Einwandfreie Korrespondenz: Die Visitenkarte des Unternehmens
Eine perfekte Korrespondenz mit einwandfreier Rechtschreibung ist demnach von großer Bedeutung für den professionellen Auftritt eines Unternehmens.
Das sorgt häufig für Unsicherheiten und setzt Sekretärinnen und Sekretäre nicht selten unter Druck. Richtig schreiben und Fehler vermeiden ist damit eine wichtige Voraussetzung für den Beruf.
Grammatikprüfung und Duden sind essenziell
Um sicher zu gehen, einen Text fehlerfrei und grammatikalisch richtig zu schreiben, hilft - neben einer sorgfältigen Grammatikprüfung - oft der Blick in den Duden. Dieser liefert nicht nur Erkenntnisse über die exakte Schreibweise der Wörter, sondern hilft auch in Grammatikfragen weiter.
Allerdings ist es aufwändig, jedes Mal das Wörterbuch oder ähnliche digitale Helfer bemühen zu müssen. Alternativ lassen sich Rechtschreibfehler mithilfe eines geeigneten Korrekturprogramms weitestgehend auffinden, allerdings nicht vollständig ausmerzen.
Ein Beispiel mit dem Wort Zahlen und zahlen
Während das Wort „Zahlen“ mathematische Größen beschreibt, wird das Wort als Verb („zahlen“) zur Begleichung einer (Geld)schuld verwendet.
Die Rechtschreibprüfung kann einen Fehler bei der Groß- und Kleinschreibung dieser Wörter häufig nicht als solchen erkennen.
Korrekturlesen: Noch vor der Rechtschreib- und Dudenprüfung
Wer ganz sicher gehen will, lässt seine Texte von einem Kollegen Korrektur lesen. Am besten ist es jedoch, möglichst viel Sicherheit im Umgang mit der deutschen Sprache zu erlangen. Richtig schreiben wird damit zu einem Kinderspiel.
Trotzdem kann es nicht schaden, bei Unsicherheiten lieber einmal mehr als zu wenig im Duden nachzuschlagen oder die Rechtschreibkontrolle als Prüfung anzuwenden. Schwierigkeiten bereiten den meisten jedoch nicht nur die Regeln der Großschreibung und Kleinschreibung - auch die Zeichensetzung ist ein Teilgebiet der Grammatik, in dem viele Büroangestellte nicht ganz sicher sind.
Das Komma führt immer wieder zu erheblichen Fehlerquellen
Gerade das Komma ist ein Kandidat, der häufig für Verwirrung sorgt. Wer sich bei der Frage nach der richtigen Verwendung des Satzzeichens unsicher fühlt, sollte sich den Text Satz für Satz zunächst laut vorlesen.
Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse, die durch ein Komma beziehungsweise seine Auslassung entstehen können, leichter erkennen.
Folgendes amüsantes Beispiel veranschaulicht, wie der Sinn eines Satz dadurch beeinflusst werden kann:
„Ich mag meine Familie kochen und meinen Hund.“
Hier ist offenbar etwas schief gegangen. Durch die richtige Nutzung von Kommata erhält dieser Satz erst seine richtige Bedeutung:
„Ich mag meine Familie, kochen und meinen Hund.“
Knackpunkt: Groß- und Kleinschreibung
Doch zurück zur Grammatik und ihren Stolperfallen: Gerade die vielen Regeln rund um die Großschreibung haben es bei der deutschen Sprache in sich.
Grundsätzlich werden groß geschrieben:
- Satzanfänge
- Eigennamen
- Überschriften
- Anredepronomen
- Substantive und Substantivierungen
Während die ersten vier Punkte für sich sprechen, steckt gerade beim Thema Substantive der Teufel im Detail. Denn nicht nur Hauptwörter (Substantive), sondern auch Verben, Präpositionen, Adjektive oder Pronomen werden vielfach großgeschrieben – nämlich dann, wenn diese substantiviert werden.
Ein Beispiel: Substantive und Verben
Verb: „Wir schwimmen gerne im Meer.“
Substantiviertes Verb: „Schwimmen im Meer macht uns Spaß.“
In diesem Fall wird das Verb in ein Substantiv verwandelt und muss deshalb groß geschrieben werden. Ein Substantiv kann daran erkannt werden, dass sich gedanklich ein Artikel (der, die, das) vor das Wort setzen lässt: „Das Schwimmen im Meer macht uns Spaß.“ Außerdem lassen sich derartige Fälle der Besonderheiten deutscher Sprache an verschiedenen W-Fragen erkennen: „Was macht uns Spaß?“ – das Schwimmen.
Ein weiteres Beispiel für eine Substantivierung
„Ich habe kein Problem mit der Lauferei.“ (die Lauferei; womit habe ich kein Problem?)
Auch Adjektive verwandeln sich regelmäßig in Substantive:
- nass – im Nassen
- alt – beim Alten
- rein – im Reinen
- schön – am Schönsten
Bei Adverbien, Konjunktionen und Präpositionen gilt ebenfalls: Werden diese substantiviert, werden sie großgeschrieben.
Folgende Beispiele liefern einen ersten Überblick:
- Wir danken Ihnen im Voraus
- Ohne Wenn und Aber kommen wir jetzt auf den Punkt
- Wir kennen kein Heute und kein Gestern,
- Das ewige Hin und Her ist uns ein Dorn im Auge
- Die Entscheidung steht: Es gibt kein Vor und Zurück.
- Bitte wägen Sie das Für und Wider ab
(Quelle: Duden)
"dass" oder „das" – Unterscheidung ist nicht schwierig
Schwierigkeiten bereitet die Korrespondenz und Rechtschreibung auch bei der Frage danach, in welchen Fällen „dass“ und wann „das“ verwendet werden muss, denn hier kommt es auf den Aufbau des jeweiligen Satzes an.
Die Unterscheidung ist allerdings nicht schwer: Immer dann, wenn sich das Wort „das“ durch die Wörter „welches“, „dieses“ oder „jenes“ ersetzen lässt, ist ein einfaches -s gefragt. Sonst gilt regelmäßig das Doppel-s.
Auch dazu ein Beispiel
„Heute antworte ich auf Ihr Schreiben, das Sie mir vorgestern haben zukommen lassen.“ (hier kann „das“ gegen „welches“ ersetzt werden, also gilt das einfache -s)
„Danke für Ihre E-Mail. Sie hat dazu beigetragen, dass wir uns entschieden haben.“ (in diesem Satz kann „dass“ nicht durch ein anderes Wort ersetzt werden. Deshalb wird es mit -ss geschrieben)
Termin ausmachen oder vereinbaren: Welche Formulierung ist richtig?
Viele kennen das: Was man umgangssprachlich sagt und vielleicht auch schreibt, ist im beruflichen Zusammenhang nicht immer passend. Das betrifft auch einige Verben, die wir in der Alltagssprache gerne verwenden, wie beispielsweise „machen“.
So kommt es vor, dass sich Assistentinnen und Assistenten fragen, ob Sie eher „einen Termin ausmachen“ oder „einen Termin vereinbaren“ in der täglichen Kommunikation verwenden sollen. Die Antwort auf diese Frage hängt von einigen Faktoren ab.
Termin ausmachen: Auf die Branche achten
Meist gilt, dass das Verb „machen“ nicht unbedingt zu der gehobenen Sprachebene gehört. Es hat eben schlichtweg einen eher informellen Charakter. Daher eignet es sich aber gerade dann gut, wenn Sie den Adressaten der Nachricht gut kennen und nicht allzu förmlich schreiben möchten.
Daneben hängt es aber auch von der Branche ab, in der Sie arbeiten. Auch viele Kunden schätzen es, wenn die Kommunikation eher bodenständig und an der Alltagssprache orientiert ist.
Anwendung in Handwerksbetrieben
In handwerklichen Betrieben beispielsweise ist das Verb „machen“ und damit auch die Formulierung „einen Termin ausmachen“ sicherlich angebracht.
Termin vereinbaren: In machen Situationen die bessere Wahl
Es gibt aber auch Branchen und Situationen, in denen die eher förmliche Alternative die richtige Wahl ist. Das hängt damit zusammen, dass in vielen Branchen und Unternehmen ein eher informeller und alltagssprachlicher Stil schnell unprofessionell wirkt.
Anwendung im Business
In DAX-Konzernen oder Banken, Versicherungen und Kanzleien erwarten Kunden und Geschäftspartner eher die Variante „einen Termin vereinbaren“.
Im vorhinein über die Formulierung nachdenken
Orientierten Sie sich bei der Frage, ob Sie sich eher für die Formulierung „einen Termin ausmachen“ oder „einen Termin vereinbaren“ entscheiden daran, wie die übrige geschäftliche Korrespondenz gehandhabt wird.
- Sollte die restliche Unternehmenskommunikation eher umgangssprachlich ausgerichtet sein, entscheiden Sie sich für die erste Variante.
- Bei formellen Anlässen und eher gehobenen sprachlichem Stil sollten Sie jedoch eher die zweite Option wählen.
Viele Änderungen durch Rechtschreibreform
Fallstricke lauern auch nicht zuletzt wegen der Rechtschreibreform, mit der sich grundlegende Dinge und Regeln bei Rechtschreibung wie Zeichensetzung geändert haben. Das betrifft unter anderem die Schreibweise von Wörtern (aus Känguruh wird Känguru, aus Delphin wird Delfin, aus rauh wird rau).
Zu den speziellen Tücken deutscher Grammatik gehört auch die Getrennt- und Zusammenschreibung, denn die Herausforderung besteht häufig bei jenen Fällen, in denen beide Schreibweisen existieren – mit unterschiedlicher Bedeutung („ein Mal“ – „einmal“, „so lange“ – „solange“). Groß oder klein? Zusammen oder getrennt?
Diese Frage beschäftigt Büroangestellte sehr oft bei der Schreibweise von Tages- oder Zeitangaben und entsprechenden Wortverbindungen. Korrekturlesen oder eine andere Form der Prüfung kann hierbei helfen.
Beispiel schreibweise Tages- oder Zeitangaben
„Dienstag“ ist ein Substantiv und wird deshalb großgeschrieben. Als Adverb -dienstag- allerdings gilt bei der Rechtschreibung die Kleinschreibung („dienstags um 5 Uhr“, „immer dienstags“). Wortverbindungen aus einem Wochentag und einer Zeitangabe werden in der Regel zusammengeschrieben: „Dienstagnachmittag“. (Quelle: Duden)
Einige Formulierungen sind nicht mehr zeitgemäß
Nicht zuletzt bedeutet ein grammatikalisch einwandfreies Schreiben weitestgehend auch den Verzicht auf veraltete Redewendungen oder auf Phrasen, die im digitalen Zeitalter deplatziert wirken:
„Anbei/Beigefügt die Unterlagen…“ etwa klingt heutzutage nicht mehr zeitgemäß (Alternative: „Dem Schreiben füge ich die Unterlagen bei“). In einer E-Mail bieten sich beispielsweise Wendungen wie „In der Anlage sehen Sie…“, „Der Anlage entnehmen Sie…“, im Anhang…“ – wobei der Begriff „Anlage“ auch bei herkömmlichen Briefverkehr passend ist.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
