Termine vereinbaren: Beispiel-Formulierungen und Muster

Eine höfliche Anfrage nach einem Termin sollte klar, respektvoll und flexibel gestaltet sein. Zudem muss die Bitte um einen Termin die wesentlichen Informationen beinhalten.

Folgende Aspekte sind bei der Anfrage nach einem Termin wichtig:

1. Freundliche Einleitung: Beginnen Sie die Anfrage mit einer höflichen Begrüßung oder einem kurzen Dank, falls es sich um eine fortlaufende Korrespondenz handelt.
2. Zweck der Anfrage: Geben Sie den Grund für den Termin präzise an, damit der Empfänger den Kontext versteht und den Termin entsprechend priorisieren kann.
3. Flexibilität bieten: Bieten Sie konkrete Terminvorschläge an, aber zeigen Sie sich flexibel, indem Sie dem Empfänger die Möglichkeit geben, Alternativen vorzuschlagen.
4. Höflicher Abschluss: Bedanken Sie sich für die Berücksichtigung und weisen Sie darauf hin, dass Sie sich auf die Rückmeldung freuen.

Beispiel-Formulierungen für die Bitte um einen Termin

• "Könnten wir einen Termin vereinbaren?"
• "Hätten Sie Zeit für ein Treffen?"
• "Wann hätten Sie Zeit für ein Treffen?"
• "Könnten Sie mir bitte einen passenden Termin nennen?"

Um die Verfügbarkeit zu überprüfen:

• "Wann sind Sie verfügbar?"
• "Welche Tage und Uhrzeiten passen Ihnen am besten?"
• "Haben Sie Zeit am [Tag] um [Uhrzeit]?"
• "Können Sie mir sagen, welche Zeiten für Sie am günstigsten sind?"

Möchten Sie schriftlich einen ersten Termin vereinbaren, so gibt es zwei Varianten, die Sie nutzen können.

Höflich nach einem Termin fragen ohne zeitliche Angabe

1. An welchem Tag und welchem Datum würde es Ihnen am besten passen?
2. Ziehen Sie einen bestimmten Tag oder ein bestimmtes Datum vor?

Höflich nach einem Termin fragen mit zeitlicher Angabe

1. Wäre es Ihnen am 28.10.2023 um 9.30 Uhr möglich?
2. Könnten Sie den 28.10.2023 um 9.30 Uhr einplanen?

Bitte um einen Termin: Die typischen Fälle

• Verkaufspräsentation als Follow-Up nach einem Messebesuch
• Reklamation bei einem Lieferanten
• Besprechung offener Fragen zu einem Projekt
• Neuverhandlung / Nachverhandlung von Konditionen

In solchen Fällen ist Vorsicht geboten. Die E-Mail darf sich nicht als reiner Terminvorschlag „tarnen", sondern muss der Situation gerecht werden. Dies beginnt bereits mit der Betreffzeile:

Der Text der E-Mails sollte den Anlass des Schreibens bzw. den Zweck des Besuches kurz umreißen.

Die Kunst alltäglicher Terminvorschläge-Mails liegt darin, zugleich dem Empfänger ein gutes Gefühl zu geben und das eigentliche Ziel zu erreichen, nämlich eine rasche und klare Antwort zu erhalten.

Diese 3 Elemente sollte Ihre E-Mail zum Terminvorschlag enthalten

1. Anlass oder Anliegen
2. Termin-Alternativen
3. Handlungsaufforderung

Aus dem Schreiben zum Terminvorschlag muss ganz klar hervorgehen, welchem Zweck oder Anliegen das Treffen dient. Meistens ist es auch sinnvoll, einige (wenige) Einzelheiten in das Schreiben zu integrieren:

• Thema der Präsentation
• Ziel der Verhandlung
• Vorstellungen über den Ablauf des Kennenlern-Besuches.

Um Terminvorschläge zu machen:

• "Wie wäre es mit [Tag] um [Uhrzeit]?"
• "Könnte [Datum] um [Uhrzeit] für Sie funktionieren?"
• "Würde Ihnen [Tag] um [Uhrzeit] passen?"
• "Ich schlage vor, dass wir uns am [Datum] treffen."

Der Großteil an Terminen wird per Mail vereinbart, deshalb ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Verfassen von Terminvorschlägen per E-Mail auskennen.

Folgender Bestandteile sind essenziell für einen gelungenen Terminvorschlag per E-Mail:

• Die Betreffzeile sollte direkt zeigen, worum es in Ihrer Mail geht, ohne zu aufdringlich zu sein. Deshalb sollte hier direkt der Wunsch nach einem Termin aufgeführt werde.
• In der Mail selbst sollten Sie den Grund des Termins beschreiben, um den Empfänger optimal auf den Termin vorzubereiten. Diese offene Kommunikation ist sehr wichtig, um das Vertrauen mit Ihren Kunden und Kollegen zu stärken.
• Nach dem Grund des Termins können Sie direkt einen Zeitpunkt für den Termin vorschlagen. Hier sollten direkt Datum, Zeit und Ort eingebunden werden. Um Ihrem Geschäftspartner entgegenzukommen, können Sie direkt noch weitere Alternativtermine anbieten
• Abschließend formulieren Sie noch den Wunsch nach einer Terminbestätigung, um von ihrem Gesprächspartner eine Antwort zu erhalten und den Termin fest planen zu können

Weiterhin sollten Sie bestimmte Floskeln in Ihrer Korrespondenz meiden, um zeitgemäß und modern Termine anzufragen. Ein paar Beispiele hierzu haben wir Ihnen aufgelistet.

Um Ihren Chef um ein Gespräch zu bitten, sollten Sie einen passenden Zeitpunkt abwarten und ihn nicht im Vorbeigehen auf dem Gang im Büro um einen Gesprächstermin bitten. Dadurch sorgen Sie, dass der Termin in seiner Wichtigkeit wahrgenommen und nicht vergessen wird. Sie können bereits davor dringende Gesprächspunkte des Termins aufschreiben, um sich besser vorzubereiten, damit das Gespräch auch von Erfolg gekrönt sein wird.

Wenn Sie Ihren Chef nun um einen Gesprächstermin bitten, sollten Sie direkt einen konkreten Termin vorschlagen, das Thema des Gesprächs benennen und auch die mögliche Dauer des Gesprächs. Häufig hat Ihr Chef viele verschiedene Termine am Tag und durch einen konkreten Datums- und Zeitvorschlag können Sie ihm Planungssicherheit geben. Halten Sie auch ein oder zwei Ausweichtermine bereit, falls Ihr Chef an Ihrem ersten Vorschlag schon verplant ist.

Bei der Formulierung einer Terminbitte an den Chef sollten Sie zunächst eine angemessene Begrüßung wählen. Üblich ist hier:

• Sehr geehrter Herr bzw. Sehr geehrte Frau

Sie können sich nun weiter nach dem Wohlbefinden des Chefs erkundigen, bevor Sie zum eigentlichen Anliegen übergehen. Eine Terminbitte können Sie wie folgt formulieren:

Nun nennen Sie einen möglichen Termin und gegebenenfalls weitere Alternativtermine, damit Ihr Chef in seiner Antwort nur noch zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit zusagen muss. Abschließend können Sie möglich Vorbereitungswünsche einholen:

Mit den üblichen Abschiedsfloskeln können Sie jetzt die Terminbitte an Ihren Chef abschicken:

Da Sie in der geschäftlichen Korrespondenz häufig auch Termine auf Englisch vereinbaren müssen, sollten Sie die gängigen Phrasen in der englischen Korrespondenz kennen.

Wichtige Formulierungen sind:

• I call you in relation to… – Ich rufe Sie an in Bezug auf…
• I would like to meet with you personally to discuss further details. – Ich möchte mich persönlich mit Ihnen treffen, um weitere Details zu besprechen
• When do you have time in the next few weeks? – Wann haben Sie Zeit in den nächsten Wochen?
• How does Wednesday, June 7 at 2pm suit you? – Wie passt Ihnen Mittwoch, den 7. Juni um 14 Uhr?
• Unfortunately I am not available that day, How does next Friday suit you? – Leider bin ich an diesem Tag nicht verfügbar, wie passt es Ihnen nächsten Freitag?
• I will send you an email confirming the appointment time and date. – Ich schicke Ihnen eine E-Mail mit der Bestätigung von Datum und Uhrzeit des Termins.
• I look forward to meeting you in person. – Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.

Weitere gängige Sprachen und Übersetzungen haben wir hier für Sie zusammengefasst. 

Sie können sich zunächst für den Terminvorschlag bedanken, dann können Sie den Termin bestätigen. Falls der Terminvorschlag für Sie jedoch unpassend ist, sollten dies direkt formulieren und unter Umständen einen Alternativtermin vorschlagen.

In Ihrer Antwort auf den Terminvorschlag können Sie auch direkt nach weiteren Informationen oder Anweisungen fragen oder bitten, über mögliche Änderungen des Termins informiert zu werden. Abschließend können Sie sich mit einer Abschiedsfloskel positiv über den zukünftigen Termin äußern.

Beispiel-Formulierungen zur Termin-Bestätigung und Termin-Verschiebung

Um den Termin zu bestätigen:

• "Ja, das passt mir."
• "Ich bin zu diesem Zeitpunkt verfügbar."
• "Super, der Termin am [Datum] um [Uhrzeit] ist für mich in Ordnung."
• "Das klingt gut. Ich freue mich auf unser Treffen."

Um den Termin abzulehnen oder zu verschieben:

• "Leider bin ich zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar."
• "Könnten wir den Termin auf [Datum/Zeit] verschieben?"
• "Es tut mir leid, aber ich habe bereits einen anderen Termin."
• "Ich fürchte, ich kann zu dieser Zeit nicht."

Eine professionelle Terminabsage sollte stets höflich, klar und respektvoll formuliert sein. Dabei ist es wichtig, Verständnis für die Umstände des anderen zu zeigen und nach Möglichkeit gleich einen Alternativtermin vorzuschlagen.

So gehen Sie vor:

1. Dankbarkeit ausdrücken: Bedanken Sie sich für die Terminvereinbarung, um Wertschätzung zu zeigen.
2. Absage begründen: Geben Sie eine knappe, aber respektvolle Erklärung, warum der Termin nicht wahrgenommen werden kann.
3. Alternativen anbieten: Schlagen Sie, wenn möglich, einen oder mehrere neue Termine vor, um Flexibilität und Engagement zu zeigen.
4. Höflicher Abschluss: Bedanken Sie sich für das Verständnis und bitten Sie um eine Rückmeldung bezüglich des neuen Vorschlags.

Beispiel-Formulierungen für die Terminabsage

Um den Termin abzusagen:

• "Ich muss den Termin leider absagen."
• "Etwas ist dazwischen gekommen, daher kann ich nicht kommen."
• "Können wir den Termin auf einen anderen Tag verschieben?"
• "Ich entschuldige mich, aber ich kann den Termin nicht einhalten."

Es ist auch möglich, dass Termine durch einen technischen Fehler aus digitalen Kalendern verschwinden. Möchten Sie Ihrem Kunden eine Erinnerungsmail schreiben, haben wir hier einige uster für Sie vorbereitet.

Nachfolgend stellen wir Ihnen ebenfalls zwei Varianten vor, wie Sie höflich nach einem bereits bestehenden Termin nachfragen, den Sie vergessen haben.

Müssen Sie für Mitarbeiter oder Vorgesetzte geschäftliche Termine vereinbaren, sollten Sie sich an die drei Hauptelemente der Terminplanung halten: Nennen Sie den Anlass und das dafür vorhergesehene Datum, bieten Sie ggf. Alternativtermine und vergessen Sie nicht, die Einladung mit einer Handlungsaufforderung abzuschließen. Eine gute Terminorganisation ist das Aushängeschild der Firma.

Im Zeitalter der digitalen Kommunikation gehen Terminvereinbarungen und Terminvorschläge schnell mal unter. Konzentrieren Sie sich in Ihrer E-Mail daher auf das Wesentliche und kommen Sie bereits mit dem "Betreff" auf den Punkt. Obwohl Termine zu vereinbaren zu Ihren standardmäßigen Routineaufgaben als Sekretärin und Assistenzkraft gehört, sollten Sie dabei auch nie Ihre Individualität verlieren. Passen Sie Ihren Schreibstil an Ihre Beziehung zum Empfänger an.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.