Kundenanschreiben nach Mitarbeiterwechsel

Wird eine Stelle im Unternehmen neu besetzt, dann kann es dafür die unterschiedlichsten Gründe geben, die auch für zu verfassende Kundenanschreiben überaus wichtig sind, weil Sie sie zumindest erwähnen können.

Mitarbeiterwechsel können beispielsweise folgende Ursachen haben:

• Der bisherige Mitarbeiter geht in den Ruhestand.
• Ein Mitarbeiter scheidet aus dem Unternehmen aus (Kündigung, Unternehmenswechsel uvm.)
• Der bisherige Stelleninhaber übernimmt eine neue Position.
• Ein Mitarbeiter muss aufgrund längerer Erkrankung ersetzt werden.
• Eine Position wird ganz neu geschaffen und ist erstmalig zu besetzen.

Auch der Tod des bisherigen Stelleninhabers, eine Elternzeit oder die Inanspruchnahme einer Altersteilzeit können es notwendig machen, eine Position ganz oder auch nur teilweise neu zu besetzen. Unabhängig davon, welche Ursache ein Mitarbeiterwechsel hat, Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden sollten zeitnah informiert werden, dies bringt für alle Seiten Vorteile. Mitarbeiter können durch interne Mitteilungen benachrichtigt werden. Die genauen Gründe für den Austritt (z. B. Kündigungsgründe) sollte man im Kundenbrief allerdings nicht offenlegen.

Es gibt Positionen in Unternehmen, die sozusagen die Nahtstelle zwischen dem Unternehmen und der „Außenwelt“ darstellen. Der Stelleninhaber pflegt aufgrund seiner Tätigkeit zahlreiche Kontakte zu Geschäftspartnern, Kunden und auch zu den Mitarbeitern im Unternehmen.

Eine solche „Schnittstellen- und Repräsentationsfunktion“ haben vor allem Mitarbeiter in folgenden Positionen:

• Geschäftsführer
• Werksleiter
• Mitarbeiter im Bereich Kundensupport
• Kundenbetreuer/Außendienstmitarbeiter
• Leiter der Einkaufsabteilung
• Verkaufspersonal
• Projektkoordinatoren
• Personalverantwortliche

Die hier genannten Personen kommunizieren im Rahmen ihrer Tätigkeit mit Personen außerhalb des Unternehmens und sind für diese nicht selten Hauptansprechpartner, wodurch sich häufig ein enges Vertrauensverhältnis entwickelt. Findet auf diesen Positionen ein Mitarbeiterwechsel statt, legen die betroffenen Personen großen Wert auf ein zeitnahes Anschreiben.

Vielleicht fragen Sie sich, warum ein solches Schreiben an Geschäftspartner und Kunden überhaupt notwendig ist.

Letztlich verfolgen Sie mit einem solchen Brief mehrere Ziele gleichzeitig:

• Informationsweitergabe über eine bevorstehende Veränderung
• Vorstellung des neuen Stelleninhabers beim Empfänger
• Preisgabe von Kontaktmöglichkeiten mit dem neuen Mitarbeiter
• Angaben zum Verbleib des bisherigen Mitarbeiters
• Möglichkeit zur Danksagung an den alten Stelleninhaber
• Möglichkeit der Pflege von Beziehungen mit Partnern und Kunden

Es geht beim Kundenbrief also nicht einzig um die Weitergabe von wichtigen, personellen Veränderungen, sondern vor allem auch um Kunden- bzw. Geschäftspartnerbindung. Ein Anschreiben dieser Art ist eine wichtige Dienstleistung, die sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken wird und für beide Seiten Vorteile mit sich bringt.

Wenn Sie als Bürokraft oder Assistenz mit einem Kundenanschreiben beauftragt werden, dass die Empfänger über einen Wechsel auf der für sie wichtigen Position informiert, dann sollten Sie drauf achten, dass die wichtigsten Dinge in dem entsprechenden Brief enthalten sind.

Dazu gehören hauptsächlich die folgenden Informationen:

Bei einem solchen Kundenanschreiben ist es sinnvoll, eine zeitgemäße Sprache zu verwenden und sich nicht auf überholte und altbacken wirkende Floskeln zurückzuziehen. Wenn Sie einen derartigen Kundenbrief formulieren, schreiben Sie (im richtigen Maße) offen, präzise und prägnant. Der Empfänger interessiert sich vor allem für wichtige Details, die Sie durch die oben angegebenen Inhalte gut abdecken können.

Die Zeiten, in denen Sie in einem Kundenanschreiben vor lauter Huldigungen, Entschuldigungen oder unwichtigen Inhalten das eigentliche Thema vollkommen verfehlen, sind schon lange vorbei. Es muss nicht mehr die ellenlange, aber nichtssagende Einleitung sein und auch lange und verzweigte Sätze sind längst out.

Heute gilt es auch im geschäftlichen Umfeld nicht mehr als respektlos, wenn eine moderne und prägnante Sprache verwendet wird, um Sachverhalte zu verdeutlichen. Die folgenden, einander gegenübergestellten negativen und positiven Beispiele stehen stellvertretend für eine neue Art der Formulierung und soll als Muster bzw. Vorlage dienen.

In dem positivem Beispiel wird der Sachverhalt nach einer kurzen Anrede prägnant mithilfe eines alten Sprichwortes bildhaft angekündigt und dann durch die Vorstellung der neuen Stelleninhaberin mitgeteilt. Auch der bisherige Mitarbeiter wird genannt und sein weiterer Weg erläutert. Dieses Schreiben an einen Geschäftspartner enthält alle wichtigen Informationen, ohne unfreundlich oder überfrachtet zu wirken.

Geschäftsbeziehung spielt bei Kundenanschreiben eine wichtige Rolle

Wenn Sie einen Geschäftspartner oder Kunden schriftlich über eine Stellenneubesetzung informieren möchten, dann hängt die Formulierung des Briefes nicht zuletzt von der Art der geschäftlichen Beziehung ab. Bei einem ganz neuen Geschäftspartner wählen Sie natürlich andere Formulierungen, als bei einem Partner oder Kunden, der seit vielen Jahren geschäftlich mit Ihnen zu tun hat. Je enger die Beziehung zwischen Verfasser und Empfänger ist, desto „lockerer“ darf ein Anschreiben formuliert sein.

Kollegium über den Mitarbeiterwechsel informieren

Auch die werten Kolleginnen und Kollegen sollten stets und frühzeitig über Personalwechsel informiert per interner Mitteilung informiert werden. Damit schaffen Sie Transparenz und Vertrauen unter den Mitarbeitenden. Wir haben einen Beispieltext für Sie vorformuliert:

Obwohl solche Briefe oft sozusagen im Vorbeigehen diktiert bzw. formuliert werden, ist es sinnvoll, seine Worte mit Bedacht zu wählen. Natürlich handelt es sich um einen Service, den Sie den Geschäftspartnern oder Kunden Ihres Unternehmens bieten. Es gehört heute schlicht zum guten Ton und zeugt von hoher Professionalität und Wertschätzung, bestimmte Personengruppen über personelle Veränderungen frühzeitig zu informieren. Diese Form der Kommunikation bringt sowohl für den Kunden als auch den neuen Mitarbeiter Vorteile.

Aufgrund eines gut formulierten Anschreibens erhalten Ihre Partner oder Kunden die Möglichkeit, sich auf den neuen Mitarbeiter einzustellen und gegebenenfalls gleich mit diesem Kontakt aufzunehmen. Damit erleichtern Sie auch Ihrem neuen Mitarbeiter den Einstieg in seine neue Aufgabe. Muster bzw. Vorlagen helfen, den richtigen Ton zu treffen.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.