Der erste Eindruck zählt: Die Relevanz der richtigen Ansprache
Gleich zu Beginn dieses Artikels drängt sich unwillkürlich die Frage auf: Warum sollten sich Office-Professionals damit beschäftigen, einen Geschäftsbrief anders beginnen zu lassen als mit den Worten „wie telefonisch besprochen“?
Dieser Teilsatz ist aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Dennoch ergibt es Sinn, nicht nur auf standardisierte Ausdrücke zurückzugreifen, sondern auch eigene Worte zu verwenden.
Eine Korrespondenz, die die Worte „wie telefonisch besprochen“ beinhaltet, erfolgt oft nach der ersten Kontaktaufnahme mit einem neuen Kunden oder Geschäftspartner. Der weitere Schriftwechsel, der auf das initiale Telefonat folgt, ist sehr wichtig. Er hinterlässt einen bleibenden Eindruck beim Gegenüber. Dieser Eindruck muss nicht zwingend positiv sein.
Wer auf Floskeln zurückgreift, wirkt weniger kreativ und bemüht als jemand, der einen Brief mit eigenen Sätzen und individuellen Worten beginnt.
Durch einen kreativen Einstieg gelingt es, aus der Masse herausstechen. Zwar mag es sich hierbei vermeintlich „nur“ um einen Satz handeln, doch dieser kann einen wesentlichen Einfluss auf die weitere Zusammenarbeit haben.
Nicht nur im direkten Kontakt entscheiden Menschen innerhalb weniger Sekunden, ob ihnen das Gegenüber sympathisch ist oder nicht. Dasselbe gilt auch für eine schriftliche Korrespondenz. Daher ergibt es Sinn, die einleitenden Wörter mit Bedacht zu wählen.
Auf ein Telefonat beziehen: Mögliche Formulierungen
Welcher Wortlaut der richtige ist, hängt nicht nur damit zusammen, wir originell der Verfasser wirken möchte. Wichtig ist es auch, das Verhältnis zum Empfänger zu bedenken. Nach einem ersten geschäftlichen Telefonat mit einem Fremden ist ein anderer Ton angemessen als nach dem Gespräch mit einem langjährigen Geschäftspartner.
Auf Nummer sicher gehen: Die Standardformulierungen
Ist eine Assistenzkraft unsicher, wie sie einen Geschäftsbrief oder eine E-Mail nach einem Telefongespräch beginnen soll, sollte sie sich an den klassischen Ausdrucksweisen orientieren. Hierzu zählen neben „wie telefonisch besprochen“ auch:
- Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat…
- Wie besprochen erhalten Sie anbei…
- Wie in unserem Gespräch vereinbart…
Alt ist kühl — formulieren Sie auch am Telefon modern
Diese Sätze gelten teilweise als veraltet. Außerdem fehlt ihnen der persönliche Bezug zum Telefongespräch, weshalb sie recht kühl wirken. Trotz allem geht man mit diesen Wendungen auf Nummer sicher. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Empfänger nicht persönlich bekannt ist.
Alternative Formulierungen: Abwechslungsreich und persönlich
Möchte eine Office-Fachkraft nicht auf die Standardformulierungen zurückgreifen, stehen einige Alternativen zur Wahl. Hierzu zählen beispielsweise:
- Vielen Dank für das freundliche Telefonat! Wie vereinbart sende ich Ihnen…
- Gleich nach unserem Telefonat habe ich mich für Sie informiert.
- Im Anschluss an unser Telefongespräch habe ich gleich alle Unterlagen für Sie zusammengestellt.
- Sie baten mich um das Zusenden folgender Unterlagen…
- Nach unserem Telefonat fasse ich das Gespräch noch einmal zusammen und möchte Sie bitten…
Selbstverständlich können Sie sich selbst auch Sätze überlegen, mit denen Sie eine Korrespondenz kreativ einleiten können. Als Bürofachkraft sollte man vor allem darauf achten, dass der erste Satz beim Empfänger positive Emotionen auslöst.
Lockere Formulierungen für ein vertrautes Verhältnis
Ist der Adressat persönlich bekannt, ist der Spielraum für die Anrede am größten. Allerdings sollte sich eine Sekretärin sicher sein, dass der lockere Ton vom Gegenüber auch gewünscht ist. Ist dies der Fall, so kann man das Schreiben wie folgt beginnen:
- Versprochen ist versprochen, hier kommen alle gewünschten Unterlagen.
- Wie schön, dass wir alles telefonisch klären konnten. Hier noch einmal alle Infos im Überblick.
- Es hat mich sehr gefreut, dass wir mal wieder miteinander gesprochen haben.
Wer sich nicht sicher ist, ob die Vertrautheit auf Gegenseitigkeit beruht, sollte lieber eine der weiter oben genannten Formulierungen wählen. Nichts ist schlimmer, als sich im Ton zu vergreifen. Auch das kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen – jedoch einen negativen.
Wie telefonisch besprochen: Wohin kommt das Komma?
Vor allem bei der klassischen Formulierung „wie telefonisch besprochen“ herrscht oft Uneinigkeit bezüglich der Kommasetzung. Einige Kollegen meinen das Komma sei Pflicht im Text, wohingegen andere auf keinen Fall ein Komma setzen. Doch welche der beiden Versionen ist nun die Richtige, vor allem in Bezug auf die Kommasetzung und die deutsche Grammatik?
Das populärste deutsche Wörterbuch, der Duden, hilft nicht nur in puncto Rechtschreibung, sondern auch bei der Kommasetzung weiter:
Letztendlich entsprechen beide Varianten der Grammatik. Die Formulierung gilt als formelhafter Nebensatz. Für diese Nebensätze gilt das Toleranzprinzip. Das heißt: Sowohl mit als auch ohne Komma ist der Satz grammatikalisch korrekt. Ein Satz könnte also lauten:
Wie telefonisch besprochen(,) sende ich Ihnen die Unterlagen.
Ein Komma kann also gesetzt werden, um die Gliederung des Satzes zu unterstreichen. Vergisst eine Sekretärin oder ein Sekretär beim Schreiben das Komma, ist das allerdings grammatikalisch ebenfalls in Ordnung.
Wie telefonisch besprochen auf Englisch: International Business-Knigge
Auch die internationale Kommunikation zählt immer häufiger zum Verantwortungsbereich einer Assistenzkraft. Dabei ist es wichtig, sich auch in anderen Sprachen als nur auf Deutsch fehlerfrei ausdrücken zu können. Möchte man sich im Text einer Korrespondenz auf ein Telefonat beziehen, so lautet die korrekte englische Übersetzung:
- As discussed on the phone
- As discussed over the phone
- As you and I have discussed
Der Unterschied zwischen „on“ und „over“ liegt im Detail
Durch „on“ betont man in der Fremdsprache, dass jemand das Telefon benutzt. Möchte man allerdings das Telefon als verwendetes Medium unterstreichen, greift man auf das Wort „over“ zurück.
Beide Formulierungen finden in Korrespondenzen ihre Verwendung. Auch bei der Übersetzung ins Englische gibt es also kein Richtig oder Falsch.
Fazit: Wie telefonisch besprochen
Der Teilsatz „Wie telefonisch besprochen“ ist aus dem Büroalltag nicht wegzudenken. Egal ob E-Mail, Geschäftsbrief oder Outlook-Einladung zum Meeting – immer wieder müssen Office-Professionals auf bereits geführte Telefonate verweisen. Ob man hierfür die gängige Floskel benutzt oder zu eigenen Formulierungen greift, kommt auf verschiedene Aspekte an.
Fakt ist: Wer eigene Worte wählt, wirkt persönlicher. Das merkt auch das Gegenüber. Nicht immer erlaubt es jedoch das Arbeitspensum, sich viel Zeit für individuelle Formulierungen zu nehmen. Dann ergibt es Sinn, bewährte Kommunikationswege zu wählen. Ob nach dem Teilsatz ein Komma gesetzt wird oder nicht, ist vor dem Hintergrund der deutschen Grammatik nicht relevant – beide Varianten der Kommasetzung sind möglich und korrektes Deutsch.
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Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
FAQ: Wie telefonisch besprochen
Wie formuliert man "wie telefonisch besprochen" am besten?
Möchte man sich in einer Mail auf ein zuvor gehaltenes Telefonat beziehen, kann man verschiedene Formulierungen dafür verwenden. Dabei kommt es auch auf das Verhältnis zwischen den Beteiligten an. Am Besten findet man immer eine eigene, persönliche Formulierung um auf das Telefonat zu sprechen kommen.
Wie kann man "Wie telefonisch besprochen" auf Englisch?
Es gibt drei verschiedene, korrekte Übersetzungen:
- As discussed on the phone.
- As discussed over the phone.
- As you and I have discussed…
Muss man bei "Wie telefonisch besprochen" ein Komma setzen?
Sie können bei der Formulierung ein Komma setzen, wenn Sie die Gliederung des Satzes unterstreichen möchten. Grammatikalisch ist eine Schreibweise ohne Komma aber ebenfalls korrekt.
