Warum sollte jeder versendete Vertrag ein Anschreiben beinhalten?
Ein Anschreiben ist ein Akt der Höflichkeit und wichtig beispielsweise für ein neues Arbeitsverhältnis. In einem solchen Schreiben teilen die Unternehmen ihren Vertragspartnern mit, worum es bei dem jeweiligen Inhalt geht. Das ist gerade bei Kunden, die mit vielen Firmen kooperieren, wichtig. Sie müssen auf den ersten Blick sehen, zu welchem Projekt der jeweilige Vertrag gehört, wie viele Exemplare geschickt wurden und wozu er dient.
Tipp
Kommen Sie bei Ihrem Anschreiben zum Punkt. Aller spätestens nach dem dritten Satz müssen die Empfänger wissen, worum es Ihnen geht. Ansonsten geht die Aufmerksamkeit schnell verloren.
Des Weiteren stellen Unternehmen durch das Anschreiben ihre Professionalität und Seriosität unter Beweis. Sie zeigen, dass sie sich mit den Formalien und ungeschriebenen Gesetzen der Geschäftswelt auskennen. Das Anschreiben ist immer das Aushängeschild eines Betriebes für Kunden oder ein neues Arbeitsverhältnis. Wenn Unternehmen sich hierbei keine Mühe geben, gehen Geschäftspartner davon aus, dass das auch in anderen Situationen der Fall ist.
Nicht zuletzt ist ein Anschreiben immer eine Orientierung für die Empfänger. Sie wissen aufgrund des Anschreibens genau, wie sie mit dem jeweiligen Vertrag oder Arbeitsvertrag zu verfahren haben. Müssen sie diesen unterschrieben zurücksenden? Ist er für die Ablage gedacht? Oder sollen die Konditionen noch einmal geprüft werden, um eventuell nachzuverhandeln? Wie viele Exemplare wurden mitgeschickt? Gerade wer häufig mit vielen Verträgen zu tun hat, ist für solche Informationen dankbar.
Aufgaben des Anschreibens
- Sinn und Zweck des Vertrags erläutern
- Weitere Handlungsaufforderungen nennen
- Die Seriosität und Professionalität des Betriebes verdeutlichen
Welche Elemente muss ein Anschreiben zu einem Vertrag enthalten?
Kaum ein Dokument ist so standardisiert wie das Anschreiben zu einem Vertrag. Das liegt unter anderem daran, dass solche Schreiben seit Jahrzehnten genutzt werden und sich in Aufbau und Form kaum verändert haben. Folgende Elemente müssen in einem solchen Anschreiben zwingend vorhanden sein, damit es seinen Zweck erfüllt und seriös wirkt:
- Briefkopf
- Anschrift
- Datum
- Anrede
- Betreffzeile
- Text
- Gruß
- Name und Unterschrift
Formulierungshilfe Grundlagen: Welche Informationen enthält ein Geschäftsbrief?
Es gibt klare rechtliche Vorgaben, welche Informationen in einem Geschäftsbrief enthalten sein müssen. Diese sind im sogenannten Handelsgesetzbuch festgehalten. Wichtige Kriterien bei der Bestimmung der Vorgaben sind die Rechtsform des Unternehmens und die Branche. Außerdem ist beim Verfassen von Geschäftsbriefen immer die Norm DIN 5008 zu berücksichtigen.
In unseren Formulierungshilfe sehen Sie, worauf es ankommt.
So müssen zum Beispiel Personengesellschaften folgende Angaben auf ihren Geschäftsbriefen machen:
- Firmenname
- Rechtsform
- Firmensitz
- Registergericht des Firmensitzes
- Nummer des Handelsregistereintrags
Es ist wichtig, in der Betreffzeile den Grund für das Schreiben exakt zu benennen. So wissen die Empfänger immer genau, worum es bei dem Vertrag geht. Bei der Formulierung des Anschreibens selbst, sind Sie relativ frei. Auch hier sollten Sie aber auf möglichst konkrete Aussagen achten und immer gleich zum Punkt kommen.
Was steht zum Beispiel in einem Anschreiben zu einem Vertrag?
Nachdem Sie alle Formvorgaben für einen Geschäftsbrief erfüllt haben, geht es an die Verfassung des eigentlichen Anschreibens. Hier kommt es darauf an, dass Sie den Grund für das Schreiben unmittelbar deutlich machen. Sagen Sie zum Beispiel konkret, auf welches Projekt sich der Vertrag bezieht und mit wem die Vertragsvereinbarungen für den Arbeitsvertrag ausgehandelt wurden. Hierbei kann (je nach Wunsch) ein Bezug zu den Vereinbarungen hergestellt werden, im Sinne von: „Wie telefonisch besprochen..." oder „Wie in unserem persönlichen Gespräch vereinbart...".
Anschließend bietet das Anschreiben Platz für zusätzliche Handlungsaufforderungen. Hier können Sie dem Empfänger mitteilen, wenn ein Vertrag zu unterschreiben, durchzusehen oder zurückzusenden ist. Außerdem sollte in einem Anschreiben immer eine Kontaktmöglichkeit genannt werden. Abschließend verwenden Sie eine Grußformel und setzen Ihren Namen und Ihre Unterschrift unter das Anschreiben.
Formulierungshilfen für das Anschreiben zu einem Vertrag
Für das Anschreiben zu einem Vertrag gibt es viele Standardformulierungen. Diese sind effizient und erprobt. Ebenso ideenlos und distanziert wirken sie aber auch. Deswegen ist es gelegentlich sinnvoll, von bekannten Mustern abzuweichen und neue Wege zu beschreiten. Hierzu gehört vor allem die Anrede.
Ein „Sehr geehrte Damen und Herren..." ist niemals verkehrt, eine persönliche Ansprache ist in der Regel aber besser. Hierfür ist es aber wichtig, den konkreten Ansprechpartner zu kennen. Bei der Übersendung von Verträgen an Partner und neue Mitarbeiter ist dies der Fall. Hier sollte über eine persönliche Anrede Vertrauen geschaffen und Sympathie aufgebaut werden.
Des Weiteren ist es ratsam, auf Nominalsätze möglichst zu verzichten. Das ist häufig schwierig, da solche Sätze in Anschreiben weit verbreitet sind.
„Wir bitten um Prüfung, Unterzeichnung und Rücksendung der Vertragsunterlagen." ist ein solcher Nominalstil. Er ist zweckmäßig, da er wichtige Handlungsaufforderungen enthält, aber unschön zu lesen. „Bitte prüfen Sie die Vertragsunterlagen und senden Sie diese unterschrieben an uns zurück.“ ist deutlich besser und meidet den Nominalstil.
Nicht zuletzt ist es wichtig, in einem Anschreiben so konkret wie möglich zu sein. Wenn die Unterlagen bis zum 20. Juli zurückgeschickt worden sein sollen, muss das in dem Schreiben erwähnt werden. Formulierungen wie: „Wir bitten um eine Rücksendung der Unterlagen bis zum 20. Juli." ist möglich, aber sehr direkt.
Alternativ kann die Formulierung „Bitte schicken Sie mir die Unterlagen unterschrieben zurück – gern bis zum 20. Juli." genutzt werden. Sie ist persönlicher und weniger direkt. Das ist wichtig, da negative und unangemessene Wörter beziehungsweise Formulierungen in einem Anschreiben nichts zu suchen haben.
Wichtige Tipps und Formulierungshilfen beim Verfassen des Anschreibens
- direkt zum Punkt kommen
- möglichst eine persönliche Ansprache wählen
- individuelle Formulierungen statt Floskeln
- auf den Nominalstil weitestgehend verzichten
- Wünsche und Handlungsaufforderungen konkret formulieren
- negative Formulierungen vermeiden
Wie sieht das Begleitschreiben zu einem Vertrag aus? - Kostenlose Muster, Vorlagen und Formulierungshilfen
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Fazit
Es lohnt sich, etwas Zeit und Mühe in die Ausarbeitung eines professionellen Anschreibens zu investieren. Hierdurch stellen Sie direkt eine persönliche und positive Verbindung zu Ihren Partnern und als Arbeitgeber zu neuen Angestellten her. Wichtig ist es, eine Mischung aus Direktheit und Freundlichkeit hinzubekommen. Das Ziel eines Anschreibens ist unter anderem, Ihre Seriosität und Professionalität darzustellen.
Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Sie die richtige Formatierung wählen und beispielsweise keine Fehler bei der Schriftgröße und den Zeilenabständen machen. Auch Rechtschreib- und Grammatikfehler sind in einem Anschreiben tabu. Lassen Sie das Schreiben daher sicherheitshalber noch einmal gegenlesen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie – was zu empfehlen ist – nicht ausschließlich mit Mustern und Vorlagen arbeiten, sondern individuelle Anschreiben erstellen und formulieren.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
