Neben Geschäftsbriefen gehören Dankesschreiben an Kunden und Geschäftspartner zu den adäquaten und positive Anlässen, geschäftliche Korrespondenz anzufertigen.
Im betrieblichen Umfeld gehört es zum guten Ton, in einem Dankschreiben Dankbarkeit für eine treue und langfristige Zusammenarbeit zum Ausdruck zu bringen. Eine Danksagung sollte nicht ausschließlich als allgemeine Geste verstanden werden, sondern anlassbezogen aufzeigen, dass man den Kunden und seine Treue aufrichtig wertschätzt.
Aus diesem Grund bieten sich nicht ausschließlich die Feiertage oder der Jahresabschluss an, um ein Dankeschön für das entgegengebrachte Vertrauen zum Ausdruck zu bringen. Wertschätzung und ein freundliches, schriftliches Dankeschön kann zu jedem Zeitpunkt im Jahr geäußert werden.
Neben treuen Kunden und Geschäftspartnern verdient in gleicher Weise die Belegschaft eines Unternehmens einen aufrichtigen Dank. Dieser kann gesamthaft für die Arbeit und Leistung in einem Geschäftsjahr oder projektbezogen geäußert werden. Bevor die Sekretärin im Office ein empathisches, zukunftsorientiertes und persönliches Dankesschreiben verfasst, ist es sinnvoll, die folgenden Fragen objektiv zu beantworten:
- Worauf sollte die Assistentin bei der Vorbereitung des Dankesschreibens achten?
- Wie kann ein Dankschreiben für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgebaut werden?
- Zu welchen Anlässen können Dankeskarten eine sinnvolle Alternative zu einem Dankschreiben darstellen?
- Welchen Mehrwert generiert ein Unternehmen durch individuelle Dankesschreiben?
Worauf die Assistentin bei der Vorbereitung des Dankesschreibens achten sollte
Ein Dankschreiben unterscheidet sich diametral von der allgemeinen Korrespondenz im Büro. Dies kann gesagt werden, da ein Dankesschreiben vor allem persönliche und empathische Worte und Nähe zum Empfänger impliziert. Der Großteil des täglichen Schriftverkehrs wird im Gegensatz formell, faktenorientiert und nach DIN-5008 verfasst. Beim Aufbau eines Dankschreibens ist es unwesentlich, ob Kunden oder Betriebsangehörige die Adressaten sind.
Da sich ein Dankschreiben wesentlich vom übrigen Schriftverkehr im Sekretariat unterscheidet, ist es für die Sekretärin zielführend, sich proaktiv mit dem zu erstellenden Text zu beschäftigten. Vor dem Textaufbau sollte sie sich Gedanken darüber zu machen, was Sie mit dem Dankschreiben beim Empfänger erreichen möchte. Freundliche, offene Worte der Wertschätzung oder die gleichzeitige Übersendung eines Geschenks oder eines Gutscheins können beim Adressaten unterschiedliche Reaktionen auslösen. Mögliche Resonanzen wären zum Beispiel:
- Freude über die wertschätzenden Worte und Weiterführung der vertrauensvollen Geschäftsbeziehung.
- Eine persönliche oder schriftliche Reaktion, zum Beispiel eine Dankeskarte als Erwiderung.
- Einlösen des übersandten Gutscheins.
Vor der Konzeption des Dankschreibens sollte die Sekretärin proaktiv planen, welches Feedback vom Empfänger gewünscht ist. Im Vordergrund sollte hierbei zu jeder Zeit der aufrichtige, ernst gemeinte Dank für die Zusammenarbeit und Treue stehen. Eine solche Vorgehensweise stärkt die Kundenbeziehung und lässt eine aktive Kundenbindung entstehen. Diese unterscheidet sich von der passiven Variante. Dies kann gesagt werden, da sowohl Kunde wie Unternehmen handlungsorientiert sind.
Beide Seiten haben ein explizites Interesse daran, die Zusammenarbeit zu intensivieren. Fokussiert sich die Sekretärin in ihren Überlegungen auf den Sinn und Zweck des Dankschreibens, wird sie vor allem spezifische, kundenzentrierte Formulierungen wählen. Diese werden echte Wertschätzung und Dank erkennen lassen und authentisch wirken.
Ein Dankschreiben sollte generell persönlich unterschrieben werden
Es empfiehlt sich, dass die Danksagung entweder die Unterschrift des Geschäftsführers oder seines Bevollmächtigten trägt. Hat ein Bereichsleiter, wie zum Beispiel der Vertriebsdirektor oder der Leiter des Kundenservice die direkte Kundenbeziehung, sollte seine Unterschrift aufgeführt oder eingedruckt sein.
Wie kann ein Dankschreiben für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgebaut werden?
Äquivalent zu einem Dankesschreiben für Mitarbeiter oder Kunden, sollte ein Dankesbrief für Geschäftspartner
- herzlich,
- verbindlich und
- mit Wertschätzung und Empathie verfasst werden.
Der Anlass für ein Dankeschön an Angestellte könnte zum Beispiel ein erfolgreiches Projekt sein, dass einen Mitarbeiter viel Mühe gekostet hat. Vorstellbar ist ebenfalls eine Leistung im Betrieb, die als besonders anzurechnen ist. Ebenso könnte eine innerbetriebliche Aktion, das Generieren eines hochkarätigen Auftrages oder die langjährige Mitarbeitertreue Anlass für ein Dankschreiben sein.
Die Sekretärin wird ein solches Dankesschreiben in den meisten Fällen im Namen ihres Vorgesetzten oder des Geschäftsführers verfassen. In diesem Fall ist es bedeutend, sich über das Verhältnis zwischen dem Mitarbeiter und dem Chef zu erkundigen. Dies ist sinnvoll, um persönliche Informationen oder Anekdoten einarbeiten zu können. Soll die ganze Belegschaft mit einer Danksagung bedacht werden, wird der Dankesbrief unpersönlicher und allgemeiner verfasst. Essenziell bei der Erstellung ist, dass aufrichtige Wertschätzung, Freude und Dankbarkeit vermittelt wird.
Die Basis eines jeden Dankesschreibens ist die Unternehmenskultur
Gibt es im Unternehmen eine gelebte Motivationskultur, in der Anerkennung und Lob zur Normalität gehören, sollte auch das Dankschreiben an die Mitarbeiter auf Basis dieser Werte verfasst werden. Bei einer eher nüchternen Atmosphäre im Betrieb sollten im Gegensatz Formulierungen gewählt werden, die in ihrer Intensität weniger herzlich oder warmherzig klingen. Bei einer zu temperamentvollen Wortwahl bestünde die Gefahr, dass Empfänger oder die Gesamtbelegschaft die Authentizität der Worte anzweifeln. Ein Dankesschreiben sollte zu jeder Zeit zu den Werten und dem allgemeinen Wording im Betrieb passen.
Zu welchen Anlässen Dankeskarten eine sinnvolle Alternative zu einem Dankschreiben sein könnten
Nicht in jedem Fall ist es notwendig, Kunden oder Mitarbeitern Anerkennung und Wertschätzung mit einem formalen Dankesschreiben zum Ausdruck zu bringen. Dankesschreiben sollten besonderen Anlässen vorbehalten bleiben. Dies impliziert, dass sie nicht inflationär versandt werden. Wäre dies der Fall, würde die Wertigkeit und Einzigartigkeit eines Dankesbriefes für Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden sinken.
Eine professionelle Alternative zu einem Dankesschreiben stellen Dankeskarten dar. Sie können kurzfristig konzipiert und versandt werden. Moderne Textverarbeitungsprogramme oder Softwareapplikationen halten adäquate Vorlagen bereit, mit denen Dankeskarten in Kürze erstellt werden können. In den letzten Jahren ist ebenso der unkonventionelle Versand von Dankeskarten über das Internet allgemein akzeptiert und zielführend.
Dankeskarten enthalten nach dem bekannten Grundsatz: „kurz, knapp, präzise“ die wesentlichen Inhalte einer Danksagung. Sie vermitteln dem Empfänger in kurzen Worten ein herzliches Dankeschön. Gleichzeitig zeigen sie auf, dass ein Unternehmen Wertschätzung für eine Leistung oder für die Treue des Kunden empfindet. Durch den Versand von Dankeskarten, die ebenfalls mit einem Geschenk oder einem Gutschein kombiniert werden können, wird die Kundenbeziehung oder die Mitarbeiterbindung nachhaltig gestärkt.
Neben einer hochwertig gedruckten Karte oder der elektronischen Version können Dankeskarten ebenfalls klassisch übersandt werden. Wer eine Dankeskarte persönlich mit einem Füllfederhalter per Hand schreibt, erzeugt beim Empfänger Endruck. Durch eine persönliche und spezifische Danksagung wird eine hohe Wertigkeit und Wertschätzung zum Ausdruck gebracht. Diese geht zu Herzen und erzeugt beim Empfänger Vertrauen und ein positives Gefühl.
Welchen Mehrwert ein Unternehmen durch individuelle Dankesschreiben generiert
In der Wechselbeziehung zwischen Kunden und dem Unternehmen ist es essenziell, den Bedarf und den Kundennutzen in den Mittelpunkt der Kundenbeziehung zu stellen. Erfolgreiche Führungskräfte und Verkäufer verfolgen neben dem eigentlichen Verkauf ein lohnende Ziel. Sie fokussieren sich darauf, mit ihren Kunden nutzenorientiert und bedarfsgerecht zu kommunizieren. Auf diese Weise gelingt es Ihnen, mit ihren Produkte und Dienstleistungen Lösungen anzubieten. Dieses Vorgehen generiet einen wesentlichen, nicht zu unterschätzenden Mehrwert.
Dieser bedeutende Mehrwert besteht in einer festen und langfristigen Kundenbindung. Unter dem Terminus Kundenbindung versteht man in der Regel die fortlaufende innere Verbundenheit des Kunden an ein Unternehmen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es essenziell, dass sich Verkäufer empathisch mit ihren Kunden beschäftigten. Sie müssen die Beweggründe des Kunden und seine Bedürfnisse nachvollziehen können. Nutzenorientierter Verkauf führt in der Folge dazu, dass eine Kundenbeziehung entsteht, die sich auf Vertrauen und Sympathie gründet. Qualität, Zuverlässigkeit und Loyalität sind weitere wesentliche Komponenten einer langfristigen Kundenbindung.
Individuelle Dankesschreiben, Dankeskarten und die persönliche Danksagung des Geschäftsführers oder Kundenbetreuers können eine Kundenbeziehung professionalisieren. Dies ist vor allem möglich, da eine schriftliche oder verbalisierte Danksagung Emotionen und Gefühle enthält. Diese werden vom Adressaten auf der Gefühlsebene wahrgenommen und wirken vertrauensbildend. Ein von Herzen kommendes Geschenk kann ebenfalls dazu beitragen, ein verbales oder schriftliches Dankeschön zu verstärken. Zusammengefasst entstehen durch authentische, offene und sympathische Danksagungen Kundenbindung mit einem festen Fundament. Diese Verbindung kann von Mitbewerbern nicht ohne Mühe durchbrochen werden, da sie emotional verwurzelt ist.
Derselbe Mehrwert entsteht in der Beziehung zwischen Unternehmen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens. Durch aufrichtigen Dank, ein Geschenk oder Lob und Wertschätzung erwächst in gleicher Weise eine Beziehung zum Unternehmen und seinen Führungskräften. Beschäftigte, die sich durch Danksagungen und ein persönliches Dankeschön Wertschätzung verspüren, fühlen sich motiviert. Sie haben mehr Freude daran, sich im Betrieb zu engagieren. Dies führt dazu, dass sie eine hohe Leistungsbereischaft an den Tag legen und Ideen einzubringen. Ein solches Vorgehen stärkt das Employer Branding, das vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels für Unternehmen aller Größenordnungen bedeutend ist.
Zusammenfassung und Fazit
Ein Dankesschreiben oder eine schriftliche Danksagung stellen eine adäquate Möglichkeit dar, sich bei Kunden oder Geschäftspartner zu bedanken. Anlässe für Glückwünsche könnten zum Beispiel eine langjährige und treue Zusammenarbeit oder eine fruchtbare Geschäftsbeziehung sein. An Jahrestagen, zum Abschluss eines Geschäftsjahres oder zu Feiertagen ist es zielführend mit einem Dankesschreiben den Dank des Unternehmens weiterzugeben. Dankesschreiben können generell zu jedem Zeitpunkt im Jahr versandt werden.
Sekretärinnen, die den Auftrag erhalten, ein Dankesschreiben zu konzipieren, sollten sich vor allem darauf fokussieren, dieses individualisiert und spezifisch zu verfassen. Ein Musterbrief kann nützlich sein, um den Grundstock des Schreibens zur Verfügung zu haben. Durch offene, freundliche und empathische Formulierungen in einem Dankesschreiben wird die Assistenz erreichen, dass sich Empfänger persönlich angesprochen fühlen. Ein authentischer Dankesbrief kann eine Geschäftsbeziehung intensivieren und die Kundenbindung professionalisieren. Gleiches gilt im Verhältnis zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Betriebsangehörige fühlen sich in gleicher Weise durch wertschätzende und authentische Danksagungen motiviert.
Es gehört im betrieblichen Umfeld zum guten Ton, Dankschreibungen oder Dankeskarten an Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter zu versenden. Ein Dankesbrief gewinnt an für den Empfänger an Wert, sobald dieser abseits von Mustern und Vorlagen individualisiert wird. Eine persönliche Note und herzliche Formulierungen stärken die Kundenbindung. Erreicht die Sekretärin dieses Ziel, werden Emotionen geweckt und die Mitarbeiter- oder Kundenbeziehung nachhaltig gefestigt.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
