Quittung: Wer bekommt was - Pflichtangaben & Tipps

Eine Quittung wird von Office Professionals verwendet, um den Erhalt einer Leistung zu bestätigen. Bei dieser Leistung kann es sich sowohl um Gelder als auch um Gebrauchsgegenstände oder etwaige andere Leistungen handeln. Anhand einer Quittung kann der Schuldner nachweisen, dass er seine Leistung erbracht hat. 

Quittungen werden insbesondere bei Barzahlungen verwendet. Anders als beim Überweisen ist andernfalls kein Nachweis der Bezahlung möglich. Dementsprechend stellt der Zahlungsempfänger in der Regel eine Quittung aus, um den Eingang der Zahlung zu dokumentieren. Diese kann persönlich übergeben oder per Geschäftsbrief versandt werden. 

Eine Quittung kann auf jedem beliebigen Papier angefertigt werden. Ein Quittungsblock ist dafür nicht notwendig. Wichtig ist lediglich, dass die Angaben vollständig sind und das Papier als Quittung benannt ist, sodass es als eben solche identifiziert werden kann. 

Die Inhalte einer Quittung sind gesetzlich geregelt. Sind einer Quittung dementsprechend nicht die vollständigen Fakten zu entnehmen, ist sie nicht rechtskräftig. Zusätzlich zum Namen des Schuldners und Empfängers sowie dem Betrag der Leistung sind weitere Faktoren zu beachten.

Eine Quittung besteht immer aus zwei Teilen: einem Original und einer Kopie. Das Original wird dem Zahlungsleistenden ausgehändigt, die Kopie erhält der Zahlungsempfänger. 

Grundsätzlich ist eine Mehrwertsteuer (MwSt.) auf einer Quittung immer auszuweisen. Handelt es sich bei dem Unternehmen, welches die Quittung ausstellt, allerdings um ein Kleinunternehmen, gilt diese Regelung nicht (Kleinunternehmerregelung).

Um ein Kleinunternehmen handelt es sich, wenn der Umsatz des Vorjahre 17.500 € nicht überschritten hat und für das laufende Kalenderjahr kein höherer Umsatz als 50.000 € erwartet wird. 

Wird eine Quittung mithilfe eines Quittungsblocks ausgestellt, besteht die Quittung grundsätzlich aus zwei Teilen. Einer davon ist die Originalquittung, der andere ist eine Kopie. Das Original ist dem Zahlungsleistenden auszuhändigen, während der Zahlungsempfänger die Kopiebehält. So haben beide Parteien einen Nachweis der erbrachten Leistung. 

Insbesondere für den Zahlungsleistenden ist es sinnvoll, die Quittung zu behalten. So ist es nicht möglich, dass er im Nachhinein zu weiteren Leistungen herangezogen werden kann. Sollte der Zahlungsempfänger keine Quittung über die entsprechende Leistung ausstellen, ist der Zahlungsleistende befugt, diese zu verlangen. Nach Erbringung der Leistung hat er ein Recht auf die entsprechende Bescheinigung.

Im Sinne eines ordentlichen Office Managements ist es empfehlenswert, den Quittungsblock Schritt für Schritt von oben nach unten auszufüllen. So können Sie als Sekretärin oder Assistent sicherstellen, dass kein Feld vergessen wird. Dementsprechend wird zuerst der eingenommene Betrag schriftlich festgehalten. Empfehlenswert ist es, darauf zu achten, dass ein Quittungsblock Felder für Brutto- und Nettozahlen vorsieht. Andernfalls wird es bei Zahlungen, die den Betrag von 250 € überschreiten, schwierig. 

Im zweiten Schritt wird die Mehrwertsteuer vermerkt. Die beläuft sich entweder auf 7 oder 19 %. Sollte keine Mehrwertsteuer erhoben werden, können die entsprechenden Felder weggestrichen werden. Anschließend gilt es, den Betrag in Worten auszuschreiben. So wird es unmöglich, die Summe des Betrags im Nachhinein zu erhöhen.

Den Zahlungserbringer namentlich zu benennen, ist nur bei Beträgen von über 250 € verpflichtend. Empfehlenswert ist es allerdings immer, da so in den eigenen Unterlagen nachvollzogen werden kann, wer der Zahlungserbringer war. Dies bietet sich besonders dann an, wenn die Kopie der ausgestellten Quittung für die eigenen Unterlagen verwendet werden soll. 

Ferner wird auf der Quittung vermerkt, für welche Art der Leistung die Summe bezahlt wurde. Entspricht der Tag der Zahlung nicht dem Tag der erbrachten Leistung, ist das Datum der Leistungserbringung hier ebenfalls festzuhalten. Zuletzt werden sowohl der Ort als auch das Datum der Geldübergabe schriftlich fixiert und die Quittung vom Empfänger unterschrieben. Wichtig ist außerdem, dass auch die Adresse des Zahlungsempfängers aus der Quittung hervorzugehen hat. 

Eine professionelle Kommunikation und Vorgehensweise beim Ausfüllen des Quittungsscheiness beugt Missverständnissen und Ungenauigkeiten vor. 

Da Quittungen und Rechnungen unterschiedliche Zwecke erfüllen, sind sie strikt voneinander zu trennen. 

Eine Spendenquittung bescheinigt eine freiwillige Zahlung an eine gemeinnützige Organisation oder einen Verein. Erfüllt der Spendenempfänger bestimmte Kriterien, ist es dem Spender möglich, die Spendensumme bei der nächsten Steuererklärung geltend zu machen. Spendenquittungen dürfen nur von Organisationen und Vereinen ausgestellt werden, die durch das Finanzamt als Non-Profit-Organisationen anerkannt sind. 

Die Form einer Spendenquittung ist im Detail vorgeschrieben. Diese gilt es einzuhalten. Ansonsten kann der Spender die Quittung nicht bei der Steuererklärung verwenden. Die Summe der Spende muss festgehalten werden, sowie das Datum, an dem die Spende eingegangen ist. Auch der Name und die Anschrift des Spenders dürfen auf der Quittung nicht fehlen. Ansonsten ist dem Finanzamt keine Zuordnung der Kosten möglich, wodurch die Spende steuerlich nicht geltend gemacht werden kann. 

Sowohl Rechnungen und Quittungen, als auch Kassenbons sind Belege. Hierbei handelt es sich um Nachweise zur Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, die oft von Sekretärinnen oder Assistenten ausgestellt werden. Belege müssen in Deutschland mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Sie bilden die Grundlage der Buchhaltung. Nur Einnahmen und Ausgaben, die anhand eines Belegs festgemacht werden können, dürfen verbucht werden. Eine perfekt organisierte Büroablage ist für Office Professionals unerlässlich. 

Aufgrund der Vielzahl an Belegen lassen sich die Anforderungen nicht pauschal festlegen. Hierbei kommt es immer darauf an, um welche Art von Beleg es sich handelt. Allgemein wird zwischen externen und internen Belegen differenziert. Externe Belege werden beispielsweise von Lieferanten angefertigt. Sie dienen unter anderem zur Dokumentation des Warenverkehrs und den entsprechenden Lieferungen. Bei internen Belegen hingegen handelt es sich um Belege, die durch das Unternehmen selber ausgestellt werden. 

Ein Kassenbeleg dient als Bescheinigung eines Einkaufs. Form und Material unterscheiden sich teilweise erheblich von denen einer Quittung oder Rechnung. Das häufig verwendete Thermopapier verliert oft sehr schnell seine Farbe, sodass der Druck schon nach einigen Monaten nicht mehr lesbar ist. Hier ist es für Assistenten und Sekretärinnen dementsprechend empfehlenswert, eine Kopie des Kassenbelegs anzufertigen, sollte es sich um größere Investitionen handeln.

Innerhalb eines Unternehmens kommt der Quittung eine große Bedeutung zu. Sie dient als Beleg über erbrachte Leistungen und ist daher für die Buchhaltung unersetzbar. Durch Quittungen ist es dem Unternehmen möglich, seine Einnahmen und Ausgaben transparent zu gestalten, sodass es bei einer Überprüfung durch das Finanzamt nicht zu Problemen kommt. Dem wirkt eine sorgfältige, lückenlose Dokumentation der geschäftlichen Korrespondenz entgegen. 

Aber auch für den Zahlungsleistenden ist der Erhalt einer Quittung wichtig. Hierdurch ist er abgesichert, für etwaige Zahlungen nicht mehr zur Verantwortung gezogen werden zu können. Eine Quittung ist ein Beleg für beide Parteien, dass das Geschäft erfolgreich abgewickelt wurde.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.