Zahlungserinnerung gekonnt formulieren – inkl. Mustervorlagen

Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Aufforderung eines Unternehmens an säumige Kundinnen und Kunden bei fehlendem Zahlungseingang, eine offene Rechnung zu bezahlen. Es kann durchaus einmal passieren, dass eine Rechnung untergeht und deswegen bei Fälligkeit nicht bezahlt ist. Es ist daher nicht nötig, allen säumigen Kunden sofort eine böse Absicht zu unterstellen und ein Mahnverfahren einzuleiten. Eine Zahlungserinnerung ruft den Betroffenen die jeweilige Rechnung ins Gedächtnis und fordert sie dazu auf, sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu begleichen.

Obwohl beide Begriffe immer wieder synonym verwendet werden, ist eine Zahlungserinnerung noch keine Mahnung. Das zeigt sich vor allem an den juristischen Konsequenzen, die sich aus einer Zahlungserinnerung beziehungsweise einer Mahnung ergeben. Eine Zahlungserinnerung ist lediglich eine freundliche Aufforderung zur Zahlung an den Kunden, wohingegen sich aus einer Mahnung konkrete Rechtsansprüche seitens des Gläubigers ergeben. Hierzu gehören unter anderem die Zahlung von Verzugszinsen und die Möglichkeit, von einem bestehenden Vertrag zurückzutreten.

Eine Zahlungserinnerung ist juristisch nicht vorgeschrieben, hat sich aber im Unternehmensalltag als gängiges Werkzeug etabliert. Das liegt daran, dass eine Mahnung für gewöhnlich bereits sehr streng formuliert ist und juristische Konsequenzen nach sich zieht. Unternehmen haben kein Interesse daran, ihre treuen Kundinnen und Kunden durch eine solche Warnung vor den Kopf zu stoßen. Die Zahlungserinnerung ist eine gute Möglichkeit für Sekretärinnen und Assistenten, um eine Rechnung bei fehlendem Zahlungseingang bzw. Verzug ins Gedächtnis zu rufen, ohne gleich mit Inkasso oder Anwalt und Gericht zu drohen. Sie kommt deswegen vor allem bei treuen Partnern und Stammkunden zum Einsatz, bei denen die Betriebe davon ausgehen, dass die Rechnung nicht aus böser Absicht bis zur Fälligkeit nicht beglichen wurde. Aber auch bei neuen Kundinnen und Kunden oder solchen, die bereits mehrfach eine Rechnung nicht bezahlt haben, ist es nicht zwingend erforderlich, gleich zu einer Mahnung zu greifen oder das Mahnverfahren zu eröffnen. Eine simple Zahlungsaufforderung genügt meist.

Im Unterschied zu einer Mahnung handelt es sich bei einer Zahlungserinnerung um ein formloses Schreiben, welches auf den Verzug hinweist. Es ist deswegen nicht zwingend nötig, bestimmte Formalien einzuhalten oder konkrete Formulierungen zu verwenden.

Es hat sich in der Praxis aber als hilfreich erwiesen, folgende Informationen in die Zahlungserinnerung aufzunehmen:

• die Art der erbrachten Leistung
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag
• eine bitte um Zahlung bis zu einem konkreten Termin
• die Bankverbindung des Gläubigers
• ein Hinweis, dass die Zahlungserinnerung ignoriert werden kann, falls die Zahlung bereits vorgenommen wurde.

Eine Zahlungserinnerung verfolgt das Ziel, säumigen Kundinnen und Kunden eine noch offene Rechnung ins Gedächtnis zu rufen. Deswegen ist es ratsam, eine solche Erinnerung freundlich zu formulieren und von einem Versehen seitens der Kundinnen und Kunden auszugehen. Ein Muster für eine professionelle Zahlungserinnerung sollte man sich zurechtlegen und als Formulierungshilfe heranziehen.

Hierfür bieten sich Formulierungen wie: "Sicherlich ist es nur ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass ..." oder "Vermutlich haben Sie die Rechnung mit der Nummer XY einfach nur übersehen..." an. Diese sind offen und freundlich und zeigen den Kundinnen und Kunden, dass sie für das bisherige Ausbleiben der Zahlung Verständnis haben. Dennoch sollte eine Zahlungserinnerung ein konkretes Datum enthalten, bis zu dem die Zahlung erfolgt sein soll.

Es gibt Formulierungen, die in einer Zahlungserinnerung nichts zu suchen haben. Hierzu gehören Drohungen. Direkt mit einem Anwalt oder sonstigen juristischen Konsequenzen zu drohen, stößt die Kundinnen und Kunden vor den Kopf. Diese Zahlen eventuell den offenen Rechnungsbetrag, sind an einer weiteren Zusammenarbeit häufig aber nicht mehr interessiert.

Auf der anderen Seite ist es wichtig, möglichst konkret und verbindlich zu sein. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie direkt zur Sache. Je präziser Sie Ihre Kommunikation halten und je genauer Sie den Kundinnen und Kunden sagen, was Sie von ihnen erwarten, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahlungserinnerung erfolgreich ist.

Aus einer Zahlungserinnerung ergeben sich keine rechtlich bindenden Konsequenzen. Hierdurch unterscheidet sie sich von einer Mahnung, aus der sich verschiedene rechtliche Ansprüche wie Zinsen oder ein Eintrag der Forderung bei der Schufa ergeben. Sie müssen daher genau überlegen, ob Sie zunächst eine unverbindliche Zahlungserinnerung herausschicken oder direkt eine Mahnung erstellen. Eine Zahlungserinnerung ist nicht vorgeschrieben und dient lediglich der Kundenpflege bzw. zur Zahlungsaufforderung. Sollten Sie direkt rechtliche Ansprüche erwerben wollen, ist es notwendig, umgehend zu einer Mahnung zu greifen.

Da es sich bei einer Zahlungserinnerung um ein freiwilliges Mittel von Unternehmen handelt und es keine rechtlich bindenden Konsequenzen mit sich bringt, gibt es hierfür auch keine konkreten Fristen. Weder muss die Zahlungserinnerung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bei säumigen Kundinnen und Kunden ankommen, noch ergeben sich aus der Zahlungserinnerungen irgendwelche Fristen und Ansprüche. Dennoch ist es ratsam, ein konkretes Datum in die Zahlungserinnerung aufzunehmen, bis zu dem der ausstehende Betrag gezahlt sein muss bzw. ein Zahlungseingang erwartet wird.

Es gibt keine vorgeschriebene Form, in der eine Zahlungserinnerung zu erfolgen hat. Deswegen ist es durchaus legitim, eine Zahlungserinnerung per E-Mail zu verschicken. Hieraus ergeben sich ebenso wenig rechtliche Konsequenzen wie aus einer per Geschäftsbrief versendeten Zahlungserinnerung. Grundsätzlich ist es sogar möglich, eine mündliche Zahlungserinnerung auszusprechen. Allerdings liegen dann keine schriftlichen Zeugnisse darüber vor, dass eine solche Erinnerung erfolgt ist. In der Praxis ist es deswegen sinnvoll, eine Zahlungserinnerung immer schriftlich zu erstellen. Ob dies nun digital oder analog erfolgt, ist den jeweiligen Unternehmen überlassen.

In einigen Fällen kommt es vor, dass säumige Kunden trotz einer Zahlungserinnerungen den offenen Rechnungsbetrag nicht begleichen. In diesem Fall bleibt den Gläubigern lediglich der Griff zu einer offiziellen Mahnung. Diese wird auch als verzugsbegründende Zahlungserinnerung bezeichnet. Im Unterschied zu einer einfachen Zahlungserinnerung muss eine Mahnung eine konkrete Form aufweisen und spezielle Elemente beinhalten.

Hierzu gehören folgende Aspekte:

• Das Datum, an dem die Zahlungserinnerung gestellt wird
• Name, Anschrift und Firmenbezeichnung von Schuldner und Gläubiger
• Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag
• die Art der erbrachten Leistungen
• der vollständige geschuldete Betrag
• eine konkrete Darlegung, dass eine Forderung besteht und welche Höhe sie hat
• eine konkrete Aufforderung zur Zahlung
• eine konkrete Zahlungsfrist
• Ankündigung rechtlicher Schritte bei einer weiterhin ausbleibenden Zahlung

Es ist nicht üblich, für eine Zahlungserinnerung Mahngebühren zu erheben. Unternehmen müssen sich deswegen sehr genau überlegen, ob sie säumigen Kundinnen und Kunden zunächst eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Diese verursacht nämlich Kosten, die sich die Betriebe nicht erstatten lassen können. Im Namen einer positiven, auf Langfristigkeit angelegten Kundenbeziehung spricht allerdings viel dafür, diese Investition zu tätigen und die Kosten für die Zahlungserinnerung selbst zu tragen.

Es ist immer lästig, wenn Unternehmen nach Fälligkeit säumige Kundinnen und Kunden auf einen offenen Rechnungsbetrag bzw. eine nicht bezahlte Rechnung aufmerksam machen müssen. Allerdings kommt es im Geschäftsalltag immer wieder vor, dass die Zahlung einer Rechnung einfach untergeht, ohne dass hier eine böse Absicht für den Verzug des Kunden vorliegt. Eine Zahlungserinnerung ist eine gute Möglichkeit, freundlich aber unverbindlich darauf hinzuweisen, dass eine Rechnung noch beglichen werden muss. Diese Unverbindlichkeit ist allerdings auch ein Vorteil für die Unternehmen. Eine Zahlungserinnerung muss keine bestimmte Form und keinen konkreten Inhalt besitzen, sondern kann formlos erfolgen und bei einer guten Kundenbeziehung sogar lustig sein. Passende Muster können als Formulierungshilfe dienen.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.