Allerdings bewahren auch ausformulierte Terminabsagen nicht immer vor negativen Konsequenzen. Denn ungeschickt formulierte Absagen können durchaus einer Geschäftsbeziehung schädigen. In diesem Artikel finden Sie deshalb ein Schema und viele wichtige Tipps, Muster und Vorlagen, mit denen es Ihnen gelingt, einen Termin kurzfristig und freundlich abzusagen.
Die Gefahren ungeschickter Terminabsagen
Vielleicht haben Sie es schon selbst erlebt, dass undurchdachte Formulierungen von Terminabsagen Ihnen kein Verständnis, geschweige denn Sympathiepunkte bei Ihren Adressaten einbringen. Das ist schlecht, gerade, wenn man auf diese auch in Zukunft angewiesen ist. Auch gilt es weder seinen Emotionen zu starken Lauf zu lassen, noch zu kühl zu formulieren. In beiden Fällen kann sich der Empfänger nicht ernst genommen oder womöglich geringgeschätzt fühlen. Das Absageschreiben ist daher von Ihnen als Assistenzkraft mit Fingerspitzengefühl zu verfassen.
Denn wenn ein Termin vereinbart wurde, stellt sich die andere Person darauf ein und hält sich den Zeitraum frei. Kommt eine Absage, muss erst ein neuer Termin gefunden werden, was manchmal nicht ganz einfach ist. Das bereitet den Beteiligten zusätzliche Arbeit und Abstimmungsaufwand und belastet möglicherweise die Geschäftsbeziehung.
Deshalb gilt: Sagen Sie einen Termin nicht zu kurzfristig, sondern möglichst sofort ab, sobald Sie wissen, dass Ihre Führungskraft ihn nicht wahrnehmen kann. Schieben Sie die Terminabsage nicht unnötig vor sich her – je früher Ihr Gegenüber Bescheid weiß, desto besser kann er mit der Terminabsage umgehen.
Eine Terminabsage formulieren: Fehlinterpretationen vermeiden
Durch manche Arten, einen Termin abzusagen, vermitteln Sie dem Geschäftspartner ein schlechtes Gefühl, da dieser die Absage mit negativen Eindrücken, wie Unzuverlässigkeit, Schludrigkeit, Vergesslichkeit oder missendem Respekt verknüpft. Folgende Beispiele zeigen, welche (Fehl-)Interpretationen eine Absage im schlimmsten Fall mit sich bringen kann:
| Grund für Absage | Interpretation | Vermitteltes Signal |
| „Ich habe einen anderen Termin übersehen.“ | Der Absagende hat seinen Terminkalender nicht im Griff. | Sie sind desorganisiert und ein „schlechter Manager“. |
| „Mein voller Terminkalender erlaubt mir die Teilnahme leider nicht.“ | Der Absagende findet sich selbst ungeheuer wichtig – jedenfalls viel wichtiger als den Adressaten. | Die andere Person ist Ihnen nicht wichtig. |
| „Ich bin nun mal ein bisschen chaotisch.“ | Der Absagende ändert seine Pläne und Prioritäten ständig. | Sie sind unzuverlässig. |
| „Ich hatte ja nur zugesagt, weil ich gerade nichts Besseres vorhatte.“ | Dem Absagenden war der Termin von Anfang an nicht sonderlich wichtig. | Sie wertschätzen die andere Person nicht. |
| „Für uns ist die Absage reine Routine.“ | Der Absagende hat keinerlei Empathie. Es ist ihm egal, was die Absage für das Gegenüber bedeutet. | Sie sind kalt und empfinden keine aufrichtige Sympathie für Ihr Gegenüber. |
Terminabsagen können schlecht formuliert also ein richtiges Fettnäpfchen darstellen und einer Geschäftsbeziehung dauerhaft schädigen. Eine gelungene Kommunikation ist daher das A und O.
Warum Sie Absagen besser nur knapp begründen
Bei der Absage eines Geschäftstermins ist es nicht leicht, den richtigen Ton zu treffen. Ehrlichkeit ist jedoch nicht immer das beste Mittel der Wahl. Eine Person auf einen anderen Zeitpunkt zu vertrösten, weil etwas vermeintlich Wichtigeres dazwischengekommen ist, macht keinen guten Eindruck. Geben Sie dem Geschäftspartner immer das Gefühl, oberste Priorität zu haben.
Das folgende Beispiel zeigt, dass eine Absage ohne detaillierte Begründung oft die bessere ist:
| Nicht optimal | Besser |
| Lieber Herr Seifert, leider muss ich Ihren Gesprächstermin mit unserem Chef, Herrn Weiser, kurzfristig absagen, da Ihn arge Kopfschmerzen plagen. Er möchte sich lieber ausruhen, um morgen wieder wichtige Termine in angemessener Verfassung wahrnehmen zu können. Entschuldigen Sie bitte daher die Absage! | Lieber Herr Seifert, bitte entschuldigen Sie die Kurzfristigkeit der Terminabsage mit unserem Chef Herrn Weiser. Er ist leider plötzlich erkrankt! Sobald er wieder im Büro ist, setzt er sich mit Ihnen zwecks Neuterminierung des Treffens in Verbindung!
|
Versetzen Sie sich bitte einmal in die Lage des Botschaftsempfängers. Wie käme die Version links mit dem höheren Informationsgehalt bei Ihnen an? Vermutlich würden Sie denken, dass Ihrem Gesprächspartner andere Termine wichtiger sind und das Versetzen von Partnern in diesem Unternehmen Gang und Gebe ist. Bei der Version rechts bewahrt die Assistenzkraft dagegen nicht nur Stillschweigen über den genauen gesundheitlichen Zustand des Chefs, sondern zeigt auch, dass sie den Umstand des Versetzens bedauert. Überdies stellt Sie in Aussicht, dass sich der verhinderte Gesprächspartner selbstständig wieder bei Ihnen meldet, was eine Wertschätzung zum Ausdruck bringt. Ihr persönliches Empfinden ist dem Sender der Absage nicht egal!
Lassen Sie daher besser unnötige Details, die Sie kompromittieren könnten, weg und verweisen Sie lediglich darauf, dass es der Führungskraft gesundheitlich nicht gut geht. In diesem Fall sollte dies jedoch auch der Wahrheit entsprechen. Denn wenn Sie bezüglich des Grundes für die Terminabsage lügen, dann steht es um die Reputation der Führungskraft noch schlechter. Das Verhältnis zur anderen Person und die gesamte Geschäftsbeziehung dürfte darunter sehr leiden.
Schema: So schreiben Sie eine Terminabsage in 4 Schritten
Die vorangestellt erläuterten Fallstricke haben illustriert, dass man Terminabsagen bestenfalls mit System verfasst. Überlegen Sie sich außerdem, ob eine Terminverschiebung möglich wäre und bieten Sie neue Termine an. Wenden Sie zum Beispiel das folgende, bewährte Schema an:
- Zum Termin positiv Stellung nehmen
- Umstände für die Absage kurz und ohne nötige Details darlegen
- Gültigkeitsbereich der Absage definieren
- Blick in die Zukunft
1. Zum Termin positiv Stellung nehmen
Im ersten Teil verdeutlichen Sie, dass Sie positiv zum Termin stehen, den Sie hier absagen. Dieser erste Teil sollte individuell formuliert sein. Es ist also nicht damit getan, einen Textbaustein einzufügen. Sie müssen sich daher mit dem Inhalt des Termins befassen, damit Sie glaubwürdig sind.
Außerdem bietet es sich an, zum Ausdruck zu bringen, dass Sie sich eigentlich auf den Gesprächspartner gefreut haben.
Hier einige Formulierungen zur Inspiration:
- Ihre Einladung hat mich sehr gefreut – vielen Dank dafür.
- Nochmals herzlichen Dank dafür, dass Sie sich trotz Ihres vollen Terminkalenders den Termin für mich freigehalten hatten. Sehr gerne hätte ich an Ihrem Anlass teilgenommen; das Thema finde ich sehr spannend. Unglücklicherweise überschneidet sich der Termin…
- Wir beide waren froh, dass wir so kurzfristig einen Termin finden konnten. Und nun das:
2. Umstände für die Absage darlegen
Stellen Sie sich die Situation des Empfängers vor: Er hat Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten eine Einladung geschickt und wartet gespannt auf die Zusage. Oder er hat einen Termin im Kalender eingetragen und geht fest davon aus, dass Ihr Chef diesen Termin einhalten wird. Wenn dieser nun absagt, verändert sich die Situation des Empfängers. Deswegen ist es klug, die Gründe für die Absage auf die Situation des Empfängers fein abzustimmen.
Fall 1: Ihre Chefin wird zu einem Anlass eingeladen.
Der Empfänger geht davon aus, dass die Einladung für Ihre Vorgesetzte von Interesse ist. Begründen Sie die Absage der Einladung entsprechend mit einem Umstand, der außerhalb ihrer Interessen liegt:
- Unglücklicherweise überschneidet sich der Termin mit einer Verpflichtung, die ich nicht verschieben kann.
- Schade, dass ich an diesem Datum bereits mit einem Pflichttermin besetzt bin und daher nicht teilnehmen kann.
- Wie gerne wäre ich gekommen! Aber meine Agenda wurde kurzfristig mit einem neuen Termin ausgelastet, der für mich verpflichtend und nicht verlegbar ist!
Fall 2: Sie müssen einen bereits vereinbarten Termin absagen
Legen Sie dar, dass sich die Situation Ihres Chefs verändert hat:
- Nun hat mir meine Agenda einen dicken Strich durch die Rechnung gemacht.
- Und nun das: Ausgerechnet an diesem Datum findet ein interner Anlass statt, an welchem ich teilnehmen muss. Die Mitteilung dazu ereignete sich so kurzfristig, dass ich Ihnen erst jetzt absagen kann.
- Unsere internen Planungen wurden kurzfristig geändert.
- Das Projekt wurde kurzfristig auf unbestimmte Zeit verschoben.
3. Eigentliche Terminabsage
Überlegen Sie, wie definitiv die Absage sein soll: Geht es um einen völligen Verzicht auf das geplante Treffen oder um das vorübergehende Aussetzen? Auf jeden Fall muss die Absage klar und unmissverständlich sein.
| Definitive Absage | Ich kann deshalb bei diesem Anlass nicht dabei sein. |
| Temporäre Absage | Ich muss darum für dieses Mal verzichten. |
4. Blick in die Zukunft
Der letzte Teil des Absageschreibens wird von vielen Empfängern besonders aufmerksam gelesen. Schließen Sie daher das Absageschreiben auf jeden Fall positiv ab. Sie möchten ja den Empfänger nicht brüskieren. Bieten Sie bestenfalls einen neuen Termin an oder fragen danach!
- Hoffentlich klappt es ein anderes Mal!
- Ich wünsche Ihnen aber auf jeden Fall einen erfolgreichen Anlass und freue mich darauf, ein anderes Mal daran teilzunehmen.
- Ich melde mich sehr gerne bei Ihnen, sobald ich eine Gelegenheit dazu sehe.
- Gern können wir einen neuen, zeitnahen Gesprächstermin vereinbaren! Teilen Sie mir doch einen Vorschlag mit!
- Auch wenn wir dieses Treffen nicht wahrnehmen konnten, sind wir weiterhin dazu bereit, mit Ihnen in den persönlichen Austausch zu gehen. unter anderem am kommenden Dienstag und Donnerstag haben wir noch zahlreiche Zeitslots von ... bis ... frei! Welche Uhrzeit passt Ihnen denn am Besten?
Freundlich kontextbedingt absagen: Vorlagen für jeden Anlass
Aus persönlichen Gründen absagen: So gelingt es
Es kann immer vorkommen, dass die Führungskraft eine geplante Veranstaltung oder Einladung aus persönlichen Gründen absagen oder einen Termin verschieben muss – vielleicht weil sie krank ist oder einen anderen Termin hat, an den sie bei der ursprünglichen Zusage nicht gedacht hat. Dann gilt es, so schnell wie möglich die Absage zu formulieren. So kann sich der Veranstalter darauf einstellen, dass Ihr Chef nicht erscheinen wird. Das ist vor allem dann angebracht, wenn es ein Catering gibt.
Wenn Sie nicht möchten, müssen Sie die Gründe für die Absage natürlich nicht nennen – schließlich sind sie privater Natur.
Terminabsage aus persönlichen Gründen - Muster-Formulierung 1:
Sehr geehrter Herr Mustermann,
bedingt durch ein plötzlich aufgetretenes und einschneidendes Privatereignis, betrübt es mich, Ihnen den Zuschlag für die Bewirtung unserer Mitarbeiter auf unserer Feier am ... vorerst entziehen zu müssen. Denn die Festlichkeit muss kurzfristig verlegt werden. Gern können wir zwecks Ihres potenziellen Einsatzes für uns zum Alternativtermin im Gespräch bleiben!
Terminabsage aus persönlichen Gründen - Muster-Formulierung 2:
Sehr geehrte Frau Mustermann,
unglücklicherweise muss ich Ihnen mitteilen, dass unser seit Langem geplantes Treffen in der nächsten Woche nicht stattfinden kann. Sie trifft dabei keines Wegs die Schuld. Bei mir haben sich mehrere Ereignisse überschlagen, die mich an der Terminwahrnehmung hindern. Daher biete ich Ihnen an, das Treffen schnellstmöglich am .... nachzuholen! Ich freue mich vor diesem Hintergrund umso mehr auf unsere Zusammenkunft!
Terminabsage wegen Krankheit
Unbestreitbar ist es unangenehm, wegen Krankheit einen Termin urplötzlich absagen zu müssen. Manchmal jedoch geht es nicht anders. Die entsprechende Absage sollte den Geschäftspartner oder Kunden natürlich so schnell wie möglich erreichen – und das am besten per E-Mail oder Telefon. Bei der Formulierung sollten Sie darauf achten, nicht zu unpersönlich zu sein, aber auch Diskretion zum Krankenstand des Betroffenen zu wahren.
Ein einziger Satz wie zum Beispiel „Herr Meyer muss den Termin aus Krankheitsgründen absagen“ klingt weder persönlich noch bedauernd. Andererseits wären langatmige Erklärungen für eine Terminabsage ebenfalls fehl am Platz. Bei vielen kommt es jedoch in der Regel gut an, in der E-Mail direkt einen neuen Termin vorzuschlagen. So lassen Sie sie wissen, dass Sie es mit dem Termin ernst meinen.
Terminabsage wegen Krankheit Muster-Formulierung:
Sehr geehrter Herr Mustermann,
unglücklicherweise muss ich Ihnen mitteilen, dass Herr Meyer kurzfristig erkrankt ist und ich den Termin für morgen absagen muss. Weil Herrn Meyer das Meeting sehr wichtig ist, hoffen wir, dass der geplante Termin verschoben und damit schon kommende Woche nachgeholt werden kann. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten unserer kurzfristigen Terminabsage, die sicherlich auch Ihren Terminkalender ins Wanken bringt. Herr Meyer wird sich umgehend erneut bei Ihnen melden, wenn er wieder im Haus ist! Gern können Sie uns auch schon einen zeitlichen und örtlichen Vorschlag für den Alternativtermin unterbreiten!
Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe
mit freundlichen Grüßen
Wie sage ich einen Arzttermin ab?
Hin und wieder muss die Assistenz auch persönliche Termine ihrer Führungskraft absagen, wie zum Beispiel einen Arzttermin. Die Gründe hierfür können vielfältig sein:
- Überstunden
- außerordentliche Besprechungen
- ein Notfall
Möglicherweise ist es sinnvoll, den Arzttermin schriftlich zu stornieren. So können Sie die Absage später gegebenenfalls noch belegen. Denn manchmal erheben Ärzte bei nicht wahrgenommenen Behandlungsterminen einen Anspruch auf eine Ausfallgebühr. Gerade aufwendige Untersuchungen und Behandlungen bei Fachärzten sind gegebenenfalls kostenpflichtig, sollte der Patient ohne Ankündigung nicht in der Praxis erscheinen. Diese Ausfallgebühr muss dieser in der Regel selbst zahlen.
Besonders wenn die Absage zu einem sehr kurzfristigen Zeitpunkt erfolgt, also beispielsweise nur wenige Stunden vorher, sollten Sie nicht nur schriftlich, sondern zusätzlich telefonisch absagen. Das gebietet die Höflichkeit – denn dann weiß der Arzt zumindest Bescheid, dass Ihre Führungskraft nicht zu ihrer Behandlung erscheint.
Terminabsage beim Arzt: Muster und Vorlage anlegen
Wichtig ist also, die Terminabsage so schnell wie möglich in die Wege zu leiten. Einerseits, um die Arztpraxis nicht vor organisatorische Probleme zu stellen und andererseits, um die Zahlung einer Ausfallgebühr zu vermeiden. Diese droht manchmal, wenn der Termin nicht mindestens 24 Stunden vorher abgesagt wird.
Die Terminabsage geht umso schneller, wenn vorher bereits eine Vorlage oder ein Muster im Computer angelegt worden ist. Gründe müssen normalerweise nicht genannt werden, allerdings ist ein Zusatz mit einer kurzen Erklärung ein Gebot der Höflichkeit. In diesem Fall müssen lediglich die aktuellen Daten eingefügt werden, und die E-Mail kann auf den Weg gehen.
Termin-Absage für einen Arzttermin - Musterformulierung: Sehr geehrte Damen und Herren,
leider kann Herr Meyer den Termin für die geplante Untersuchung in ihrer Praxis am TT.MM.JJJJ aus unvorhergesehenen betrieblichen Gründen nicht wahrnehmen. Wir melden uns kurzfristig bei Ihnen, um einen neuen Termin abzusprechen und hoffen auf Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen |
Online-Terminanfrage beim Arzt
Mittlerweile gibt es viele Arztpraxen, die Terminvereinbarungen mit ihren Patienten per Formular im Internet anbieten. Das ist oft vorteilhaft – denn einen Behandlungstermin in einer Arztpraxis zu machen, ist oft nicht mehr ganz so einfach und mit einer langen Wartezeit verbunden.
Tipp: Nutzen Sie also, wenn möglich, die Formulare auf den Internetseiten der Arztpraxen, um Behandlungstermine zu vereinbaren und abzusagen. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein schriftlicher Termin auch außerhalb der Sprechzeiten angefragt und abgesagt werden kann.
Absage einer Hotelreservierung: So vermeiden Sie Kosten
Die Reservierung eines Hotelzimmers ist grundsätzlich verbindlich. Wenn Sie kurzfristig für Ihre Führungskraft absagen, können somit hohe Reisekosten entstehen. Durch einen sogenannten Hotelaufnahmevertrag (dieser entsteht automatisch bei einer Reservierung, egal ob online oder telefonisch) hat sich der Hotelier dazu verpflichtet, das gebuchte Zimmer bereitzuhalten. Der Gast hat sich im Gegenzug dazu verpflichtet, den Übernachtungspreis zu bezahlen.
Bei einer Absage steht der Gast in der sogenannten Ersatzpflicht und muss für Kosten des gebuchten Zimmers aufkommen. Dies hat sogar der Bundesgerichtshof so entschieden (Aktenzeichen XIII ZR 21/75). Nur wenn es dem Hotelier gelingt, das Zimmer noch anderweitig zu vergeben, ist der nichterschienene Gast von seiner Pflicht entbunden.
Der Gast muss also damit rechnen, dass bei einer kurzfristigen Absage Kosten auf ihn zukommen – jedoch nicht der volle Preis, da der Hotelier seinerseits dazu verpflichtet ist, seine ersparten Leistungen wie zum Beispiel für das Frühstück abzuziehen. Allerdings bieten Hotels oft gesonderte Stornobedingungen an, in denen klar geregelt ist, bis wann eine Stornierung kostenfrei bleibt. Dann ist es zum Beispiel möglich, bis eine Woche vorher, manchmal sogar bis 24 Stunden vorher, noch kostenfrei abzusagen.
Terminabsage für Hotelreservierungen - Muster-Formulierung
Sehr geehrte Damen und Herren,
bedingt durch Terminverschiebungen kann mein Chef das von uns im Vorfeld bei Ihnen reservierte Zimmer vom ... bis ... nicht beanspruchen. Deshalb stornieren wir hiermit diese Buchung in Übereinstimmung mit Ihren Stornorichtlinien kostenfrei. Wir bedauern, dass für Sie im Zuge dessen Mehraufwand in der Reservierungsplanung resultiert. Sollte in absehbarer Zeit mein Chef doch noch in Ihrer Stadt zu einem Geschäftstermin eingeladen sein, komme ich gern auf Ihre Unterkunft zurück!
Tischreservierung im Restaurant: Darum sollten Sie bei Nichterscheinen absagen
Da der Wirt bei einer Tischreservierung in der Regel einen Tisch freihält und so andere Gäste abweist, hat er das Recht, bei kurzfristigen Absagen oder Nichterscheinen den Reservierenden eine Rechnung zu stellen. Den so entgangenen Gewinn kann der Wirt als Schadensersatz verlangen, allerdings muss er wiederum diesen Schaden tatsächlich beweisen können. Wenn ihm dies nachvollziehbar gelingt, entstehen für Sie nervliche und zeitliche Aufwände für das Verfassen von Widerrufsschreiben, die Sie anderweitig konstruktiver investieren können.
Doch selbst ohne eine derartige Beweisführung hat der Wirt einen Anspruch auf den Ersatz des sogenannten Vertrauensschadens – er hatte auf das Erscheinen der Reservierenden vertraut. Daraus entstandene Unkosten, wie zum Beispiel zusätzliches Personal oder Tischdekoration, kann er einfordern. Sobald Sie wissen, dass Sie die Reservierung im Restaurant nicht wahrnehmen können, sollten Sie also sofort absagen.
Termin-Absage für eine Tischreservierung - Muster-Formulierung
Sehr geehrte Damen und Herren,
da heute Mittag prompt ein anderer Termin höherer Priorisierung für heute Abend an uns kommuniziert wurde, ist es unserer kleinen Belegschaft nicht möglich, einen Besuch in Ihrem Restaurant um 19 Uhr wahrzunehmen, sodass wir die Reservierung stornieren müssen. Da die Freude auf den Besuch groß war, fällt die Enttäuschung, ob der Verlegung bei den Kollegen umso größer aus. Gern möchten wir alsbald diesen Termin nachholen. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns in der kommenden oder übernächsten Woche einen Tisch in den Abendstunden (werktags) anbieten könnten.
Gut zu wissen: Auch wenn ein Gast trotz Reservierung und 30 Minuten Wartezeit keinen freien Tisch bekommt, kann er vom Wirt die Erstattung der Anfahrtskosten verlangen.
Termin bei einer Hochzeit absagen
Ihr Chef hat in seinem daily business mit unzähligen Menschen zu tun. Einige davon kennt er kaum, andere dagegen durch langjährige Kooperationen womöglich sehr gut. Privates und Berufliches kann sich bei gefragten Personen deshalb oft vermischen, sodass es auch vorkommen kann, das ihr Chef bspw. zu einer Hochzeit eines wichtigen Handelspartners eingeladen wird. Hier richtig abzusagen, bedeutet sensibel und wohlüberlegt im Wording vorzugehen, weil man hier Gefahr läuft, einen Vertrauensbeweis oder eine bedeutende freundschaftliche Annäherung auszuschlagen. Bringen Sie daher dem Adressaten besonders zum Ausdruck, wie bedeutungsvoll die Einladung für Ihren Chef war und dass das Absagen für ihn mit Unbehagen verbunden ist.
Terminabsage für eine Hochzeitseinladung - Muster-Formulierung
Guten Tag Herr ....,
im Namen des gesamten Teams gratulieren wir Ihnen dazu, am ... den wundervollen Bund der Ehe mit Ihrer ... eingehen zu wollen. Mit Ihrer Einladung haben Sie Herrn ... wirklich persönlich berührt. Für ihn markiert diese persönliche Ehrung einen neuen Markstein in Ihrer Kooperation. Um so mehr betrübt es ihn, diesen wichtigen Termin nicht wahrnehmen zu können, da ein weiterer, nicht verschiebbarer Pflichttermin im privaten Kreis ihn am Teilhaben Ihrer Feierlichkeit hindert. Wir wünschen Ihnen viel Freude und Tatendrang für Ihren neuen Lebensabschnitt!
Hinweis: Kennen sich Ihr Chef sowie der Einladende persönlich gut, ist es empfehlenswert, wenn ihr Chef die Absage sogar selbst schreibt oder diese in seinem Namen bzw. über seinen E-Mail-Account versendet wird. Andernfalls kann der Eindruck entstehen, dass ihm die Einladung nur äußerst wenig bedeutet.
Wenn von einem aus dem Leben geschiedenen Menschen nicht persönlich Abschied genommen werden kann
Menschen kommen und gehen im Leben - manchmal sogar für immer. Auch in der Geschäftswelt bleibt es nicht aus, den Tod eines Partners, ehemaligen Mentors oder wichtigen Kollegens beklagen zu müssen. Nicht nur für den Organisator, sondern auch für den Eingeladenen ist es dann besonders schmerzhaft, wenn die Trauerfeier und damit ein finaler Abschied von einer liebgewonnenen Person nicht wahrgenommen werden kann. Empfehlenswert ist bei derlei Schreiben (und im auch Voraus bei Kondolenzkarten) mit aufrichtigen Worten den oder die Verstorbene zu ehren, Schmerz über den plötzlichen Verlust auszudrücken und den Angehörigen seelischen Beistand zu leisten.
Terminabsagen für Beerdigungen - Muster-Formulierung
"Sehr geehrte Frau ...,
als wir von dem plötzlichen Tod Ihres Gatten erfahren haben, hat uns diese Nachricht schwer getroffen. Über so lange Zeit stand er uns mit seiner Fachkompetenz sowie seiner einzigartigen menschlichen Ader als Mentor, Helfer, Investor und nicht zuletzt als Freund zur Seite. Aufgrund der Tatsache, dass mit seinem Ableben auch ein bedeutendes Kapitel unserer Firmengeschichte endet, ist es für meinen Chef, Herrn ... umso schmerzhafter und zugleich unangenehmer, an der Beerdigungszeremonie am ... nicht teilnehmen zu können, da ihn eine parallel stattfindende Pflichtveranstaltung in einem anderen Land davon abhält. In diesen schwierigen Zeiten lassen wir Sie als unsere langfristigen Kooperationspartner selbstverständlich nicht mit Ihren Sorgen und Nöten allein. Wenn Sie in irgendeiner Form Unterstützung benötigen, so können Sie uns jederzeit kontaktieren!"
Wenn Sie selbst eine Veranstaltung absagen müssen
Personen, die in leitender Position arbeiten und viele Erfahrungen gesammelt haben, geben diese auch gern regelmäßig an Andere weiter, damit diese ebenso davon profitieren können. Vielleicht wird auch ihr Vorgesetzter des Öfteren als Gastredner zu Tagungen eingeladen oder er hält eine eigene Seminarreihe ab, innerhalb welcher er seine Fachexpertise an Führungskräfte von morgen vermittelt. Da es sich hierbei im Regelfall um Routinetermine handelt, deren Ausfälle die Betroffenen nicht stark emotional belasten, reicht es vollkommen aus, die Absage aufs Wesentliche verknappt zu formulieren.
Terminabsage für einen Seminarreihentermin - Muster-Formulierung:
Sehr geehrte Teilnehmerinnen & Teilnehmer,
die nächste Sitzung der Seminarreihe ... muss am kommenden Mittwoch leider ausfallen, da Herr ... dringend einen anderen Termin wahrnehmen muss. Ein Ersatztermin ist bereits in Planung. Ich bitte um Ihr Verständnis!
Terminabsagen in englischer Sprache
In einer zunehmend internationalisierten Geschäftswelt arbeiten Sie auch mit Personen zusammen, die aus dem Ausland kommen. Kommunikationbarrieren werden im Zuge dessen durch die Weltsprache Englisch aufgelöst. Deshalb sollten Sie auch firm im Verfassen von englischsprachigen Terminabsagen sein, insbesondere dann, wenn Firmenexpansionen oder Outsorcing geplant sind. Anbei eine kurze Vorlage, die Ihnen den Einstieg erleichtern und an verschiedene Kontexte angepasst werden kann.
englischsprachige Terminabsagen - Muster-Formulierung
Dear Sir or Madam...
referring to your invitation to the trade fair exhibition at the 13th of novembre we are sorry to inform you, that Mr. ... will not have the opportunity to take a visit at your exhibition stand, because he will have several mandatory appointments at the same day. Since he looked forward to the visit, Mr ... regrets it much to cancel the meeting with you. With pleasure you can make another appointment with him in the near future.
P.S.: Natürlich unterstützen wir Sie auch, wenn Sie allgemein Hilfe beim Verfassen englischsprachiger Geschäftsbriefe benötigen!
Was Sie über die psychologische Wirkung von Absagen wissen sollten
Seien Sie sich im Vorfeld immer im Klaren darüber, dass jede Mitteilung beim Adressaten bestimmte Emotionen hervorruft und implizite Wertungen transportiert, die ihre gemeinsame Beziehungsebene widerspiegeln. Was und wie Sie schreiben kann oft mehr über Sie selbst, ihre Motivationen und Ziele sowie ihre Haltung zu ihrem Gegenüber aussagen, als Ihnen lieb ist. Aus diesem Grund ist es lohnenswert, die psychologischen Aspekte negativer Botschaften genauer anzuschauen.
Das Vier-Seiten-Modell der Kommunikation
Der deutsche Psychologe und Kommunikationswissenschaftler Friedemann Schulz von Thun hat das „Vier-Seiten-Modell“ der Kommunikation eingeführt. Dieses weist darauf hin, dass jede Nachricht vier Seiten hat, also vier unterschiedliche Botschaften aussendet:
- Selbstaussage: Jede Nachricht verrät (gewollt oder ungewollt) etwas über den Absender.
- Beziehungsaspekt: Jede Nachricht sendet ein (positives oder negatives) Beziehungssignal aus.
- Sachaspekt: Die Sach-Information der Nachricht.
- Appell: Jede Nachricht ist für den Empfänger (bewusst oder unbewusst) eine Handlungsaufforderung.
Ein Absageschreiben kann je nach Aspekt negative oder positive Ausprägungen haben:
| Aspekt | Negative Ausprägung | Positive Ausprägung |
| Selbstaussage | Chaotisch, kalt, sprunghaft | Kompetent, freundlich, vertrauenswürdig |
| Beziehungsaspekt | „Du bist unwichtig“ | „Es tut mir wirklich leid!“ |
| Sachaspekt | Schwammig, unklar | Klar, unmissverständlich |
| Appell | „Vergiss es einfach“ | „Habe Verständnis für mich“ |
Bei einer Terminabsage sollten Sie versuchen, beim Empfänger positive Assoziationen und Verständnis für die Hintergründe der (kurzfristigen Absage) zu wecken. Anstatt dem Geschäftspartner oder einem Kunden zu suggerieren, er wäre dem Vorgesetzten nicht wichtig, sollte also beispielsweise das Signal ankommen: „Ich will dich nicht verlieren.“ Auch sollte die Absage eines Geschäftstermins eindeutig, aber freundlich überbracht werden.
Floskeln bei Terminabsagen vermeiden
Floskeln werden bei der Korrespondenz gerne als Füllwörter/-sätze genutzt – dabei klingen sie oft abgedroschen, unehrlich, unpersönlich und teilweise auch aus der Zeit gefallen. Positive Eindrücke hinterlassen Sie mit diesen vorgefertigten und allseits bekannten Bausteinen also nicht! Beispiele für Floskeln in Absagen sind beispielsweise:
- Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…
- Aufgrund von Reisetätigkeit unseres Geschäftsführers…
- …wir müssen stornieren
- Aufgrund einer anderweitigen dringenden Verpflichtung…
- Wir bitten Sie, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen
Das Problem solcher Floskeln ist nicht der Inhalt der Aussage, sondern die Wortwahl, welche unbewusst negative Signale aussendet:
- „Anderweitige Verpflichtung“: Das Wort „Anderweitig“ evoziert das Bild „Ich habe wichtigeres zu erledigen und stehe dir dann, wenn du mich brauchst, nicht zur Verfügung!“. Leere Worte dieser Art vermitteln ein Gefühl von Distanz, Kälte und Egalsein.
- „Unannehmlichkeiten entschuldigen“: Ist zwar gut gemeint und möglich. Wenn man sich jedoch schon bewusst ist, dass die Absage Unannehmlichkeiten verursacht, sollte man konkret ansprechen, welche Unannehmlichkeiten man meint.
- „Stornieren“: Bestellungen werden storniert, Reservierungen auch – ein Termin eher nicht. „Stornieren“ wirkt unpersönlich und suggeriert eine unangenehme Terminverpflichtung.
- „Leider“: „Leider“ ist an sich ein neutrales Wort, wird aber häufig auch in unfreundlicher Weise verwendet. So meint „Leider“ oft nicht das „Leid“ des Sprechenden, sondern dasjenige des Empfängers: „Dein Pech". In zu inflationärer Verwendung büßt das Wort auch an Aussagekraft ein. Die Empfänger identifizieren es dann als primitiven Beschwichtigungsversuch.
Deshalb gilt: Vermeiden Sie Floskeln und schreiben Sie die Terminabsage in Ihren eigenen Worten. Signalisieren Sie dabei, dass Sie dem möglichen Unmut Ihres Gegenübers Verständnis entgegenbringen und unterbreiten Sie den Adressaten zeitnahe Alternativtermine. Das wirkt strukturiert und wertschätzend.
Positive Beziehungssignale in einer Terminabsage
Es gibt nicht nur negative Beziehungssignale, sondern auch positive. Hier unterscheiden sich zwei Hauptkategorien:
1. Positive Wörter
Positive Wörter verleihen Ihren Absagen einen freundlichen Unterton und transportieren Einfühlungsvermögen. Setzen Sie sie nach Möglichkeit ein, um Ihren Text sympathisch klingen zu lassen.
| Freude, freuen | Wir haben uns auf das Treffen gefreut. |
| Gerne | Ich wäre so gerne gekommen. |
| Froh | Wir waren froh, so schnell einen Termin gefunden zu haben. |
| Hoffnung, Hoffentlich | Hoffentlich klappt es ein anderes Mal. |
| Interesse, interessiert | Obwohl uns Ihre Präsentation sehr interessiert, müssen wir auf das Treffen verzichten. |
2. Negatives in Watte verpackt
Man kann negative Nachrichten zwar nicht vermeiden, aber man kann sie so formulieren, dass sie nicht allzu lieblos wirken.
| Geteiltes Leid | Die Absage fällt mir nicht leicht. Es ist wirklich schade – ich wäre gerne gekommen. |
| Schuldig bekennen | Mein Fehler, ich habe nicht sorgfältig genug abgeklärt. Bitte entschuldigen Sie meinen Fauxpas. |
| Nicht persönlich nehmen | Die Absage hat nichts mit dir zu tun. An diesem Datum mussten wir sämtliche Termine streichen. |
| Nur vorübergehend | Unser Treffen klappt zwar im Moment nicht, aber hoffentlich ein andermal. |
Diese rhetorischen Stellschrauben minimieren den negativen Aussagegehalt der Botschaft und erleichtern die anschließende Neuterminierung, weil die Abneigung des Empfängers Ihnen gegenüber defnitiv milder ausfällt, als wenn Sie Ihn mit aggressiv negativem Vokabular bombadiert hätten.
Fazit: Höflich einen Termin verschieben – Absagen sicher formulieren
Bei der Absage von Terminen – sei es mit Geschäftsbriefen oder im privaten Bereich – wendet man am besten das Sandwich-Schema an: Anfang und Ende der Nachricht sind positiv, die unangenehme Nachricht befindet sich im Mittelteil. Negative Auswirkungen auf die Gefühle des Empfängers (und damit auf die Beziehungsqualität) lassen sich vermeiden, indem man positive Wörter verwendet und negative Aussagen abmildert. Wenn möglich, sollten Sie einen neuen Terminvorschlag anbieten und den Termin verschieben.
In jedem Fall gilt aber: Sagen Sie einen Termin so schnell wie möglich ab, wenn Sie wissen, dass die Führungskraft ihn nicht wahrnehmen kann. So geben Sie der anderen Person noch Gelegenheit, darauf zu reagieren und die frei gewordene Zeit sinnvoll zu verplanen. Dies ist besonders wichtig bei Arztterminen: Sagen Sie zu kurzfristig ab, verlangt die Praxis eventuell eine Ausfallgebühr.
Checkliste für Terminabsagen
1. Absagen so schnell wie möglich erteilen, am Besten sofort, wenn sie es wissen
2. den Fokus auf positive Formulierungen ausrichten (besonders am Anfang und Ende)
3. Gründeder Absage nur kurz und diskret anschneiden (keine differenzierten Infos zum anderen Termin oder dem Krankenstand der verhinderten Person)
4. Signalisieren Sie dem Adressaten, der versetzt wird, Bedauern und bieten Sie ggf. einen Alternativtermin oder einen anderen Lösungsvorschlag an.
5. In Abhängigkeit vom Terminanlass und der jeweiligen Beziehungsintensität zwischen Termingeber und Terminempfänger variieren Sie die allgemeine Länge der Absagen
6. Verbannen Sie sterile Floskeln aus Ihren Absagen und vertrauen Sie in Ihren individuellen, und ehrlichen Schreibstil.
FAQ: So sagen Sie Termine diplomatisch und freundlich ab
Wie kann ich einen Arzttermin absagen oder verschieben?
Sie können einen Arzttermin bis 24 Stunden vorher persönlich, telefonisch oder per E-Mail verschieben oder absagen. Ist dies nicht möglich, kann der Arzt eine Ausfallgebühr verlangen.
Wie kann ich eine Einladung höflich absagen?
Sagen Sie dem Betroffenen so früh wie möglich ab und zeigen Sie, dass Ihrem Chef die Absage schwerfällt. Setzen Sie auf freundliche Formulierungen, verzichten Sie auf Floskeln und enden Sie mit einem positiven Blick in die Zukunft, z.B. indem Sie einen neuen Termin vorschlagen.
Muss ich die Gründe für die Absage eines Termins nennen?
Sie sollten nur dann einen konkreten Grund für die Absage nennen, wenn der Empfänger dessen Wichtigkeit nachvollziehen kann. Hält er die Absage für unangemessen, sollten Sie besser keinen Grund nennen.
Welche Unterschiede muss ich bei der Ansprache und dem Informationsgehalt beachten, wenn ich bekannten und fremden Menschen absage?
Das richtet sich stets nach dem situativen Kontext und natürlich auch danach, wie gut Sie bzw. ihr Vorgesetzter denjenigen kennt, der zu den Terminen einlädt. Handelt es sich um Geschäftstermine mit hochrangigen oder Ihnen noch unbekannten Personen, so verfassen Sie die Absage eher kurz und sachlich, ohne ausschweifend über den Verhinderungsgrund zu berichten. Um jedoch die Kooperationsbasis nicht von Anfang an zu stören, sollte man auch respektables Bedauern ausdrücken. Das gleiche gilt für Routinetermine bspw. bei Ärzten oder Reservierungen von Tischen in einem Lokal.
Sind die Termingeber Ihnen und/oder Ihrem Chef wohl bekannt und ist die geschäftliche Partnerschaft womöglich sogar schon in den privaten Kreis vorgedrungen, so können Sie auch Emotionen in den Absagen artikulieren, solange sie Ernst gemeint und nicht theatralisch überzogen sind sowie den Adressaten nicht verletzen. Gerade bei Einladungen zu Beerdigungen und Hochzeiten, die abgelehnt werden müssen, gilt es, mit Fingerspitzengefühl zu formulieren und auf die jeweilige Situation des Termingebers persönlich einzugehen. Bei einer gefestigten Vertrauensbasis können Sie auch mal in einem Halbsatz erwähnen, dass ein anderer (privater) Termin mit dem geplanten Treffen kollidiert. Wertschätzung des Gegenübers steht im Endeffekt auch hier an oberster Priorität.
In jedem Kontext sollten Sie sich zudem um das Vereinbaren neuer Termine bemühen, insofern diese nachgeholt werden können und sich für das Fernbleiben entschuldigen.
