Beispiele für interne Veranstaltungen
Für ein Einladungsschreiben kann es die verschiedensten Anlässe geben. Wichtig ist, dass jede Veranstaltung individuell beworben wird. Bei Ihrem Einladungstext sollten Sie also nicht auf Floskeln setzen oder Muster, die bei Wiederholung der Veranstaltung in der gleichen Form wieder verwendet werden, sondern einen Text speziell für die Veranstaltung verfassen. Beispiele für interne Veranstaltungen sind:
- Jubiläum der Firmengründung
- Jubiläen von Geschäftsführern oder Mitarbeitern
- Geschäftseröffnungen
- Betriebsfeiern, z.B. zu Anlässen wie Weihnachten oder dem Abschluss des Geschäftsjahrs
- Frühstück oder Abendessen, beispielsweise in einem Restaurant
- Seminar, Konferenz, Workshop, Barcamp
- Einstand sowie Ausstand
- Ausflüge und Motivationsspiele
9 Tipps für eine gelungene interne Einladung an Kollegen
- Klarheit: Stellen Sie sicher, dass der Zweck der Einladung klar und deutlich kommuniziert wird.
- Zeitpunkt: Versenden Sie die Einladung rechtzeitig, damit die Kollegen sich auf den Termin einstellen können.
- Empfänger: Versenden Sie die Einladung nur an die relevanten Personen und sorgen Sie dafür, dass alle Empfänger die Informationen erhalten.
- Ton: Wählen Sie einen geeigneten Ton, der dem Anlass angemessen ist. Je nach Art des Meetings oder der Veranstaltung kann dies formell oder informell sein.
- Prägnanz: Fassen Sie die wichtigsten Informationen in einigen wenigen Sätzen zusammen.
- Details: Geben Sie alle wichtigen Details an, wie z.B. Datum, Uhrzeit, Ort, Dresscode und besondere Anforderungen.
- RSVP: Fordern Sie die Kollegen auf, ihre Teilnahme zu bestätigen oder abzusagen.
- Erinnerung: Erinnern Sie die Kollegen gegebenenfalls kurz vor der Veranstaltung noch einmal an den Termin.
- Dankbarkeit: Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit der Kollegen und freuen Sie sich auf ihr Kommen.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, wird Ihre interne Einladung an Kollegen höflich und erfolgreich sein.
Warum interne Einladungen für interne Kleinevents verschicken?
Da interne Kleinevents wie Betriebsfeiern nur innerhalb des eigenen Unternehmens stattfinden, kommt oftmals die Frage auf, warum dafür überhaupt eine Einladung verschickt werden soll. Es gibt gleich mehrere Gründe, warum Sie dies tun sollten.
Zum einen verleiht es dem Event Wichtigkeit. Es zeigt allen Eingeladenen, dass es sich nicht nur um einen Plausch in der Mittagspause handelt, sondern um ein geplantes Event. Verschicken Sie eine Einladung, können Sie außerdem sichergehen, dass jeder Adressat informiert ist. Wird die Einladung nur mündlich von Person zu Person getragen, könnten einige Mitarbeiter gar nicht informiert werden.
Einladung zum Frühstück von Kollegen: So schreiben Sie die E-mail
Zu freudigen Anlässen wie einem Geburtstag oder auch einem Jubiläum bringen viele Kolleginnen und Kollegen etwas ins Büro mit. In der Regel stellen sie Kuchen in die gemeinsame Küche. Wer es dagegen etwas größer mag, kann die Kollegen auch zu einem gemeinsamen Frühstück einladen. Das stärkt den Teamzusammenhalt und ist ein guter Start in den Tag. Vorgesetzte sollten daher nicht nur zu bestimmten Anlässen über ein gemeinsames Frühstück nachdenken. Vielleicht bietet es sich regelmäßig an? So macht man den Beschäftigten sicherlich eine Freude.
Die Einladung für ein Frühstück unter Kollegen können Sie beispielsweise so formulieren:
Hallo ihr Lieben,
wir wollen morgen früh eine kleine Zusammenkunft veranstalten, um den Tag mit einem leckeren Frühstück zu beginnen. Jeder von uns kann sicher eine Pause gebrauchen, um neue Energie zu tanken und mit voller Kraft durchzustarten!
Also, wenn du Lust auf ein köstliches Frühstück hast und dich gerne mit deinen Kollegen austauschst, komm einfach morgen früh um [Uhrzeit] Uhr in der Küche vorbei. Wir werden frisches Brot, Marmelade, Käse, Kaffee und alles, was das Herz begehrt, bereithalten.
Keine Sorge, es wird keine formelle Veranstaltung sein, sondern einfach eine Gelegenheit, um in entspannter Atmosphäre etwas Zeit miteinander zu verbringen. Wir freuen uns auf dein Kommen und darauf, den Tag gemeinsam zu beginnen!
Beste Grüße,
[Name des Absenders/der Absenderin]
Aber wie informiert man die Kollegen am besten über das gemeinsame Frühstück und vor allem auch darüber, dass sie sich mit einem kleinen Beitrag beteiligen sollen? Zum Beispiel so:
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
um unseren Tag gemeinsam mit einem leckeren Frühstück zu beginnen, möchten wir euch herzlich zu einer kleinen Zusammenkunft einladen. Da wir dieses Mal jedoch ein gemeinsames Frühstück organisieren, möchten wir euch bitten, einen kleinen Beitrag zu leisten.
Es wäre toll, wenn jeder von euch etwas zum Frühstück beisteuern könnte, ob es nun eine Packung Brötchen, Marmelade, Butter, Käse oder ein paar Flaschen Saft oder Milch sind. Wenn es euch lieber ist, könnt ihr auch einen kleinen Geldbetrag beisteuern, um gemeinsam Lebensmittel einzukaufen.
Damit wir besser planen können, würden wir uns freuen, wenn ihr uns bis zum [Datum] Bescheid geben könntet, ob und mit welchem Beitrag ihr dabei sein werdet.
Wir freuen uns auf ein gemeinsames Frühstück mit euch und bedanken uns im Voraus für eure Unterstützung.
Herzliche Grüße,
[Name des Absenders/der Absenderin]
Beispiel: Einladung zum Einstand
Der Start in ein neues Arbeitsverhältnis wird von Anspannung und Vorfreude begleitet. In den ersten Tagen ist es vor allem entscheidend, die Kollegen und den Vorgesetzten schnell und unverkrampft kennenzulernen. Hierfür eignet sich der persönliche Einstand. In vielen Firmen gehört es zum guten Ton, seinen Einstand zu feiern. Kollegen und Vorgesetzte haben oft hohe Erwartungen an den Einstand und freuen sich darauf, den neuen Mitarbeiter persönlicher und privater kennenzulernen.
Der Einstand sollte mit einer schriftlichen Einladung offiziell angekündigt werden. Diese kann sowohl klassisch als schriftliche Einladung oder digital per E-Mail versandt werden.
Getränke, ein selbst gebackener Kuchen oder andere kulinarische Leckereien symbolisieren, dass sich ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin auf die Zusammenarbeit im Team freut.
Liebe Teammitglieder,
vielen Dank für die großartige Aufnahme im Team! Ich bin erst seit 5 Tagen im Unternehmen und fühle mich schon jetzt sehr wohl. Damit ich Euch alle noch besser kennenlernen kann, möchte ich Euch am (Ort/Zeitpunkt) zu meinem Einstand einladen. Seit gespannt auf viele kulinarische Köstlichkeiten und einen kleinen Umtrunk! Ich freue mich darauf, Euch alle am (Zeitpunkt) zu sehen!
Tipp:
Wird die Einladung zum Einstand per E-Mail verfasst, können in MS Outlook die Abstimmungsschaltflächen verwendet werden, um den Teilnehmern die Zusage zu erleichtern. Nachdem die Einladung zum Einstand per E-Mail konzipiert wurde, können Abstimmungsschaltflächen über „Optionen/Abstimmungsschaltflächen verwenden“ integriert werden. Neben voreingestellten Schaltflächen ist es ebenso möglich, benutzerdefinierte Antworten zu verwenden. Auf diese Weise können alle Teammitglieder schnell und eindeutig auf die Einladung zum Einstand antworten. Dies erleichtert die Planung und Vorbereitung des Einstands erheblich.
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
hiermit möchten wir euch herzlich zu einem wichtigen Meeting einladen, das am [Datum] um [Uhrzeit] im [Raum/Ort] stattfinden wird.
In diesem Meeting werden wir uns mit [Thema des Meetings] beschäftigen und wichtige Entscheidungen treffen, die für unser Unternehmen von großer Bedeutung sind. Es wird auch Gelegenheit geben, Fragen zu stellen und sich auszutauschen.
Wir bitten euch, eure Teilnahme an dem Meeting zu bestätigen, indem ihr auf diese Einladung antwortet. Falls ihr zu dem geplanten Termin nicht teilnehmen könnt, gebt uns bitte rechtzeitig Bescheid, damit wir gegebenenfalls einen Ersatztermin finden können.
Wir freuen uns darauf, euch beim Meeting zu sehen und gemeinsam wichtige Themen zu besprechen.
Beste Grüße,
[Name des Absenders/der Absenderin]
Was müssen eine interne Einladungen beinhalten?
Wenn Sie eine Einladung mit einem Einladungstext verfassen, können Sie sich an folgenden W-Fragen orientieren.
| Was findet statt? | Informieren Sie die Eingeladenen Personen über Thema, Eventart und (Rahmen-)Programm. |
| Wo findet es statt? | Notieren Sie die Adresse sowie Hinweise zur Anfahrt. |
| Wann findet es statt? | Schreiben Sie Datum und Uhrzeit auf. Gegebenenfalls kann auch der Beginn des Einlasses sowie das voraussichtliche Ende dazugeschrieben werden. |
| Wer lädt ein bzw. wer nimmt teil? | Informieren Sie die Gäste darüber, wer Sie einlädt und ob namenhafte Gäste auf der Veranstaltung erscheinen. |
| Wie kann man sich anmelden bzw. wie viel kostet die Teilnahme? | Informieren Sie die Eingeladenen darüber, wie Sie sich rückmelden sollen. Falls Kosten damit verbunden sind, sollten Sie auf der Einladung unbedingt darüber informieren. |
Muster für eine ansprechende interne Einladungen
Bei der Formulierung einer Einladung ist vor allem wichtig, dass sie ansprechend und persönlich ist. Allgemeine Floskeln im Einladungstext wirken unpersönlich und erzielen möglicherweise nicht die gewünschte Wirkung. Solche Formulierungen können Sie leicht in persönliche Worte umwandeln. Die folgenden Mustertexte helfen Ihnen beim Verfassen einer gelungenen Einladung!
Allgemeine Floskeln | Lieber so formulieren |
Ich möchte Sie recht herzlich zum Workshop xy einladen. | Ich lade Sie herzlich zum Workshop xy ein. |
Wir bitten um zahlreiches Erscheinen. | Wir würden uns sehr freuen, wenn viele von Ihnen an diesem Tag Zeit hätten, dabei zu sein. |
Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt. | Getränke sind den ganzen Tag vorhanden. In den Kaffeepausen gibt es Snacks, und zum Mittagessen ist ein Catering bestellt. |
Bitte erleichtern Sie mir die Planung und geben Sie mir Bescheid, ob Sie kommen können. | Bitte geben Sie mir Bescheid, ob Sie dabei sein werden, damit ich alles für Sie organisieren kann. |
Viele der allgemeinen Floskeln sind unpersönlich, nicht mehr zeitgemäß und nicht direkt genug. Achten Sie bei den Formulierungen im Einladungstext darauf, dass der Adressat sich angesprochen fühlt und Lust darauf bekommt, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen.
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir möchten euch herzlich zu unserer diesjährigen Firmenfeier einladen, die am [Datum] um [Uhrzeit] im [Ort] stattfinden wird.
Diese Feier ist eine Gelegenheit, um das vergangene Jahr zu feiern, Erfolge zu würdigen und uns auf das kommende Jahr einzustimmen. Wir haben ein abwechslungsreiches Programm geplant, das Musik, Essen, Getränke und unterhaltsame Aktivitäten beinhaltet.
Um uns bei der Organisation zu helfen, bitten wir euch, eure Teilnahme bis zum [Datum] zu bestätigen. Außerdem möchten wir euch darum bitten, uns mitzuteilen, ob ihr einen Gast mitbringen werdet und ob ihr spezielle Ernährungsbedürfnisse habt.
Wir freuen uns darauf, eine unvergessliche Firmenfeier mit euch zu erleben und gemeinsam zu feiern.
Beste Grüße,
[Name des Absenders/der Absenderin]
Wie sprechen Sie Kollegen im Einladungstext richtig an?
Die Anrede ist bei der Einladung einer der wichtigsten Bausteine. Sie steht ganz am Anfang der Einladung und wird als erstes gelesen. Ein guter Einstieg mit einer gelungenen Anrede ist also von Vorteil.
Wichtig ist, dass Sie unpersönliche Formulierungen vermeiden. Die Anrede unter Kollegen im Einladungstext könnte wie folgt lauten:
- Guten Morgen, liebe Kolleginnen und Kollegen,
- Guten Morgen zusammen,
- Hallo, liebe Kolleginnen und Kollegen,
Schon mit Ihrer Anrede versuchen Sie, die Menschen von der Veranstaltung zu überzeugen. Sie sollte also wohl überlegt sein.
Checkliste für vollständige interne Einladungen
Diese Angaben sollten in Ihrer Einladung nicht fehlen:
- Datum und Wochentag der Veranstaltung
- Beginn
- Veranstaltungsort oder Treffpunkt
- Anlass
- Art der Veranstaltung
- Gastgeber
- Hinweis auf Verpflegung
- Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen
Bei Bedarf können Sie auch folgende Punkte in Ihre Einladung aufnehmen:
- Voraussichtliches Ende
- Programm
- Nutzen aus der Teilnahme
- Bitte um Rückmeldung bzw. Anmeldung
- Kleiderordnung
- Informationen zur Anfahrt
Fazit: Vorfreude durch Persönlichkeit
Für das Verfassen einer Einladung sollten Sie vor allem auf Persönlichkeit und Vollständigkeit achten. Ein unpersönlicher Einladungstext voller Floskeln wird kaum jemandem Vorfreude auf die Veranstaltung bereiten. Wenn wichtige Informationen fehlen, haben Sie am Ende noch mehr Arbeit. Sie erhalten zahlreiche Anrufe oder E-Mails mit Rückfragen. Achten Sie also darauf, alle benötigen Informationen in die Einladung zu schreiben und unmissverständlich und professionell zu kommunizieren.
FAQ: interne Einladung
Was gehört in eine interne Einladung?
Eine interne Einladung zu einer Veranstaltung beinhaltet folgende Dinge:
- Zielgruppe/Adressaten
- Thema der Veranstaltung/Was findet statt?
- Wo findet es statt?
- Wann findet es statt?
- Wer nimmt teil?/Wer lädt ein?
- Wie kann man sich anmelden?
- Budget/Kosten
Was sind Gründe für interne Veranstaltungen?
Es gibt verschiedene Gründe für interne Veranstaltungen, bei denen eine Einlaung verschickt wird. Dazu gehören:
- Jubiläen von Geschäftsführern oder Mitarbeitern
- Jubiläum der Firmengründung
- Einstand sowie Ausstand
- Frühstück oder Abendessen, beispielsweise in einem Restaurant
- Geschäftseröffnungen
- Seminar, Konferenz, Workshop, Barcamp
- Ausflüge und Motivationsspiele
- Betriebsfeiern, z.B. zu Anlässen wie Weihnachten oder dem Abschluss des Geschäftsjahrs
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
