Wer als Assistenzkraft mit dem Thema Rechnung und Buchhaltung allgemein betraut ist, kommt um den Kostenvoranschlag nicht herum. Gerade in Branchen, wie Kfz oder Bau, sind Kostenvoranschläge Usus. Erfahren Sie hier alles über das Thema – inklusive passender Formulierungsvorschläge und rechtlicher Background-Infos.
Was ist ein Kostenvoranschlag?
Bei einem Kostenvoranschlag handelt es sich um eine Übersicht der Kosten, die durch einen Kauf, eine Tätigkeit oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung voraussichtlich anfallen werden. Der Voranschlag dient dazu, die Preise für Material, Arbeit und sonstige Ausgaben aufzulisten sowie einen Überblick darüber bereitzustellen, wie die geplante Maßnahme das Budget belastet. In der Regel wird im handwerklichen Bereich mit Kostenvoranschlägen gearbeitet – vor allem bei Bau- und Renovierungsarbeiten und im Kfz-Wesen.
Gesetzlich „Kostenanschlag“ genannt, ist der Kostenvoranschlag im Bürgerlichen Gesetzbuch BGB geregelt. Dort finden sich insbesondere Angaben zu Verbindlichkeit und Vergütung.
Achtung: Das BGB regelt auch, dass es sich bei dem Kostenvoranschlag in der Regel nicht um eine verbindliche Angabe von Kosten handelt, sondern lediglich um eine sinnvolle Schätzung beziehungsweise Vorkalkulation. So kann es im Laufe der Bearbeitung eines Auftrags durchaus zu Änderungen kommen, die eine Erhöhung der Gesamtsumme zur Folge haben. In diesem Fall stehen den Vertragsparteien verschiedene Optionen zur Verfügung, die wir weiter unten in diesem Text erläutern.
Was beinhaltet ein Kostenvoranschlag?
In einem Kostenvoranschlag müssen zuallererst die geschätzten Kosten angegeben werden. Häufig stehen bei einem Unternehmen feste Preise über Preislisten zur Verfügung, die sich dort auch wiederfinden sollten. In einigen Fällen jedoch, besonders wenn es um individuelle und einmalige Aufträge geht, können die Kosten nicht klar definiert werden. Daher ist es wichtig, dass über die Vergütung Transparenz gewahrt wird und auch die Berechnungsgrundlage Einzug in den Kostenvoranschlag findet.
Gratis-Download: Eine Orientierung und Vorbild für Formulierungen bietet unser Kostenvoranschlag-Muster, das Sie hier herunterladen können. Das Beispiel in der Vorlage zeigt auch, wie Sie die jeweiligen Posten aufführen können, die Sie im Auftrag berechnen.
Tipp: Meist ist die Abrechnung übersichtlicher und transparenter, wenn die Arbeitszeit pro Teilauftrag in Einheiten (z. B. „1 Stunde“) mit festen Beträgen dargestellt werden.
Welche Fragen beantwortet ein guter Kostenvoranschlag?
Insbesondere für Kunden, die sich mit einer Dienstleistung nicht gut auskennen, bietet der Kostenvoranschlag eine gute Basis, um Kostenstellen nachvollziehen zu können. Ein professionell erstelltes Dokument sollte daher folgende Fragen beantworten:
- Welche Leistung soll erbracht werden?
- Welchen Umfang hat die Leistung?
- Wie lang wird die Bearbeitung des Auftrags dauern?
- Wie hoch sind die Kosten für die Arbeit?
- Was ist das benötigte Material?
- Wie hoch sind die Kosten für das benötigte Material?
- Welche Zusatzoptionen gibt es, für oder gegen die sich der Käufer im späteren Verlauf entscheiden kann?
- Wie lang ist der Kostenvoranschlag gültig? (Kann individuell festgelegt werden)
- Welche zusätzlichen Absprachen zwischen Käufer und Verkäufer werden festgelegt?
Einen Überblick über die wichtigsten Angaben stellen wir hier für Sie bereit:
Welche Arten von Kostenvoranschlägen gibt es?
Es gibt im Grunde zwei verschiedene Arten von Kostenvoranschlägen: den einfachen und den garantierten. Die beiden unterscheiden sich folgendermaßen:
| Einfacher Kostenvoranschlag: | Der einfache Kostenvoranschlag ist die gängigste Variante. Er ist die Grundlage für ein Geschäft, allerdings nicht Bestandteil des Vertrags. Der einfache Kostenvoranschlag dient nur der Kostenübersicht. |
| Garantierter Kostenvoranschlag: | Der garantierte Kostenvoranschlag stellt eine klare Vorkalkulation dar und beinhaltet Kosten, die bindend sind. Das heißt, diese können im Nachhinein nicht mehr geändert werden, außer es liegt eine deutliche Fehlkalkulation vor. Damit gleicht diese Version einer Festpreisvereinbarung. |
In jedem Fall dient ein Kostenvoranschlag Auftraggeber und Auftragnehmer, um sich ein Bild über die zu erledigenden Arbeiten, das nötige Material und die benötigte Zeit zu machen. Wer mit knappem Budget umgeht, sollte aber wenn möglich auf einem garantierten Kostenvoranschlag bestehen. Ansonsten ist es sinnvoll, immer etwas mehr Kosten einzurechnen: bis zu maximal 25 Prozent darf die Gesamtsumme am Ende von der Vorkalkulation abweichen.
Verbindlichkeit eines Kostenvoranschlags
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie verbindlich ein Kostenvoranschlag ist. Tatsache ist: Wenn ein potenzieller Kunde einen Kostenvoranschlag anfordert, so geht er keine Verpflichtung ein, den Auftrag auch tatsächlich zu vergeben. Ansonsten wäre die gesamte Bedeutung der Überschlagung von Kosten im Voraus dahin – nämlich basierend darauf zu entscheiden, ob sich die Auftragsvergabe lohnt.
Erst wenn der Auftrag erteilt ist, geht der Kunde einen verbindlichen Vertrag ein. Grundsätzlich ist ein Kostenvoranschlag also unverbindlich. Zugleich bietet er eine gewisse Sicherheit für den Kunden, der sich auf die anfängliche Schätzung berufen kann.
Annahme eines Kostenvoranschlags: Das gilt es zu beachten
Durch die Annahme eines Kostenvoranschlags entsteht ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer: Der Auftrag wird verbindlich.
Dabei ist aber zu beachten, dass ein Kostenvoranschlag meist viele unterschiedliche Möglichkeiten, Materialien und Optionen umfasst. Das dient dazu, dass der Kunde sich den Auftrag individuell an sein Budget anpassen kann. Bei der Annahme eines Kostenvoranschlags sollte also klar definiert und schriftlich festgehalten werden, was die in Auftrag gestellten Leistungen sind. So lassen sich Missverständnisse schnell klären, wenn überflüssige Materialien bestellt oder Leistungen erbracht werden, die der Kunde nicht beauftragt hat.
Wissenswert: So manche Überschreitung des Budgets müssen Kunden aber hinnehmen, solange kein garantierter Kostenvoranschlag gemacht wurde. Außerdem lohnt es sich immer, die Gültigkeitsdauer eines solchen Dokuments im Blick zu behalten: Zögert der Kunde zu lange, können allein schon durch steigende Material- und Arbeitskosten höhere Preise anfallen.
Beeinflusst eine Überschreitung der Kosten die Verbindlichkeit des Vertrags?
Unwesentliche Überschreitungen der Kosten haben keinen Einfluss auf die Verbindlichkeit des Vertrags. Es handelt sich beim Kostenvoranschlag nicht um eine Rechnung, sondern lediglich um eine Schätzung, die auch überschritten werden darf – um bis zu maximal 25 %.
Dies ist allerdings keine gesetzlich festgelegte Angabe: Bei einfachen Aufträgen wie unkomplizierten Reparaturen oder Bagatellschäden gilt, dass Handwerker seriös kalkulieren sollen, entsprechend sind nur geringe Abweichungen tolerabel.
Bei schwierig zu kalkulierenden Aufträgen können im Einzelfall auch Preisunterschiede von 25 % eine unwesentliche Überschreitung darstellen. Bei solchen Aufträgen sollte im Vorfeld kommuniziert worden sein, dass die Gesamtsumme in einem möglichst vordefinierten Rahmen variieren kann.
Achtung: Die beliebte Klausel „Es wird nach tatsächlich angefallenen Massen und Mengen abgerechnet" rechtfertigt keine wesentliche Kostenüberschreitung.
Was muss bei einer wesentlichen Überschreitung beachtet werden?
Wesentliche Überschreitungen von veranschlagten Kosten haben in der Regel zwei Folgen: Erstens muss der Auftragnehmer den Auftraggeber über die Änderung sofort informieren. Und zweitens besteht ein außerordentliches Kündigungsrecht.
Das Recht, vom Vertrag zurückzutreten ist immer gegeben, wenn es nach einer Auftragserteilung zu einer Erhöhung der Kosten in wesentlichem Ausmaß kommt. Der Auftragnehmer hat laut § 649 Absatz 1 dann nur noch einen Zahlungsanspruch für bisherige Arbeitskosten und Wertminderungen, die der Kunde zu verschulden hat. Beide Seiten sollten dabei folgende Punkte beachten:
| Die Informationspflicht gilt nur für wesentliche Überschreitungen: | Nur wesentliche Überschreitungen müssen dem Kunden gemeldet werden. Unwesentliche Überschreitungen können einfach abgerechnet werden. Für den Auftraggeber lohnt es sich daher, sich regelmäßig über den Kostenstand zu informieren oder bereits vorher bis zu 25 % Mehrkosten einzukalkulieren. |
| Der Kunde ist zur Zahlung verpflichtet, wenn er nicht von seinem Kündigungsrecht Gebrauch macht: | Hat der Auftragnehmer den Kunden hinreichend informiert und dieser hat den Auftrag nicht storniert, so kann er sich später nicht mehr auf die wesentliche Überschreitung berufen und muss zahlen. |
Übrigens: Dem Kunden steht zwar ein Schadenersatz zu, wenn der Auftragnehmer seiner Informationspflicht nicht nachkommt. In der Praxis kommt dies aber selten zur Anwendung. Auf der einen Seite müsste der Kunde nur zahlen, was bis zum eigentlichen Meldepflicht-Zeitpunkt angefallen ist. Auf der anderen Seite muss er aber auch die Vorteile gegenrechnen, die ihm die Fertigstellung des Auftrags bringen. Angesichts eines langwierigen Gutachtens und möglicher dadurch entstehender Schäden mit Reparaturkosten gleicht sich dies für die meisten aus.
Was ist der Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot?
Während der einfache Kostenvoranschlag unverbindlich ist, ist das Angebot immer bindend, sofern es nicht als unverbindlich bezeichnet wird. Zudem ist das Angebot kostenlos, während für den Kostenvoranschlag in manchen Fällen Gebühren verlangt werden können.
Schließlich unterscheiden sich beide Formen durch ihren Umfang:
- Ein Kostenvoranschlag sollte alle Arbeitsschritte inklusive der geschätzten Preise enthalten. Auch die geschätzte Arbeitszeit ist dabei eine wichtige Komponente.
- Das Angebot umfasst dagegen entweder nur die Definition des Produkts ohne Arbeitsschritte und Material – oder alternativ alle Arbeitsschritte und Materialien ohne einzelne Preisangaben.
Beiden Dokumenten gemein ist der berechnete Gesamtpreis, der am Ende genannt wird und zumindest eine Richtlinie für die zu kalkulierenden Kosten darstellt.
Vorsicht: Manchmal hat man die Wahl zwischen einem Angebot und einem Kostenvoranschlag. Der Unterschied liegt im Detail: Ein Angebot ist bindend, außer es ist explizit als „unverbindlich" gekennzeichnet. Gleichzeitig ist es aber auch für den Kunden bindend: Der Endpreis kann nicht mehr höher ausfallen. Das gibt eine gewisse Sicherheit.
Warum sind manche Kostenvoranschläge kostenpflichtig?
Gerade bei umfangreichen Aufträgen, die einige Zeit der Vorplanung und Konzeption beanspruchen, bevor der finanzielle Aufwand sinnvoll berechnet werden kann, entstehen bei Unternehmen teils hohe Kosten. Daher können Sie die Erstellung eines Kostenvoranschlags auch ablehnen, falls der potenzielle Käufer nicht bereit ist, die Kosten für den Anschlag zu übernehmen.
Hier kommt es aber oft zu Interessenskonflikten: Im BGB in § 632 Absatz 3 steht festgeschrieben, dass „ein Kostenanschlag [...] im Zweifel nicht zu vergüten" ist. Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Verkäufer jeden Kostenanschlag kostenlos vergeben muss, ungeachtet dessen Aufwands. Es heißt nur, dass eine entsprechende Vereinbarung vorher klar geregelt sein sollte. Ohne diese hat der Auftragnehmer in keinem Fall einen Vergütungsanspruch.
Hinweis
Für einen kostenpflichtigen Kostenvoranschlag werden bis zu 10 % des Gesamtpreises des Auftrags anberaumt. Diese Kosten werden im Fall einer Auftragserteilung meist als eine Anzahlung verrechnet, sodass es nicht zu Mehrkosten führt.
Kostenvoranschlag: Muster-Formulierungen
Wir haben Ihnen einige Formulierungen für die textliche Gestaltung zusammengestellt:
- „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Nachfolgend finden Sie unsere Preisschätzung. Bitte beachten Sie, dass sich alle Preise zzgl. MwSt. verstehen und im Einzelfall geringfügige Abweichungen möglich sind. Kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu.“
- „Wie telefonisch besprochen, erhalten Sie unseren Kostenvoranschlag für Ihre angefragte Leistung.“
- „Im Anhang finden Sie den Kostenvoranschlag für [Leistung/Produkt]. Diese Berechnung stellt eine Schätzung dar. Beachten Sie, dass die tatsächlich anfallenden Kosten im Einzelfall abweichen können. Der Kostenvoranschlag ist bis zum [Datum] gültig. Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.“
Fazit: Ein Kostenvoranschlag macht das Geschäft transparent
Kostenanschläge stellen einen großen Vorteil für Kunden und Dienstleister dar: Sie bieten dem Auftraggeber einen Überblick, welche ungefähren Kosten auf ihn zukommen und gibt dem Auftragnehmer die Möglichkeit, seine Kosten transparent zu kommunizieren. Dennoch sind Kostenvoranschläge anders als beispielsweise ein Angebot nicht bindend und können sich von der tatsächlichen Gesamtsumme um bis zu 25 % unterscheiden. Wird ein Kostenvoranschlag angenommen, so besteht nur im Fall einer Ankündigung einer Preiserhöhung, die nicht im Verhältnis zur vorherigen Kalkulation steht, ein Zusatzrecht zur Kündigung des Vertrags.
Um Streitigkeiten bis hin zu gerichtlichen Auseinandersetzungen, Schadensersatzansprüchen und langwierigen Gutachten für beide Seiten zu vermeiden, sollten alle Aspekte der Kalkulation, die zu Konflikten führen können, immer eindeutig im Vorfeld geklärt werden. Dazu gehören insbesondere die Verbindlichkeit des Angebots oder Kostenvoranschlags, eine Information im Falle einer Kostenüberschreitung sowie die etwaige Vergütung für den Kostenvoranschlag selbst.
Und wenn Ihnen keine Zeit bleibt, sich Mustervorlagen zu erstellen, nutzen Sie einfach unsere Gratis-Muster.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
