Dazu dienen interne Mitteilungen in Unternehmen
Anders als Aushänge, die sich in erster Linie dazu eignen, die Belegschaft in bestimmten Situationen an etwas zu erinnern, bieten sich interne Mitteilungen an, wenn Sie mehr zu sagen haben oder die Informationen nicht an die Arbeitsräume gebunden sind. Sie können sichergehen, dass jeder Mitarbeiter die Mitteilung erhält und sich im Zweifel nicht darauf berufen kann, von nichts gewusst zu haben.
Das Verschicken von internen Mitteilungen ist angebracht, wenn Sie ein konkretes Problem, Neuerungen oder interne Einladung ansprechen möchten. Verursacht das Verhalten von Mitarbeitern Gefahrensituationen oder unnötige Kosten, ist eine Mitteilung angebracht. Dies gilt auch, falls in Ihrem Betrieb bestimmte Sicherheitsvorschriften herrschen (z. B. weil mit gefährlichen Stoffen gearbeitet wird oder Maschinen im Einsatz sind) und diese missachtet werden. Die Sicherheit aller Mitarbeiter sollte immer an erster Stelle stehen. Wird diese gefährdet, müssen Sie handeln.
Interne Mitteilungen können aber auch verschickt werden, wenn es große Neuigkeiten oder Änderungen in Ihrem Unternehmen gibt. Dazu gehört:
- Ein neuer Mitarbeiter tritt in das Unternehmen ein
- Ein Geschäftsführer zieht sich aus dem Unternehmen zurück
- Lob und Anerkennung für gute Leistungen an die Mitarbeiter adressieren
- Es gelten neue Regelungen bezüglich der Arbeitszeiten, Reisekosten oder Gleitzeit
- Private Gespräche während der Arbeit werden nicht mehr gestattet
- Erinnerung an wichtige Termine
- Informationen zur Büro- oder Arbeitsplatzgestaltung
- Fusion mit einem anderen Unternehmen
- Ankündigung von Teambuilding-Aktivitäten
- Neue Kleiderordnung
- Ankündigung von neuen Projekten
- Einladung zu einem Event oder einer internen Geburtstagsfeier
- Einladung zur Weihnachtsfeier
Tipp
Verschicken Sie interne Mitteilungen frühzeitig, warten Sie nicht erst, Gerüchte und Unruhe oder ernste Probleme aufgekommen sind.
Hallo zusammen,
wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass wir bald ein neues Projekt starten werden. Wir sind uns sicher, dass es eine spannende Herausforderung für uns alle wird. Wir werden euch in Kürze weitere Details zu diesem Projekt mitteilen. Bleibt gespannt!
Liebe Grüße,
[Name des Absenders]
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir möchten euch gerne zu unserer bevorstehenden Teambuilding-Aktivität einladen. Wir werden gemeinsam eine spannende Aktivität unternehmen, bei der wir uns besser kennenlernen und als Team zusammenwachsen können. Wir freuen uns auf eure Teilnahme!
Beste Grüße,
[Name des Absenders]
Hallo zusammen,
ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um mich bei allen von euch zu bedanken, die in den letzten Wochen hart gearbeitet haben. Eure hervorragenden Leistungen haben dazu beigetragen, dass wir unsere Ziele erreichen konnten. Wir sind stolz darauf, so ein großartiges Team zu haben. Macht weiter so!
Beste Grüße,
[Name des Absenders]
Hi Team,
wir möchten euch daran erinnern, dass in zwei Wochen unser jährliches Mitarbeitergespräch stattfinden wird. Bitte stellt sicher, dass ihr euch auf das Gespräch vorbereitet habt und bereit seid, eure Ziele und Pläne für das kommende Jahr zu besprechen. Wir freuen uns auf eure Beiträge!
Viele Grüße,
[Name des Absenders]
Hallo zusammen,
wir möchten euch über einige Änderungen in der Büro- oder Arbeitsplatzgestaltung informieren. Wir haben einige neue Möbelstücke gekauft, die euch dabei helfen sollen, bequemer und effizienter zu arbeiten. Wir hoffen, dass euch die neuen Einrichtungsgegenstände gefallen werden.
Liebe Grüße,
[Name des Absenders]
Kostenlose Formulierungstipps: Wie schreibt man interne Mittelungen?
Bei internen Formulierungen gilt: „Der Ton macht die Musik“. Floskeln und Formulierungen, die von oben herab wirken, können zu schlechter Stimmung führen. Formulieren Sie besser direkt und ansprechend und achten Sie dabei auf eine klare Kommunikation.
Tabelle kostenlose schlechte und gute Formulierungen
So besser nicht formulieren: | Lieber so formulieren: |
Wir bitten um Einhaltung der o. g. Vorgaben. → Wirkt von oben herab. | Bitte beachten Sie, dass alle Vorgaben dieser Information ab sofort gelten. → Sachlich und direkt. |
Hiermit informieren wir Sie über die neue Reisekostenrichtlinie. → „Hiermit“ ist ein überflüssiges Füllwort. | Ab dem ... gilt die neue Reisekostenrichtlinie. → Direkt und auf den Punkt. |
Aus gegebenem Anlass möchten wir heute darauf hinweisen, dass die Sicherheitsvorschriften ohne Ausnahme einzuhalten sind. → Nennen Sie den „gegebenen Anlass“ besser und formulieren so, wie Sie auch sprechen würden. | Es hat in letzter Zeit immer wieder Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften gegeben. Bitte halten Sie sich ausnahmslos an alle Vorgaben. → Spricht die Problematik direkt an. |
Anlass für eine interne Mitteilung: Vorstellung bei neuen Kollegen
Im betrieblichen Alltag entstehen regelmäßig Situationen, in denen man als Sekretärin neuen Kollegen begegnet. Im Besonderen trifft dies zu, wenn man seine Tätigkeit in einem neuen Unternehmen beginnt und in den ersten Tagen das neue Team kennenlernt.
Vorstellung per E-Mail bei Kollegen – Beispiel
Die persönliche Vorstellung im noch ungewohnten Arbeitsumfeld stellt die effektivste Möglichkeit dar, die Kollegen und Vorgesetzten kennenzulernen. Aufgrund der Unternehmensgröße ist es nicht immer möglich, in einer persönlichen Vorstellungsrunde mit allen Kollegen Bekanntschaft zu schließen. Aus diesem Grund kann eine Begrüßungsmail an die Belegschaft im Betrieb zielführend sein. Auf diese Weise erhalten die Belegschaftsmitglieder einen ersten Eindruck vom neuen Kollegen.
Grundsätzlich sollte eine Vorstellung per E-Mail bei Kollegen kurz und informativ kreiert werden. Beim Schreiben sollte man sich empathisch in die Empfänger hineinversetzen und überlegen, welche Ansprache und welche Informationen diese interessieren. Im hektischen Arbeitsalltag würde eine lange und ausschweifende E-Mail wenig Beachtung finden.
Betreff: Vorstellung neuer Kollege
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich freue mich, euch unseren neuen Kollegen [Name] vorstellen zu dürfen, der ab sofort unser Team verstärken wird. [Name] wird als [Position] tätig sein und bringt umfangreiche Erfahrungen im Bereich [Bereich/Industrie] mit.
[Name] hat bereits in verschiedenen Unternehmen gearbeitet und ist aufgrund seiner/ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen die ideale Ergänzung für unser Team. Wir sind uns sicher, dass [Name] uns bei der Erreichung unserer Ziele und Projekte unterstützen wird.
Bitte begrüßt [Name] herzlich und stellt sicher, dass er/sie sich in unserem Team wohl fühlt. Wenn ihr Fragen habt oder Hilfe benötigt, steht [Name] euch gerne zur Verfügung.
Nochmals herzlich willkommen bei uns, [Name]! Wir freuen uns darauf, mit dir zusammenzuarbeiten.
Beste Grüße,
[Name des Absenders]
Auf die folgenden Punkte sollte im besonderen Wert gelegt werden:
- Anrede: Wer soll angesprochen werden? Welche Informationen sollen vermittelt werden?
- Ein Interesse erzeugender Einleitungssatz, der die Kollegen animiert, weiterzulesen.
- Wesentliche Informationen: Name, Position, Abteilung und die betrieblichen Kontaktdaten.
- Persönliche Informationen: Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, können wesentliche Angaben zu persönlichen Interessen ein authentisches Bild von einer Person zeichnen. Interesse erzeugen vor allem Hobbys oder die Verknüpfung von Tätigkeiten, die Arbeit und Freizeit verbinden.
- Berufliche Informationen: Hier könnte der bisherige Werdegang und die wesentlichsten beruflichen Stationen und Erfolge angeführt werden
- Ein zukunftsorientierter Schlusssatz, der vermittelt, dass man sich sehr auf die Zusammenarbeit freut und sich im Team engagieren und einbringen möchte.
Vorstellung in einer Mitarbeiterbesprechung
Eine persönliche Vorstellung kann ebenfalls im Rahmen einer Mitarbeiterbesprechung stattfinden. In der Praxis wird das neue Teammitglied am ersten Arbeitstag im Meeting vom Vorgesetzten offiziell Willkommen geheißen. Im Anschluss hat der neue Mitarbeiter die Chance, einige persönliche Worte an den Kollegenkreis zu richten. Es ist sinnvoll, bei der eigenhändigen Vorstellung nichts dem Zufall zu überlassen. Die ungewohnte Situation oder Aufregung könnten ansonsten dazu führen, dass man sich unkonzentriert und ohne roten Faden präsentiert. Eine Präparation im Vorfeld des Meetings kann helfen, den Überblick zu bewahren.
- Name, kurzer Überblick über den beruflichen Werdegang.
- Einige wenige private Informationen, wie zum Beispiel der Familienstand oder das Alter.
- Seiner Freude Ausdruck verleihen, dass man Teil des Teams ist.
- Sich für die freundliche Aufnahme im Team und die persönliche Vorstellung des Vorgesetzten bedanken.
- Zum Abschluss zukunftsorientiert kommunizieren und vermitteln, dass man sich auf die Zusammenarbeit und künftige Erfolge im Unternehmen freut.
Zusammenfassend ist eine persönliche Vorstellung bei den Kollegen im Unternehmen zu jeder Zeit sehr wichtig. Eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre und Teamgeist können nur entstehen, wenn man sich untereinander kennt.
Authentizität, Freundlichkeit, aktives Zuhören und nutzenorientierte Kommunikation sind die Schlüssel dafür, dass eine Vorstellung vor dem neuen Kollegenkreis professionell wirkt. So beginnt das Kennenlernen oder der Einarbeitungsprozess positiv.
Kostenlose Checkliste für eine gelungene interne Mitteilung
Bevor Sie Ihre interne Mitteilung verschicken, sollten Sie die Punkte dieser kostenlosen Checkliste durchgehen:
- Prüfen Sie E-Mails vorm Versenden sorgfältig auf Rechtschreib- und Tippfehler.
- Verwenden Sie einen eindeutigen Betreff.
- Formulieren Sie partnerschaftlich statt distanziert.
- Verwenden Sie Verben statt Substantive.
- Der Chef sollte der Absender bei wichtigen Mitteilungen sein!
- Legen Sie Wert auf eine respektvolle Anrede.
- Beugen Sie Gerüchten vor – wenden Sie sich rechtzeitig an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
- Kommunizieren Sie pro Mitteilung nur ein Thema
Fazit: Deutliche Worte wählen
Wenn Sie eine interne Mitteilung verfassen, sollten Sie auf deutliche, aber freundliche Worte setzen. Formulieren Sie die Anweisung oder Information so konkret wie möglich. Achten Sie als Office-Professional darauf, die Nachricht an alle Mitarbeiter zu versenden, die sie erhalten sollen. Tun Sie dies möglichst rasch, nachdem sich Mitteilungsbedarf ergeben hat.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
