Grundsätzlich gilt vor allem für Sekretärinnen, Assistenten oder Office-Professionals, keine E-Mails ohne Text zu versenden. Selbst wenn die E-Mail angekündigt war, man dem Empfänger persönlich nahesteht und die Datei im Anhang einen nachvollziehbaren Dateinamen trägt, sollte aus der E-Mail hervorgehen, worum es im Anhang geht.
Welchen Text sollte eine E-Mail beinhalten, wenn vor allem der Anhang wichtig ist? Und wie wirkt der beigefügte E-Mail-Text modern, ansprechend und interessant? Das erfahren Sie im folgenden Artikel anhand von Beispielen, E-Mail-Formulierungen und Mustern, die persönlich und individuell klingen.
"Im Anhang finden Sie" – Schluss mit verstaubten Formulierungen
Viele unterschiedliche Faktoren sind dafür verantwortlich, dass ein Unternehmen nach außen hin modern und zeitgemäß wirkt. Einer davon ist ohne Frage die Art und Weise der Korrespondenz. Viele Redewendungen oder Grußformeln wirken mittlerweile antiquiert, sodass auf diese besser verzichtet werden sollte.
Redewendungen wie:
- „Ihrem Angebot sehen wir erwartungsvoll entgegen“ oder
- „zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme,“
gehören schon lange nicht mehr in das sprachliche Repertoire von modernen Sekretärinnen.
Ich fühle mich in die 1980er-Jahre zurückversetzt, wenn ich auf ein Angebot eines Unternehmens warte und im Begleittext derartige Floskeln verwendet werden. Modern eingestellte Kunden oder Geschäftspartner achten heute nicht nur auf den Preis oder die Qualität, sondern ebenfalls auf die Werte und die Außendarstellung eines Unternehmens. Floskeln wie „Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme“ wirken überholt und wenig innovativ.
Viele Floskeln wirken spröde und langweilig
Eine weitere Formulierung, die sich nach wie vor in geschäftlicher Korrespondenz findet und ebenfalls zum „alten Eisen“ gehört, ist die Floskel „Im Anhang finden Sie“, beziehungsweise „anbei“. Dieser Hinweis an den Empfänger des Schreibens wirkt ebenfalls altmodisch und nicht mehr zeitgemäß. Gleichzeitig sieht man diese Formulierungen nach wie vor häufig in E-Mails, Briefen und anderer schriftlicher Korrespondenz.
Ähnlich verhält es sich mit dem Wort „beigefügt.“ Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine verstaubte Floskel, die in heutiger Geschäftskorrespondenz am besten nichts zu suchen hat, weil sie spröde, langweilig und altmodisch wirkt. Wer in einem Schreiben auf einen Anhang verweisen möchte, hat viele Möglichkeiten, seine Geschäftspost mit frischen und modernen Formulierungen zu versehen.
E-Mail: Ein eindeutiger Hinweis ist ausreichend
„In Anhang finden Sie…“: Genau genommen muss bei einer E-Mail, die einen Anhang enthält, nichts gesucht und schließlich gefunden werden. Es reicht ein Hinweis, dass dem Schreiben ein Dokument angehängt wurde („Mit diesem Schreiben erhalten Sie…“) Dieser Hinweise kann beispielsweise wie folgt formuliert werden:
- Die Dokumente im Anhang informieren über….
- Im Anhang finden Sie das Protokoll unserer gestrigen Besprechung zur weiteren Überprüfung.
- Wie bereits am Telefon angekündigt, schicke ich Ihnen im Anhang die gewünschte Broschüre als Datei.
- Das Informationsmaterial liegt im Anhang für Sie bereit.
- Ich freue mich, Ihnen den angehängten Bericht zusenden zu können.
- Ich habe den Entwurf des Projektplans als Anhang beigefügt und freue mich auf Ihre Ergänzungen.
- Bitte informieren Sie sich über unser Angebot über die Datei im Anhang.
- Bitte beachten Sie die Datei im Anhang.
- Bitte finden Sie die gewünschten Informationen im Anhang.
- Die genauen Details sind im Anhang nachzulesen.
- Die gewünschten Informationen über den Abschluss der Verhandlungen entnehmen Sie bitte dem Anhang.
- Die Dateien 'Projektvorschlag.pdf' und 'Budgetplan.xlsx' finden Sie im Anhang.
Alternativ kann man in der Korrespondenz ebenso darauf verzichten, auf den Anhang hinzuweisen. Eine zielführende Information könnte in diesem Fall lauten:
- Mit diesem Schreiben erhalten Sie unsere aktuelle Preisliste.
- Sie erhalten heute die aktualisierte Version des Vertrages.
- Beachten Sie bitte ebenfalls das Anhangsverzeichnis, insbesondere die verschiedenen Gliederungspunkte.
Meine Top-3-Formulierungen für E-Mails mit Anlage
- Bitte entnehmen Sie den beigefügten Materialien in aller Ruhe die gewünschten Informationen - Diese Formulierung wirkt positiv und zielorientiert. Empfängern wird der Mehrwert der Informationen in der Anlage vermittelt.
- Nehmen Sie sich einen Moment Zeit für die gewünschten Informationen im Anhang - Mit dieser Formulierung wird die Wertigkeit der Anlagen gesteigert. Der Empfänger versteht, dass die Anlagen einen Mehrwert bieten.
- Im Anhang sende ich Ihnen die gewünschte Datei für ihre tiefer gehende Recherche - Diese Formulierung macht deutlich, dass die Dateien im Anhang dem Empfänger wichtige Informationen vermitteln, die er benötigt.
Es kostet nicht viel Zeit, individuelle Formulierungen zu finden, die den Mehrwert für den Empfänger darstellen und die Wertigkeit von Anlagen erhöhen. Statt Floskeln und altmodische Phrasen zu verwenden, ist es entscheidend, spezifisch zu formulieren und darzustellen, welchen Wert die übersandten Informationen haben.
„Anbei“: Eine bessere Formulierung ist leicht zu finden
Viele Geschäftsbriefe und E-Mail-Nachrichten beginnen mit den Worten:
- „Anbei schicken wir Ihnen“,
- „Anbei erhalten Sie“ oder
- „Anbei finden Sie eine Auflistung…“.
Zugegeben: Modern und persönlich wirken diese Formulierungen nicht. Als Fließtext aufgebaut und jeweils leicht abgewandelt wurden sie seit Jahrzehnten in Büros Tag für Tag als Textbaustein für geschäftliche Mails verwendet. Die Floskel „Anbei“ erfreut sich im Büroalltag nach wie vor großer Beliebtheit. Das liegt unter anderem daran, dass sie simpel zu verwenden und bekannt ist und dass es nicht leicht ist, für diese „ewige“ Floskel eine Alternative zu finden. Wer eine zeitgemäße Formulierung für einen Satz sucht, bei dem die Floskel „anbei“ ersetzt werden soll, kann sich zum Beispiel an folgenden Formulierungen orientieren:
- Sie erhalten heute die aktuelle Broschüre unserer Werbegemeinschaft. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen!
- Die Endfassung des Vertrags schicke ich Ihnen mit diesem Schreiben zur Unterschrift.
- Enthalten ist die aktualisierte Preisliste für das kommende Quartal.
- Die Angaben zu den jeweiligen Preisen stehen im Hauptteil des Vertragsabschnitts, den wir Ihnen heute zusenden.
- Ich schicke Ihnen als Benachrichtigung eine Kopie des Vertrags.
- Angehängt ist die Liste der Teilnehmer für die Konferenz.
Bei den vielen Alternativen zu „In der Anlage…“ und „anbei“ wird schnell klar – diese beiden verstaubten Floskeln sind überholt und sollten nicht mehr in der schriftlichen Korrespondenz genutzt werden.
Ein moderner Stil in der geschäftlichen Korrespondenz zieht sich idealerweise von der Anrede bis zum Schluss. Überholte Floskeln sollten möglichst ausgespart werden, da ansprechende und zeitgemäße Formulierungen auf einen versierten und modernen Verfasser schließen lassen. Eine moderne Ausdrucksweise ist vor allem durch eindeutige und klare Formulierungen gekennzeichnet.
Worte und Redewendungen wie:
- "anbei,"
- „anbei finden Sie,“
- „anbei sende ich Ihnen,“
- „beiliegend“,
- „baldmöglichst“,
- „unseres Erachtens“ und ebenso Floskeln wie
- „In der Anlage finden Sie…“
sollten in moderner Korrespondenz keinen Platz mehr haben. Nutzen Sie die Betreffzeile, um den Inhalt prägnant zu beschreiben und eine schnelle Einordnung zu ermöglichen.
Denken Sie daran, wichtige Schlüsselwörter oder Keywords in den Text zu integrieren. Auf diese Weise ist die E-Mail beim Durchsuchen der Inbox später leichter auffindbar.
Nutzen Sie ebenfalls den E-Mail-Körper und verzichten sie nicht auf die korrekte Anrede oder eine wertschätzende Abschlussformel. Persönliche Gruß- und Abschiedsformeln werden aufgrund von Zeitdruck oftmals weggelassen. Der damit verbundene Zeitaufwand ist gering und kann darüber hinaus als Zeichen des Respekts für den Empfänger gesehen werden.
Anleitung Anhang versenden: Corporate Identity und Firmenvorgaben beachten
Beim Versand von E-Mails kann man auf eine ganze Reihe von Standardformulierungen zurückgreifen. Diese gehen nicht selten auf Geschäftsbriefe im analogen Postverkehr zurück. Obwohl sie praktikabel sind, können sie als umständlich, unpassend oder veraltet aufgefasst werden. Hier ein paar Hinweise in dieser Anleitung für die Formulierung von E-Mails:
- Bedenken Sie, in welchem Verhältnis Sie zum Empfänger stehen. Abhängig vom nach Grad der Bekanntschaft gelten unterschiedliche Grade der Höflichkeit und Formalität.
- Erkundigen Sie sich nach den Gepflogenheiten in Ihrem Unternehmen. Vor allem mittelständische und große Unternehmen und internationale Konzerne legen im Zusammenhang mit der Pflege einer Corporate Identity Wert auf Einheitlichkeit in der schriftlichen Korrespondenz.
Corporate Identity (CI) beschreibt den Gesamteindruck, den ein Unternehmen bei seinen Kunden hinterlässt. CI beinhaltet das Logo sowie alle visuellen Aspekte einer Marke Corporate Identity ist ein zentraler Bestandteil der Markenidentität und gibt Kunden eine Vorstellung vom Unternehmen, bevor ein Geschäftskontakt beginnt.
Gibt es keine ausdrücklichen Vorgaben oder Anweisungen zum Verfassen von E-Mails, kann es hilfreich sein, sich bei Kollegen nach deren Vorgehen zu erkundigen und damit selbst zur Einheitlichkeit des Schriftverkehrs beitragen.
- Möglicherweise haben sich bestimmte Gepflogenheiten in Ihrer Branche etabliert. Dies wird deutlich, wenn man den vergangenen Schriftverkehr auf sich wirken lässt. Wurden die E-Mails professionell mit „Sehr geehrte Frau..."eingeleitet, oder wird ein neutraleres „Guten Tag..." oder ein „Hallo..." bevorzugt? Endet eine E-Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Viele Grüße?“ Aus dem Wording der bisherigen Korrespondenz können wichtige Rückschlüsse gezogen werden.
Darum sollte man auf Floskeln in Bezug auf den Anhang verzichten
Floskeln bedeuten im Arbeitsalltag eine Arbeitserleichterung, da man sie immer wieder verwenden kann. Sie sind für den Empfänger häufig und unterbewusst als Redensart oder Plattitüde erkennbar. Damit dies nicht passiert, macht es Sinn, einen Text durch persönliche und moderne Formulierung zu individualisieren. Individuelle Textzeilen ohne Floskeln sorgen dafür, dass der Inhalt beim Empfänger Interesse erzeugt und dieser die Inhalte besser aufnehmen kann. Die folgende Tabelle enthält ein paar häufig verwendete Floskeln neben jeweils einer Formulierungsalternative, die Sie als Anleitung benutzen können.
| Floskel | Bessere Formulierung |
| Ich komme zurück auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat und übersende Ihnen wie versprochen… | Ich hatte Ihnen versprochen, Ihnen X zu schicken. Das mache ich gern... |
| Beigefügt erhalten Sie… | Den Katalog schicke ich als PDF mit. |
| Wie soeben telefonisch besprochen, übersenden wir Ihnen angehängt… | Nach unserem Gespräch habe ich mich sofort an die Arbeit gemacht. Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über… |
| In der Anlage übersenden wir Ihnen den gewünschten Prospekt. | Sie erhalten mit dieser E-Mail unseren Prospekt über…, den Sie gestern angefordert haben. |
Warum Individualität besser ist, als Floskeln
Eine individuelle und positive Kundenansprache in einer E-Mail macht es für Kunden oder Geschäftspartnern leichter, sich mit der Marke zu verbinden. Als Kunde kaufe ich gern bei Unternehmen, die mir zeigen, dass ich wichtig bin und dass meine Bedürfnisse gesehen werden. Wer ein Angebot per E-Mail als Anlage erhält und merkt, dass sich der Verfasser direkt auf die Bedürfnisse und Präferenzen des Kunden konzentriert hat, wird unterbewusst eine viel stärkere emotionale Verbindung aufbauen als jemand, der eine Standard-E-Mail erhält. Zeitgemäße Floskeln und Redewendungen können zwar den ersten Kontakt unterstützen. Gleichzeitig ist die persönliche Ansprache der effektivste Weg, um langfristiges Vertrauen aufzubauen. Zwei oder drei durchdachte, individualisierte Sätze machen in vielen Fällen den Unterschied aus. Es macht zusammenfassend viel Sinn, einen Anhang mit einer individuellen und persönlichen E-Mail zu versenden, statt altmodische Floskeln zu verwenden.
Im Anhang oder als Anhang?
Damit der Empfänger den Anhang nicht übersieht, wird im Anschreiben darauf hingewiesen. Häufig gibt es Unsicherheiten, wie die korrekte Formulierung lautet. Heißt es „Im Anhang“ oder „als Anhang“?
Ein Anhang ist nichts anderes als eine elektronische Anlage, bei der zugehörige Dokumente mit der E-Mail transportiert werden. Laut Duden ist beides möglich: „als Anlage“ genauso wie „in der Anlage“. Welche Alternative verwendet wird, ist häufig vom Satzbau und vom Gesamtzusammenhang des Textes abhängig. Gebräuchlicher ist in der Regel die Redewendung „im Anhang“:
- „Im Anhang finden Sie…“
- „Im Anhang sende ich,“
- „Die Informationen befinden sich im Anhang“
- „Siehe die Rechnung im Anhang.“
Die Formulierung „Im Anhang“ ist sinnvoll, wenn darauf hingewiesen wird, dass sich dort relevante Unterlagen befinden (Wo befinden sie sich? –Im Anhang). Die Variante „als Anhang“ ergibt dann am meisten Sinn, wenn ausdrücklich darauf hingewiesen werden soll, dass die Informationen den Empfänger als Anhang erreichen (nicht per Brief, am Telefon etc.).
- „Die Rechnung erfolgt dieses Mal nicht per Post, sondern als Anhang dieser E-Mail“
- "Könnten Sie bitte die angehängte Bestellung auf Richtigkeit prüfen?"
- „Die Informationen schicke ich Ihnen als Anhang“ (und nicht postalisch als Anlage)“
- „Bitte beachten Sie den beigefügten Vertrag, der für unsere zukünftige Zusammenarbeit von großer Bedeutung ist."
- „Uns wäre lieber, Ihnen das Angebot über E-Mail als Anlage zukommen zu lassen und nicht mit der Post“
Ob die Bezeichnung „im Anhang“ oder „als Anhang“ die korrekte Variante ist, ergibt sich aus dem jeweiligen Zusammenhang der Nachricht und muss somit von E-Mail zu E-Mail neu entschieden werden.
Grundlagen Schritt für Schritt: Wie versendet man einen Anhang zu einer Mail?
Wie man einer E-Mail einen Anhang hinzufügt, hängt vom verwendeten E-Mail-Programm ab. Wir haben uns in dieser Anleitung für die gängigsten entschieden.
In MS Outlook, dem E-Mail-Dienst von Microsoft, wählen Sie im Menüband unter „Nachricht" oder „Einfügen" die Option „Datei anfügen" aus und navigieren anschließend an den Ort, an dem Sie die gewünschte Datei gespeichert haben.
Anleitungs-Tipp: So vergessen Sie nie wieder auf das Einfügen des Anhangs
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Anhang versenden mit Mozilla Thunderbird
Um eine E-Mail mit Anhang zu schreiben, können Sie zum Beispiel ebenfalls das E-Mail-Programm Mozilla Thunderbird nutzen: Klicken Sie auf den Button „Verfassen" und führen folgende Schritte durch:
- Klicken Sie auf das Feld „Anhang" mit der Büroklammer auf der rechten Seite des Fensters.
- Wählen Sie im Menü „Datei(en) als Anhang anfügen".
- Wählen Sie die gewünschte Datei im Dialogfeld aus und klicken Sie auf „Öffnen".
- Alle der E-Mail hinzugefügten Anhänge sind in der Folge auf der rechten Seite des Fensters unter „Anhang" zu sehen.
- Falls Sie einen Anhang entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument. Wählen Sie dann die Schaltfläche „Anhang entfernen" aus.
Das Dateiformat: Das sollte man wissen
Typischerweise werden im Anhang einer E-Mail Dokumententypen wie PDF-Dateien, MS-Excel-Dateien, Power-Point-Präsentationen, MS-Word-Dateien oder Bilder (JPG oder png-Format) versandt. Werden in Spezialbereichen andere Dateiformate verwendet, ist es wichtig, vor dem Versand zu überlegen, ob der Empfänger die Datei öffnen, verwenden und weiterverarbeiten kann.
Die Größe des Anhangs
Beachten Sie, dass die Größe des Anhangs beschränkt ist. Abhängig vom Anbieter gelten verschiedene Limits. Hier sind vier Beispiele für die größten Anbieter:
- Google (Gmail), Yahoo (Yahoo Mail) und Microsoft (Outlook.com) erlauben Anhänge bis maximal 25 MB,
- Bei GMX sind in der Gratis-Variante bis zu 20 MB zugelassen.
- Bei Freenet gilt eine Grenze bis 60 MB.
- Microsoft Exchange limitiert die Größe von E-Mail-Anhängen mit 35 MB.
Beim Versand großer Dateien kann die Größe des E-Mail-Speichers ebenfalls eine Rolle spielen. In der Regel werden E-Mails automatisch in den "Gesendet"-Ordner verschoben. Ist auf ihrem Account nicht mehr genug Speicherplatz übrig, um die E-Mail samt Anhang zu speichern, kann dies zu Fehlermeldungen führen. Stellen Sie aus diesem Grund und vor Versand wichtiger E-Mails mit umfangreichem Anhang sicher, dass Sie noch über genügend Speicherplatz verfügen. Bedenken Sie ebenfalls, dass der Empfänger eventuell nicht mehr genug Speicherplatz für eine größere E-Mail mit Anhang hat.
Große Dateien lassen sich eventuell komprimieren, indem sie in eine ZIP-Datei gepackt werden. Hierfür sind online verschiedene praktische Tools erhältlich. Überlegen Sie sich, bevor Sie Dateien von mehreren MB Größe versenden, ob Sie diese dem Empfänger nicht zielorientiert über eine Cloud-Lösung wie OneDrive oder Google Drive zur Verfügung stellen, sodass Sie nur den Link dazu per E-Mail versenden wollen.
Mein Tipp zu großen Anhängen in E-Mails
Große Anhänge in E-Mails mit 10 MB oder mehr können Empfänger abschrecken. Vor allem in Zeiten, in denen Viren oder Malware eine Bedrohung für Unternehmen und Privatpersonen sind, wird eine E-Mail mit einem großen Anhang eher ungern geöffnet. Ich empfehle ich diesem Fall, auf Dienste wie WeTransfer zurückzugreifen. Mit WeTransfer oder anderen File-Hosting-Diensten können Dateien bis zu 2 GB oder größer versandt werden. Die Datei wird gesichert auf den Servern des Anbieters gespeichert und kann in der Folge vom Empfänger geladen werden. Versenden Sie große Anlagen über WeTransfer kündigen Sie dies professionell in einer gesonderten E-Mail an:
- Für Ihre weitere Recherche sende ich Ihnen in einer gesonderten E-Mail verschiedene Dateien über den File-Hosting-Dienst WeTransfer.
Fazit: Anhänge in einer E-Mail versenden
Wenn Sie eine berufliche E-Mail mit Anhang versenden möchten, gibt es manche wichtige Punkte zu beachten. Um den Anhang nicht zu vergessen, führen Sie die Schritte am besten grundsätzlich in der gleichen Reihenfolge durch. Nach dem Verfassen des Begleittextes weisen Sie auf den Anhang der Mail hin. Damit dies professionell und persönlich ankommt, vermeiden Sie klassische Floskeln und nutzen Sie Begriffe und Sätze, die Interesse erzeugen und modern und individuell wirken.
Um einen Anhang zu einer E-Mail hinzuzufügen, wird in den meisten Programmen ein Button mit einer Büroklammer angewählt. Wählen Sie im nächsten Schritt im Dialogfeld die richtige Datei und eine unmissverständliche Bezeichnung aus. Erst nachdem der Anhang der E-Mail und der passende Text hinzugefügt wurde, fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Wenn Sie in dieser Weise vorgehen, steht einer professionellen E-Mail-Kommunikation nichts mehr im Wege.
