Termine verschieben: Formulierungen und Muster

Wichtig ist es, dass der Geschäftspartner dies auch so versteht. Ihre Aufgabe als Assistenzkraft ist es, Terminverschiebungen mit der erforderlichen Diplomatie zu schreiben und Terminpannen zu vermeiden. Denn eine gelungene Terminorganisation ist das Aushängeschild jeder Firma.

Am besten schreiben Sie Terminverschiebungen per E-Mail. Damit können Sie später beweisen, dass Sie die Terminverschiebung kommuniziert haben, und Sie ermöglichen dem Empfänger eine rasche Antwort.

Wenn Sie telefonisch Termine verschieben möchten – zum Beispiel bei kurzfristigen Verschiebungen –, dann sollten Sie im Anschluss daran das Vereinbarte nochmals per E-Mail bestätigen.

Outlook bietet eine bequeme Möglichkeit, Termine zu verschieben: Man ändert den Termin ab und weist Outlook an, die Terminänderung an alle Teilnehmenden zu versenden. Dank der Bestätigungsfunktion können Sie sicher sein, dass die Terminänderung zur Kenntnis genom­men wurde. Dennoch sollten Sie mit dieser Form der automatisierten Terminver­schiebung vorsichtig sein. Aus psychologischer Sicht ist dieses Vorgehen nämlich problematisch: Sie diktieren dem Geschäftspartner die Agenda, Sie kommandieren ihn herum wie einen Ange­stellten. Dies mag in der internen Kommunikation annehmbar sein, aber kaum im Verkehr mit Geschäftspartnern.

Je nach dem Kommunikationsstil der Geschäftspartner und je nach Dringlichkeit kann durchaus auch eine Terminverschiebung per SMS oder WhatsApp infrage kommen. Dazu müssten Sie aber ganz sicher sein, dass dies auch geschätzt wird.

Allgemein gilt: Stellen Sie sicher, dass der Geschäftspartner die Verschiebung zur Kenntnis genommen hat. Wenn Sie bis 24 Stunden vor dem Termin noch keine Antwort oder Lesebestätigung erhalten haben, müssen Sie nachhaken – am besten telefonisch.

Begründungen für Terminabsage und Verschiebung erfordern ein gewisses Feingefühl. Schätzen Sie ab, wie wichtig der Termin für den Geschäftspartner ist und wie gravierend er die Verschiebung entsprechend empfinden wird: Handelt es sich um ein Routinetreffen, dann wird er die Verschiebung achselzuckend zur Kenntnis nehmen. Geht es um einen Anlass, welcher für ihn eine große Bedeutung hat, so könnte die Verschiebung große Enttäuschung, Ärger, Sorgen oder Umtriebe bewirken.

Zusammengefasst hängt die Formulierung der Absage auch von der eigentlichen Einladung ab. 

Bei weniger wichtigen Terminverschiebungen ist es nicht unbedingt erforderlich, detaillierte Begründungen mitzuliefern. Dass die Agenda im Geschäftsalltag manchmal umorganisiert werden muss, versteht jeder.

Bei gravierenden Verschiebungen erwartet der Geschäftspartner natürlich eine gewisse „Entschuldigung". Diese muss und soll jedoch nicht aus detaillierten und konkreten Gründen bestehen.

Im Gegenteil: Das, was ihr Chef als wichtig betrachtet, mag für den Geschäftspartner wenig Bedeutung haben. Wichtiger als eine detaillierte Begründung ist es, Empathie zu zeigen. Wenn Sie denken, dass die Terminabsage und Verschiebung der Geschäftspartner hart trifft, dann sollten Sie entsprechende Formulierungen und großes Bedauern über die Unannehmlichkeiten ausdrücken, welche Sie ihm verursachen.

Möchten oder müssen Sie einen Termin mit ausländischen Geschäftskunden oder -partnern verschieben, nutzen Sie die typischen Sätze aus der Tabelle.

In der Geschäftspraxis haben sich verschiedene Wörter herauskristallisiert, die besonders gut bei Terminverschiebungen funktionieren. Dies deshalb, weil sie die richtigen psychologischen Signale aussenden. Hier sind sie:

Bei einer Terminvereinbarung kann es häufig zu Problemen kommen. Sicher kennen Sie die häufigsten Terminpannen:

• Nicht auf die Uhr gesehen: Die Terminabsage oder Terminverschiebung wird nicht bzw. zu spät gelesen. Der Geschäftspartner trifft zum ursprünglich vereinbarten Termin ein und steht vor verschlossener Tür. Er ärgert sich.
• Es ist anscheinend unmöglich, einen Verschiebetermin zu finden. Die aufkeimende Geschäftsbeziehung stirbt gleich wieder.

• Der Termin muss mehrmals verschoben Irgendwann gibt man den Versuch auf, sich zu treffen.
• Die Bitte um Terminverschiebung weckt das Misstrauen des Kunden: Ist der Geschäftspartner etwa unzuverlässig? Hat er zu viel versprochen?

Gerade im Geschäftsleben kommt es immer wieder vor, dass man Termine verschieben muss. Terminabsagen und Verschiebungen sind nicht als mangelnde Wertschätzung zu sehen, sondern im Büroalltag oft unvermeidlich. Wichtig ist, dass man seinem Geschäftspartner eine Terminverschiebung frühzeitig bekannt gibt, sich für eventuell entstandene Unanehmlichkeiten entschuldigt und einen neuen Terminvorschlag macht, um nicht den Anschein zu erwecken, kein Interesse an dem geplanten Treffen zu haben. Bei schriftlichen Terminverschiebungen sollte man sich unbedingt an formelle Vorgaben halten und dem Gegenüber die Gründe für die Verschiebung darlegen. Hält man sich daran, wird der Geschäftspartner die Terminverschiebung verstehen und in aller Regel auch Verständnis dafür haben.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.