Preiserhöhung ankündigen: So informieren Sie Kunden

Steigende Produktionskosten, hohe Mieten oder höhere Personalkosten: Es gibt verschiedene Gründe, aus denen es nötig wird, die Preise für die eigenen Leistungen zu erhöhen. In einigen Fällen ist es auch so, dass die angebotenen Produkte und Dienstleistungen im Vergleich zu früher an Qualität gewinnen. 

Allerdings haben Kunden nur begrenzt Verständnis dafür. Deswegen ist es wichtig, eine Ankündigung einer Preisanpassung immer mit Vorteilen für die Kunden zu begründen. Mit einem seriösen und professionell verfassten Geschäftsbrief gewinnen Sie ihr Verständnis und erhöhen die Bereitschaft, mehr zu zahlen.

Eine Preiserhöhung anzukündigen ist ein Gebot der Fairness. Die Kunden haben ein Recht darauf, zu erfahren, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung in Zukunft teurer ist als bisher. Zudem haben Sie über eine Ankündigung die Möglichkeit, Ihren Standpunkt zu erklären und die Gründe für die Preiserhöhung darzulegen.

Für eine höhere Qualität müssen sie sich ebenso wenig entschuldigen, wie für steigende Produktionskosten. Es ist aber wichtig, die Kunden damit nicht zu überrumpeln, sondern von Anfang an mit offenen Karten zu spielen und somit der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden nicht zu schaden.

In der Energiebranche ist es sogar Pflicht, eine Preiserhöhung spätestens einen Monat vorher beim Kunden anzukündigen. Neben der Begründung muss auch der Umfang der Preiserhöhung angegeben werden. Der Kunde hat dann ein Sonderkündigungsrecht, sollte er mit der Preiserhöhung nicht einverstanden sein.

Müssen Sie in Ihrem Unternehmen die Preise erhöhen, dürfen Sie nur die konkrete Kostensteigerung an den Kunden weitergeben. Eine Preiserhöhung zur reinen Profitmaximierung ist nicht erlaubt, denn eine Preiserhöhung darf den Kunden nicht unangemessen benachteiligen, so das Bundesjustizministerium. Demnach sind Preiserhöhungen von mehr als 5 % grundsätzlich eher nicht durchsetzbar.

Bei Strom- und Gasanbietern gibt es keine Vorschriften, wie hoch eine Preiserhöhung maximal ausfallen darf. Dennoch muss auch hier die Preiserhöhung plausibel und nachvollziehbar mitgeteilt werden und dem Kunden muss ein Sonderkündigungsrecht zugestanden werden. Während eine Erhöhung von 30 % schon in normalen Zeiten vorkommen können, wurde der Preis seit der Energiekrise 2022 bis zu 300 % oder mehr erhöht.

1. Der Einstieg in das Ankündigungsschreiben sollte immer positiv sein. Sie können hervorheben, dass Sie schon seit längerer Zeit erfolgreich zusammenarbeiten.
2. In einem zweiten Schritt kündigen Sie dann die Preiserhöhung an und begründen diese. Falls dies in Ihrem Interesse ist, können Sie ein Angebot für ein persönliches Gespräch machen, um eventuell Individualkonditionen für die Kunden auszuhandeln.
3. Zuletzt wählen Sie einen positiven Ausklang, der die Leserinnen und Leser Ihres Schreibens mit einem positiven Gefühl entlässt.

• Formulieren Sie Ihr Ankündigungsschreiben so ehrlich und transparent wie möglich. Erklären sie ihren Kundinnen und Kunden die konkreten Gründe, die zu der Preiserhöhung führen.
• Vermeiden Sie hierbei alle entschuldigenden und negativen Formulierungen. Sie führen die Preiserhöhung nicht leichtfertig durch, sondern haben konkrete Gründe hierfür. Für diese brauchen Sie sich nicht zu entschuldigen.
• Verwenden Sie zudem positive Formulierungen, die zeigen, dass ihre Kundinnen und Kunden einen Gegenwert für die höheren Zahlungen bekommen. Verwenden Sie kurze Absätze und kommen Sie immer konkret zum Punkt. Weiter unten finden Sie praktische Briefbausteine als Mustervorlagen, die Ihnen zu einem gelungenen Ankündigungsschreiben verhelfen!

In einigen Fällen ist die Ankündigung einer Preiserhöhung nicht nur angeraten, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn

• eine Mieterhöhung ansteht oder
• die Kosten des Energieversorgers steigen.

Ebenso müssen

• Banken und
• Versicherungen

ihre Kunden darüber informieren, wenn sie ihre Preise erhöhen.

Aber auch, wenn in einer Branche keine gesetzliche Vorschrift dafür vorliegt, eine Preisanpassung anzukündigen, ist es dennoch ratsam, dies freiwillig zu tun.

Im Kontakt mit Kunden ist es wichtig, eine Preiserhöhung mit einer Wertsteigerung zu verbinden. Vielleicht bekommen sie

• eine höhere Qualität oder
• der Service steht nun rund um die Uhr zur Verfügung.

Solche Vorteile aufzuzeigen, ist die Hauptaufgabe des Ankündigungsschreibens.

Wenn die Kunden verstehen, dass sie von der Preisanpassung etwas haben und nicht nur für dieselbe Leistung mehr bezahlen müssen, dann akzeptieren sie diese eher.

Betonen Sie in ihrem Schreiben, dass Sie ihre Leistungen stets hochwertig und zuverlässig erbracht haben, die Erhöhung jedoch eine Investition in eine höhere Qualität und bessere Leistung bedeutet, und sich dadurch lohnt. Bemühen Sie sich um schlüssige Argumente und eine professionelle Kommunikation. Eine solche Argumentation wird von den meisten Kunden verstanden.

Bei dem herkömmlichen Warenverkehr sind nachträgliche Preiserhöhungen grundsätzlich nie erlaubt, sobald die Ware innerhalb von 4 Monaten geliefert wird. Bei längeren Lieferzeiten darf rein rechtlich eine Preiserhöhung nach Kauf stattfinden. Doch selbst hier ist zwingend eine konkrete Klausel im Kaufvertrag notwendig, bevor eine nachträgliche Preiserhöhung zulässig ist. Der Verbraucherschutz steht stets an erster Stelle, weshalb eine nachträgliche Preiserhöhung nur in Ausnahmefällen genutzt werden sollte. Auch kann so das Vertrauen der eigenen Kunden verspielt werden.

Bei Strom- und Gasanbietern können Preise grundsätzlich erhöht werden, müssen jedoch stets mindestens 4 Wochen vorher angekündigt werden. Bei Nichtankündigung wird die Preiserhöhung unwirksam.

Die Ankündigung einer Preiserhöhung ist niemals angenehm, aber sie gehört zu den notwendigen Aufgaben eines Unternehmens und dessen Korrespondenz. Sie haben die Aufgabe, am Markt zu bestehen und können für ihre Leistungen einen entsprechenden Lohn verlangen.

Sie als Sekretärin, Assistent oder Office-Professional brauchen sich für eine Preiserhöhung daher nicht zu entschuldigen und kein schlechtes Gewissen zu haben. Wichtig ist, dass sie ihre Kunden offen und ehrlich informieren. Dies erreichen Sie am besten durch positive Formulierungen und eine ehrliche Darstellung der Gründe für die Preiserhöhung.

Eine solche Ankündigung sollten Sie auch dann Nutzen, wenn keine gesetzliche Pflicht hierfür besteht.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.