E-Mail-Signatur: Vorlagen, Tipps und Abkürzungen

Korrespondenz per E-Mail gehört in den meisten Branchen zum Berufsalltag – so auch zu der Arbeit im Büro. Da eine E-Mail in der Regel mit einer Grußformel, dem eigenen Namen und weiteren Kontaktinformationen endet, kann dieser letzte Absatz auch standardisiert eingefügt werden. Das heißt, am Ende der Mail erscheint eine Signatur, die vorher festgelegt wird. Dies spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch dabei, rechtliche Vorgaben einzuhalten. Denn geschäftliche E-Mails müssen bestimmte Kriterien erfüllen, die auch für Geschäftsbriefe gelten. Welche das sind und was sonst noch in einer E-Mail-Signatur stehen sollte, lesen Sie hier – inklusive einer Signaturvorlage.

E-Mails, die Sie im Berufsalltag verschicken, unterliegen bestimmten rechtlichen Voraussetzungen. Denn geschäftliche Mails gelten als Geschäftsbriefe – und müssen deshalb einige Vorgaben erfüllen. Folgende Angaben muss eine Geschäftsmail enthalten:

• Firmenname und Rechtsform (gemäß Handelsregister)
• Adresse des Unternehmens
• Registergericht und Handelsregisternummer
• Namen aller Geschäftsführer; wenn vorhanden auch der Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden

Da es sich bei diesen Angaben um einen längeren Text-Absatz mit detailreichen Informationen handelt, sollte dieser standardisiert als Signatur vorliegen. Denn bei jeder E-Mail erneut alle Informationen per Hand einzufügen, wäre extrem umständlich. Zudem ist das Unternehmen insofern abgesichert, als dass die Angaben in jeder E-Mail korrekt sind, sofern sie ohne Fehler in der Signatur hinterlegt wurden.

Neben diesen Pflichtangaben sollten auch Name und Kontaktdaten des Absenders in der Signatur enthalten sein.

Ein Unternehmen kann die standardisierte Signatur jedoch nicht nur dafür nutzen, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen: Eine Signatur ist auch ein mögliches Marketing-Tool. Denn neben den rechtlichen Angaben zum Unternehmen lassen sich damit auch aktuelle Angebote oder Aktionen bewerben. Doch Achtung: Ein Unternehmen darf laut Gesetz nur Werbung per Mail verschicken, wenn der Empfänger dem vorher zugestimmt hat. In der Signatur Werbung einzubauen, ist deshalb eigentlich nicht erlaubt. 

Trotzdem greifen immer mehr Firmen auf diese Möglichkeit zurück, um Kunden auf ihre Angebote aufmerksam zu machen. Unternehmen sollten jedoch genau abwägen, ob sie die E-Mail-Signatur zum Werben nutzen möchten. Im schlimmsten Fall droht eine Abmahnung – und auf den Empfänger wirkt zu viel Werbung in einer Mail außerdem nicht besonders professionell.

Unkomplizierter ist es, beispielsweise den Firmen-Slogan oder Links zu den sozialen Netzwerken in die Signatur einzubauen. Dies ist aus rechtlicher Sicht unbedenklich. Hier können Sie mit modernen Formulierungen und kurzen, prägnanten Sätzen punkten. Übertreiben Sie es jedoch nicht: Abgedroschene Floskeln und zu lange Unternehmensclaims kommen beim Empfänger meist nicht gut an. Bauen Sie nur einen Slogan ein, wenn dieser wirklich einen Mehrwert bietet und dem Empfänger der Mail in wenigen Worten das Unternehmen und seine Werte näherbringt.

Manche Firmen fügen der Signatur noch einen sogenannten Disclaimer an, wie man ihn aus geschäftlichen Korrespondenzen in den USA kennt. Darin steht beispielsweise, dass die E-Mail vertrauliche Informationen enthält und sie vernichtet werden muss, falls sie an einen falschen Empfänger gesendet wurde. Oft heißt es außerdem: „Das unerlaubte Speichern und Kopieren oder eine Weiterleitung dieser Mail ist nicht gestattet.“ Dieser Disclaimer ist in Deutschland nicht verbindlich und bietet auch keine zusätzliche Rechtssicherheit. In einer Signatur kann er deshalb genauso gut weggelassen werden. 

Eine Signatur sollte so aussehen, dass der Empfänger leicht die wichtigsten Informationen herausfiltern kann. Das heißt, Name und Kontaktdaten sollten sofort zu finden sein. Rechtliche Angaben wie die Handelsregisternummer hingegen können etwas in den Hintergrund rücken.

Besonders übersichtlich wird die Signatur, wenn Sie ein wenig Variation einbauen, zum Beispiel mit:

• Absätzen
• verschiedenen Schriftgrößen
• verschiedenen Schriftarten
• Fettungen

Von knalligen Farben ist eher abzuraten. Diese wirken meist aufdringlich und unprofessionell. Dezente Farben wie dunkelblau können jedoch gut funktionieren.

Bei den Schriftarten sollten Sie sich auf maximal zwei bis drei verschiedene beschränken – auch hier droht sonst die Gefahr, dass die Signatur zu verspielt und nicht professionell wirkt.

Eine gute Signatur ist strukturiert und lässt den Empfänger sofort die wichtigsten Informationen erkennen.

So könnte eine gelungene Signatur in einer geschäftlichen E-Mail aussehen:

Es handelt sich hierbei jedoch nur um eine Vorlage – Sie können die Signatur natürlich ganz nach eigenem Geschmack erstellen. Gegebenenfalls kann noch eine Abschiedsformel in die Signatur eingefügt werden. Auch ein Firmen-Logo könnte platziert werden. Zu viele grafische Elemente sollten Sie jedoch nicht einbauen: Jedes Bildelement erhöht die Datenmenge der E-Mail und benötigt somit mehr Speicherplatz im Postfach. Außerdem werden Mails mit Bildern manchmal vom E-Mail-Programm direkt in den Spam-Ordner verschoben oder nicht richtig dargestellt. 

Oft kommt es vor, dass Assistenzkräfte oder Mitarbeiter eine E-Mail im Auftrag ihrer Führungskraft verschicken. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der oder die Vorgesetzte gerade nicht erreichbar ist oder bestimmte Aufgaben an andere delegiert. Wenn Sie im Auftrag Ihrer Führungskraft handeln, müssen Sie dies auch in der E-Mail kennzeichnen. Das ist durch folgende Kürzel in der Signatur möglich:

• i. A. (im Auftrag)
• i. V. (in Vollmacht)
• ppa. (per procura)

Wer eines dieser Kürzel benutzt und damit anzeigt, im Namen des Geschäftsführers oder des Vorgesetzten zu handeln, der muss auch dafür bevollmächtigt sein. Diese Vollmacht kann jedoch auch mündlich erteilt werden. 

Allerdings gibt es Unterscheidungen zwischen den Kürzeln. Wer eine E-Mail „im Auftrag“ schreibt, der tut dies als sogenannter Erklärungsbote. Der Inhalt der Mail ist dann nicht rechtsverbindlich. Das Kürzel „i. A.“ zeigt dem Empfänger lediglich an, dass der Absender die Erlaubnis hat, diese Mail zu schreiben, obwohl sie möglicherweise außerhalb seines Kompetenzbereichs liegt. 

Anders verhält es sich mit dem Kürzel „i. V.“: Dieses zeigt an, dass der Absender Inhaber einer Vollmacht ist. Er trägt damit auch die rechtliche Verantwortung für den Inhalt der Mail. Das Kürzel „ppa.“ weist den Absender als Prokuristen aus. 

Achtung: Diese Prokura muss erteilt und notariell beglaubigt werden.

Während ein Mitarbeiter also relativ problemlos „im Auftrag“ handeln darf, sind die Kürzel „i. V.“ und „ppa.“ strenger reglementiert, da sie eine rechtliche Wirkung haben.

Oft ist es so, dass neue Mitarbeiter eine E-Mail zugewiesen bekommen und dann bereits eine feste Signatur angelegt ist. Falls Sie Ihre Signatur in Outlook jedoch selbst anlegen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. 

Zuerst müssen Sie in Outlook eine neue Mail erstellen. Im Reiter „Nachricht“ klicken Sie anschließend auf das Feld „Signatur“. Hier können Sie unter „Neu“ eine neue Signatur anlegen und einen beliebigen Text hinzufügen. Sie können sich auch mehrere Signaturen einrichten – zum Beispiel mit dem formellen Abschied „Mit freundlichen Grüßen“ und mit dem persönlichen Abschied „Viele Grüße“. Je nachdem, wer der Empfänger der Mail ist, können Sie dann ganz einfach zwischen den beiden Varianten auswählen. Hierzu müssen Sie in der neuen Mail lediglich auf „Signatur“ klicken und dann die passende Option auswählen.