Terminabsagen sind zwar lästig, aber kein Weltuntergang. Schließlich wissen wir alle, dass auch die beste Planung nicht vor Überraschungen schützen kann. Wichtig ist aber, dass die Absage vom Sekretariat gekonnt formuliert wird, um den Geschäftspartner nicht zu verärgern. Ebenso entscheidend ist es, so rasch wie möglich einen neuen Termin festzumachen.
Routine-Treffen oder wichtiger Termin?
Bei Routine-Treffen, welche häufig stattfinden und keine besondere Bedeutung für die persönliche Beziehung haben, kann das Absageschreiben trockener, pragmatischer formuliert werden, als wenn es um einen wichtigen Termin geht.
Ein Treffen, welches für den Adressaten eine wichtige Bedeutung hat – erstes Kennenlernen, wichtige Präsentation, usw. –, sollte der erste Schritt, die „Bezugnahme auf den Termin", mit einem gewissen Maß an Empathie formuliert werden. Meistens reicht es, auf die hohe Bedeutung des Treffens für den Absagenden hinzuweisen (hat sich auf dieses Treffen sehr gefreut). Nach dem Schritt „Absage" oder im Schluss-Satz kann zudem noch eine indirekte oder direkte Entschuldigung angebracht werden:
- Ich bitte Sie, diese – leider unumgängliche – Verschiebung zu entschuldigen.
- Ich hoffe, dass dies Ihre Planung nicht allzu sehr durcheinander bringt.
Grundschema einer Terminabsage
Das Grundschema eines Absage-Mails bleibt sich immer gleich:
| Bezugnahme auf den Termin | Hier drückt man aus, was einem der Termin bedeutet und zeigt Verständnis dafür, welche Bedeutung der Termin für den anderen hat. |
| Absage mit oder ohne Begründung | Ob eine Begründung notwendig oder angebracht ist, hängt von der Bedeutung des Termins ab: Bei Routine-Treffen ist eine Begründung oder das Vorbringen der Gründe nicht so wichtig, bei wichtigen Terminen gehört sie zum guten Ton. |
| Alternative Terminvorschläge | |
| Positiver Schluss-Satz | Damit beenden Sie die Kommunikation mit einem positiven Gefühl. |
Dieses Schema entspricht dem wohlbekannten „Sandwich-Modell": Negative Nachrichten werden zwischen zwei positiven eingebettet: Positiver Einstieg – negative Nachricht – positiver Schluss.
Wichtig ist es, dass die Kommunikation der Situation angepasst formuliert wird. Stellen Sie sich dazu die folgenden zwei Fragen:
- Handelt es sich beim abzusagenden Termin um einen, der für den Geschäftspartner und/oder für uns eine besonders wichtige Bedeutung hat oder geht es um ein Routine-Treffen? Je nachdem ist mehr oder weniger Empathie angebracht.
- Schreibt sie Sekretärin oder der Assistent die Absage für den Chef in der Rolle des eingeladenen Gastes oder in derjenigen des „Einladenden", welcher den Termin eigentlich selbst festgesetzt hatte? Je nachdem ist eine Begründung (bzw. Entschuldigung) notwendig oder unnötig.
„Gast" oder „Einladender"?
Terminabsagen bzw. -verschiebungen sollten auch darauf abgestimmt werden, ob der Absagende derjenige ist, welcher den Termin vorgeschlagen und/oder zum Treffen einlädt, oder der „Gast":
- Wenn der „Gast" den Termin verschieben will, wird er eine „Bitte um Terminverschiebung" formulieren, da streng genommen der „Einladende" für das Festsetzen des Termins zuständig ist.
- Der „Einladende", welcher den Termin vorgeschlagen hat, sollte eine Verschiebung im Normalfall begründen oder zumindest entschuldigen.
Alles rund um eine gelungene Terminvereinbarung haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Wie viele Alternativ-Termine?
Zwar ist es für den Empfänger des Schreibens bequem, wenn er zwischen 30 verschiedenen Terminen wählen kann. Trotzdem zögern die meisten Geschäftsleute, zu viele Terminvorschläge zu unterbreiten. Weshalb? Nun – wer viele freie Termine anzubieten hat, ist anscheinend zu wenig beschäftigt.
Zudem sendet die Anzahl Terminvorschläge ein feines psychologisches Signal aus:
- Derjenige, welcher nur wenige Alternativ-Termine anbietet, macht sich rarer. Er ist wichtiger. Er steht über dem anderen.
- Wer ganz viele Terminvorschläge auflistet, überlässt dem anderen die Führung. Er gibt sich bescheiden und hilfsbereit. Er ordnet sich unter.
Im Geschäftsleben hat sich die allseits akzeptierte Anzahl Terminvorschläge bei der magischen Zahl 3 eingependelt. Wer drei Ausweichtermine präsentiert, macht nichts verkehrt.
Wenn viele Teilnehmer zu koordinieren sind, dann bieten sich heutzutage digitale Tools für die Terminabstimmung an. Dieser Fall wird hier nicht weiter berücksichtigt.
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Fazit
Geschäfspartnern eine wichtige Terminabsage richtig zu vermitteln ist, wenn es triftige Gründe für die Absage gibt, kein Weltuntergang. Denn auch die beste Planung ist nicht vor spontanen Veränderungen sicher.
Wichtig ist bei einer Absage jedoch neben einem höflichen und respektvollen Umgang, einen Termin frühzeitich zu verschieben oder die Terminsabsage so rasch wie möglich zu verschicken und Vorschläge für einen neuen Termin zu liefern.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
