Verspätete Antwort: Tipps für Entschuldigung

Als Bürokraft beziehungsweise als Assistenzkraft sind Sie meist für den Posteingang sowie die Beantwortung von Geschäftsbriefen verantwortlich. Obwohl Sie sich ein funktionierendes Korrespondenz-System zugelegt haben, kann es dennoch dazu kommen, dass ein Brief über längere Zeit unbeantwortet liegenbleibt.

Die Gründe für einen solchen geschäftlichen Fauxpas können in Ihrem Handeln oder auch in dem anderer Personen in Ihrem Umfeld liegen.

Meist kommt es aufgrund der folgenden Situationen zu dieser unangenehmen Situation:

• In der Hektik Ihres Büroalltags vergessen Sie die Verteilung der Post an den jeweiligen Empfänger.
• Durch eine Unachtsamkeit rutscht ein Schreiben unbemerkt zwischen andere Unterlagen.
• Aufgrund mangelnden Engagements lässt Ihre Urlaubsvertretung eingehende Post einfach liegen.
• Der Eingangsstempel für eingehende Korrespondenz trägt ein falsches Datum, wodurch sich die Beantwortung verzögert.

• Ein Schreiben wird trotz Wichtigkeit mit einer niedrigeren Priorität behandelt und rutscht zeitlich nach hinten.
• Ein eingehendes Schreiben landet versehentlich in der falschen Abteilung und wird nicht sofort weitergeleitet.

Wann immer eine dieser Situationen eintritt, sollten Sie zeitnah eine, wenn auch verspätete, Antwort aufsetzen und das Problem auch mit Ihrem Vorgesetzten klären.

Tatsache ist, dass ein nicht rechtzeitig bearbeiteter Brief automatisch bedeutet, dass an irgendeinem Ort jemand auf Ihre Antwort wartet. Ein ungeschriebenes Gesetz besagt, dass es höchst unprofessionell und noch dazu sehr unhöflich wäre, den zu spät entdeckten Brief einfach zu beantworten und dabei keine Entschuldigung zu formulieren.

Wenn Sie eine verspätete Antwort verfassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Geschehnisse im Schreiben aufzugreifen und eine dezente Entschuldigung einzubauen. Dabei sollten Sie positive Formulierungen verwenden, da negative Äußerungen Ihr Versäumnis verbal noch weiter verstärken. Die folgenden drei vorgefertigte Musterbriefe können hilfreich sein:

1. „Ich bitte zu entschuldigen, dass ich nicht schon früher antworten konnte."
2. „Gerne hätte ich schon früher auf Ihr Schreiben geantwortet."
3. „Nach umfangreichen Recherchen können wir heute Ihr Schreiben beantworten."

Die Kunst bei einem solchen Antwortschreiben besteht darin, die Verzögerung zwar zu entschuldigen und, wenn möglich, durch einen Zusatz zu rechtfertigen. Der Hinweis auf eine notwendige Recherche ist hier sehr hilfreich, weil er dem Empfänger der Antwort den Eindruck vermittelt, dass die inzwischen vergangene Zeit vom Verfasser sinnvoll genutzt worden ist.

Es gibt kaum eine schlimmere Situation, als dass ein Schreiben zu spät beantwortet wird und dadurch beispielsweise die Frist für ein Angebot abgelaufen ist. In diesem Fall sollten Sie überlegen, ob eine verspätete Antwort per Brief noch Sinn macht oder ob es nicht besser wäre, einen persönlichen Gesprächstermin mit der betroffenen Person zu vereinbaren.

In einem solchen können Sie dann versuchen, den Ärger des Geschäftspartners oder Kunden zu besänftigen und eine neue Vereinbarung zu schließen. Vielleicht ist es notwendig, ihm ein wenig entgegenzukommen.

Wenn Sie einen geschäftlichen Brief übersehen oder in sonst einer Weise zu lange unbeachtet ließen, dann ist es in Ordnung, dass Sie dies als Ihren Fehler ansehen. Allerdings sollte Ihr schlechtes Gewissen nicht den gesamten Text der verspäteten Antwort beherrschen. Experten raten dazu, Übertreibungen zu unterlassen und auch keine verbale Selbstkasteiung zu praktizieren.

Ständig wiederholte Entschuldigungen machen die Situation nicht besser, sind nicht zielführend und könnten nur den Ärger bei dem, dessen Schreiben Sie verlegt haben, nur noch steigern. Eine kurze Bemerkung am Beginn genügt, um eine Entschuldigung anzudeuten. Anschließend sollte sich Ihr Schreiben wieder ausschließlich dem eigentlichen Thema der Korrespondenz widmen.

Die Verärgerung bei demjenigen, der eine verspätete Antwort erhält, ist gut nachvollziehbar. Falls es möglich ist, sollten Sie überlegen, ob es nicht etwas gibt, das sich als kleine Wiedergutmachung anbietet. Die Möglichkeiten für sind vielfältig, haben aber im Idealfall einen Bezug zu Ihrem Unternehmen.

Eine Wiedergutmachung ist beispielsweise:

• Eine Einladung zu einer anstehenden Unternehmensfeier
• Eine Schachtel der von Ihnen produzierten Pralinen
• Ein Preisnachlass für den nächsten Einkauf
• Ein kleines, aber hochwertiges Giveaway

Bei solchen Wiedergutmachungen ist es sinnvoll, gesetzliche Bestimmungen zu beachten, die es etwa bezüglich des Wertes solcher Geschenke gibt. Sonst ist man schnell bei steuerrechtlich relevanten Sachverhalten.

Wird ein eingegangener Brief nicht rechtzeitig beantwortet, erzeugt dies immer Missstimmungen, die man als Office-Professional möglichst elegant auflösen sollte. Eine verspätete Antwort per Brief benötigt viel Fingerspitzengefühl und die Fähigkeit zum klugen Formulieren.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.