Moderne Floskeln in Geschäftsbriefen und E-Mails

Unternehmen im 21. Jahrhundert wollen sich nicht nur durch Marketing (Kundendienstpolitik, Gewinnbenachrichtungen und andere Maßnahmen), sondern auch im Alltag innovativ und fortschrittlich präsentieren. Dieser Eindruck entsteht vor allem auch in der Korrespondenz, im Geschäftsbrief, am Telefon und in der allgemeinen Kommunikation. Wer in seiner Geschäftskorrespondenz veraltete Floskeln und Standardsätze verwendet, der schafft nach außen automatisch einen Eindruck von Rückwärtsdenken, das sich schnell auf das Image der gesamten Firma überträgt. Das ist auch wichtig, wenn man eine E-Mail im Auftrag schreibt. 

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie als Sekretärin oder Assistent im Büro knackig und modern formulieren sowie ein kundenorientiertes Schreiben verfassen können.

Gerade in hektischen Situationen, wenn mal schnell ein Brief an den Geschäftspartner oder eine E-Mail an den Kunden verfasst werden muss, verfallen Office-Professionals in alte Floskeln und Standardsätze zurück. Zum Beispiel: „Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“

Diese eingetretenen Pfade, die meist entweder die Anrede, Einstiegssätze oder die Schlussformel betreffen, zu verlassen und auf gängige, oft verstaubte und unkonkrete Formulierungen zu verzichten, kostet zunächst Überwindung. Wenn Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz wirklich konkret, persönlich ansprechend und modern formulieren möchten, ist dieser Beitrag Ihre Anleitung für eine moderne, knackige Ausdrucksweise, an der Sie sich orientieren können und mit der Ihnen der Umstieg gelingt.

Um Geschäftsbriefe und Mails kundenorientiert und modern zu formulieren, sollten Sie die folgenden 8 Tipps beachten:

1. Stellen Sie Ihre Kunden in den Mittelpunkt.
2. Vermeiden Sie Floskeln und Standardsätze.
3. Formulieren Sie positiv.
4. Verfassen Sie kurze Sätze, verzichten Sie auf Schachtelsätze.
5. Verzichten Sie auf Abkürzungen und Wortmonster.
6. Benutzen Sie aktive Verben anstatt Substantive.
7. Formulieren Sie Aktiv- anstatt Passivsätze.
8. Achten Sie auf die korrekte Rechtschreibung.

„Bezugnehmend auf Ihre Anfrage nutzen wir die Gelegenheit, uns bei Ihnen zu melden“ - mit solch einem Einstiegssatz wirkt Ihr Schreibstil schnell beliebig. Wenn Sie das vermeiden möchten, streichen Sie diese Fossilien aus Ihrem Wortschatz. „Bezugnehmend“ ist ein archaischer Begriff, der in der Ausdrucksweise moderner Unternehmen nichts mehr zu suchen hat. Das gleiche gilt für „… wie telefonisch besprochen.“

Ob altmodisch oder modern formuliert, sollte Ihr Schreiben oder Ihre E-Mail dennoch die übliche Struktur vorweisen. Zu dieser gehören:

• Betreffzeile,
• Anrede,
• Einstiegssätze,
• Mittelteil,
• Schlussformel.

Folgend finden Sie 5 Tipps und Textbausteine für modern formulierte Geschäftsbriefe und Mails.

Tipp 1: Wählen Sie eine knackige Betreffzeile

Die Betreffzeile sollte knackig, aber zugleich aussagekräftig sein. Denn vor allem bei der Mail ist es das erste, was Ihr Kunde oder Ihre Kundin wahrnimmt.

Tipp 2: Moderne Anrede und Einstiegssätze in E-Mail oder Brief

Vermeiden Sie besonders am Anfang negative Einstiegssätze, steigen Sie stattdessen positiv in Ihr Schreiben ein. Das wird Ihr Kunde nämlich besser in Erinnerung behalten. Natürlich gibt es negative Themen wie zum Beispiel eine Mahnung oder Absage, bei denen es schwerfällt, positiv zu bleiben. Hier empfiehlt sich, die Schärfe aus der Formulierung herauszunehmen, z.B. indem man sofort den Grund nennt.

Tipp 3: Unnötige Einleitungen in E-Mail und Geschäftsbriefen

Aus Gründen der Höflichkeit wird in altmodisch wirkenden Texten häufig umständlich und aufgebläht formuliert. Dazu nutzt man oftmals das Verb „möchten“. Doch statt zu „möchten“, könnten Sie es in Ihrer Korrespondenz auch aktiv so formulieren, dass Sie es einfach tun.  

Tipp 4: Formulieren Sie mehr so, wie Sie schreiben

Viele Assistenten und Sekretärinnen verwenden schon ganz automatisch komplizierte Konstrukte. Wörter und Sätze, die Sie in der gesprochenen Kommunikation niemals über die Lippen brächten, gehen Ihnen mit der Tastatur locker von der Hand und aufs Papier Ihrer Geschäftskorrespondenz. Und häufig kommen dabei Formulierungen heraus, die aus einer anderen Zeit zu stammen scheinen und den Lesefluss stören können.

Tipp 5: Fach- und Fremdwörter in der Geschäftskorrespondenz

Welches Wissen und welche Hintergrundinformationen können Sie beim Empfänger voraussetzen? Kennt er den Fachjargon und die Abkürzungen, die Sie üblicherweise branchenintern verwenden? Was Sie als „normal“ empfinden, ist für Ihren Korrespondenzpartner vielleicht Neuland. Dadurch entstehen schnell Missverständnisse. Gestalten Sie Ihren Geschäftsbrief immer klar und verständlich.

Verzichten Sie auf Abkürzungen in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz:

Im Beispiel oben findet sich schon die Abkürzung „BV“, die auch zum Thema Fachjargon gehört. Unsere Empfehlung lautet aber auch, dass Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz nicht nur Fachabkürzungen vermeiden, sondern jegliche Abkürzung.

Warum? Sie kürzen vermutlich ab, um Zeit zu sparen oder weil Sie keine Lust haben, etwas auszuschreiben. Und genau das kommt auch beim Empfänger so an. Er ist es Ihnen nicht wert, dass Sie ein Wort ausschreiben oder sich die Mühe machen, nach einer alternativen Formulierung zu suchen. Abkürzungen sind innerhalb einer geschäftlichen Korrespondenz nicht wertschätzend, sondern eher respektlos und wenig kundenorientiert.

Ein Beispiel zur Begrüßung im Büro:

Sie kommen am Morgen in Ihr Büro und murmeln „Morgen“ zur Begrüßung. Das wirkt wenig höflich und drückt aus, dass Sie eigentlich wenig motiviert sind, den Tag im Büro zu beginnen. Wäre es nicht viel schöner, wenn Sie einander mit einem „Guten Morgen“ begrüßen würden? Genauso verhält es sich auch mit Abkürzungen, die Sie in der schriftlichen Korrespondenz verwenden.

Verwenden Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz Verben statt Substantive:

Zu viele Substantive machen Sätze schwer verständlich und stören den Lesefluss. Verben lassen Ihren Schreibstil lebendig wirken und machen Texte leichter lesbar. Vermeiden Sie in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz vor allen Dingen Substantive, die mit „-ung“ oder „-nahme“ enden.

Finger weg von „zwecks“, „mittels“ und „betreffs“:

Die Präpositionen „zwecks“, „mittels“, „betreffs“ gehören ebenfalls nicht zu Ihrem gesprochenen Wortschatz und sollten Ihnen deshalb verdächtig vorkommen. Sie wirken altmodisch und haben mit modernem Formulieren nichts zu tun.

Schreiben Sie nicht „unsererseits“ und „Ihrerseits“:

Beide Wörter sind sehr beliebt, wenn der formulierte Satz sich besonders höflich und „gebildet“ anhören soll. Doch mit dieser Ausdrucksweise wirken Sie leider distanziert und altmodisch. Dabei lassen sich die beiden Sprachungetüme ganz leicht durch „wir“ und „Sie“ ersetzen.

„Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung“. Eine häufig verwendete Grußformel für die Bitte um Rückmeldung, die jedoch durch das „jederzeit“ ein wenig übertrieben ist. Auch klingt das „zur Verfügung stehen“ eher nach einer Ware im Regal, nicht nach realen Personen, die Auskünfte geben.

Wenn auch Sie sich dabei erwischen, dass Sie floskelhafte Redewendungen verwenden, haben wir hier für Sie Formulierungsvorschläge, die über die üblichen Standardsätze hinausgehen.

Moderne Formulierungsvorschläge für Ihre Grußformel

• Ich freue mich auf das Treffen mit Ihnen am <Datum>.
• Ich freue mich auf ein interessantes Gespräch mit Ihnen.
• Rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben. Sie erreichen uns montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr unter der Telefonnummer +49(0) ... 
• Sie haben noch Fragen? Rufen Sie uns an! Telefon: +49(0) ... Ihre Ansprechpartnerin, Anna Jäger, hilft Ihnen gern weiter.
• Sie haben noch Fragen oder Wünsche? Bitte zögern Sie nicht, uns anzurufen.
• Wenn Sie noch Fragen oder Wünsche haben, rufen Sie uns an – wir sind gern behilflich.
• Bitte rufen Sie mich an, wenn Sie Fragen und/oder Wünsche haben.
• Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen.
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