Geschäftsbrief
Welche gesetzliche Grundlage gilt, richtet sich nach der Unternehmensart Ihrer Firma. Hier können verschiedene Rechtsgrundlagen greifen. Es wird zwischen Einzelunternehmen und Gesellschaften des Bürgerlichen Rechts unterschieden. Als dritte Kategorie folgen Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind.
Für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, gelten die folgenden Mindestinhalte für einen Geschäftsbrief bzw. für den Kopfbogen und die Fußzeile:
- Der vollständige Firmenname mit Rechtsform Zusatz (z. B. AG oder GmbH) muss exakt so, wie im Registereintrag aufgeführt sein
- Der Ort der Niederlassung des Unternehmens
- Das zuständige Registergericht muss aufgeführt werden
- Darüber hinaus muss die Registernummer, unter der das Unternehmen aufgeführt ist, eingetragen werden
- Im Fall einer AG oder einer GmbH müssen daneben auch noch weitere Eintragungen erfolgen. Dies sind die Nachnamen der Vorstandsmitglieder, des Vorstandsvorsitzenden, der Gesellschafter und eventuell des Aufsichtsratsvorsitzenden, der Beiratsvorsitzenden und Verwaltungsratsvorsitzenden. Diese können auch in der Fußzeile auftauchen.
Niedrigere Auflagen des Gesetzgebers gelten für Kleinunternehmer, Einzelunternehmer und Gesellschaften des Bürgerlichen Rechts.
Hier müssen in einem Geschäftsbrief die folgenden Dinge enthalten sein:
- Vor- und Familienname des Unternehmers
- Eine ladungsfähige Anschrift
Damit sind die gesetzlichen Anforderungen bereits erfüllt. Der Firmenname sollte auf jeden Fall auch auf einem Geschäftsbrief stehen – es ist bei diesem Unternehmenskreis jedoch keine Pflicht.
Diese Punkte sind bei der Gestaltung eines Geschäftspapiers extrem wichtig, denn eine Nichteinhaltung kann zur Abmahnung und ggfls. Zu einem negativen Urteil gegen das eigene Unternehmen führen.
Unterart Rechnungspapier
Wenn Sie ein Firmenpapier entwickeln, ist es sinnvoll, für verschiedene Situationen unterschiedliche Dokumente und Vordrucke zu erstellen. Ein Zeugnis auf einem Firmenpapier muss keinerlei rechtliche Anforderungen erfüllen. Bei einem klassischen Geschäftsbrief haben wir gerade bereits die rechtlichen Anforderungen gesehen. Wer jedoch eine Rechnung stellen möchte, muss noch mehr beachten. Dabei ist es nicht damit getan, einen Rechnungsbogen auszufüllen und dann auf einem Quittungsblog eine Quittung auszustellen. Ein rechtskräftiges Rechnungspapier muss eine ganze Menge Angaben enthalten.
- Der Name und die Anschrift des Unternehmens oder des Unternehmers, von dem die Leistung erbracht werden, muss zur Gänze aufgeführt werden
- Der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers müssen ebenfalls aufgeführt sein. Wenn Sie Ihre Leistungen für ein Unternehmen erbracht haben, dann muss auch die korrekte und vollständige Firmenbezeichnung im Adressfeld auftauchen.
- Die Steuernummer und die Umsatzsteueridentifikationsnummer müssen auftauchen
- Das Rechnungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist verpflichtend einzutragen
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung muss definiert werden
- Die Art und Menge der gelieferten Waren oder die Art der erfolgten Dienstleistungen muss aufgeführt sein
- Es muss eine Aufschlüsselung der Kosten nach Nettopreis, Steuersatz und Gesamtkosten erfolgen
- Wird eine Leistung im Rahmen der Kleinunternehmerregelung erbracht, muss das mit der Nennung der entsprechenden Rechtsgrundlage aufgeführt werden
- Gibt es eine im Voraus vereinbarte Preisminderung, ist diese ebenfalls zu dokumentieren
- Ein Zahlungsziel ist nicht verpflichtend anzugeben – ohne ein solches wird die Rechnung sofort nach Erhalt fällig. Die Angabe ist aber im Geschäftsverkehr üblich
Enthalten Ihre Rechnungen nicht alle Pflichtbestandteile, entfaltet die Rechnung keine Rechtskraft. Das bedeutet, dass Ihr Geschäftspartner nicht verpflichtet ist, die Rechnung zu begleichen und Ihr Unternehmen bzw. Ihre Buchhaltung keine Möglichkeit hat, die Rechnung durch Mahnbescheid beitreiben zu lassen.
Setzen Sie nicht nur auf Papiervorlagen für einen Geschäftsbrief
Es ist durchaus gut den Vordruck für ein Firmenpapier zur Verfügung zu stellen und nicht nur auf Papiervorlagen zu setzen. Ihr Unternehmen kommuniziert regelmäßig mit Geschäftspartnern per E-Mail? Dann können Geschäftsbriefe und sogar Rechnungen auch rechtskräftig als Dokumente per E-Mail verschickt werden. Dabei muss sichergestellt werden, dass das Dokument als solches nicht verändert werden kann. Eine Speicherung als PDF Dokument ist dabei die einfachste Variante.
Die DIN 5008
Die DIN 5008 ist die gängigste Form, wie ein Geschäftsbrief aufgebaut sein sollte. So sieht die Anordnung in einem Geschäftsbrief nach der DIN 5008 aus:
- Kopfzeile: Firmenlogo und Firmenslogan
- Briefkopf (linksbündig): Eigene Adresse
- Adressfeld (linksbündig): Postaussagen wie „wenn verzogen an Absender zurück“ und Adresse des Empfängers
- Rechtsbündig können daneben weitere Informationen wie der Ansprechpartner im eigenen Haus und die Kontaktdaten des Ansprechpartners aufgeführt werden. Hier gehört auch die Rechnungsnummer im Fall einer Rechnung hin sowie die Steuernummer etc.
- Datum nach DIN 5008
- Betreffzeile
- Anrede
- Eigentliches Schreiben
- Grußformel
- Unterschrift
- Anlagen
- Fußzeile: Firmenanschrift, Kontaktdaten wie E-Mail, Website, allgemeine Telefonnummer etc., Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Kontoverbindung, Registergericht und Handelsregisternummer (falls im Register eingetragen), notwendige Personennennungen bei entsprechender Unternehmensform
Damit die Adressangaben nach DIN 5008 in das Adressfeld des Fenster eines Briefumschlages passt, darf es nicht mehr als 9 Zeilen umfassen. Es sollte 45 mm von der oberen Kante und 20 mm vom linken Seitenrand entfernt liegen. Insgesamt sollte die Größe von 40 x 85 mm nicht überschritten werden. Sonst könnte es nicht mehr zur Gänze im Fenster des Briefumschlags zu sehen sein.
Wie lässt sich Firmenpapier in die Büroorganisation integrieren?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein verbindliches Firmenpapier in die Büroorganisation zu integrieren. Variante Eins ist die reine Nutzung als Papiervorlage. In diesem Fall drucken Sie selbst über eine Druckerei. Alternativ entwerfen Sie Ihr Firmenpapier im Internet und lassen es über einen Online-Anbieter drucken. Sie erhalten anschließend Ihre Briefbögen per Post zugeschickt. Diese sind im Anschluss verbindlich für alle Mitarbeiter zu verwenden.
In diesem Fall müssen Sie darauf achten, dass alle Drucker entsprechend eingestellt sind. Nur so können beispielsweise die Adressdaten ins Adressfeld gedruckt werden. Die Informationen, die gesetzlich verbindlich in einem Geschäftsbrief aufzutauchen haben, stehen übrigens alle auf der Vorderseite. Auf der Rückseite und auf folgenden Seiten können Kopf- und Fußzeile mit integriert werden, das ist allerdings nicht vorgeschrieben. Mit einem passenden Inkjetdrucker ist das besonders einfach, die Vorgaben in den Druckereinstellungen korrekt zu hinterlegen.
Alternativ zur Papiervorlage haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr Firmenpapier als Druckvorlage zu erstellen. Hier muss dann in jedem Fall der Nutzung das Adressfeld befüllt werden, der Betreff eingesetzt werden und der eigentliche Text geschrieben werden. Bei einer Rechnung müssen einige andere variable Informationen, wie beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer etc. eingetragen werden. In den meisten Unternehmen wird eher die zweite Variante gewählt, da sich hier die Verarbeitung am Computer einfacher gestaltet. Darüber hinaus müssen die Drucker nicht zusätzlich konfiguriert werden.
Das Erstellen eines einfachen Kopfbogen ist dabei ebenso einfach, wie das Drucken zahlreicher Briefe und anderer Dokumente auf Firmenpapier. Auch die Rechnungserstellung wird so vereinfacht – zumal, wenn das Versenden von Dokumenten via E-Mail zur Firmenpolitik gehört. Statt Kopien für die Ablage in den eigenen Akten anzufertigen, kann hier auch einfach ein doppelter Ausdruck erfolgen.
Weshalb ist ein Firmenstempel wichtig?
Neben der Frage nach dem richtigen Briefpapier für Geschäftsbriefe und Rechnungen, stellt sich auch bei vielen Unternehmen immer wieder die Frage nach der Wichtigkeit von Firmenstempeln. Tatsächlich gibt es Situationen, in denen ein Firmenstempel sehr sinnvoll ist.
Rechtliche Hintergründe
Es herrscht allgemein die Meinung, dass ein Firmenstempel rechtlich verbindlich wäre. Das ist nicht der Fall. Es gibt keinerlei Vorschriften darüber, wie ein Firmenstempel auszusehen hat oder ob ein solcher zum Einsatz kommen muss. Dennoch ist ein Firmenstempel eine wunderbare Möglichkeit, für mehr Rechtssicherheit zu sorgen. Denn beispielsweise auf einem Mietvertrag, einem Lieferantenvertrag, einem Arbeitsvertrag, einer Kündigung usw. müssen alle wichtigen Unternehmensinformationen enthalten sein. Sind diese schon auf dem Firmenstempel zusammengefasst, kann hier kein Fehler mehr passieren.
Das Thema Glaubwürdigkeit und Außenwirkung
Darüber hinaus hat ein Firmenstempel eine Menge mit dem Thema Glaubwürdigkeit zu tun. Zum einen wirkt ein Firmenstempel immer erst einmal seriös. In den meisten Fällen wird ein Firmenstempel bei Vertragsabschlüssen mit Unternehmen verbindlich gefordert. So zum Beispiel bei der Anmietung von Geschäftsräumen, bei Lieferantenverträgen usw.
Ein Firmenstempel zusammen mit einer Unterschrift eines Mitarbeiters, suggeriert Entscheidungsbefugnis. Es gab bereits einige Urteile dazu. Mitarbeiter ohne Entscheidungsbefugnis hatten dennoch einen rechtsgültigen Vertrag abgeschlossen. Hierfür mussten sie das Papier lediglich mit Firmenstempel und Unterschrift versehen.
Was muss auf einem Firmenstempel stehen?
Wichtig sind zum Stempeln immer erst einmal die Basisdaten Ihres Unternehmens:
- Firmenname, Rechtsform des Unternehmens sowie die Adresse und eine allgemeine Telefonnummer
- Inhaber bzw. Unternehmer
- E-Mail-Adresse und Website
- Faxnummer
Zwei Dinge sind nicht auf jedem Firmenstempel zu finden. Dies macht aber immer dann Sinn, wenn Sie einen großen Kundenstamm haben, der regelmäßig Rechnungen zu begleichen hat. Diese müssen Sie mit folgenden Daten stempeln:
- Bankverbindung
- Steuernummer
Gibt es einen digitalen Firmenstempel?
Inzwischen gibt es auch Möglichkeiten, einen digitalen Firmenstempel aufzubringen. Da Firmenstempel, wie erwähnt, keinen Rechtsgrundlagen unterliegen, ist es nur logisch, dass hier auch die digitale Variante möglich ist. Wer den Wunsch hat, beispielsweise eine PDF-Rechnung digital zu stempeln, kann dies in einem PDF-Dokument mit verschiedenen Vorlagen tun. Doch auch die Gestaltung eines eigenen digitalen Firmenstempels für PDF-Dokumente ist mit der richtigen Software kein Problem.
