„Nach Diktat verreist“ – schreibt man das noch?

Wenn der Vorgesetzte im Urlaub ist oder der Chef einen wichtigen Außentermin wahrnehmen muss, kann es durchaus vorkommen, dass man als Chefsekretärin oder Sekretär Schriftstücke anfertigt, bei denen eine Unterschrift fehlt. Häufig hat das Sekretariat weitreichende Kompetenzen. Doch bei der Unterzeichnung eines Dokuments kommen immer wieder Unsicherheiten auf.

Bei vielen unterschriebenen E-Mails und Geschäfsbriefen werden sogar rechtlich verbindliche Wirkungen und mögliche Folgen einfach übersehen.

Für solche Fälle ist eine einheitliche Unterschriftenregelung die Lösung. Der Zusatz „nach Diktat verreist“ war lange Zeit eine gängige Erklärung dafür, dass die vorliegende Unterschrift nicht von der Person stammt, mit der eigentlich kommuniziert wird.

Woran das liegt? Oftmals diktiert die Führungskraft der Assistenz die Zeilen, die verfasst werden sollen. Der eigentliche Brief bzw. das finale Schriftstück wird häufig erst im Nachhinein angefertigt. So kann es durchaus vorkommen, dass die Führungskraft bereits „auf Reisen“ ist. In diesem Fall kann der Vorgesetzte das fertige Schriftstück nicht mehr unterzeichnen.

Der Ausdruck „nach Diktat verreist“ ist eine Erklärung dafür, dass die Unterschrift von jemand anderem getätigt wurde. Diese Phrase muss durch den Zusatz „für die Richtigkeit“ – f. d. R. – ergänzt werden. Dies drückt keine Bevollmächtigung aus. Vielmehr handelt es sich um einen Zusatz, der besagt, dass der Chef dafür einsteht, dass der versendete Inhalt korrekt ist.

Zudem soll der Passus „nach Diktat verreist“ zeigen, dass es einen Grund für die Abwesenheit des Korrespondenzpartners gibt. Die Phrase stellte lange Zeit die einzige Möglichkeit dar, ein Dokument in der Abwesenheit des Verfassers zu unterschreiben. Aber ist dieser Weg noch zeitgemäß?

Warum Sie „nach Diktat verreist“ vermeiden sollten

Viele jüngere Office-Professionals kennen den Passus „nach Diktat verreist“ nicht mehr. Die Formulierung klingt nicht nur altmodisch, sondern hat auch einen unpersönlichen Beigeschmack. In Zeiten von E-Mail und anderen digitalen Kommunikationstools kommt Briefen, Karten und sonstiger postalischer Korrespondenz eine Sonderstellung zu.

Nicht selten möchten Verfasser eines Briefes den Empfänger überzeugen oder für eine Sache gewinnen. Wenn aber der Schreiber keine Zeit findet, den Brief eigenhändig zu unterzeichnen, zeugt das nicht gerade von Wertschätzung oder Kundenorientierung.

Ein Brief mit dem Zusatz „nach Diktat verreist“ wirkt unpersönlich. Dem Empfänger kommt unwillkürlich die Frage auf: Warum hat es der Verfasser wohl nicht für nötig gehalten, sich die Zeit zu nehmen, selbst zu unterschrieben? Besonders problematisch wird es, wenn sich Briefe mit „nach Diktat verreist“ beim Adressaten häufen.

Unterschrift ein Muss: Was tun bei ausländischen Geschäftspartnern?

Meistens kann eine Sekretärin oder ein Sekretär die Abwesenheit eines Geschäftsführers oder Mitarbeiters schon bei Terminorganisation sehen. So lässt sich vorausschauend planen: Die Führungskraft kann das Schriftstück entweder selbst unterzeichnen oder eine Vollmacht erteilen.

Vor allem bei der Korrespondenz mit ausländischen Geschäftspartnern ist es sehr wichtig, nur Dokumente zu verschicken, die vom Verfasser eigenhändig unterschrieben wurden. Alles andere gilt als respektlos und unangebracht. Zudem existiert in der englischsprachigen Korrespondenz nicht einmal eine Übersetzung für den Ausdruck „nach Diktat verreist“.

Falls es nicht anders geht und es nicht möglich ist, dass der Verfasser selbst unterschreibt, gibt es verschiedene Alternativen. Sie sind weitaus zeitgemäßer und empfängerorientierter als die Formulierung „nach Diktat verreist“.

Unterschriftsvollmacht: i. A. und i. V. im Detail

Die beste und wohl eleganteste Lösung ist es, dass der Vorgesetzte der Assistenzkraft für seine Abwesenheit eine Vollmacht gibt. So kann sie „i. V.“ (in Vollmacht) oder „i. A.“ (im Auftrag) vor die eigene Unterschrift setzen. Beide Abkürzungen zeigen dem Empfänger an, dass eine Vertretung für die Person unterschrieben hat. Zudem wird so erkenntlich, dass die Sekretärin in der Abwesenheit des Vorgesetzten ein kompetenter Ansprechpartner ist.

Zwischen den beiden Unterschriftenzusätzen gibt es aber eine sehr wichtige Unterscheidung in der rechtlichen Wirkung.

• Das Kürzel „i. V.“ dürfen nur bevollmächtigte Personen verwenden. Die Vollmacht wird von der Geschäftsführung oder von einem Vorgesetzten erteilt. Der Inhalt des Briefs oder der E-Mail hat demnach eine rechtlich verbindliche Wirkung.
• Anders bei der Abkürzung „i. A.“: Hier hat der Unterzeichner keine Verantwortung für den Inhalt des Schreibens, sondern fungiert nur als Informationsübermittler. Das Schriftstück begründet demnach kein Rechtsgeschäft.

Aber Achtung: Sie dürfen beide Varianten nur nutzen, wenn Sie auch dazu berechtigt sind. Um mit „in Vollmacht“ unterschreiben zu dürfen, müssen Sie offiziell ermächtigt worden sein. Hierfür ist in vielen Fällen sogar ein Schreiben der Geschäftsleitung nötig. Einige Unternehmen verleihen die „i. V.“ Vollmacht nur, wenn die zuständigen Mitarbeiter vorher eine spezielle Schulung besucht haben.

Auch bei „in Auftrag“ wird eine ausdrückliche Absprache vorausgesetzt.

Aus diesem Beispiel geht hervor, dass Klaus-Dieter Müller den Brief geschrieben oder diktiert hat. Die Unterschrift stammt allerdings von seiner Sekretärin. Sie hat den Brief in seiner Abwesenheit unterzeichnet.

Egal, um welche Vollmacht es sich handelt: Sowohl i. A. als auch i. V. sind ein Vertrauensbeweis. Das macht sich auch nach außen hin bezahlt. Office-Professionals wirken kompetenter, sodass sie auch in den Augen der Geschäftspartner geeignete Ansprechpartner sind.

Abwesenheit im Brieftext erwähnen

Sofern der Brief wichtige Inhalte enthält, die für den Empfänger von großer Bedeutung sind, ist es ratsam, die Abwesenheit des Schreibers im Text zu erwähnen. So bleiben Sie transparent. Passende Formulierungen, um die Abwesenheit zu erklären, sind:

• Herr XY hat mich gebeten, diesen Brief für ihn zu unterschreiben, da er heute einen wichtigen Termin wahrnehmen muss.
• Frau XY hat mich gebeten, den Brief in ihrer Abwesenheit zu unterzeichnen.

So verhindern Sie, dass es zu Missverständnissen kommt. Zudem entsteht der Eindruck, dass dem Verfasser des Briefs die Korrespondenz wichtig ist. Dies ist eine gute Alternative, wenn Sie keine Vollmacht von Ihrem Vorgesetzten für das Unterzeichnen des Schriftstückes erhalten haben, aber der Brief schnellstmöglich verschickt werden soll.

Es gilt: Wenn zwei abgekürzte Wörter aufeinanderfolgen, muss zwischen diesen ein Leerschritt stehen. Zum Beispiel wird „z. B.“ abgekürzt, in Vollmacht „i. V.“.

Um zu vermeiden, dass die beiden Buchstaben bei einem Zeilenumbruch getrennt werden, können Sie ein „geschütztes Leerzeichen“ nutzen. Dieses erzeugen Sie bei MS Word, indem Sie Strg + Shift + Leerzeichen drücken.

Fazit: „Nach Diktat verreist“ besser vermeiden

Der Passus „nach Diktat verreist“ ist mittlerweile kein empfehlenswerter Zusatz mehr, um in Vertretung des Chefs oder der Führungskraft ein Dokument zu unterschreiben. Die Formulierung wirkt nicht nur altmodisch, sondern erweckt beim Empfänger überdies einen unpersönlichen Eindruck. Im juristischen Kontext können mit dem Passus auch haftungsrechtliche Probleme einhergehen. Dies kommt daher, dass die Frage, wer nun die Verantwortung für den Inhalt des Schreibens trägt, in vielen Fällen nicht klar zu beantworten ist.

Eine bessere Alternative ist es, im Vorhinein eine Vollmacht des Schreibers zu erhalten. So kann man Briefe und andere Schriftstücke stellvertretend unterzeichnen. Wenn der Inhalt des Textes jedoch nicht rechtlich bindend sein soll, ist es ratsamer, entweder i. A. zu verwenden oder die Abwesenheit des Verfassers im Brieftext zu erwähnen.